Cara menolak tawaran bisnis dengan sopan

Diterbitkan: 2022-03-22

Apa pun pekerjaan Anda, seseorang akan mencoba menjual sesuatu kepada Anda di beberapa titik. Tetapi jika Anda tidak tertarik, bagaimana Anda mengatakan tidak tanpa membuat mereka kesal atau tersinggung? Mampu dengan sopan menolak tawaran bisnis, kutipan, tawaran, produk, dan proposal adalah keterampilan penting yang kita semua butuhkan, dan kabar baiknya adalah Anda dapat mempelajarinya.

Artikel ini menunjukkan kepada Anda cara menolak peluang bisnis tanpa merusak hubungan, menghancurkan reputasi Anda, dan membiarkan pintu terbuka untuk peluang di masa depan. Selain menjelaskan cara menolak tawaran bisnis dengan sopan, kami memberikan beberapa kiat berbasis bukti untuk membantu Anda menulis email penolakan untuk kemitraan, kontrak, vendor, dan layanan. Kami juga memberi Anda 10 contoh cara menolak dengan sopan tawaran layanan yang tidak sesuai untuk Anda dan perusahaan Anda. Terakhir, kami akan memperkenalkan Anda ke template kami untuk menolak tawaran bisnis dengan sopan.

Apa itu email penolakan penawaran bisnis?

Email penolakan penawaran bisnis adalah korespondensi profesional yang memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak tertarik dengan proposisi mereka. Prinsipnya sama, apakah mereka mencoba menjual produk atau kebijakan baru kepada Anda, penawaran untuk pekerjaan, atau mengusulkan hubungan baru. Email penolakan penawaran bisnis dengan sopan menyatakan tidak, menawarkan alasan mengapa, dan menetapkan batasan untuk korespondensi di masa mendatang.

"Email yang menolak proposal ditulis untuk mengungkapkan kekecewaan bahwa perusahaan tidak memenuhi kriteria atau pedoman yang diperlukan untuk mendapatkan proyek atau kesepakatan bisnis," kata spesialis konten Jim Blessed.

Mengapa menolak tawaran bisnis melalui email?

Menolak tawaran bisnis melalui email adalah hal yang sopan dan profesional untuk dilakukan, terlepas dari pendekatan yang diharapkan atau tidak. Kedua jenis email ini disebut email yang diminta dan tidak diminta. Berikut perbedaan keduanya:

Email yang diminta adalah korespondensi resmi yang menanggapi peluang untuk menawar, undangan terbuka untuk mengutip, atau menawarkan produk kepada Anda. Email yang diminta adalah email yang Anda harapkan untuk diterima.
Email yang tidak diminta adalah email yang tidak Anda harapkan. Juga dikenal sebagai 'email dingin', email yang tidak diminta dapat muncul secara tiba-tiba.

Ada banyak sekali alasan mengapa Anda tidak ingin mengambil kesempatan untuk maju. Namun, mereka biasanya dipecah menjadi tiga kategori, kata Megan Ranger, membuat pesan mudah dibuat.

Anda tidak memerlukan produk/layanan/solusi yang disarankan
Anda tidak memiliki anggaran untuk itu
Investasi bukanlah strategi yang bijak

Haruskah Anda selalu merespons jika seseorang mengirimi Anda tawaran bisnis yang tidak Anda minati dan belum Anda minta? Ya, kata para ahli.

Jika Anda telah meminta proposal, Anda berkewajiban untuk menanggapi. Meskipun email yang tidak diminta dapat memakan waktu dan mengganggu, Anda juga harus menanggapinya.

Tapi, seperti yang kita semua tahu, menulis email penolakan itu sulit dan banyak dari kita menghindari melakukan kontak sama sekali. Ini adalah strategi berisiko yang dapat memengaruhi persepsi Anda dan bisnis Anda, kata para ahli. "Karena itu tidak menyenangkan, terlalu banyak dari kita menunda atau tidak melakukannya sama sekali, pada dasarnya membiarkan keheningan kita yang berbicara," kata Sarah Green Carmichael di Harvard Business Review. "Itu adalah kesempatan yang terlewatkan (dan kasar)."

