7 Tips Cemerlang tentang Cara Mengoreksi Email

Kesalahan ketik atau tata bahasa yang baru saja Anda buat di email mungkin membuat kesan yang buruk. Ini bisa menandakan bahwa Anda kurang memperhatikan detail. Paling buruk, itu bisa membuat Anda tampak kurang cerdas, teliti, dan dapat dipercaya.

Meskipun kesalahan ketik email terjadi pada semua orang, itu lebih jarang terjadi pada mereka yang membutuhkan sedikit waktu ekstra untuk mengoreksi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang sangat mudah untuk melakukannya dengan benar sebelum Anda menekan kirim.

1 Perbaiki nama kontak Anda.

Apakah Anda mengeja nama depan dan belakang kontak Anda dengan benar? Ini penting. Dan, jika Anda meragukannya, pikirkan kapan terakhir kali Anda menerima email dari seseorang yang salah menyebut nama Anda. Paling tidak, Anda mungkin mengerang atau memutar mata Anda. Kami kesal ketika orang salah mengeja nama kami karena kami menganggap mereka tidak cukup peduli tentang kami untuk memperhatikan detail dasar itu.

Jika Anda tidak yakin tentang ejaan nama kontak Anda, lakukan sedikit riset untuk melihat apakah Anda dapat menemukannya melalui Google atau media sosial. Jika semuanya gagal, gunakan sapaan umum seperti "Hai" yang tidak menggunakan nama depan.

2 Periksa nada suara Anda.

Apakah email Anda terdengar dingin atau kaku? Itu mungkin. Seringkali, apa yang terdengar bagus di kepala kita tidak muncul dengan baik dalam teks. Ketika Anda tidak berhenti untuk meninjau dan mengoreksi email Anda sebelum Anda mengirimnya, Anda berisiko disalahartikan.

Triknya di sini adalah menerapkan empati. Kosongkan pikiran Anda dan bayangkan Anda menerima email alih-alih mengirimnya. Apakah apa pun yang Anda tulis terdengar negatif atau bahkan bermusuhan? Ada perbedaan besar antara "Saya tidak sabar untuk mengobrol dengan Anda" dan "Saya akan menunggu telepon Anda". Yang satu ramah dan positif; yang lain terdengar seolah-olah Anda mengatakan "Sebaiknya Anda menelepon atau yang lain."

3 Pastikan Anda akan dipahami.

Pastikan penerima Anda memiliki cukup detail untuk memahami apa yang Anda tulis. Ingatlah bahwa Anda dan penerima Anda mungkin tidak memiliki semua informasi yang sama—hal-hal yang Anda pahami belum tentu akan diketahui oleh penerima Anda. Baca ulang email Anda dengan mengingat hal ini dan isi bagian yang kosong sesuai kebutuhan.

4 Periksa kejelasan.

Pastikan apa yang Anda tulis terbaca dengan lancar dan menyampaikan makna yang tepat. Cari referensi kata ganti yang tidak jelas.

Pindai email Anda untuk kata-kata seperti itu atau mereka dan kemudian pastikan teks Anda menyampaikan apa yang dirujuk oleh kata-kata itu. Jika tidak, tulis ulang untuk mengganti kata ganti tersebut dengan sesuatu yang konkret.

Tahan apa setelah keynote? Apa yang memiliki kehadiran yang baik?

Lebih baik. Tapi kita bisa menulis ulang untuk menyederhanakan kalimat dan menghindari pengulangan kata bengkel .

Jaga agar kalimat Anda tetap sederhana dan langsung. Email yang ditulis pada tingkat membaca kelas tiga memiliki tingkat respons yang jauh lebih baik. Kalimat yang panjang dan rumit serta kata-kata yang besar dapat membuat teks Anda lebih sulit dibaca oleh orang sibuk yang sibuk membaca email. Namun, pertimbangkan audiens Anda. Jika Anda menulis surat kepada seorang doktor sosiologi untuk meminta wawancara, lanjutkan dan gunakan bahasa yang subur dan struktur yang lebih kompleks. Jika tidak, jadikan "sederhana itu lebih baik" sebagai default Anda.

