Cara memulai email profesional – Salam terbaik untuk setiap situasi & salam yang harus dihindari

Ingin tahu bagaimana cara memulai email? Jangan khawatir Anda tidak sendirian. Sangat mudah untuk terlalu memikirkan salam profesional email Anda, terutama ketika Anda tidak terlalu akrab dengan orang di ujung sana. Bahkan sebelum Anda membahas alasan penjangkauan Anda, Anda sudah membuang-buang waktu untuk terganggu dengan apakah akan mengatakan "Hai Tom", "Halo Tuan Smith", atau "Tuan yang Terhormat".

Pada saat Anda membuat keputusan, Anda kehilangan kepercayaan diri dalam menulis pesan itu sendiri dan secara keseluruhan itu benar-benar memperlambat Anda. Menemukan salam yang sempurna itu benar-benar dapat menghilangkannya dari Anda!

Yang mengatakan, bahkan lebih mengejutkan betapa banyak orang tidak cukup memikirkan salam email mereka. Bagaimana Anda memulai email menentukan nada untuk semua yang mengikuti dan memengaruhi kesan pertama seseorang yang sangat penting tentang Anda sebagai seorang profesional.

Itulah sebabnya kami telah menguraikan setiap langkah, skenario, dan keadaan yang perlu Anda pikirkan saat memulai semua jenis email profesional. Berikut adalah cara terbaik untuk memulai percakapan profesional dan beberapa hal terpenting yang harus dihindari saat melakukannya.

Untuk membuat ini sangat membantu, kami akan mencantumkan contoh cara yang baik untuk memulai email profesional plus menunjukkan apa yang tidak boleh dilakukan saat menyapa seseorang secara profesional.

Mengapa penting untuk memahami salam email profesional?

Secara teori, memulai email harus menjadi bagian termudah dari pertukaran! "Halo" adalah salah satu hal pertama yang kita pelajari dalam bahasa ibu kita. Namun, seringkali, ketika menyapa seseorang dalam konteks profesional, kita *benar-benar* salah. Kami menyapa semua orang dan segalanya - pengemudi bus, orang-orang di lift, anjing lucu - jadi apa yang hilang begitu kami duduk di belakang layar komputer?

Jawabannya adalah memahami konteks tempat kerja. Ini adalah kunci untuk menavigasi dengan benar salam apa yang digunakan kapan, di mana, dan dengan siapa - tidak ada yang ingin mengatur nada yang salah bahkan sebelum Anda sampai ke pesan utama. Tentu, Anda ingin membuat kesan pertama yang baik. Melakukan kesalahan ini dapat membuat Anda kehilangan orang yang menghormati, membalas, atau bahkan membaca email Anda. Misalnya, ketika tim HR meninjau segunung lamaran pekerjaan, kalimat pertama itu bisa sangat merusak peluang Anda untuk wawancara jika Anda tidak tampak cukup mampu untuk mengatakan "halo".

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika menyapa seseorang secara profesional. Lalai

Nada apa yang perlu Anda atur?

Komunikasi tatap muka memungkinkan kita untuk mengamati isyarat audio, visual dan fisik yang tidak dapat dilakukan oleh komunikasi tertulis. Pikirkan tentang lingkungan dan sentimen seolah-olah Anda mengirimkan informasi email Anda secara langsung, lalu hapus isyarat ini. Nada email Anda adalah bagaimana karakter bisnis Anda muncul dengan kata-kata Anda, menggambarkan perspektif emosional Anda tanpa petunjuk berguna lainnya. Lalai

Bagaimana Anda ingin dianggap? Lalai

Seperti disebutkan, hidup umumnya lebih mudah ketika kita membuat kesan pertama yang baik. Jadi, dengan memulai korespondensi Anda dengan tepat, Anda menunjukkan kemudahan, keahlian, dan kompetensi profesional Anda hanya dalam beberapa kata. Kedengarannya bagus, bukan?

