4 Tips Ini Akan Menghemat Waktu Anda Saat Rapat

Muak dengan rapat yang tidak fokus dan tidak produktif? Rapat kantor rata-rata adalah alat penyiksaan zaman modern, berlarut-larut selamanya sementara semua orang berbicara dalam lingkaran dan rekan kerja Anda yang menyebalkan (ya, ada satu di setiap kerumunan) membajak rapat dengan ocehannya.

Tapi tidak harus seperti ini. Rapat yang dijalankan dengan baik akan berlangsung lama, membuat semua orang selaras dan berada di halaman yang sama, dan mengembangkan langkah selanjutnya yang jelas untuk apa yang ingin Anda capai bersama.

Jadi, jika Anda siap untuk berhenti membuang waktu dan mulai menggunakan rapat Anda secara maksimal, berikut adalah empat tip tentang cara menghemat waktu dalam rapat dan memaksimalkan produktivitas Anda:

1 Selalu Punya Agenda

Hemat waktu dalam rapat Anda dan dapatkan semua orang di halaman yang sama (secara harfiah) dengan membuat agenda rapat terlebih dahulu.

Pastikan agenda Anda dengan jelas menyatakan tujuan atau sasaran yang ingin Anda capai pada akhir rapat—apakah itu membuat keputusan penting, bertukar pikiran, atau mengatur rencana tindakan.

Kirim agenda terlebih dahulu sehingga peserta rapat Anda memiliki waktu untuk mengajukan pertanyaan, menyiapkan materi apa pun, dan mulai memikirkan solusi.

Selama rapat, gunakan agenda Anda sebagai peta jalan untuk menjaga percakapan tetap pada topik sehingga Anda dapat memanfaatkan waktu Anda secara produktif dan mencapai tujuan Anda.

2 Tunjuk Moderator

Akhiri pidato yang tidak berguna dan bertele-tele, debat yang tidak perlu, dan jejak kelinci yang mencuri momentum. Mintalah seorang peserta bertindak sebagai moderator yang bertanggung jawab untuk menjaga kelompok tetap pada tugas dengan agenda dan membatasi perilaku yang tidak produktif.

Seorang moderator yang baik akan dengan ramah namun tegas memotong omelan Jorge-dari-Pemasaran yang bertele-tele dan mendorong Latifa-dari-Desain untuk membagikan pemikirannya.Suara paling keras di ruangan belum tentu yang memiliki ide terbaik, jadi ini penting untuk memberi ruang bagi mereka yang pemalu dan tertutup di antara kita yang merasa kurang percaya diri untuk berbagi.

Memiliki moderator berguna untuk memandu grup dalam bertukar pikiran atau kembali ke jalur jika percakapan terhenti. Dan yang terbaik, seorang moderator tidak hanya akan menghemat waktu selama rapat tetapi juga dapat menggunakan kekuatan mereka untuk memastikan rapat berakhir tepat waktu!

3 Akhiri Rapat Tepat Waktu

Saat ini Anda mungkin berpikir ini tidak mungkin. "Oh ya," kata Anda, "pertemuan akan berakhir tepat waktu—ketika unicorn berjingkrak sekali lagi melalui hutan lebat!"

Milikilah keyakinan—itu mungkin.

Pertama, berpikir kritis tentang berapa lama pertemuan itu perlu. Standar pada banyak kalender penjadwalan adalah satu jam, tetapi Anda mungkin hanya membutuhkan tiga puluh atau empat puluh lima menit untuk menyelesaikan semuanya. Rapat yang lebih singkat dapat menciptakan rasa urgensi dan fokus yang mendorong efisiensi.

Ambil kesempatan untuk memulai rapat tepat waktu. Kirim pesan pengingat tiga puluh menit sebelum waktu pergi dan dorong orang untuk datang lima menit lebih awal sehingga mereka dapat minum kopi dan menetap.

Nyatakan dengan jelas waktu akhir rapat di undangan asli, pengingat, dan di awal rapat. Jelaskan bahwa rapat akan berakhir pada waktu yang ditentukan, dan percakapan dapat dilanjutkan setelahnya melalui Slack atau email jika diperlukan.

Siapkan jam hitung mundur sehingga semua orang dapat melihat berapa banyak waktu yang tersisa dan berhati-hatilah untuk menggunakannya secara efisien. (Ini juga dapat memperjelas jika seseorang membuang- buang waktu.)

Dalam agenda Anda, sisihkan lima sampai sepuluh menit terakhir untuk mendiskusikan langkah selanjutnya setiap orang setelah rapat. Pastikan Anda meninggalkan rapat dengan langkah-langkah tindakan. Kalau tidak, apa gunanya masuk ke kamar sejak awal? Moderator dapat secara proaktif menyelesaikan rapat dan memastikan setiap orang mengetahui item tindakan yang menjadi tanggung jawab mereka.

Dan jika pertemuan itu secara ajaib selesai lebih awal, jangan biarkan orang-orang menunggu, biarkan semua orang bersenang-senang!

4 Sertakan Hanya Orang Penting

Apakah Anda menyukai pertemuan yang ramai di mana setiap orang memiliki pendapat dan tidak ada yang bisa diputuskan? Tidak. Tidak ada yang melakukannya.

Ternyata cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas dan penggunaan waktu yang efisien adalah dengan menjaga rapat Anda tetap kecil. Undang hanya orang-orang yang memainkan peran penting dalam tujuan pertemuan dan memiliki alasan yang benar-benar penting untuk hadir di sana.

Anda mungkin tergoda untuk mengundang siapa saja yang memiliki hubungan samar-samar (“Tentu, akan lebih baik bagi Anda untuk berada di sana!”), tetapi jika mereka bukan pemain kunci atau pembuat keputusan, mereka mungkin tidak dapat berkontribusi banyak pada pertemuan. Bahkan, mereka bahkan mungkin menggagalkannya.

Jadi, jaga agar daftar tamu Anda tetap eksklusif. Semakin sedikit orang di ruangan itu, semakin banyak tanggung jawab yang dirasakan semua orang. Coba pertahankan antara lima dan sepuluh orang untuk pengambilan keputusan dan perencanaan, dan perluas jumlah itu untuk menyertakan suara tambahan jika Anda memerlukan sesi curah pendapat.