Ada peluang untuk meningkatkan reputasi profesional Anda dengan menanggapi dengan sopan. Selain itu, meskipun proposal bisnis ini mungkin tidak sesuai, beberapa opsi lain di masa mendatang mungkin cocok, jadi email yang sopan menjadi dasar untuk memelihara hubungan yang positif.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak tertarik untuk mengambil kesempatan lebih jauh pada tahap apa pun. Namun, dengan tidak menanggapi, Anda membiarkan pintu terbuka untuk korespondensi di masa mendatang. Email sopan yang menolak tawaran bisnis akan menutupnya (dengan lembut). Jika Anda membalas dengan sopan tetapi tegas, kemungkinan kecil Anda akan menerima pendekatan yang tidak diminta di masa mendatang. Namun, mengabaikan email kemungkinan akan menyebabkan tindak lanjut di masa mendatang.

Menolak proposal bisnis dengan sopan dan profesional adalah cepat dan mudah – jika Anda mengikuti tip kami dan menggunakan template kami.

10 tips cara menolak lamaran bisnis dengan sopan

Ucapkan terima kasih kepada orang tersebut atas waktunya – Anda mungkin tidak meminta email penjualan (dan mungkin tidak menginginkannya), tetapi seseorang telah meluangkan waktu untuk menulisnya, jadi ucapkan terima kasih atas waktunya.
Sampaikan kabar buruk dengan cepat – Jika Anda tidak tertarik, katakan langsung. Sebagian besar pembaca tidak akan melangkah lebih jauh dari ini, jadi tempelkan di bagian atas email Anda.
Berikan beberapa alasan – Anda tidak perlu menjelaskan secara detail. Namun, penjelasan singkat tentang alasan mengapa Anda tidak tertarik sangat penting. Itu mengubah 'tidak' yang lembut menjadi yang sulit.
Buat semuanya singkat – Tidak ada yang suka membaca email panjang untuk mengetahui bahwa mereka diberi tahu tidak, jadi buatlah singkat.
Bersikap sopan dan profesional – Email penjualan dapat mengganggu dan mengganggu tetapi tetap positif, sopan, dan profesional, dan Anda akan melindungi reputasi Anda.
Tetapkan batasan – Beberapa tenaga penjualan tidak akan menerima jawaban tidak, jadi jika Anda tidak tertarik, katakan saja. Perjelas jika Anda tidak ingin menerima email, surat, atau panggilan di masa mendatang.
Gunakan etiket email yang benar – Menolak peluang bisnis dengan sopan berarti mengikuti etiket email yang benar. Gunakan pengenalan, struktur, dan sign-off email yang benar.
Jangan pernah (sepenuhnya) menutup pintu peluang – Email yang sopan tidak akan menutup pintu peluang di masa depan. Gagal merespons atau bersikap kasar dapat membuat Anda kehilangan peluang di masa depan.
Permintaan untuk dikeluarkan dari milis (jika Anda mau) – Alamat email Anda tidak boleh disimpan di daftar mana pun kecuali Anda menginginkannya. Perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk melakukan ini, jadi jangan takut untuk bertanya.
Periksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim – Jika Anda merespons, lakukan hal yang baik dan pastikan Anda memeriksa ejaan setiap email sebelum mengirimnya.

10 contoh tentang cara menolak tawaran bisnis dengan sopan

Kami telah memberikan dasar-dasar untuk mengatakan tidak dengan sopan dan menolak tawaran bisnis. Namun, lebih mudah untuk melihat ini dalam praktik. Kami telah membuat 10 contoh untuk mengilustrasikan bagaimana Anda dapat menolak tawaran bisnis sambil mempertahankan reputasi Anda. Kami menunjukkan cara menemukan nada yang tepat dalam email, memastikan penolakan Anda sepositif mungkin.

