Cara menulis email bisnis dengan 10 contoh email bisnis
Diterbitkan: 2022-03-22Ingin tahu bagaimana cara menulis email bisnis? Nah, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Di akhir blog ini, Anda akan mengetahui cara mengirim email bisnis dalam situasi apa pun dan telah meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda secara keseluruhan.
Contoh email bisnis kami akan menunjukkan kepada Anda cara memulai dan mengakhiri email bisnis, menyampaikan pesan Anda dalam format email bisnis, dan mendapatkan apa yang pada akhirnya Anda inginkan: tanggapan terhadap email Anda. Berbagai contoh penulisan email bisnis yang kami bahas akan mengajarkan Anda kalimat email bisnis dan tip komunikasi bisnis lainnya akan membantu Anda menangani situasi apa pun sesuai dengan etiket email. Berbagai contoh email bisnis yang kami uraikan akan mengilustrasikan cara memperkenalkan bisnis Anda dalam email, cara meminta maaf, cara mengucapkan terima kasih, cara mengatakan "Maaf", dan cara mengatakan tidak dengan sopan dalam bisnis. email, serta cara menulis email bisnis dengan lampiran.
Terakhir, kami akan memperkenalkan Anda pada template email bisnis Flowrite yang akan membantu Anda meningkatkan email dan pesan bisnis Anda. Siap untuk mulai?
Apa itu email bisnis?
Email bisnis adalah alat komunikasi penting dengan karyawan dan organisasi eksternal, termasuk pelanggan, pelanggan, dan pemangku kepentingan. Selain berbagi informasi dan pembaruan, email bisnis dapat digunakan untuk memasarkan produk, mengelola keluhan, mendukung pelanggan, dan melibatkan pemasok. Sederhananya, email bisnis adalah sumber kehidupan setiap perusahaan modern. Email bisnis biasanya pendek, sopan, dan ditulis dengan tujuan yang jelas. Namun, email bisnis tidak perlu membosankan. Jika ditulis dengan benar, email bisnis yang efektif dapat menginformasikan, melibatkan, dan menginspirasi pembaca mana pun.
Cara menulis email bisnis
Menghubungkan email bisnis yang hebat melibatkan sedikit proses dan sedikit psikologi. Pertama, Anda harus memahami cara memformat email bisnis, termasuk baris subjek yang bagus, sapaan yang sesuai, body copy, dan akhir. Tetapi lebih dari itu, Anda harus lebih dari sekadar memberikan informasi dan memberikan sedikit inspirasi juga.
Setiap email adalah gangguan, kata para peneliti. Anda meminta seseorang untuk membaca email Anda, jadi email itu pasti memiliki nilai. Email Anda harus memiliki tujuan dan menyatakannya dengan jelas dan cepat. Jangan buang waktu atau kata-kata untuk mencapai maksud Anda, jelaskan mengapa Anda mengirim pesan dan apa yang Anda inginkan, kata Jeff Su dalam Harvard Business Review.
Kita semua menerima ratusan email setiap hari, jadi Anda harus bekerja keras untuk menghindari apa yang oleh para akademisi digambarkan sebagai "realisasi gerakan interpersonal yang standar, samar, dan impersonal". Terjemahan kami: mempersonalisasi email Anda dan membuatnya tetap menarik, atau berisiko kehilangan perhatian pembaca.
Format email bisnis
Dasar-dasar cara menulis format email bisnis harus familier bagi siapa saja yang online. Format email bisnis formal yang khas memiliki lima bagian inti, termasuk:
- Garis subjek
- Salam resmi
- salinan tubuh
- Frasa penutup
- Tanda tangan
Memahami format penulisan email bisnis memungkinkan Anda membuat sketsa, menyusun dengan cepat, dan menulis email bisnis dari awal dalam hitungan menit.
Kami telah membahas bagian inti dari salam dan akhir email profesional di posting lain, jadi kami akan singkat di sini. Sebagai gantinya, kami akan mempelajari lebih detail dalam konten, termasuk memberikan 10 contoh email bisnis yang meminta perhatian dan menuntut tindakan.
Salam email bisnis
Tidak ada keajaiban dalam cara memulai email bisnis; Anda menggunakan salam email formal dan kalimat pembuka email yang sesuai. Inti pesan Anda bergantung pada siapa yang Anda hubungi, apa yang Anda inginkan, dan mengapa, tetapi dasar-dasar cara memulai email bisnis yang baik cukup standar.