Sebuah studi dari jurnal Social Psychological and Personality Science memberikan perbandingan dengan komunikasi tatap muka "Kesan pertama sangat dipengaruhi oleh ekspresi emosional seperti senyuman. Dalam kontak tatap muka, individu yang tersenyum dianggap lebih hangat dan lebih kompeten. daripada individu yang tidak tersenyum.

Ingatlah hal ini saat Anda terjun ke dunia komunikasi di tempat kerja, dan itu akan membuat Anda tetap lurus dan sempit saat memilih salam email yang sempurna. Lalai

Apakah orang ini akan terus membaca email Anda?

Ada banyak penelitian tentang kemungkinan umum email dibalas dalam korespondensi sehari-hari. Seringkali hal-hal sederhana yang membuat jarak, seperti sopan santun - "Email di sisi yang lebih sopan mendapatkan tingkat respons yang lebih tinggi", kata perancang produk Boomerang, Mai-Chi Vu.

Di masa di mana manusia memiliki rentang perhatian yang lebih pendek daripada sebelumnya, tingkat kesopanan benar-benar meningkat. Pertimbangan dasar seperti mengeja nama seseorang dengan benar, mencerminkan sapaan yang mereka gunakan, mengakui nada interaksi dalam balasan Anda sangat membantu dalam memastikan Anda tidak menyinggung atau mengasingkan penerima.

Dengan memikirkan bagaimana Anda memulai korespondensi Anda, Anda menghindari memulai dengan langkah yang salah - menghemat waktu dan potensi kecanggungan karena diabaikan. Lalai

Jadi Anda bertanya, bagaimana cara memulai email? Mari kita lihat beberapa skenario dan contoh yang perlu Anda ketahui.

Salam email formal untuk email profesional

Pertama, kita dapat membagi ranah komunikasi profesional ke dalam spektrum "apa yang lebih formal dan apa yang lebih ramah". Seperti yang disoroti dalam cara mengakhiri email secara profesional, sebagian besar email bisnis berada di jalan tengah yang sulit dipahami antara formal dan kasual. Oleh karena itu, penting untuk berhenti sejenak dan meninjau apa yang telah Anda tulis sebelum menekan 'Kirim'. Berikut adalah pilihan utama kami.

1. Halo <Nama>

Sesederhana itu. Jika ragu, tetaplah langsung dan ramah, dan Anda benar-benar tidak dapat melakukan kesalahan.

2. Hai <Nama>

Yap, sekali lagi, jangan terlalu memikirkan hal ini. Survei menunjukkan bahwa sederhana dan sopan tanpa berlebihan selalu menjadi pemenang.

3. Sayang <Nama>

Ini bisa terasa sedikit tidak wajar. Namun, pasti masih ada skenario di mana sapaan profesional ini paling tepat. Apalagi ketika berbicara dengan lembaga yang lebih kuno atau perwakilan tradisional seperti pejabat pemerintah. Ini juga bisa menjadi sentuhan yang bagus saat melamar pekerjaan jika Anda tahu nama orang tersebut. Sebagai aturan praktis, saat menghubungi seseorang untuk pertama kalinya gunakan Dear Ms./Mrs./Mr. <Nama belakang> – jika Anda menggunakan nama depan, silakan gunakan itu.

Cara ramah untuk memulai email profesional

Ada banyak kasus di mana konteks email Anda tidak begitu formal atau di mana sentuhan ramah sesuai. Mungkin itu surat internal ke kolega atau dengan klien jangka panjang. Anda berdua dapat sedikit bersantai dan juga menjaga hal-hal tetap bagus dan kompeten. Ini keseimbangan yang bagus kadang-kadang. Sementara banyak tempat kerja cenderung lebih santai akhir-akhir ini, pertahankan prinsip dasar Anda yang sopan, ramah, dan profesional.