Bagaimana cara menolak kutipan dengan sopan?

Mengetahui cara menolak kutipan dengan sopan sangat penting. Keputusan penting dalam cara menolak penawaran dengan sopan adalah apakah Anda ingin menutup pintu selamanya atau mengundang bisnis untuk menghubungi Anda di masa mendatang. Berikut adalah contoh cara menolak kutipan tetapi mempertahankan hubungan.

Hai (Nama depan),

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengirimkan kutipan Anda kepada kami. Kami telah menerima beberapa penawaran dan telah memilih pemasok alternatif yang bagiannya jauh lebih rendah dari Anda.

Meskipun Anda tidak berhasil pada kesempatan ini, kami terkesan dengan tawaran Anda dan mendorong Anda untuk mengutip lagi untuk proyek mendatang.

Anda dengan tulus,

(Namamu)

Cara menolak vendor dengan sopan

Proposal vendor biasanya diterima saat Anda menjalankan proses tender terbuka. Jadi pengirim mengharapkan (dan layak) balasan. Dalam contoh cara menolak vendor ini, kami mengilustrasikan cara menolak vendor sambil memastikan mereka masih tertarik untuk menanggapi panggilan dan peluang di masa mendatang. Anda bisa menyebutnya email 'cara mengecewakan vendor dengan mudah'.

Hai (Nama depan),

Saya ingin menghubungi Anda secara pribadi untuk berterima kasih karena Anda telah mengajukan tawaran untuk RFP terbaru kami. Kami telah memilih pemasok yang lebih sesuai dengan kebutuhan kami pada kesempatan ini.

Namun, kami sangat terkesan dengan proposal Anda, dan kami sangat menyukai (masukkan informasi).

Kami akan menghubungi Anda lagi saat Anda tidak berhasil kali ini, peluang lain yang sesuai muncul. Saya yakin kita akan bekerja sama di masa depan.

Anda dengan tulus,

(Namamu)

Cara menolak tawaran dengan hormat

Perusahaan menginvestasikan waktu dan uang dalam mengembangkan tawaran, jadi menolak dengan sopan adalah menunjukkan rasa hormat. Ini juga penting untuk memberikan beberapa alasan mengapa. Sekali lagi, menggunakan poin-poin adalah taktik yang efektif. Inilah contoh kami tentang cara menolak tawaran dengan hormat.

Hai (Nama depan),

Ini (Nama Anda) dari (Nama perusahaan) di sini, menghubungi Anda tentang tawaran yang baru saja Anda ajukan. Kami sangat terkesan dengan kualitas pengiriman dan tanggapan komprehensif Anda, tetapi kami telah memilih pemasok lain pada kesempatan ini.

Saya ingin menjelaskan keputusan kami secara lebih rinci. Beberapa alasan mengapa kami memilih pemasok alternatif antara lain:

(Masukkan alasan)

Meskipun saya mengerti bahwa berita ini akan mengecewakan, saya ingin mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam penawaran di masa mendatang. Saya akan menghubungi Anda segera setelah peluang terbuka.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Anda dengan tulus,

(Namamu)

Cara menolak tawaran layanan dengan sopan

Mirip dengan contoh di atas, penting bagi Anda untuk menjelaskan alasan di balik keputusan Anda. Dalam contoh surat penolakan proposal layanan ini, kami memberikan wawasan tentang proses pengambilan keputusan kami. Pelajari cara menolak layanan dengan sopan dengan contoh ini.

Hai (Nama depan),

Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu Anda tentang hasil proposal penawaran layanan Anda. Meskipun tawaran Anda mengesankan, kami merasa pemasok alternatif lebih sesuai dengan persyaratan kami pada kesempatan ini.

