6 Tips Luar Biasa tentang Cara Mengejar Email Setelah Liburan

Ketakutan kotak masuk itu nyata.

Terakhir kali saya berlibur, saya hampir tidak ingin pergi karena takut akan seperti apa kotak masuk saya ketika saya kembali. (Petunjuk: itu tidak cantik.) Tidak ada yang lebih memicu keluhan pada hari pertama Anda kembali bekerja selain membuka klien email Anda untuk melihat Anda memiliki 1.487 email yang menunggu.

Saya telah bekerja dalam pekerjaan di mana mendapatkan kebingungan email harian adalah norma, yang berarti bahwa pergi selama seminggu mengakibatkan longsoran digital. Inilah cara saya mempersiapkan dan kemudian menggali.

1 Siapkan pesan keluar kantor sebelum Anda pergi.

Memiliki penjawab otomatis liburan tidak akan mengurangi jumlah orang yang menghubungi Anda, tetapi akan mengurangi jumlah tindak lanjut yang mereka kirim. Ini juga merupakan bentuk yang baik untuk memberi tahu orang-orang ketika Anda tidak dapat menjawabnya.

Pesan di luar kantor Anda bisa sederhana. Beri tahu orang-orang bahwa Anda tidak ada, kapan Anda akan kembali, dan siapa yang harus mereka hubungi jika ada kebutuhan mendesak saat Anda pergi. Jika Anda ingin sedikit bersenang-senang dengan pesan Anda, berikut beberapa opsinya.

2 Singkirkan iklan dan hal-hal lain yang tidak perlu terlebih dahulu.

Ketika saya kembali ke kotak masuk Gmail saya untuk menemukan trilyun email menunggu, hal pertama yang saya lakukan adalah membuang email sampah. Periklanan, tentu saja, adalah yang pertama. Tetapi ketika Anda mencoba untuk kembali ke kotak masuk nol, bahkan buletin yang Anda langgani dapat menghalangi Anda.

Sistem tab Gmail berguna. Ketika pesan email saya sudah diurutkan sebelumnya, saya dapat membuka tab sosial dan promosi dengan cepat dan menghilangkan sebagian besar email tersebut langsung dari kelelawar dengan memilih semuanya, membaca baris subjek untuk memastikan tidak ada yang terlihat penting, dan kemudian menekan arsip atau hapus.

3 Gunakan filter untuk pengirim prioritas tinggi.

Kemungkinan ada beberapa orang di daftar kontak Anda yang emailnya tidak ingin Anda lewatkan. Saya memiliki folder Gmail bernama Pengirim Prioritas tempat saya menyimpan pesan penting yang memerlukan tindakan lebih cepat.

Anda dapat menggunakan filter untuk menyortir pesan secara otomatis ke folder ini, yang saya lakukan ketika saya berada di luar kantor untuk sementara waktu. Kemudian, ketika saya kembali, saya tahu apa yang harus saya tangani terlebih dahulu.

Anda juga dapat memfilter secara surut dengan memindahkan pesan ke folder Pengirim Prioritas untuk diamankan saat Anda menyortir sisa kotak masuk Anda.

4 Buat folder catch-up.

Sekarang setelah Anda mengurutkan email prioritas tinggi ke dalam folder terpisah, Anda dapat menangani sisanya . . . dengan menundanya. Setidaknya untuk sementara.

Menatap kotak masuk yang penuh pada hari pertama Anda kembali ke kantor dapat menimbulkan stres yang cukup untuk membatalkan efek relaksasi dari liburan Anda. Kotak masuk kosong, bagaimanapun, adalah kebahagiaan! Solusi ini mungkin terasa seperti curang, tetapi percayalah, ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi ketegangan karena ratusan email harus diproses dan tidak ada waktu untuk memprosesnya.

Buat folder catch-up. Ini sesederhana itu. Anda bisa menamainya sesuka Anda, mulai dari “Email to Process” hingga “Abaikan semua harapan kamu yang masuk ke sini.” Kemudian, cukup Pilih Semua dan pindahkan email liburan Anda ke folder catch-up. Itu akan tidak terlihat, dan alih-alih merasa kotak masuk Anda adalah lubang tanpa dasar yang tidak akan pernah Anda keluarkan, Anda akan dapat menjelajah ke ruang penyimpanan virtual Anda dan memilah-milah email yang kurang penting itu kapan pun Anda punya waktu. untuk menyisihkan.

Kemungkinannya bagus bahwa jika Anda telah mengurutkan pesan email prioritas tinggi, tidak ada apa pun di folder catch-up Anda yang akan menjadi sangat penting. Jika Anda secara tidak sengaja melewatkan sesuatu yang signifikan (hei, itu terjadi pada yang terbaik dari kami), Anda pasti akan mendapatkan email tindak lanjut, yang pada saat itu Anda dapat menangani masalah tersebut. Jika ada email yang tertinggal di folder catch-up Anda setelah satu bulan, mungkin aman untuk menghapus atau mengarsipkannya.

5 Berlatih "masuk terakhir, keluar pertama."

Saat ini, kotak masuk Anda seharusnya terlihat tidak terlalu berlebihan. Saatnya untuk menangani pesan dengan prioritas lebih tinggi. Mengambil pendekatan "masuk terakhir, keluar pertama" dapat membantu.

Beberapa email yang Anda terima telah beres dengan sendirinya saat Anda pergi. Saat Anda membaca email terbaru terlebih dahulu, Anda dapat dengan cepat mengetahui apa yang perlu segera diperhatikan dan apa yang dapat Anda filter ke folder catch-up Anda untuk nanti. Jadi mulailah menggali email terbaru yang Anda terima, dan ingat . . .

6 Tahan keinginan untuk menunda tanggapan.

Setelah Anda mengidentifikasi email penting, jawablah. Seperti sekarang.

Kita semua pernah ke sana. Anda sedang menatap email yang benar-benar membutuhkan tanggapan, kecuali bahwa Anda kekurangan energi psikis untuk menghadapinya saat ini. Godaan untuk menunda jenis email tersebut sangat kuat. Melawan! Email yang mengganggu tumbuh menjadi monster yang lebih kuat semakin lama Anda mengabaikannya. Ketika Anda mulai membaca email-email penting Anda, buatlah janji pada diri sendiri bahwa Anda akan menangani setiap email saat Anda membukanya. Anda akan berterima kasih pada diri sendiri dalam jangka panjang.

Dengan sedikit pemikiran ke depan dan beberapa pengaturan, Anda dapat mencegah longsoran kotak masuk mengubur Anda. Sekarang, tinggalkan email kantor Anda sampai Anda kembali, dan nikmati liburan itu. Anda telah mendapatkannya!