1. Hai <Nama>

Anda mendengar kami ketika kami mengatakan opsi ini selalu menjadi pemenang, bukan? Besar. Setelah Anda bersahabat dengan penerima, Anda tidak perlu terlalu memikirkan sapaan - Anda bisa langsung ke inti email sambil mempertahankan sikap ramah dan profesional.

2. Halo

Bila Anda tidak tahu nama penerima atau ejaannya, ini adalah cara teraman untuk mengirim email profesional tanpa terdengar terlalu formal atau tidak langsung.

3. Selamat pagi/siang/sore

Ini dapat menambahkan sentuhan ramah, santai, namun tetap sopan pada salam email Anda. Ini pasti untuk penggunaan sesekali daripada penggunaan yang konsisten. Tak perlu dikatakan, jika zona waktu yang berbeda sedang dimainkan, Anda harus menggunakan salam ini dengan bijak.

4. Hei <Nama>

Hati-hati dengan yang satu ini. Ada kasus yang harus dibuat untuk dan melawan "Hei" tetapi umpan balik menunjukkan ini benar-benar hanya boleh digunakan jika Anda memiliki hubungan baik dengan, misalnya, teman atau rekan kerja dekat.

Saat membalas seseorang, Anda dapat mencerminkan nada penerima Anda dan memilih untuk membuka email Anda dengan salam serupa atau alternatif yang sesuai dengan tingkat formalitas dan keakraban – beberapa prinsip berlaku juga untuk memilih sign-off email yang tepat.

Salam email yang harus dihindari di tempat kerja

1. Kepada siapa yang berkepentingan

Banyak sumber mengatakan jangan gunakan yang ini. Dalam survei terhadap hampir 2.000 orang, 37% responden menganggap salam ini sebagai cara *terburuk* untuk memulai email profesional. Itu digambarkan sebagai menjengkelkan, tidak jelas, tidak pantas, tanggal, dan daftarnya terus berlanjut. Itu, tangan ke bawah, memiliki tempat # 1 tentang bagaimana tidak memulai email. Yakin? Kita.

2. Hei

Biasanya yang terbaik adalah menghindari ini jika Anda tidak yakin bagaimana, di mana, dan kapan menggunakan "Hei". Seperti disebutkan di atas, ada waktu dan tempat untuk itu, tetapi itu tidak sebanding dengan risiko untuk dianggap terlalu informal.

3. Salam

Praktik terbaik menunjukkan bahwa ini sudah ketinggalan zaman. Sekarang ada cara yang lebih tepat untuk menyapa sekelompok penerima yang tidak dikenal, seperti "Hai di sana" atau "Hai semua" yang difavoritkan. Ini bukan kecerobohan terbesar, tetapi cobalah dan tetap berpegang pada pemenang yang divalidasi.

4. Selamat <hari>!

Ini membagi massa sedikit. Secara keseluruhan mengetahui audiens Anda adalah kuncinya di sini. Sementara banyak laporan mengatakan bahwa ini terkesan tidak dewasa dan tidak profesional, mungkin secara internal, budaya perusahaan Anda menganut gaya sapaan ini.

5. Tidak ada salam

Sebuah tidak-tidak besar. Anda mungkin menerima email tanpa salam, tetapi sebagian besar ini membuat orang salah paham, jadi ini adalah salah satu perilaku yang tidak perlu dicerminkan.

6. Smiley atau emoji

Ini rumit bagi banyak orang karena smiley dan emoji banyak digunakan di lebih banyak saluran komunikasi visual untuk mengekspresikan di luar kata-kata tertulis. Sayangnya, ini masih belum secara universal dianggap cukup profesional untuk digunakan di tempat kerja, jadi sebaiknya tinggalkan ini dari email Anda dalam semua konteks... :(

7. Nama yang salah eja

Ini sangat dihindari jadi perhatikan saat menulis salam Anda. Periksa ulang ini sebelum Anda menekan kirim, dan Anda akan bebas. Jika Anda benar-benar tidak yakin dengan ejaannya, sedikit salin dan tempel dari tanda tangan atau alamat email mereka akan benar-benar menenangkan pikiran Anda.

