Bagaimana Memformat Siaran Pers

Seorang jurnalis mungkin memiliki 50-100 siaran pers di meja mereka setiap hari. Jika Anda ingin cerita Anda diliput, penting untuk memformat siaran pers Anda dengan benar, sehingga mudah dibaca oleh wartawan.

Tapi, menulis siaran pers bisa sedikit membingungkan jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya. Ini karena format siaran pers memuat unsur-unsur tertentu yang tidak termasuk dalam bagian lain. Plus, seluruh bagian terstruktur secara berbeda.

Hari ini kita melihat format siaran pers yang tepat sehingga Anda dapat berbagi berita besar Anda dengan dunia.

Tujuan Siaran Pers

Tujuan dari siaran pers adalah untuk memberikan pernyataan resmi atau pengumuman tentang sesuatu yang layak diberitakan. Selain itu, ini memberi wartawan informasi yang mereka butuhkan untuk membangun cerita yang kuat.

Siaran pers juga dapat dipublikasikan di situs web, yang dapat membantu meningkatkan SEO dan mengarahkan lebih banyak lalu lintas.

Elemen Siaran Pers

Siaran pers sedikit lebih rumit daripada karya tertulis lainnya. Karena secara tradisional ditulis untuk memudahkan jurnalis memindai informasi, ada beberapa elemen khusus yang harus Anda sertakan saat memformat siaran pers.

Byline

Byline berada di pojok kiri atas. Ini termasuk nama, jabatan, dan informasi kontak Anda. Informasi kontak Anda biasanya berupa nomor telepon, alamat email, dan alamat surat.

Jika Anda menulis atas nama perusahaan besar, Anda mungkin ingin memasukkan nama departemen alih-alih nama Anda.

Tanggal rilis

Di sudut kanan atas di atas byline, Anda harus menambahkan frasa “UNTUK RELEASE SEGERA” dalam huruf kapital jika siaran pers Anda siap untuk segera didistribusikan.

Jika Anda ingin mengirimkan siaran pers Anda lebih awal dari waktu yang Anda inginkan untuk diliput, itu disebut rilis embargo. Dalam hal ini, tambahkan “DIEMBARGO UNTUK DIRILIS” bersama dengan tanggal dan waktu Anda ingin cerita ditayangkan.

Judul dan Subjudul

Di bawah byline, Anda harus menambahkan judul dan subjudul Anda (jika ada).

Judul Anda harus menarik perhatian pembaca. Jika Anda membagikan siaran pers Anda secara online, sebaiknya sertakan kata kunci dalam judul. Ini dapat membantunya muncul di lebih banyak hasil mesin pencari.

Subjudul bersifat opsional dan dapat ditempatkan langsung di bawah judul. Ini memungkinkan Anda untuk membantu pembaca Anda memahami sedikit lebih banyak tentang apa siaran pers itu dan mendorong membaca lebih lanjut.

Judul dan subjudul harus dalam huruf besar/kecil. Ini berarti bahwa semua kata benda, kata ganti, kata kerja, dan kata keterangan harus menggunakan huruf kapital.

Tempat Cap dan Tanggal

Ini menunjukkan lokasi dari mana siaran pers itu berasal. Itu biasanya sebuah kota. Selain itu, harus mencantumkan tanggal penerbitannya. Stempel tempat dan tanggal harus dipisahkan dari paragraf utama lainnya dengan tanda hubung.

Ikuti format ini: KOTA, ST. (Bulan, Hari, Tahun) -.

Paragraf Utama

Paragraf pembuka memberikan gambaran singkat tentang cerita untuk membantu jurnalis memutuskan apakah itu cocok untuk audiens mereka. Paragraf utama harus menjawab siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

Cobalah untuk menjaga fakta dasar dan hindari menjual produk dan layanan. Namun Anda harus menyebutkan apa yang membuat berita tersebut layak diberitakan.

