Bagaimana Panduan Gaya Dapat Membantu Tim Anda Tetap Profesional

Menjalankan bisnis kecil atau tim bisa sangat bermanfaat. Anda menikmati fleksibilitas dan kurangnya birokrasi dan dapat membuat keputusan independen dari perusahaan induk besar. Anda dapat membuat produk Anda dengan hati-hati atau mempersonalisasi layanan Anda karena Anda tahu bahwa setiap pelanggan penting. Imbalannya adalah tim kecil tidak selalu memiliki waktu, orang, atau anggaran untuk mengawasi dan meningkatkan setiap aspek bisnis—termasuk komunikasi. Panduan gaya dapat membantu tim kecil menyampaikan pesan yang jelas dan konsisten kepada pelanggan mereka.

Ketika dijalankan dengan baik, panduan gaya bertindak sebagai kompas bagi perusahaan untuk mempertahankan kehadiran yang konsisten secara internal dan eksternal. Tidak yakin harus mulai dari mana? Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang panduan gaya, dan bagaimana Anda dapat membuat dan menerapkannya untuk perusahaan Anda.

Apa itu panduan gaya?

Panduan gaya adalah dokumen yang berisi aturan dan pedoman untuk komunikasi tertulis perusahaan. Panduan ini mencakup beberapa jenis aturan, termasuk suara, nada, gaya, dan sebagainya. Katakanlah seorang anggota tim Anda ingin membuat dan memublikasikan konten. Panduan gaya membantu mereka mencapai suara yang konsisten saat berkomunikasi dengan siapa saja yang terlibat dengan bisnis.

Mengapa Anda memerlukan panduan gaya untuk bisnis Anda?

Pikirkan panduan gaya sebagai bintang utara yang dapat diandalkan tim Anda untuk semua komunikasi yang berhubungan dengan pelanggan.

Panduan gaya membantu bisnis Anda tetap konsisten, yang merupakan kunci karena beberapa alasan. Panduan gaya yang terstruktur dengan baik dapat membantu Anda menonjol dari persaingan , dan suara terpadu dapat membantu pelanggan merasa seperti mereka mengenal bisnis Anda. Ketika karyawan konsisten dan selaras, pelanggan tahu apa yang diharapkan dari bisnis Anda setiap saat.

Panduan gaya juga berguna untuk tim kecil yang bekerja dengan bakat lepas atau agensi pihak ketiga. Panduan gaya membantu pekerja lepas dan kontraktor mengenal gaya penulisan Anda untuk membuat konten yang mulus, menghemat waktu pengeditan yang berharga. Pelajari bagaimana tim ini mengurangi waktu pengeditan hingga 66 persen dibandingkan dengan proses peer-review sebelumnya.

Elemen apa yang harus disertakan oleh panduan gaya?

Membuat panduan gaya yang efektif membutuhkan elemen tertentu. Berikut adalah tujuh komponen kunci yang harus disertakan oleh setiap panduan gaya agar berhasil.

1 Akses seluruh perusahaan

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa panduan gaya hanya untuk tim pemasaran atau penulisan. Tidak cukup—panduan gaya harus dibagikan ke seluruh perusahaan. Dalam tim kecil, setiap orang memainkan peran penting dalam bisnis, termasuk komunikasi satu sama lain dan dengan pelanggan, jadi penting bagi seluruh tim untuk memiliki akses dan memahami aturan dan pedoman. Pemimpin harus mendorong tim mereka untuk menggunakan panduan gaya, menjelaskan pentingnya, dan berbagi tempat untuk menemukan dokumen (yaitu, drive file bersama, Google docs, dll.). Kumpulkan tim Anda di sekitar panduan gaya sebagai alat untuk menginspirasi kepercayaan diri saat menulis untuk bisnis Anda.

2 Aturan tata bahasa

Tata bahasa adalah sesuatu yang bahkan penulis paling profesional pun bisa salah dari waktu ke waktu. Gunakan paragraf yang sangat ringkas untuk mengarahkan penulis ke aturan tata bahasa yang menurut bisnis Anda sangat penting untuk dilakukan dengan benar. Baik Anda menggunakan The AP Stylebook atau The Chicago Manual of Style, sertakan tiga hingga empat halaman tentang dasar-dasar manual pilihan Anda. Ini dapat mencakup perbedaan antara kata-kata yang sering disalahgunakan seperti pengaruh dan efek, siapa dan siapa, buruk dan buruk, too and to, dan seterusnya.

3 Tanda Baca

Aturan tanda baca dapat bervariasi tergantung gaya. Misalnya, perusahaan yang berbeda dapat menggunakan kata majemuk dengan atau tanpa tanda hubung, dan pelabelan tanggal dapat dicapai dengan beberapa cara yang benar. Orang dan perusahaan yang berbeda semuanya memiliki gaya mereka sendiri, jadi panduan gaya adalah tempat yang tepat untuk menetapkan standar. Pastikan panduan gaya menjelaskan koma Oxford, cara menggunakan tanda kutip, dan penggunaan tanda hubung em dan tanda hubung en.

4 Suara dan nada

Suara dan nada adalah prinsip inti dari komunikasi profesional. Suara dan nada yang konsisten dalam komunikasi Anda dapat membantu Anda membuat kesan yang baik pada pelanggan. Baik Anda menulis halaman arahan dan membuat posting blog, pedoman yang digariskan dengan jelas untuk suara dan nada dapat menjembatani bagian konten yang berbeda.

