10 Cara Terbaik dan 10 Cara Terburuk untuk Mengakhiri Email

Anda menulis email yang bagus. Ini memiliki kalimat pembuka yang solid, pesan email yang jelas, dan ditutup dengan ajakan bertindak yang pasti akan menghasilkan konversi. Sebelum Anda mengeklik “Kirim”, ada satu hal lagi yang harus dilakukan: Tulis tanda tangan email yang baik.

Apa itu penandatanganan email?

Penandatanganan email adalah bagian terakhir dari email. Biasanya terdiri dari kata atau frasa pendek yang diikuti dengan nama dan tanda tangan profesional Anda. Penandatanganan email dilakukan tepat setelah baris penutup email dan menandakan bahwa pesan telah selesai.

Penandatanganan email digunakan di hampir semua jenis email. Itu adalah bagian penting dari korespondensi bisnis, dan oleh karena itu, menggunakan tanda tangan email yang tepat adalah etiket email yang baik.

Apa yang harus disertakan dalam setiap penandatanganan email

Setiap penandatanganan email harus mencakup hal-hal berikut:

• Perpisahan
• Sebuah tanda tangan
• Informasi kontak

Bagian pertama dari penandatanganan email, perpisahan, adalah kata atau frasa yang digunakan tepat sebelum nama pengirim. Ini adalah bagian penting dari nada email, dan ini dapat memengaruhi cara pembaca menafsirkan email. Berikut beberapa contoh email perpisahan:

• Salam
• Sungguh-sungguh
• Bersulang
• Bicara segera

Komponen selanjutnya, tanda tangan, adalah nama pengirim. Jika Anda memiliki tanda tangan email profesional, Anda tidak perlu mengetikkan nama Anda setelah email perpisahan. Jika Anda tidak memiliki tanda tangan email, pastikan untuk menyertakan nama Anda dan informasi kontak apa pun yang relevan, seperti nomor telepon atau alamat media sosial Anda, sehingga penerima dapat menghubungi Anda melalui cara selain email jika diperlukan.

Tanda tangan email adalah blok konten yang dipersonalisasi yang dapat Anda atur agar disertakan secara otomatis dalam setiap email yang Anda kirim, atau hanya untuk audiens tertentu, seperti orang di luar organisasi Anda. Tanda tangan email biasanya berisi nama lengkap, jabatan, nomor telepon dan ekstensi, profil LinkedIn, dan alamat kantor Anda, dan mungkin berisi informasi tambahan seperti kutipan inspirasional atau foto wajah.

Berbagai jenis penandatanganan email

Penandatanganan email secara umum

Sebagian besar email diakhiri dengan persetujuan umum. Ini adalah pernyataan singkat yang mendahului nama pengirim dan tidak membahas sesuatu yang spesifik mengenai hubungan pengirim dengan penerima atau konten email. Kemungkinan tanda-tanda seperti ini meliputi:

• Salam
• Terima kasih atas minat Anda
• Semoga harimu menyenangkan/Semoga akhir pekanmu menyenangkan

Penandatanganan email yang dipersonalisasi

Dalam beberapa kasus, persetujuan email yang dipersonalisasi adalah pilihan yang lebih baik daripada persetujuan email umum. Biasanya, frasa penutup email yang dipersonalisasi disediakan untuk penerima email yang sudah memiliki hubungan dengan pengirim, baik pribadi atau profesional. Tanda tangan ini biasanya berupa satu kalimat dan sering kali menggantikan frasa penutup email. Berikut beberapa contohnya:

• Saya menantikan untuk memulai proyek ini dengan Anda
• Terima kasih banyak atas kesempatan ini
• Terima kasih atas kerja keras Anda

Seperti halnya penandatanganan email pada umumnya, nama pengirim muncul segera setelah penandatanganan email yang dipersonalisasi.

10 cara terbaik untuk mengakhiri email

Penandatanganan email untuk bisnis formal

Penandatanganan yang tepat adalah bagian dari penutupan email profesional. Ini termasuk:

1 Hormat kami

Penutupan tradisional ini adalah pilihan yang populer karena mengakhiri email dengan pesan yang positif namun formal.

2 Salam

Ini, dan variasinya salam hangat, salam baik,dansalam terbaik, mengirimkan pesan yang jelas dan positif tanpa menyimpang dari pedoman komunikasi profesional.

3 Harapan terbaik

Sedikit lebih suka berteman dibandingkan entri sebelumnya, tanda tangan ini memperjelas bahwa Anda mendoakan yang terbaik bagi penerimanya.

Gunakan frasa penutup email ini untuk individu di luar organisasi Anda, calon klien dan klien saat ini, penjangkauan ke vendor dan mitra lain, serta kolega jika industri atau perusahaan Anda memiliki budaya yang lebih formal. Ini juga ideal untuk email yang dikirim dengan lamaran pekerjaan dan surat lamaran.

