Cara mengakhiri email secara profesional – Pendaftaran email terbaik untuk digunakan & penutupan yang harus dihindari

Mencari tahu bagaimana mengakhiri email secara profesional dapat memakan waktu karena tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Apakah "Terbaik" membosankan? Apakah saya berlebihan dengan "Hormat"? Meninggalkan sign-off akan menyelesaikan masalah, bukan? Kita semua pernah ke sana.

Di sisi lain, mengabaikan penutupan email seperti menjatuhkan bola di depan garis gawang. Ini benar-benar hal terakhir yang dibaca penerima sebelum membuat keputusan tentang tanggapan mereka. Namun, akhiran email terlalu sering dianggap sebagai renungan tidak peduli seberapa penting pesannya. Itulah mengapa inilah saatnya Anda mengenal berbagai cara untuk mengakhiri email.

Cara terbaik untuk menandatangani email selalu bergantung pada penerima, hubungan Anda dengan mereka, dan pesan Anda. Jadi, tantangannya adalah memilih akhiran email yang sesuai dengan konteksnya. Untuk membantu, kami akan menyoroti contoh penandatanganan email profesional dari formal hingga ramah dan menandai penutupan email yang harus Anda hindari. Pada saat Anda selesai membaca, Anda telah mempelajari semua cara untuk menandatangani email yang perlu Anda ketahui. Jadi, apakah Anda ingin mempelajari cara mengakhiri email? Mari kita mulai!

Mengapa menggunakan penutupan email profesional itu penting

Ketika berbicara dengan seseorang secara langsung atau melalui telepon, Anda pasti tidak akan pergi atau menutup telepon tanpa mengucapkan sepatah kata pun, bukan? Anda harus mengakhiri email Anda dengan cara yang sama seperti mengakhiri percakapan apa pun. Baik itu kontak baru di acara networking, rapat Zoom dengan rekan bisnis, atau manajer Anda, Anda selalu ingin meninggalkan kesan yang baik.

Jadi, apa yang Anda katakan di akhir email? Akhir dari email profesional harus terdiri dari tiga bagian.

1. Sign-off

Kata atau frasa seperti "Salam" yang menandakan bahwa email Anda berakhir – yang terbaik tergantung pada konteksnya.

2. Nama Anda

Nama lengkap Anda untuk mengidentifikasi Anda dan menghindari kebingungan – jika Anda menggunakan nama depan dengan penerima, Anda dapat mengabaikan nama belakang.

3. Tanda tangan

Judul, perusahaan, dan informasi kontak Anda seperti nomor telepon, situs web, dan alamat untuk identifikasi lebih lanjut dan kebutuhan komunikasi di luar email – sering kali ditinggalkan setelah pesan pertama dalam pertukaran email yang sedang berlangsung.

Fungsi pengidentifikasian akhiran email Anda cukup mudah, tetapi detailnya sangat buruk. Apa yang dapat membuat atau menghancurkan email Anda adalah sign-off. Memilih salah satu yang menyampaikan nada yang tepat dapat secara signifikan memengaruhi kesan penerima tentang Anda dan seberapa cepat Anda mendengar kabar dari mereka. Jika sama sekali.

Bagaimana cara mengakhiri email?

Email profesional datang dalam berbagai bentuk dan bentuk dan selanjutnya kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengakhiri email tanpa melanggar etiket email yang benar.

Penandatanganan email untuk bisnis formal

Email formal paling sering dikirim ke seseorang yang belum pernah Anda temui sebelumnya, orang yang tidak Anda kenal dengan baik, atau penerima dalam posisi otoritas. Di tempat kerja, formalitas adalah cara yang harus dilakukan saat melakukan penyelidikan bisnis, berkomunikasi dengan klien yang belum dekat dengan Anda, atau mengirim pesan kepada eksekutif. Dalam email ini, Anda selalu ingin bersikap sopan sampai ke baris penutup. Berikut cara mengakhiri email menjadi email formal.

Sungguh-sungguh

Versi "Hormat kami" yang tidak terlalu kuno adalah salah satu tanda paling formal dan sering digunakan dalam korespondensi profesional, terutama dalam email yang menyertai surat lamaran. Lalai

dengan hormat

Jika Anda perlu berbicara dengan pejabat pemerintah, opsi ini adalah sesuatu yang harus disimpan di saku belakang Anda, tetapi ingatlah untuk mencadangkan "Hormat Anda" untuk Presiden. Lalai

Salam sejahtera

Etiket menyarankan bahwa jika Anda tidak dapat memanggil penerima dengan nama mereka, penutupan ini adalah pilihan yang tepat untuk digabungkan dengan "Yang Terhormat" atau "Nyonya yang Terhormat" - kecuali Anda orang Amerika dan menggunakan "Sungguh Anda". Lalai