Tubuh

Tubuh siaran pers memperluas dan melengkapi cerita. Ini memberikan detail tambahan yang memudahkan jurnalis untuk meliput berita. Selain itu, harus menjelaskan mengapa berita tersebut layak diberitakan.

Saat menulis isi siaran pers, gunakan pendekatan piramida terbalik. Ini berarti bagian yang paling penting ada di awal siaran pers. Kemudian, Anda dapat melanjutkan ke informasi tambahan.

Dalam paragraf selanjutnya, akan sangat membantu jika menyertakan kutipan dari pemangku kepentingan. Anda juga dapat menggunakan poin-poin untuk informasi yang relevan agar lebih mudah dibaca.

Karena siaran pers sering dibagikan secara digital, ini membuka pintu untuk menambahkan elemen lain. Anda dapat menambahkan hyperlink atau konten visual yang disematkan. Ini juga umum untuk menyertakan lampiran multimedia ke siaran pers digital.

Secara keseluruhan, Anda harus menggunakan paragraf pendek di badan siaran pers Anda. Ini berarti mencoba untuk tetap dengan dua sampai empat kalimat di setiap paragraf. Sekitar tiga sampai empat paragraf seharusnya sudah cukup.

pelat ketel

Boilerplate mengikuti isi siaran pers Anda. Itu harus menggambarkan perusahaan atau organisasi Anda, apa yang dilakukannya, dan bagaimana hal itu membantu pelanggan.

Bagian ini biasanya sekitar satu atau dua paragraf. Ini memberikan informasi latar belakang yang berguna bagi wartawan ketika mereka menulis berita.

Elemen lainnya

Setelah boilerplate, Anda mungkin ingin menambahkan catatan akhir atau ajakan bertindak. Ini adalah tempat yang bagus untuk mendorong seseorang menghubungi Anda jika mereka menginginkan informasi lebih lanjut. Misalnya, Anda dapat menulis “Untuk informasi lebih lanjut, silakan kirim email ke [nama] di [alamat email].”

Kutipan yang menarik dapat menjadi tambahan yang berguna untuk siaran pers. Ini memberikan item yang bisa langsung dibagikan oleh wartawan. Selain itu, ini bisa menjadi cara yang bagus untuk membagikan cuplikan tentang mengapa berita tersebut relevan bagi publik.

Pilih satu atau dua tokoh kunci untuk dikutip. Ini kemudian harus ditambahkan ke tubuh siaran pers.

Biasanya menambahkan “###” di akhir siaran pers. Secara tradisional, ini untuk menandakan bahwa tidak ada lagi berita karena jurnalis yang sibuk seringkali harus membaca siaran pers dengan cepat. Hal ini masih sangat dihormati untuk melakukan ini hari ini.

Jika siaran pers Anda mengalir ke dua halaman, Anda harus mengakhiri halaman pertama dengan "-lebih-". Baik "###" dan "-lebih" harus di tengah.

Kiat Pemformatan Lainnya

Selain elemen yang perlu Anda tambahkan, format siaran pers juga meminta beberapa detail lain untuk diperhatikan. Misalnya, total panjang siaran pers Anda seharusnya hanya sekitar 300 hingga 500 kata.

Jika Anda ragu tentang cara memformat teks Anda, selalu pastikan untuk mengikuti pedoman gaya AP. Ini akan memungkinkan outlet media untuk menggunakannya tanpa harus mengubah apa pun.

Dokumen Anda harus menggunakan margin satu inci di sekitar seluruh dokumen. Pastikan untuk menggunakan spasi tunggal dan font bisnis yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman.

Ikuti Panduan Ini untuk Format Siaran Pers yang Tepat

Menulis siaran pers bisa sedikit membingungkan beberapa kali pertama. Lagi pula, ada format siaran pers khusus untuk diikuti dan elemen khusus untuk disertakan. Tetapi begitu Anda memahami formatnya, Anda akan dapat menulis dan mengirim siaran pers tanpa kesulitan.

Saat Anda siap untuk merilis siaran pers untuk distribusi, lakukan pemesanan dengan eReleases.