Banyak orang ingin tahu cara memulai percakapan email bisnis dengan seseorang yang belum pernah mereka temui. Jika Anda mengetahui nama orang tersebut, mulailah dengan sopan:
- Sayang (nama orang)
Gunakan nama lengkap mereka, dan hindari gelar (seperti Tuan atau Nyonya), karena ini sudah ketinggalan zaman dan dapat menyebabkan pelanggaran.
Misalkan Anda merasa sulit untuk memutuskan bagaimana menangani seseorang dalam email bisnis. Dalam hal ini, kami menyarankan untuk bersikap formal daripada informal. Jadi, meskipun Anda boleh menggunakan pembukaan apa pun yang Anda pilih dalam email pribadi, jika Anda bertanya-tanya apakah Anda dapat menggunakan 'Hai' dalam surat bisnis atau email, kami sarankan untuk tidak menggunakannya.
Kecuali Anda mengenal orangnya, sapaan yang terlalu informal seperti 'Hei bisa dianggap informal dan tidak profesional, yang bisa memulai hubungan Anda dengan nada yang salah.
Cara memulai email bisnis
Kalimat pembuka harus menjelaskan siapa Anda, dari mana Anda berasal, dan apa yang Anda inginkan. Tentu saja, ini bisa menjadi tantangan untuk menyesuaikan semua ini, tetapi inilah contoh cara memulai email bisnis.
Keputusan tentang bagaimana Anda memulai email bisnis sepenuhnya bergantung pada apa yang ingin Anda katakan. Namun, pendekatan di atas adalah klasik yang dicoba dan diuji.
Untuk lebih banyak contoh tentang cara memulai email, lihat contoh email bisnis kami di artikel ini.
Cara mengakhiri email bisnis
Seperti yang telah kami jelaskan, setiap email bisnis harus memiliki maksud dan tujuan, jadi jelaskan apa yang Anda inginkan dari pembaca. Jadi mari kita gunakan contoh di atas untuk mengilustrasikan bagaimana hal ini dapat bekerja dalam konteks formal.
Jika sudah ada hubungan antara kedua peserta, maka tidak apa-apa untuk menjadi kurang formal. Jadi, inilah cara kerjanya.
Seperti yang Anda lihat, contoh ini mempertahankan profesionalisme tanpa terlalu kaku. Misalnya memilih baris penutup email yang tepat dapat membuat perbedaan yang signifikan dalam nada email.
Cara menyelesaikan email bisnis
Cara formal untuk mengakhiri email bisnis adalah dengan menggunakan salah satu dari dua opsi. Inilah mereka dan kapan Anda akan menggunakannya.
- Hormat kami – ini adalah tanda resmi jika Anda mengirimkan email kepada seseorang dan Anda tahu namanya
- Hormat kami – tanda terima email bisnis formal jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda kirimi email
Ada penutupan email bisnis lain yang kurang formal tetapi semakin populer meliputi:
- Salam Hormat
- salam Hormat
- Terbaik
- Terima kasih
- Saya berharap untuk mendengar dari
Saat memutuskan cara menandatangani email bisnis, pikirkan seberapa baik Anda mengenal pembaca dan seberapa formal yang Anda inginkan. Jika Anda pernah mengirim email kepada seseorang sebelumnya dan memiliki hubungan, jangan ragu untuk tidak terlalu formal. Di sisi lain, tetap berpegang pada tanda tangan email yang telah dicoba dan diuji jika ini adalah pesan pertama yang Anda kirim.
Contoh penulisan email bisnis
Berikut adalah beberapa frasa umum yang dapat membantu Anda menulis email bisnis yang lebih baik dan beberapa saran untuk menggunakannya.
Pelajari cara:
- Perkenalkan diri Anda melalui email
- Katakan maaf
- Katakan terima kasih
- Dengan sopan katakan tidak
- Katakanlah kamu sedang sibuk
- Jelaskan lampiran yang Anda sertakan
Bagaimana cara memperkenalkan bisnis Anda melalui email
Saat memperkenalkan diri Anda melalui email, sertakan nama, jabatan, dan perusahaan Anda. Jangan mencoba menjadi pintar atau lucu; tetap dengan informasi dasar yang mungkin ingin diketahui oleh setiap pembaca.
- Nama saya Lawrence Jones, dan saya direktur pemasaran di (masukkan nama perusahaan)
Bagaimana cara meminta maaf dalam email bisnis
Mengatakan maaf dalam email bisnis bisa jadi menantang, tetapi sebaiknya dilakukan dengan cepat dan bersih, seperti merobek plester. Jadi, jangan bertele-tele atau mengacaukan pesan; katakan saja maaf.
- Saya ingin meminta maaf atas pengalaman Anda baru-baru ini dengan perusahaan kami.
