Bagaimana memulai email formal dengan contoh

Memulai email formal dalam bahasa Inggris bisa jadi rumit karena melibatkan beberapa aturan dan konvensi yang ketat. Kecuali Anda sudah familiar dengan mereka, memutuskan bagaimana memulai email formal dapat membingungkan – tetapi tidak perlu demikian.

Artikel terperinci ini akan menjelaskan cara menggunakan salam, salam, dan kalimat pembuka email formal yang benar. Pada akhir posting ini, Anda akan tahu bagaimana mulai menulis email formal dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.

Apa itu email resmi?

Email formal adalah email yang ditulis dalam format yang benar. Email formal mengikuti formula yang telah dicoba dan diuji yang akan dipahami semua pembaca.

Email yang ditulis dengan baik, profesional, dan sopan dapat memulai hubungan yang sukses dan produktif. Sebaliknya, email yang ditulis dengan buruk dapat merusak hubungan, membingungkan, dan bahkan membuat marah penerima dalam beberapa keadaan.

Setiap email resmi harus terdiri dari:

• Garis subjek
• Salam atau sapaan
• salinan tubuh
• Keluar

Email formal sopan, menggunakan istilah sopan untuk menyapa penerima. Mereka ditulis dalam format yang mudah dipahami yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dan mengapa.

Bahasa Inggris digunakan di seluruh dunia oleh bisnis, tetapi ada perbedaan budaya dalam cara kita berkomunikasi. Email formal mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau miskomunikasi.

Dalam kebanyakan kasus, email yang ditulis dengan buruk tidak akan merusak karir Anda, kata Jeff Su dalam Harvard Business Review. Sebaliknya, “menulis email profesional akan memengaruhi seberapa kompeten Anda di mata rekan kerja Anda.”

Dalam kehidupan pribadi Anda, ketika menghubungi sekolah, misalnya, Anda pasti ingin memastikan komunikasi Anda jelas, profesional, dan sopan. Dalam konteks ini, email formal sangat penting.

Kami telah mempelajari lebih dalam detail tentang apa yang membuat email formal bagus di panduan kami, jadi periksalah jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut.

Sekarang, mari kita lihat beberapa dasar tentang cara menyapa dalam email formal.

Cara formal untuk memulai email

Kami telah membahas cara memulai email profesional di posting sebelumnya, tetapi kali ini, kami akan mempelajari lebih dalam dua hal penting yang perlu Anda ketahui saat memulai email formal dalam bahasa Inggris:

1. Salam dan salam resmi
2. Baris pembuka email formal

Kami membahas kedua bagian secara rinci sebelum menerapkannya pada serangkaian contoh nanti.

Salam dan salam email resmi

Hal pertama yang perlu Anda ketahui tentang menyapa dalam email formal adalah menggunakan salam yang benar.

Ini bisa tampak membingungkan karena cara formal yang tepat untuk menyapa dalam email berubah, tergantung pada apakah Anda mengenal orang yang Anda kirimi surat atau tidak. Aturan pertama adalah: jika Anda mengetahui nama seseorang, sapa orang tersebut secara langsung menggunakan nama lengkapnya.

Di masa lalu, Anda akan menggunakan apa yang disebut kehormatan – seperti Tuan dan Nyonya – dengan nama keluarga. Namun, kita harus sadar akan risiko dari apa yang disebut Harvard sebagai "salah gender".

Kecuali jika kita mengetahui jenis kelamin seseorang dengan pasti (dan bahkan dalam kasus di mana kita merasa tahu, kita tidak boleh membuat asumsi), kita harus menghindari penggunaan istilah gender.

Sebaliknya, gunakan nama lengkap seseorang jika memungkinkan. Ini profesional dan penuh hormat.<

Ambil contoh mengirim email kepada seseorang bernama Robert Johnson.

Alih-alih mengatakan:

• Tuan Johnson yang terhormat

Kami akan mengatakan:

• Sayang Robert Johnson

Pertanyaan tentang salam mana yang cocok untuk email formal muncul secara teratur. Kami telah menyediakan beberapa contoh salam email formal di bawah ini yang menggambarkan cara menyapa dalam email formal. Namun, kami juga mendorong Anda untuk menggunakan penilaian Anda juga.

Sebelum mengirim email Anda, luangkan waktu untuk mencoba mengidentifikasi orang yang Anda tuju. Menggunakan nama lengkap seseorang dapat membangun koneksi yang lebih kuat daripada pendekatan formal, seperti Dear Sir/Madam.

