Inilah Cara Keluar dari Pertemuan dengan Grace

Saya pernah bekerja dari jarak jauh untuk sebuah perusahaan yang mengadakan pertemuan editor konten rutin setiap hari Jumat. Pertemuan itu adalah kutukan dari keberadaan saya di tempat kerja. Kami semua berkumpul di saluran telepon konferensi mulai pukul 10 pagi. Kami tiba dengan niat baik, tapi mau tidak mau tidak ada yang punya agenda dan kami akan pergi (kadang berjam -jam kemudian) tanpa mencapai kesimpulan yang bisa ditindaklanjuti. Satu-satunya hal yang akan dilakukan siapa pun adalah meluangkan beberapa menit di awal pertemuan minggu depan untuk meratapi kurangnya hal-hal yang kita capai dengan pertemuan sebelumnya.

Saya diharuskan hadir di pertemuan-pertemuan itu, meskipun seringkali saya tidak memiliki apa pun untuk disumbangkan selain beberapa permintaan sia-sia yang kami lakukan kembali ke jalur semula. trek apa pun . Saya akan mencari alasan untuk memberikan jaminan kapan pun saya bisa. ( Ups! Kucing saya terjebak di lubang pengering. Oke, bye-eee! ) Berapa kali saya "sakit" pada hari Jumat semakin mencurigakan. Saya malu untuk mengakuinya, karena saya memiliki headset, saya dapat membisukan, kadang-kadang saya tertidur dan bangun untuk menemukan diri saya mendengkur pelan.

Menurut Inc., sembilan puluh sembilan persen rapat adalah buang-buang uang. Namun, meskipun semua orang membencinya, mereka adalah inti dari budaya perusahaan. Mengetahui cara keluar dari rapat yang tidak penting dengan anggun adalah keterampilan kerja yang dapat menghemat waktu Anda dari siksaan dan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Katakan saja tidak pada pertemuan (yang tidak perlu)

Banyak dari kita bertahan dalam rapat karena kita tidak ingin menjadi orang itu —pemalas yang melewatkan rapat yang dihadiri orang lain dengan patuh. Tetapi meskipun menguap di setiap pertemuan mungkin membuat Anda merasa sangat berkomitmen pada pekerjaan Anda, itu mungkin juga membuat Anda kurang produktif.

Kunci untuk mengatakan tidak pada rapat terletak pada mencari tahu apakah rapat itu penting bagi Anda dan, jika tidak, memberitahukan bahwa ada cara yang lebih baik untuk menghabiskan waktu Anda. Inilah cara menggoyangkan tanpa merusak status Anda sebagai pemain tim.

1 Ambil sikap "lebih sedikit rapat".

Kecuali Anda jelas tentang alasan rapat sejak awal, pertanyakan tujuannya. Mengadopsi pendirian bahwa setiap pertemuan harus membenarkan keberadaannya. Meskipun Anda tidak boleh menghina penyelenggara rapat dengan mengatakan bahwa rapat mereka berlebihan, jangan takut untuk menyuarakan alternatif seperti “Apakah ini sesuatu yang dapat kami tangani melalui email atau Slack?” Pada akhirnya, Anda akan menjadi pahlawan jika Anda dapat mengurangi jumlah rapat yang diadakan tim Anda.

2 Tentukan apakah kehadiran Anda di pertemuan itu penting.

Tidak semua pertemuan diciptakan sama. Hanya karena Anda telah diundang ke salah satunya tidak berarti Anda adalah pemain kunci. Dan siapa yang butuh pertemuan yang melibatkan duduk-duduk mendengarkan orang lain berbicara?

Saat Anda mendapatkan undangan rapat, mintalah rincian lebih lanjut atau agenda. Tidak apa-apa untuk menanyakan apa peran Anda nantinya. Ini membuat kolega Anda tahu bahwa Anda menghargai waktu Anda dan ingin menghabiskannya dengan bijak.

3 Mintalah bantuan untuk menetapkan prioritas Anda

Saya akan berbagi sedikit rahasia dengan Anda. Faktanya, taktik ini bekerja dengan sangat baik untuk keluar dari rapat sehingga harus ada di setiap trik pekerja. Cukup minta penyelenggara rapat untuk membantu Anda memprioritaskan. Haruskah Anda mengutamakan rapat, atau proyek yang sedang Anda kerjakan? Ini terlihat seperti ini:

Kemungkinannya bagus bahwa pemegang rapat akan bersikeras Anda memprioritaskan proyek. Dan, jika dia tidak melakukannya, maka Anda akan tahu bahwa pertemuan itu benar-benar tidak boleh Anda lewatkan. Teknik sederhana ini telah membantu saya keluar dari banyak rapat sehingga saya bisa fokus menyelesaikan pekerjaan daripada mendengarkan orang berbicara tentang pekerjaan yang harus saya selesaikan. Cobalah!

4 Tekan untuk catatan rapat.

Banyak perusahaan mengadakan rapat staf untuk berbagi informasi. Bagi sebagian besar pemain, mereka melibatkan mendengarkan dan belajar tentang rencana dan kejadian saat ini yang memengaruhi tim. Anda mungkin tidak memiliki peran penting dalam rapat, tetapi itu tidak berarti informasi yang mungkin Anda peroleh darinya tidak penting.

Perubahan sederhana dalam strategi rapat dapat membuat rapat staf menjadi sesuatu yang dapat diabaikan orang ketika mereka memiliki tugas dengan prioritas lebih tinggi untuk dikerjakan. Kemukakan gagasan agar seseorang menyimpan catatan rapat di setiap sesi sehingga setiap orang yang tidak dapat hadir akan memiliki akses ke informasi yang dibagikan dan item tindakan apa pun yang ditentukan. Agar semuanya tetap adil, tugas pencatatan dapat jatuh ke orang yang berbeda setiap sesi. (Pastikan Anda secara sukarela menjadi pencatat juga.)

Jika catatan tidak memungkinkan, tunjukkan komitmen Anda dengan menindaklanjuti secara singkat dengan pemimpin rapat sehingga Anda bisa mendapatkan informasi terbaru.

5 Mintalah untuk keluar saat rapat tidak lagi berhubungan dengan Anda.

Terkadang, Anda akan menghadiri rapat di mana hanya sebagian dari agenda yang relevan bagi Anda. Jika Anda sangat sibuk, tidak apa-apa untuk meminta tim membahas item agenda terkait tersebut terlebih dahulu sehingga Anda dapat mengundurkan diri saat rapat beralih ke topik yang tidak ada dalam lingkup Anda. Mengobrol dengan penyelenggara rapat beberapa menit sebelum rapat untuk menjelaskan bahwa Anda mencoba mengatur waktu dan memprioritaskan Anda, dan Anda akan berterima kasih jika dia dapat menangani item Anda terlebih dahulu.

Tidak ada alasan untuk merengek atau membuat alasan untuk keluar dari rapat. Semua yang diperlukan jika Anda ingin melewatkan pembicaraan dan langsung beraksi adalah menunjukkan kepada tim Anda bahwa perusahaan akan dilayani dengan lebih baik jika Anda tidak hadir. Jika Anda ingin atasan dan rekan tim Anda menghargai waktu Anda, penting untuk menunjukkan bahwa Anda juga menghargainya.