Bagaimana Anda mengucapkan terima kasih dalam email bisnis?
Saat mengucapkan terima kasih dalam email, buatlah hal-hal yang singkat tetapi spesifik. Jangan hanya mengucapkan terima kasih; jelaskan untuk apa Anda berterima kasih kepada orang tersebut dan dampak yang mereka rasakan. Jika Anda mengucapkan terima kasih atas sesuatu yang telah mereka lakukan,
- Saya ingin mengucapkan terima kasih atas pekerjaan luar biasa Anda pada proyek baru-baru ini. Pekerjaan Anda telah membantu kami menghemat banyak waktu dan uang.
Bagaimana mengatakan tidak dengan sopan dalam email bisnis
Mempelajari cara mengatakan tidak dengan sopan adalah keterampilan komunikasi bisnis inti yang dapat menjadi tantangan. Kami dikondisikan untuk tidak ingin mengecewakan orang, tetapi ingat ini bukan tentang Anda secara pribadi, tetapi tentang bisnis. Kata tidak yang sopan tetapi tegas dapat meningkatkan persepsi Anda. Sangat menggoda untuk meminta maaf atau memenuhi syarat tanggapan Anda, tetapi jangan lakukan. Tetap berpegang pada fakta dan jangan kehilangan fokus.
- Mohon maaf untuk saat ini kami tidak dapat mengakomodasi permintaan Anda.
Bagaimana mengatakan saya sibuk di email?
Pekerjaan bisa cukup membuat stres tanpa harus menjelaskan mengapa Anda sibuk. Jangan meminta maaf, tetapi jelaskan bahwa Anda tidak punya waktu. Sebaliknya, kelola ekspektasi dan selesaikan secara positif dengan menjelaskan kapan Anda bisa membantu.
- Saat ini saya tidak dapat mendukung Anda dengan proyek ini karena saya terlibat dalam pekerjaan lain. Namun, saya akan memiliki beberapa kapasitas untuk bekerja dengan Anda minggu depan.
Cara menulis email bisnis dengan lampiran
Beri tahu pembaca Anda bahwa ada lampiran, apa isinya, dan mengapa itu penting. Misalnya, jika file berukuran besar atau dalam format tertentu yang mungkin mengharuskan mereka mengakses aplikasi, beri tahu mereka.
- Harap temukan salinan laporan yang Anda minta terlampir. File PDF berukuran 10MB, jadi perhatikan hal ini sebelum membagikannya. Anda mungkin perlu melihat perangkat lunak untuk membuat komentar tentangnya.
10 contoh penulisan email bisnis
Cara terbaik untuk menjelaskan konsep yang kami gambarkan adalah dengan mempraktikkannya. Berikut adalah 10 contoh email bisnis yang efektif. Kami telah mengatasi sebagian besar alasan utama Anda perlu mengirim pesan kepada seseorang dalam templat email korespondensi bisnis ini. Gunakan template ini untuk informasi, tetapi pastikan untuk mengedit dan menyesuaikannya dengan keadaan khusus Anda.
Cara menulis email ke perusahaan
Jika Anda merasa sulit untuk menulis email bisnis ke perusahaan yang belum pernah Anda tangani sebelumnya, jangan khawatir – ini adalah salah satu email yang paling menuntut untuk ditulis. Sangat menggoda untuk memasukkan terlalu banyak, tetapi Anda berada di puncak corong, jadi fokuslah pada dasar-dasarnya dan buat semuanya tetap singkat. Dalam sampel bisnis pertama kami, kami menjelaskan cara menulis surat ke perusahaan yang benar-benar dingin.
Contoh balasan email bisnis
Dalam contoh ini, kita melihat bagaimana menanggapi email proposal bisnis yang dikirimkan perusahaan kepada Anda. Sebelum menulis, pertimbangkan apa yang ingin Anda lakukan dengan informasi yang mereka berikan. Jelas jika Anda tertarik atau tidak tertarik. Ini akan menghemat waktu (dan menghindari email masa depan yang tidak diinginkan).
Contoh email ke klien untuk bisnis baru
Mengirim email dingin ke pelanggan potensial yang benar-benar dingin dapat membuat koneksi baru dan menghasilkan bisnis baru. Tidak ada aturan yang ditetapkan tentang cara menulis email bisnis ke klien potensial, tetapi Anda harus menunjukkan bahwa Anda telah meneliti apa yang mereka lakukan dan memahami siapa mereka. Sebelum menggunakan contoh email ini kepada pelanggan untuk bisnis, lakukan riset dan edit.