Penandatanganan email untuk bisnis informal

Saat Anda mengirim email kepada kolega yang memiliki hubungan dekat dengan Anda, atau Anda sedang menjalankan bisnis yang tidak terlalu formal, penandatanganan email berikut ini sesuai:

4 Selamat

Mirip dengansalam hormat,sorakanadalah cara percakapan dan ramah untuk mengakhiri email.

5 Hati-hati

Tanda ini menunjukkan bahwa Anda memiliki hubungan yang hangat, tetapi tidak berlebihan.

6 Terbaik

Sederhana, lugas, dan cocok untuk hampir semua email.

Tanda tangan email untuk ucapan terima kasih dan permintaan

Saat Anda mengajukan permintaan atau mengucapkan “terima kasih” atas bantuan, dukungan, rujukan, atau peluang, Anda dapat mencerminkan hal ini dalam penandatanganan email Anda. Contoh penandatanganan semacam ini meliputi:

7 Terima kasih

Sederhana dan langsung pada sasaran.

8 Saya menghargai [bantuan, masukan, umpan balik, dll.] Anda

Mirip dengan entri sebelumnya, tanda tangan ini dengan jelas mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada penerimanya. Dalam email tindak lanjut atau pengingat, ini bisa menjadi strategi yang berguna untuk memastikan tanggapan.

Penandatanganan email untuk percakapan santai

Dalam pertukaran biasa, penandatanganan email yang dipersonalisasi lebih umum dilakukan. Namun, ada banyak tanda umum yang cocok untuk percakapan santai, seperti:

9 Bicara segera

Jika Anda berencana untuk segera berbicara dengan teman Anda, beri tahu dia!

10 Sampai jumpa nanti

Mirip denganbicara segera,tanda ini menyatakan bahwa Anda akan segera bertemu teman Anda.

10 penandatanganan email yang harus dihindari

Karena penandatanganan email perlu memberikan kesan yang baik pada penerimanya, ada beberapa persetujuan tertentu yang harus Anda hindari. Ini termasuk:

1 Menantikan kabar dari Anda [Terima kasih sebelumnya]

Penandatanganan ini dapat terlihat manipulatif atau pasif-agresif karena menyiratkan permintaan agar penerima membalas surat tersebut.

2 Hormat kami

Anda bukan milik penerimanya. Ini tidak tulus.

3 —[Nama] atau —[Awal]

Kecuali jika Anda mengirimkan email yang sangat singkat dan informal, mengabaikan tanda tangan dapat dianggap tindakan yang kasar atau ceroboh.

4 Cinta (atau variasinya, seperti XOXO)

Kecuali Anda menulis email kepada pasangan atau anggota keluarga dekat Anda, penandatanganan ini terlalu pribadi.

5Emoji (️)

Meskipun beberapa emoji dapat diterima dalam komunikasi bisnis, lebih baik tidak menyertakannya dalam tanda tangan Anda, yang dimaksudkan untuk komunikasi yang lebih formal dan tidak terlalu ambigu.

6 Hormat kami

Berbeda dengan entri sebelumnya, sign-off ini dinilai sangat formal, hingga terkesan kaku atau menyendiri.

7 Semoga harimu diberkati

Biasanya yang terbaik adalah menghindari nuansa keagamaan dalam email profesional dan santai.

8 Selamat bersenang-senang

Ini adalah contoh lain dari persetujuan yang terlalu informal dan lebih baik diucapkan secara langsung daripada melalui email.

9 Harapan itu masuk akal

Penandatanganan ini juga dapat dianggap pasif-agresif, karena menyiratkan bahwa kesalahpahaman ada di pihak penerima, dan bukan karena keterampilan komunikasi Anda.

10 Semoga berhasil

Penandatanganan ini menyisakan terlalu banyak hal untuk ditafsirkan—apakah hal ini menyiratkan bahwa penerimanya membutuhkan keberuntungan, bahwa suatu tugas terlalu sulit, dan sebagainya?

Penandatanganan yang tidak tepat hanyalah salah satu jenis kesalahan email yang dapat mengalihkan pesan Anda. Gagal menyertakan tanda tangan adalah kecerobohan serupa.

FAQ penandatanganan email

Apa itu penandatanganan email?

Penandatanganan email adalah baris pendek, biasanya berupa kata atau frasa, yang mendahului tanda tangan pengirim. Dalam beberapa kasus, pengirim menulis tanda tangan email yang dipersonalisasi. Ini cenderung berupa satu kalimat penuh atau kurang yang sesuai dengan nada email dan mungkin mencakup ajakan bertindak.

Apa saja yang harus disertakan dalam setiap penandatanganan?

Setiap penandatanganan email harus mencakup:

• Perpisahan
• Nama pengirimnya
• Informasi kontak pengirim

Apa saja jenis-jenis penandatanganan email?

Berbagai jenis penandatanganan email adalah:

• Persetujuan umum
• Sign-off yang dipersonalisasi

Apa saja tiga contoh penandatanganan email yang baik?

• Salam
• Sungguh-sungguh
• Bersulang