Salam Hormat

Pilihan yang lebih hangat untuk email pertama kepada seseorang – sebuah penelitian bahkan menemukan alternatif yang lebih formal dari "Salam" sebagai cara sempurna untuk mengakhiri email di tempat kerja. Lalai

Semoga sukses

Terlepas dari risiko memicu asosiasi kartu ulang tahun, berharap seseorang yang terbaik adalah sopan dan ramah pada saat yang sama. Lalai

Cara ramah untuk menandatangani email profesional

Sebagian besar email bisnis ada di jalan tengah yang sulit dipahami antara formal dan kasual. Itulah alasan mengapa Anda ingin selalu mempertimbangkan pilihan Anda sebelum menekan 'Kirim'. Meskipun banyak tempat kerja yang condong ke korespondensi yang lebih santai saat ini, Anda ingin bersikap sopan, ramah, dan profesional dalam email internal, belum lagi saat berkomunikasi dengan seseorang di luar organisasi Anda. Jadi, apa yang bisa saya katakan selain salam? Ini adalah cara untuk mengakhiri email

Salam

Bila Anda belum yakin seberapa dekat Anda dengan penerima tetapi tidak ingin terlihat terlalu formal, opsi ini akan menjadi media yang menyenangkan meskipun agak kaku.

Terbaik

Sebut saja hambar, kami menyebutnya gagal-aman - Anda tidak bisa salah dengan ini atau versi yang lebih berdandan "Salam". Mengakhiri email dengan "Terbaik" saat menandatangani email ke rekan kerja atau klien dan vendor yang sudah memiliki hubungan kerja dengan Anda selalu merupakan pilihan yang aman.

Terima kasih

Sedikit ucapan terima kasih sering kali bermanfaat, tetapi pastikan untuk menggunakannya hanya ketika Anda benar-benar mengungkapkan rasa terima kasih atas sesuatu yang telah dilakukan penerima atau berisiko dianggap sombong.

Seperti biasa

Sebuah klasik sejati yang meyakinkan seseorang yang telah bekerja dengan Anda untuk waktu yang lebih lama adalah bahwa hubungan Anda sebaik biasanya ketika mereka sampai ke akhir email Anda.

Bersulang

Yang membagi pendapat tetapi cara yang dapat diterima untuk mengakhiri email bisnis jika Anda bersahabat dengan penerima – terutama jika Anda orang Inggris atau Australia.

Bagaimana tidak mengakhiri email?

Untuk menghindari kecerobohan email, sama pentingnya untuk mengetahui bagaimana Anda tidak boleh mengakhiri email karena memiliki akhiran email yang tepat di saku belakang Anda.

Penutupan email yang harus dihindari di tempat kerja

Meskipun batas antara kehidupan profesional dan pribadi kita semakin kabur dan email kantor terkadang dapat menyusun kembali pesan teks, beberapa cara untuk mengakhiri email bukanlah milik kantor. Ada berbagai contoh yang jelas, dari bahasa gaul hingga "Cinta" dan "Nanti" hingga singkatan yang membingungkan. Namun, kami ingin membantu Anda menghindari beberapa praktik dan garis penutupan tertentu yang membawa risiko lebih bernuansa kecerobohan email bisnis. Ini bagaimana tidak mengakhiri email.

Hati-hati

Penutupan yang tampaknya bijaksana yang cenderung memicu paranoia karena penerima dapat merasa bahwa Anda tahu tentang bahaya yang belum mereka sadari.

Tidak ada garis penutup sama sekali

Meskipun itu hanya sebuah kata atau frase pendek, meninggalkan sign-off bisa tampak dingin atau bahkan kasar, namun itu kebiasaan ketika pesan mulai terbang, dan rantai menjadi lebih panjang.

Terima kasih sebelumnya

Meskipun terbukti efektif, itu membawa risiko tampak berhak, jadi Anda lebih baik mengungkapkan rasa terima kasih Anda tanpa menetapkan harapan.

Semoga harimu penuh berkah

Itu selalu lebih aman untuk memisahkan agama dan bisnis, jadi jangan mengambil risiko tidak peduli seberapa tidak spiritualnya penggunaan tanda tangan ini.

Menanti untuk mendengarnya darimu

Sekilas tidak berbahaya tetapi dapat terlihat pasif-agresif dan diterjemahkan menjadi permintaan, terutama jika Anda meminta sesuatu dari penerima.

Meskipun penutupan email adalah sesuatu yang kemungkinan besar akan Anda tulis terakhir, hal itu patut mendapat perhatian sebanyak baris subjek, salam, dan isi email Anda. Untuk menandatangani email secara profesional, Anda harus mengetahui konteksnya. Lain kali Anda menebak-nebak cara mengakhiri email, pertimbangkan apakah itu formal, ramah, atau sesuatu di antaranya. Jika Anda masih mengalami kesulitan untuk memilih akhiran email yang tepat, kembalilah ke posting blog ini untuk mendapatkan bantuan saat Anda memikirkan cara untuk mengakhiri email.