Contoh email kerjasama bisnis
Kolaborasi bisnis adalah kemitraan yang menguntungkan Anda berdua, jadi dekati email apa pun secara positif dan dengan tujuan. Dalam contoh cara menulis email permintaan kemitraan bisnis ini, kami berfokus pada manfaat kolaborasi. Contoh email kolaborasi bisnis ini juga cocok untuk mereka yang bertanya-tanya bagaimana cara menulis email ke calon mitra bisnis.
Cara mengirim email proposal bisnis
Proposal bisnis lebih dari sekadar permintaan kemitraan tetapi dokumen formal yang merinci syarat dan ketentuan hubungan Anda. Saat memutuskan cara memulai email proposal bisnis, pahami bahwa banyak orang akan melihat email ini, jadi bersikaplah formal.
Cara menulis email pengantar bisnis
Memiliki keterampilan untuk memperkenalkan bisnis Anda kepada orang lain dapat membantu Anda memenangkan klien, membentuk kemitraan, dan mengamankan proyek yang menguntungkan. Tinggalkan penjualan untuk nanti, dan mulailah dengan rapat. Contoh cara menulis email permintaan rapat bisnis ini dapat diubah, mencakup cara menulis email undangan bisnis.
Cara menulis email pertanyaan bisnis
Penyelidikan bisnis adalah pesan formal yang tidak diminta yang meminta informasi. Sekali lagi, lepaskan kembali, perjelas dan fokus pada apa yang Anda inginkan. Penerima harus tahu persis apa yang Anda minta, mengapa, dan kapan mereka perlu merespons. Lihat contoh kami tentang cara menulis email pertanyaan bisnis di sini.
Cara menulis email bisnis yang menanyakan sesuatu
Itu tergantung pada apa yang Anda inginkan, tetapi email pertanyaan bisnis yang meminta sesuatu harus menyertakan apa yang Anda inginkan ketika Anda menginginkannya dan mengapa. Berikut adalah contoh cara menulis email bisnis yang menanyakan sesuatu.
Cara menulis email dingin untuk bisnis
Jika Anda bertanya-tanya, kapan boleh mengirim email kepada orang asing tentang bisnis Anda? Jawabannya adalah kapan saja––selama Anda menghubungi mereka tentang apa yang relevan. Dalam email dingin apa pun, fokuslah pada nilai yang dapat Anda tawarkan, bukan apa yang Anda inginkan. Anda dapat melihat cara kerjanya dalam contoh cara menulis email dingin untuk bisnis ini.
Cara menulis email tindak lanjut bisnis
Email yang cepat dan sopan setelah pertemuan bisnis adalah kesopanan profesional yang tidak dapat Anda lupakan. Dalam contoh cara menulis email tindak lanjut ke klien setelah pertemuan bisnis, kami menjaga detailnya seminimal mungkin dan fokus pada mengatur tindak lanjut.
Template email bisnis oleh Flowrite
Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi Anda menjadi email dan pesan siap kirim dalam hitungan detik. Ini menangani struktur email, kapitalisasi, tata bahasa, ejaan, tanda baca - sebut saja. Pada dasarnya Anda dapat fokus pada pemikiran dan ide Anda, dan Flowrite akan memberi mereka sayap. Kami berani mengatakan bahwa ini adalah cara tercepat untuk mulai menulis email yang lebih baik. Koleksi template AI kami menampilkan lusinan template email bisnis yang akan membantu Anda dengan semua aspek yang tercakup dalam posting blog ini. Untuk memahami betapa mudah dan cepatnya mengirim email bisnis dengan alat kami, lihat saja contoh di bawah ini.
Bagaimana meningkatkan keterampilan menulis email bisnis Anda
Kami berharap panduan ini membantu Anda memahami cara menulis email bisnis. Anda merasa terbantu, kami sarankan Anda menandainya sehingga Anda dapat mengunjungi kembali contoh email bisnis kami dan mengambil format, kalimat, dan template email bisnis terbaik dan menemukan cara memulai dan mengakhiri email bisnis dengan cara yang benar. Jika Anda ingin lebih meningkatkan keterampilan menulis email bisnis Anda, mencoba Flowrite dapat menjadi salah satu cara paling efisien untuk melakukannya. Selain menjadi lebih produktif dengan mengubah instruksi menjadi email siap kirim dengan bantuan template email bisnis kami, Anda sebenarnya dapat belajar dari asisten penulis AI kami. Seperti yang dikatakan salah satu pengguna awal kami, Camille: "Saya sekarang bahkan mendapatkan inspirasi dari email yang dihasilkan, untuk gaya komunikasi saya sendiri. Sepertinya saya belajar lebih banyak dari gaya Flowrite daripada alat ini belajar dari saya."