Cara mendekati skenario yang berbeda dengan mudah

Salam email profesional adalah ruang yang mencakup berbagai konteks dan skenario. Berikut adalah beberapa contoh situasi untuk memastikan Anda merasa benar-benar percaya diri dalam semua komunikasi email Anda.

Tentukan siapa yang Anda kirimi email

Apakah Anda mengenal orang ini? Apakah ini pertama kalinya Anda berkorespondensi? Apakah mereka eksternal atau internal perusahaan Anda? Pikirkan semua ini saat Anda memilih salam email yang sempurna. Kemudian Anda dapat memutuskan apakah itu lebih merupakan interaksi profesional formal atau ramah.

Posting blog kami tentang menulis email dingin adalah panduan langkah demi langkah yang bagus untuk penjangkauan semacam ini.

Apakah ini tindak lanjut?

Apakah Anda mencoba untuk meminta balasan atau mengejar jawaban pada sesuatu yang penting? Lihat kiat kami tentang email tindak lanjut penjualan yang membantu menemukan cara sempurna untuk mendorong respons yang sangat dibutuhkan itu sekaligus tetap menyenangkan, sopan, dan profesional. Jika Anda tidak terbiasa menindaklanjuti email Anda, kami juga telah membuat panduan lengkap tentang cara menulis email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan.

Perkenalan

Yang ini menjadi lebih mudah dengan latihan tetapi pasti sulit untuk membuat Anda merasa percaya diri. Temukan gaya halus yang terasa alami bagi Anda sambil mencentang semua kotak yang telah kami uraikan di sini. Menemukan waktu untuk membaca bagian ini tentang Cara memperkenalkan dua orang melalui email seharusnya tidak perlu dipikirkan lagi.

Salam grup

Kabar baik! Semua panduan di atas dapat diterapkan saat Anda menangani banyak penerima. Prinsipnya sama, hanya saja tidak mencantumkan nama individu. Bekerja dengan "Hai semua", "Halo semua", atau "Hai semuanya", dan seterusnya.

Jika itu adalah situasi di mana ada 2-3 orang di utas, Anda pasti dapat mengatasinya dengan nama dengan "Hai Nama 1, Nama 2, Nama 3," tetapi kami biasanya tidak menyarankan untuk melanjutkan ini di atas 3 orang.

Kesimpulan

Dalam laporan tahun 2020, 73% orang mengatakan bahwa email adalah metode komunikasi pilihan mereka di tempat kerja. Seiring berkembangnya manusia dalam berinteraksi dan berkomunikasi, tidak diragukan lagi masih ada banyak rasa hormat yang harus diberikan kepada dunia surat elektronik! Apa yang hebat adalah Anda telah mengambil langkah pertama menuju ini dengan membaca salam email profesional di posting blog ini.

Mari kita ingatkan diri kita tentang takeaways kunci.

1. Jangan meremehkan pentingnya kesan pertama.

Memaku ini membuat segala sesuatu yang datang berikutnya lebih mudah.

2. Jika ragu, condongkan ke ujung spektrum formal.

Kesopanan telah terbukti klasik karena suatu alasan. Selama Anda tidak masuk ke wilayah kemegahan, ini adalah ukuran yang aman untuk email profesional Anda.

3. Baca ruangan

Ikuti apa yang telah Anda pelajari di posting blog ini, dan pastikan Anda mengenal audiens Anda. Komunikasi penerima Anda selalu merupakan indikator yang berguna, jadi jangan malu untuk meniru nada suara mereka.

Dan di sana Anda memilikinya! Sekarang Anda harus merasa benar-benar percaya diri untuk memulai email profesional dan menaklukkan semua korespondensi di tempat kerja Anda. Untuk melanjutkan peningkatan keterampilan ini, mengapa tidak mempelajari cara mengakhiri email secara profesional?