Kami telah membahas banyak hal yang perlu Anda ketahui di sini, tetapi untuk wawasan lebih lanjut tentang cara memulai email profesional, baca blog terperinci kami.

Baris pembuka email formal

Aturan seputar cara menyapa penerima dalam email formal relatif mudah. Namun, ketika memulai isi email formal, Anda memiliki kebebasan yang lebih besar.

Baris pembuka email formal terbaik adalah langsung ke intinya. Dalam kebanyakan kasus, Anda meminta sesuatu (informasi, menghadiri acara, atau pembayaran); atau menanggapi secara formal suatu permintaan.

Jika Anda mengenal seseorang atau pernah berbicara dengannya di masa lalu, Anda dapat langsung membahas detail permintaan Anda.

Beberapa contoh kalimat pembuka email formal yang sesuai meliputi:

• Saya menulis untuk meminta beberapa informasi dari perusahaan Anda.
• Saya menghubungi Anda untuk mengundang Anda ke acara saya
• Saya menghargai minat Anda pada perusahaan kami. Saya melampirkan informasi yang diminta.

Misalkan Anda menulis kepada seseorang yang belum pernah berkomunikasi dengan Anda sebelumnya. Dalam hal ini, adalah sopan untuk menjelaskan siapa Anda dan mengapa Anda menghubungi mereka. Misalnya, sekadar menyatakan, “nama saya XX, dan saya menghubungi Anda dari YY” sudah cukup bagi pembaca. Ini dengan cepat memberi tahu mereka siapa Anda dan mengapa Anda mengirim pesan kepada mereka.

Inilah cara yang dapat berhasil dalam praktik:

• Saya direktur pemasaran di (nama perusahaan), dan saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bisnis Anda.
• Saya menghubungi Anda dari (nama perusahaan) dengan beberapa detail penawaran baru yang eksklusif
• Saya akan pergi (perusahaan) pada tanggal 25 September dan ingin mengundang Anda ke acara cuti yang diadakan di (masukkan detail).
  

Tentu saja, Anda tidak terikat oleh aturan ini. Namun, dengan mengikuti mereka, Anda tidak akan membingungkan atau mengecewakan pembaca Anda.

Bisakah Anda menggunakan "Saya harap Anda baik-baik saja dalam email formal"? Jika Anda mengenal orang tersebut, maka memulai email formal dengan cara ini tidaklah salah. Jika Anda tidak mengenal individu tersebut secara pribadi, kecil kemungkinannya untuk mencapai hasil yang Anda inginkan. Ini bisa tampak terlalu informal dan tidak pada tempatnya.

Saran kami adalah langsung ke pokok permasalahan dalam pembukaan email formal Anda. Kami menjelaskan lebih lanjut tentang menyusun kalimat pembuka email terbaik di posting blog terperinci ini.

6 contoh tentang cara memulai email formal

Jadi, kami telah memecah proses bagaimana memulai email formal menjadi dua langkah; sekarang, saatnya untuk mempraktikkannya. Di sini kami memberikan enam contoh cara memulai email formal. Setiap contoh disertai dengan penjelasan singkat tentang alasan kami.

Di bagian ini, kami menyertakan beberapa contoh spesifik tentang bagaimana memulai contoh formal. Kami mencakup:

• Cara memulai email formal tanpa nama
• Bagaimana memilih salam email formal untuk penerima yang tidak dikenal
• Cara memulai email formal ke banyak penerima
• Cara memulai email formal ke sekolah
• Cara memulai email bisnis formal
• Bagaimana memilih salam email formal untuk lamaran kerja

Template yang disertakan di sini digunakan untuk mengilustrasikan cara mendekati setiap tugas. Kami menyarankan Anda menggunakan ini sebagai dasar untuk mengembangkan pendekatan yang paling mewakili Anda dan bisnis Anda.

Cara memulai email formal tanpa nama

Kami telah menulis tentang betapa pentingnya untuk mencoba menemukan nama seseorang saat mengirim email kepada mereka, jadi kami selalu mendorong Anda untuk melakukannya jika Anda bisa. Namun, ada kalanya hal ini tidak mungkin karena alasan tertentu.

Beberapa panduan menulis masih akan mendorong Anda untuk menggunakan “Yang Terhormat”, dan meskipun sedikit kuno, masih boleh digunakan jika perlu.

