6 Cara Memulai Email, dan 6 Cara Menghindarinya

Kotak masuk dibanjiri email masuk dan keluar sepanjang hari. Menurut Campaign Monitor, platform pemasaran email, rata-rata orang mengirim dan menerima 121 email bisnis dan konsumen per hari . Namun, tidak semua pesan tersebut dibaca, atau dibaca dari awal hingga akhir.

Untuk menarik perhatian penerima Anda , Anda harus membuat salam pembuka dan kalimat pembuka yang terarah. Berikut selengkapnya tentang cara memulai email secara profesional dan efektif.

Mengapa perkenalan email yang menarik itu penting

Pengenalan email yang kuat mendorong pembaca Anda untuk terus memindai isi pesan Anda. Email terbaik memiliki ucapan salam dan kalimat pembuka yang menarik yang mengamankan minat dan penerimaan penerima. Idealnya, pengantar yang menawan pada akhirnya mengarahkan pembaca untuk mengambil tindakan.

Kalimat pembuka email yang bijaksana berguna saat meminta penerima untuk:

• Klik tautan
• Menanggapi pertanyaan
• Berpartisipasi dalam survei
• Memberikan kejelasan tambahan
• Tinjau dokumen atau informasi lainnya
• Berikan dukungan terkait bisnis
• harap dijawab

Pembuka yang menarik menentukan nada pesan. Itu juga dapat menarik penerima untuk menghabiskan lebih banyak waktu mereka dengan pesan dan membantu email Anda menghindari "tempat sampah" yang ditakuti.

6 cara ampuh untuk memulai email

Di bawah ini adalah daftar salam email dan kalimat pembuka yang membuat penerima, dan waktu mereka, selalu diingat.

Salam yang sesuai

1 Sayang [Nama]

Salam email ini adalah salam yang tepat untuk korespondensi email formal. Ini biasanya digunakan dalam surat pengantar, surat bisnis resmi, dan komunikasi lainnya saat Anda ingin menyampaikan rasa hormat kepada penerima.

Meskipun gelar kehormatan seperti "Tuan." dan “Nyonya.” sekali diterima, mereka berisiko salah gender atau salah mengasumsikan status perkawinan pembaca. Sebagai gantinya, gunakan "Dear Sam" atau "Dear Sam Barney."

2 Hai atau Halo

Sejauh salam email pergi, "Hai" informal diikuti dengan koma sangat dapat diterima di sebagian besar pesan yang berhubungan dengan pekerjaan. Jika nada yang sedikit lebih formal lebih disukai, pertimbangkan salam “Halo.”

Meskipun ini dianggap sebagai sapaan informal, itu juga menyampaikan nada yang lugas dan ramah.

3 Hai semuanya, Hai tim, atau Hai tim [nama departemen]

Saat menulis pesan email ke dua orang atau lebih, Anda memiliki beberapa opsi. “Hai semuanya,” “Hai tim,” atau “Hai tim [nama departemen]” adalah cara informal namun profesional untuk menyapa sekelompok orang.

Mereka juga menghindari alamat khusus gender ke grup, seperti “Hai teman-teman”, “Hai nona”, atau “Tuan-tuan”, yang mungkin tidak menggambarkan penerima secara akurat.

Kalimat pembuka email yang menarik

4 Saya harap minggu Anda berjalan dengan baik atau saya harap Anda memiliki akhir pekan yang menyenangkan

Ini adalah kalimat pembuka email yang efektif karena mereka mengakui pembaca Anda terlebih dahulu dan membantu membangun hubungan baik dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal atau dengan siapa Anda ingin mengembangkan hubungan kerja yang bersahabat.

5 Saya menjangkau tentang . . .

Memulai email dengan “Saya menghubungi tentang . . . ” sopan dan langsung serta menjelaskan tujuan email. Dengan ratusan korespondensi email yang dikirimkan dalam satu hari kerja, pendekatan ini menunjukkan bahwa Anda berhati-hati dengan waktu penerima dengan langsung ke intinya.

Menyatakan maksud Anda juga menghindari miskomunikasi atau kebingungan tentang apa yang Anda butuhkan dari pembaca.

6 Terima kasih untuk . . .

Mengungkapkan rasa terima kasih adalah cara lain untuk mengutamakan pembaca. Jika email yang Anda tulis adalah sebagai tanggapan atas email atau tindakan penerima, mengakui bahwa pada awalnya membangun persahabatan di tempat kerja.