Panduan gaya membantu tim secara eksplisit menyatakan nada apa yang dapat diterima atau disukai, dan bahasa apa yang harus dihindari. Dalam panduan gaya Anda, tentukan suara dan nada ideal Anda. Mungkin Anda ingin terlihat ramah namun profesional, atau bersahaja dan informatif. Bahkan jika Anda baru mulai membangun tim, dalam jangka panjang akan bermanfaat bagi Anda untuk menentukan sejak awal bagaimana Anda ingin bisnis Anda terdengar dan membuat orang lain merasa.

5 Pedoman saluran

Bergantung pada saluran tempat Anda menulis konten, gaya dan pemformatan bervariasi. Misalnya, ada kalanya Anda hanya dapat menulis 280 karakter, yang dapat mengubah apakah Anda memiliki ruang untuk mengeja nama organisasi atau menggunakan akronimnya atau tidak. Jika Anda memiliki beberapa saluran media sosial, pastikan panduan gaya Anda memberikan instruksi berbeda untuk masing-masing saluran. Apakah perusahaan Anda menggunakan bahasa dan emoji informal atau selalu online dan profesional, itu harus dinyatakan dalam panduan gaya Anda.

6 Informasi tentang target pelanggan

Tim kecil biasanya memiliki beberapa informasi tentang target pelanggan mereka tetapi mungkin juga dalam fase penemuan, bereksperimen dan menyempurnakan audiens inti mereka. Menentukan audiens atau pembeli target Anda—siapa mereka, di mana mereka bekerja, dan saluran apa yang mereka gunakan—membantu mempersonalisasi komunikasi agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Misalnya, beberapa perusahaan cenderung menggunakan jargon industri dalam komunikasi mereka dengan pelanggan. Menentukan audiens Anda dapat menginformasikan panduan gaya Anda dan mendorong Anda untuk menghindari kata kunci industri saat menulis email atau posting media sosial. Ini dapat memberdayakan penulis dan anggota tim Anda untuk memahami audiens yang mereka ajak bicara. Ketika tim memahami audiens mereka, mereka dapat membuat pengalaman khusus untuk mengesankan dan menarik pelanggan baru.

Cara membuat panduan gaya untuk tim Anda

Sekarang setelah Anda memahami elemen yang masuk ke dalam panduan gaya, berikut adalah ikhtisar tentang apa yang harus disertakan saat membuat panduan gaya Anda.

• Misi dan nilai-nilai: Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas pernyataan misi bisnis Anda dan apa nilai-nilai Anda.

• Audiens: Nyatakan audiens Anda, dengan siapa Anda ingin terlibat, dan mengapa. Pertimbangkan target pelanggan Anda.

• Suara dan nada: Jelaskan suara dan nada perusahaan Anda dan gunakan untuk menentukan bagaimana Anda ingin dilihat oleh audiens Anda.

• Pembeda: Bagikan apa yang membuat bisnis Anda unik dan mengapa Anda adalah yang terbaik dalam apa yang Anda lakukan.

• Pesaing: Ini bisa menjadi bagian cepat. Sangat membantu untuk memiliki pemahaman dasar tentang pesaing Anda untuk mempertahankan proposisi nilai unik Anda.

• Gaya salinan umum: Tentukan manual gaya mana yang ingin Anda patuhi. Baik Anda menarik dari The Chicago Manual of Style (koma pro-Oxford) atau The AP Stylebook (menghilangkan koma Oxford), manual gaya membantu tim menavigasi penggunaan kata, tata bahasa, dan tanda baca mereka.

Bagaimana Grammarly Business dapat membantu

Seperti yang Anda lihat, membuat panduan gaya dari awal bukanlah tugas yang mudah. Ini bisa memakan waktu untuk membuat dan mengimplementasikannya. Jadi, bagaimana tim kecil dapat mengembangkan panduan gaya yang praktis dan terukur saat bandwidth mereka rendah? Dengan memanfaatkan solusi cerdas seperti Grammarly Business untuk menghilangkan kerumitan dan dugaan.

Grammarly Business menawarkan pemimpin bisnis kecil solusi panduan gaya dinamis yang memberdayakan karyawan dengan saran secara real-time. Anda dapat memiliki ketenangan pikiran bahwa bisnis Anda akan diwakili secara profesional dan konsisten tanpa mengawasi setiap komunikasi yang keluar ke pelanggan atau pelanggan.

Sesuaikan konten panduan gaya Anda dalam platform Grammarly Business dengan menambahkan pilihan kata tertentu, nama, merek dagang, spesifikasi tata bahasa, dan banyak lagi. Fitur panduan gaya menawarkan saran karyawan untuk menjaga konsistensi sekaligus meningkatkan kejelasan, kebenaran, keterlibatan, dan nada.

Hemat waktu penulisan dan pengeditan saat mengelola komunikasi dari berbagai kontraktor. Dengan panduan gaya oleh Grammarly Business , tim kecil Anda dapat menyederhanakan upaya komunikasi, dan Anda dapat fokus pada pencapaian tujuan bisnis dan menjangkau lebih banyak pelanggan.