Saya menghargai bahwa Anda akan mendapat manfaat dari umpan balik. Kami memutuskan untuk memilih pemasok alternatif karena (masukkan alasan).

Kami ingin berterima kasih kepada Anda dan perusahaan Anda karena telah menginvestasikan begitu banyak waktu dalam proposal Anda dan akan tertarik dengan proposal masa depan yang mungkin ingin Anda ajukan.

Dengan hormat,

(Namamu)

Surat penolakan proposal asuransi

Proposal asuransi adalah hal yang biasa dalam bisnis, tetapi banyak yang merasa sulit untuk mengatakan tidak. Jadi, inilah cara cepat dan tepat untuk menolak proposal asuransi.

Hai (Nama depan),

Terima kasih atas proposal asuransi Anda baru-baru ini. Saat ini, kami tidak mempertimbangkan untuk mengubah penyedia asuransi kami.

Jika situasi berubah dan kami tertarik untuk menggunakan layanan Anda, saya akan menghubungi Anda. Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat menghapus saya dari milis Anda.

Salam sejahtera,

(Namamu)

Cara menolak tawaran real estat dengan sopan

Menolak tawaran real estat, sering disebut surat penolakan real estat, merupakan bagian integral dari proses penjualan dan penting untuk mengamankan harga terbaik untuk properti Anda. Saat memutuskan bagaimana menolak tawaran rumah dengan sopan, Anda harus mempertimbangkan apakah Anda ingin melanjutkan percakapan (dan mendorong mereka untuk menaikkan tawaran mereka) atau tidak. Inilah cara menolak tawaran real estat tetapi tetap membuat mereka tertarik.

Hai (Nama depan),

Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu Anda bahwa tawaran terakhir Anda telah ditolak.

Pemilik rumah telah menunjukkan bahwa tawaran saat ini terlalu rendah. Namun, mereka tertarik pada penawaran yang mendekati harga yang diminta.

Jika Anda tertarik untuk meningkatkan penawaran Anda, silakan hubungi saya sesegera mungkin. Kami memiliki beberapa pihak yang tertarik untuk melihat properti segera, dan saya tidak ingin Anda melewatkannya.

Terima kasih,

(Namamu)

Cara menolak tawaran penjualan

Mempelajari cara mengatakan tidak pada promosi penjualan sangat penting bagi siapa saja yang memiliki alamat email bisnis. Kami telah membuat contoh singkat dan tegas tentang cara menolak proposal penjualan dengan sopan, menetapkan batasan yang melindungi bisnis Anda.

Hai (Nama depan),

Terima kasih atas proposal penjualan terbaru Anda. Saya menghargai waktu yang Anda luangkan untuk mempersonalisasikannya untuk bisnis kami. Namun, itu bukan sesuatu yang kami tertarik untuk maju pada tahap ini.

Jika rencana kita berubah, aku akan menghubungimu.

Sementara itu, saya akan meminta Anda untuk tidak menghubungi saya melalui email dan dengan sopan meminta Anda menghapus saya dari milis Anda.

Salam Hormat,

(Namamu)

Bagaimana cara menolak proposal bisnis dengan sopan

Ada beberapa alasan mengapa Anda mungkin ingin menolak proposal bisnis, tetapi hanya satu solusi: email penolakan proposal yang sopan. Dalam contoh email penolakan proposal bisnis ini, kami menunjukkan cara menolak proposal bisnis dengan sopan tanpa merusak jembatan atau merugikan organisasi Anda.

Hai (Nama depan),

Terima kasih atas proposal bisnis Anda baru-baru ini. Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu Anda bahwa kami telah memutuskan untuk tidak melanjutkan pengiriman Anda pada kesempatan ini. Namun, saya ingin menulis surat kepada Anda dan menjelaskan alasannya secara pribadi.

(Masukkan alasan).