6 cara untuk tidak memulai email

Salam pembuka dan kalimat pembuka di bawah membawa nada kaku dan, dalam beberapa kasus, menyarankan pendekatan yang ceroboh. Jika tujuan Anda adalah untuk tampil tulus dan bijaksana, maka sebaiknya hindari frasa ini.

Salam yang harus dihindari

1 Kepada siapa yang berkepentingan

Meskipun "Kepada siapa yang berkepentingan" tampak seperti salam profesional, itu impersonal dan terlalu sering digunakan. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak peduli untuk mengkonfirmasi siapa penerima Anda atau apakah pesan Anda berkaitan dengan mereka.

Ini juga berlaku untuk salam email, “Dear Sir or Madam.” Dalam hal ini, salam gender-biner sudah ketinggalan zaman dan dapat dianggap tidak inklusif.

2 Hai [Nama Salah Eja]

Saat menggunakan nama penerima dalam salam email, konfirmasikan bahwa Anda telah menggunakan ejaan yang benar. Kesalahan ketik terjadi, tetapi salah mengeja nama seseorang mengirimkan tanda bahaya bahwa Anda tidak menulis pesan dengan hati-hati atau memperhatikan detail.

3 Yang Terhormat [MASUKKAN NAMA DI SINI]

Salah mengeja nama penerima dalam salam email harus dihindari, seperti halnya kesalahan salam lainnya: sama sekali lupa memasukkan nama mereka ke dalam templat yang telah ditulis sebelumnya.

Menggunakan template email tanpa personalisasi apa pun dengan harapan memikat pembaca Anda kemungkinan besar tidak akan efektif. Jika Anda harus menggunakan pesan berpola untuk efisiensi, selalu periksa kembali apakah Anda telah mengubah tempat penampung dalam salam dengan nama penerima yang dieja dengan benar.

Kalimat pembuka yang harus dihindari

4 Bisakah Anda membantu saya?

Saat Anda tidak mengenal penerima dan mengirim email kepada mereka untuk pertama kalinya, kalimat pembuka seperti “Bisakah Anda membantu saya?” dapat merasa tiba-tiba dan memiliki nada mementingkan diri sendiri.

Sebagai gantinya, pertimbangkan kalimat pembuka email yang menjelaskan secara singkat masalah yang ingin Anda selesaikan dengan bantuan mereka, seperti “Saya menghubungi tentang . . . ”

5 Aku tahu kamu sibuk, tapi . . .

Pengantar email ini, paling-paling, mengasumsikan waktu pembaca sangat berharga. Paling buruk, ini menunjukkan bahwa Anda menyadari fakta itu, tetapi Anda tetap layak mendapatkan perhatian mereka.

Terlepas dari hubungan Anda dengan pembaca, hindari kalimat pengantar ini dan jelaskan secara singkat mengapa Anda mengirim pesan kepada mereka.

6 Biarkan saya memperkenalkan diri

Pembuka email ini biasanya digunakan saat mengirim email ke penerima untuk pertama kalinya. Memulai email dengan "Biarkan saya memperkenalkan diri" seperti menceritakan perkenalan Anda sendiri. Apakah Anda akan mengatakan ini dengan lantang kepada seseorang? Kedengarannya deklaratif, tetapi pada akhirnya membuang-buang waktu. Sebaliknya, potong untuk mengejar.

Kiat tambahan untuk pengenalan email yang menarik

• Kenali audiens Anda. Salam email dan kalimat pembuka untuk pesan Anda harus mencerminkan hubungan yang Anda miliki dengan audiens. Pertimbangkan apakah Anda menulis untuk klien, pimpinan C-suite, kenalan profesional, atau kolega dekat.
• Buat tujuan Anda jelas. Ketika tujuan email Anda tidak jelas, itu bisa membuat pembaca bingung atau frustrasi. Untuk menghindari melewatkan faktor penting ini, coba masukkan tujuan email Anda ke dalam kalimat pembuka.
• Gunakan alat online. Menekan nada yang tepat untuk audiens Anda dan tindakan yang pada akhirnya Anda ingin mereka lakukan bisa jadi menantang. Detektor nada Grammarly dapat membantu Anda menemukan area yang tidak mencapai nada yang diinginkan.