Meskipun Anda bebas menggunakannya jika Anda mau, kami sarankan untuk mencari alternatif. Anda dapat melakukan lebih banyak penelitian untuk mengidentifikasi penerima. Jika tidak, berikut adalah beberapa opsi lain:

• Yang terhormat (Judul pekerjaan)
• Yang terhormat (Departemen atau tim)

Memulai email formal dalam bahasa Inggris, untungnya, cukup mudah. Berikut adalah contoh cara memulai email formal tanpa nama.

Bagaimana memilih salam email formal untuk penerima yang tidak dikenal

Jika Anda kesulitan mengidentifikasi salam email formal yang tepat untuk penerima yang tidak dikenal, Anda tidak sendirian. Mungkin sulit untuk menemukan pendekatan yang tepat tentang cara memulai email formal ke orang yang tidak dikenal.

Panduan menulis lainnya akan menyarankan Anda menggunakan "Kepada siapa yang berkepentingan," tapi kami pikir ini bukan hanya formal; itu sedikit terlalu rewel untuk selera kita. Kami juga merekomendasikan untuk membuka email formal dengan "Hai" atau "Hai". Itu langkah terlalu jauh ke arah lain.

Jadi, bagaimana Anda memilih salam email formal untuk penerima yang tidak dikenal? Berikut adalah metode yang dicoba dan diuji.

Cara memulai email formal ke banyak penerima

Jelas bahwa ada aturan yang berbeda ketika Anda mengirim email ke sekelompok orang. Ada lebih sedikit aturan saat memutuskan salam email formal untuk banyak penerima. Pertanyaan tentang bagaimana Anda memulai email formal ke banyak penerima tergantung pada siapa mereka. Kami menyarankan Anda untuk memilih istilah kolektif yang aman.

Jika mereka sesama karyawan, jalur ucapan email formal yang dapat diterima meliputi:

• Rekan-rekan yang terhormat
• Tim yang terhormat

Jika Anda mengirim email ke alamat email umum (seperti customerservice@), Anda dapat menggunakan:

• Tim Layanan Pelanggan yang terhormat

Jika Anda mengirim email bisnis, Anda cukup menggunakan nama perusahaan mereka.

• Yang terhormat (nama perusahaan)

Berikut adalah contoh yang sangat mudah tentang cara memulai email formal ke grup.

Cara memulai email formal ke sekolah

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara memulai email ke guru atau profesor universitas, berikut caranya. Yang penting adalah memastikan bahwa Anda menggunakan kehormatan yang benar; dalam hal ini, kami mengirim email kepada profesor.

Lihat contoh ini untuk melihat bagaimana kami mendekati tugas.

Cara memulai email bisnis formal

Di dunia bisnis, sangat penting untuk memastikan email Anda diformat dengan benar dan formal dengan hormat. Pertanyaan tentang bagaimana Anda memulai surat bisnis formal sering ditanyakan oleh mereka yang khawatir tentang bagaimana mereka akan dianggap.

Contoh template kami di bawah ini memberikan contoh yang dapat Anda sesuaikan dengan keadaan Anda. Anda dapat menemukan informasi lebih rinci tentang cara menyusun pertanyaan bisnis di panduan mendalam kami.

Bagaimana memilih salam email formal untuk lamaran kerja

Saat mengirim surat lamaran untuk suatu pekerjaan, Anda biasanya menggunakan “Yang Terhormat Bapak/Ibu.” Namun, seperti yang telah kami tetapkan, ini mungkin tidak tepat lagi.

Pertama, Anda harus mencoba mencari tahu siapa manajer perekrutan dan menggunakan nama lengkap mereka. Jika Anda tidak dapat menemukan nama mereka, maka semua alternatif berikut dapat diterima:

• Manajer perekrutan yang terhormat
• Perekrut yang terhormat
• Yang terhormat (nama perusahaan)

Berikut adalah contoh memulai email formal ke perekrut.

Memulai email formal dapat menjadi tantangan bagi siapa saja, tetapi kami harap kami telah menyederhanakan prosesnya. Poin pembelajaran utama adalah memahami cara menggunakan salam dan salam email formal dan bagaimana membuat kalimat pembuka email formal yang kuat. Kami harap kami telah membantu Anda tentang cara mulai menulis email formal. Pastikan untuk memeriksa blog kami dengan artikel lebih lanjut tentang cara menulis email formal.