Cara Mengatasi Surat: 9 Tips yang Harus Anda Ketahui

Anda tidak sering melakukan ini.

Mari kita hadapi itu. Menempatkan tanggal di bagian atas dan tanda tangan Anda di bagian bawah bukanlah hal yang sulit bagi Anda ketika tiba waktunya untuk mengirim surat. Melipat halaman menjadi sepertiga yang tajam juga tidak cocok untuk dimasukkan ke dalam amplop. Surat-surat resmi bukanlah keahlian Anda.

Sejauh pekerjaan baru berjalan, kabar baiknya adalah bahwa belajar bagaimana menangani surat jauh lebih mudah daripada belajar mengikat setengah Windsor yang terhormat atau menguasai seni misterius obrolan sopan di ruang istirahat.

Mari kita mulai dengan ikhtisar tentang cara menangani surat mewah Anda dengan benar dengan cara yang mengatakan "Hei, saya melakukan ini sepanjang waktu."

1 Mulailah dengan meletakkan informasi kontak Anda di bagian atas.

Aturan lama ini masuk akal: Anda ingin orang yang Anda tuju mengetahui siapa Anda, dari mana Anda berasal, dan bagaimana mereka dapat menanggapi Anda.

Bagian terakhir itu sangat penting untuk diperiksa karena Anda tidak ingin menyabotase kemungkinan untuk mendapatkan balasan dari seseorang yang Anda luangkan waktu untuk menulis. Dunia ini penuh dengan pencari kerja muda yang menyedihkan yang terlambat menyadari bahwa ada kesalahan ketik dalam informasi kontak yang mereka tempel saat mengirimkan gelombang lamaran.

2 Selanjutnya, masukkan tanggalnya.

Yang ini mudah untuk dilakukan dengan benar, dan memalukan (atau lucu) untuk salah. Tahun berapa sekarang? Berapa lama aku tertidur?

3 Setelah itu, masukkan alamat penerima.

Pikirkan ini sebagai salah satu kesempatan langka di mana Anda pada dasarnya memberi tahu orang yang hampir tidak dikenal "Saya tahu di mana Anda berada" dan itu dianggap sebagai rasa hormat. Hargai itu.

Jika Anda menulis ke perusahaan tempat Anda sudah mengenal seseorang, bagian ini adalah lay-up—tanyakan saja detailnya kepada mereka. Jika tidak, langkah ini membutuhkan pencarian cepat secara online.

4 Berikutnya adalah salam. "Dear" adalah opsi saham yang bagus.

Ada banyak kemungkinan setelah Anda siap untuk menyapa: Salam, Salam, dan orang tua yang dapat dipercaya Dear semua muncul di benak.

Anda mungkin merasa tergoda untuk mencoba menonjol dengan memilih opsi eksotis, tetapi itu berisiko. Anda mungkin tidak ingin bertaruh pada orang asing yang menghargai Howdy, apalagi . . . pilihan yang berbeda sebagai Hail. (Jangan ragu untuk mengabaikan bagian terakhir itu jika orang yang Anda tulis benar-benar berdedikasi pada perannya di festival renaisans.)

Seringkali, taruhan terbaik Anda adalah rute langsung: Bagaimanapun, sayang banyak digunakan karena suatu alasan.

Dan jangan terlalu memikirkan apakah canggung menyapa seseorang yang belum pernah Anda temui dengan cara ini. Orang-orang yang tidak "sayang" satu sama lain selalu menyebarkan kata-kata dalam korespondensi, bahkan di tengah ketegangan hukum antara kampanye presiden dan surat kabar papan atas. Dalam keadaan penuh seperti itu, kata Sayang bukanlah bagian yang ditekankan oleh orang-orang.

5 Ketahui siapa yang Anda hubungi.

Terkadang ini mudah. Sekali lagi, jika Anda sudah mengenal seseorang di bagian dalam perusahaan tempat Anda mengirim surat lamaran, misalnya, mereka seharusnya dapat membantu Anda menentukan secara spesifik tanpa rasa sakit. Sebaliknya…

6 Bukan untuk mempermasalahkan ini, tetapi item terakhir itu mungkin memerlukan sedikit penelitian.

Bergantung pada opasitas relatif dari organisasi yang Anda tuju, kepada siapa tepatnya Anda harus berbicara mungkin tidak jelas. Misalnya, jika Anda seorang penulis yang melamar bahkan untuk publikasi ukuran sedang, Anda akan segera menemukan bahwa tempat itu dipenuhi editor—tetapi yang mana yang seharusnya membaca surat Anda?

Salah satu solusinya adalah dengan menemukan nomor telepon serbaguna untuk dihubungi dan menanyakan siapa kepala departemen yang sesuai. Pendekatan lain adalah dengan melihat-lihat LinkedIn dan mencari tahu orang yang tepat dengan cara itu. Apa pun yang Anda lakukan, hindari mengayuh dengan "Dear Sir or Madam" yang malas.

7 Tuan, Nona, Dokter, Senator, Tidak Ada Yang Di Atas

Pendekatan yang paling umum di sini sederhana: Pak atau Ms.

Dalam berbicara dengan seorang wanita yang tidak Anda kenal, Ms. biasanya lebih aman daripada Mrs. Ini mengasumsikan kurang, dan dapat tampak lebih profesional dengan menahan diri dari menarik status perkawinan penerima ke dalam masalah.

Perlu dicatat bahwa dalam hal gelar kehormatan ada aliran pemikiran yang berbeda; Anda mungkin lebih suka rute netral gender, cukup dengan memasukkan nama lengkap subjek.

Juga, waspadalah untuk kasus-kasus seperti dokter dan pemegang gelar PhD: banyak yang akan memberi tahu Anda bahwa mereka bekerja keras untuk kredensial mereka dan menghargai diakui sebagai Dr.

Bagaimanapun, Anda ingin membuat kesan yang baik.

8 Beri tanda titik dua atau koma.

Yang ini terserah Anda. Sementara koma di akhir salam Anda berfungsi dengan baik, beberapa orang berpendapat bahwa titik dua tampak lebih canggih.

9 Jika Anda membagikan surat ini secara online, pertimbangkan untuk menyimpannya sebagai PDF.

Hampir tidak masalah jika Anda berencana untuk mencetak surat Anda pada selembar kertas, tetapi pada tahun 2017, banyak surat resmi berakhir sebagai file berputar-putar melalui eter dari satu komputer ke komputer berikutnya, dan ketika mereka tiba di layar alien dengan miring. pengaturan, pemformatannya hancur secara tragis.

Selanjutnya, bayangkan seseorang mencetak surat Anda, format rusak dan sebagainya, dalam perjalanan ke pertemuan untuk mendiskusikannya dengan rekan kerja. mortifikasi.

Salah satu cara untuk menjaga alamat rapi surat Anda dalam perjalanan adalah dengan menyimpan file Anda sebagai PDF, sehingga pekerjaan Anda tiba dengan utuh.

Dengan surat Anda yang ditujukan dengan jelas, Anda sudah siap untuk berkorespondensi seperti seorang profesional sekolah lama. Grammarly memiliki banyak tip lain tentang bagaimana membawa surat mewah Anda untuk pendaratan juga.