5 Hati-hati dengan kata-kata yang bertele-tele.

Bagian dari penyederhanaan teks Anda melibatkan perampingan itu. Hilangkan kata dan frasa pengisi. Singkirkan kata keterangan dan gunakan kata kerja yang lebih kuat. (Alih-alih senang luar biasa , cobalah girang, senang , atau gembira . Daripada berlari kencang, bagaimana kalau lari-lari atau lari cepat ? )

Pertimbangkan enam aturan penulisan George Orwell:

1. Jangan pernah menggunakan metafora, simile, atau kiasan lain yang biasa Anda lihat di media cetak.
2. Jangan pernah menggunakan kata yang panjang di mana kata yang pendek bisa digunakan.
3. Jika mungkin untuk memotong sebuah kata, selalu hentikan itu.
4. Jangan pernah menggunakan pasif di mana Anda dapat menggunakan aktif.
5. Jangan pernah menggunakan frasa asing, kata ilmiah, atau kata jargon jika Anda dapat memikirkan padanan bahasa Inggris sehari-hari.
6. Pelanggaran salah satu aturan ini lebih cepat daripada mengatakan sesuatu yang barbar.*

*Tentang aturan Orwell #6, lihat aturan #2 kami.

6 Koreksi dengan hati-hati.

Sampai saat ini, kita telah berbicara tentang proofreading dalam istilah yang lebih luas dari suntingan perkembangan. Sekarang, saatnya untuk turun ke seluk beluk dan mengoreksi baris demi baris. Sudahkah Anda mengeja semuanya dengan benar? Apakah Anda menggunakan homonim yang tepat? (Apakah Anda mengetik " There going to the festival " ketika Anda bermaksud mengetik They're ?) Apakah tanda baca Anda tepat sasaran?

Aplikasi seperti Grammarly akan membantu Anda menangkap dan memperbaiki kesalahan Anda. Namun perlu diingat bahwa ini adalah alat untuk meningkatkan kemampuan proofreading Anda, bukan menggantikan kebutuhan untuk proofreading sama sekali. Keuntungan menggunakan aplikasi proofreading adalah bahwa setiap kesalahan yang ditangkap aplikasi akan mengajari Anda sesuatu tentang tulisan Anda dan pada akhirnya membuat Anda menjadi penulis yang lebih baik.

7 Duduk di atasnya.

Beberapa email perlu beberapa saat untuk dididihkan, terutama jika email tersebut sensitif. Katakanlah Anda harus menulis email untuk melaporkan perilaku rekan kerja yang tidak pantas, atau Anda harus membuat draf tinjauan kinerja untuk seseorang yang kinerjanya tidak terlalu bagus. Emosi bisa membuat Anda menulis hal-hal yang nantinya akan Anda sesali.

Konsep email Anda di pengolah kata Anda daripada klien email Anda sehingga Anda tidak tergoda untuk mengirimkannya secara impulsif sebelum Anda memberikan tinjauan menyeluruh. Jika Anda bisa menahannya sebentar, tunggulah email itu selama sehari sebelum mengirimnya. Ketika Anda membaca ulang email Anda di hari yang baru, Anda akan sering menemukan hal-hal untuk direvisi, terutama dalam hal nada dan kejelasan.

Paling tidak, pastikan fitur unsend diaktifkan di klien email Anda. (Berikut cara melakukannya di Gmail.) Beberapa detik waktu yang akan dibeli setelah Anda menekan Kirim kadang-kadang akan menyelamatkan Anda dari kesalahan ketik yang mencolok. Saya pernah menerima email dengan subjek "Mainan belajar ini membuat anak saya girang dengan gembira!"

Saya cukup yakin bukan itu yang dimaksud pengirim.