Kami memahami bahwa berita ini akan mengecewakan, tetapi saya ingin mengungkapkan betapa terkesannya kami dengan proposal Anda. Saya dapat meyakinkan Anda bahwa saya akan menghubungi Anda dengan rincian peluang masa depan. Kami semua di panel akan mendorong Anda untuk mengirimkan proposal di masa mendatang.

Jika Anda ingin umpan balik yang lebih rinci, silakan hubungi saya, dan saya akan dengan senang hati memberikannya.

Dengan hormat,

(Namamu)

Cara menolak proposal kontrak

Proposal kontrak dapat tidak diminta atau diminta. Namun, dalam contoh ini, kami akan menganggap bahwa orang tersebut menghubungi Anda sebagai tanggapan atas pemberitahuan publik. Namun, contoh tentang cara menolak proposal kontrak ini singkat dan lugas.

Hai (Nama depan),

Terima kasih atas proposal kontrak yang Anda kirimkan kepada kami. Proposal itu komprehensif, tetapi kami telah memilih untuk pergi dengan pemasok yang lebih murah.

Saya tidak dapat memberikan umpan balik terperinci melalui email, tetapi saya dapat menawarkan detail tambahan melalui panggilan. Jika Anda ingin mendiskusikan hasil dari proses kami dan mengapa Anda tidak terpilih, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Meskipun Anda gagal dalam penawaran kali ini, kami menyambut tanggapan di masa mendatang.

Semua yang terbaik,

(Namamu)

Cara menolak proposal kemitraan

Menolak proposal kemitraan adalah masalah sensitif yang harus ditangani dengan hati-hati. Menyarankan kemitraan adalah langkah penting dalam suatu hubungan. Anda harus menunjukkan rasa hormat saat bersikap tegas dalam penolakan Anda. Berikut adalah template yang membahas cara menolak proposal kemitraan.

Hai (Nama depan),

Saya membaca dengan penuh minat proposal kemitraan Anda dan bagaimana Anda telah mengidentifikasi beberapa bidang kepentingan bersama yang signifikan bagi kita berdua. Sayangnya, sementara saya dapat melihat manfaat bagi kita berdua, pada tahap ini, kita tidak dalam posisi untuk memajukan proposal Anda.

Saya tidak dalam posisi untuk menjelaskan secara rinci pada saat ini, tetapi saya ingin tetap berhubungan dengan Anda karena rencana kami dapat berubah di masa depan.

Salam Hormat,

(Namamu)

Cara menolak template penawaran bisnis dengan sopan

Flowrite adalah perangkat lunak penulisan AI yang mengubah instruksi Anda menjadi email dan pesan siap kirim. Ekstensi Chrome dan aplikasi web kami mencakup format email, kapitalisasi, tata bahasa, ejaan, tanda baca. Dengan kata lain, Anda dapat fokus pada pesan, dan Flowrite akan menangani pengirimannya. Kami berani mengklaim bahwa ini adalah cara tercepat untuk menulis email penolakan.

Koleksi template AI kami menampilkan lusinan template email untuk membantu Anda. Untuk memahami betapa mudah dan cepatnya menulis promosi email yang sukses dengan Flowrite, lihat cara menolak template penawaran bisnis dengan sopan di bawah ini.

Kesimpulan

Seperti yang telah kita jelajahi dalam artikel ini, ada keterampilan dan struktur yang dibutuhkan saat memutuskan bagaimana menolak tawaran bisnis dengan sopan. Serta menguraikan prinsip-prinsip dasar untuk menolak tawaran, kutipan, kontrak, dan lainnya dengan sopan. 10 sampel yang mencakup cara menolak tawaran seperti layanan, kemitraan, dan vendor akan memberi Anda titik awal untuk mengatakan tidak dalam situasi apa pun yang mungkin Anda temui. Dan dengan Flowrite dan templat email penolakan kami di saku paket virtual Anda, kini Anda seharusnya memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menolak proposal bisnis dengan sopan.