Cara Menulis Surat Bisnis: 16 Langkah Penting

Penasaran bagaimana cara menulis surat bisnis? Baca terus untuk panduan langkah demi langkah.

Setiap hari di sebagian besar bisnis, ratusan lembar komunikasi tertulis dikirim dari departemen ke departemen, ke klien, dan ke vendor luar atau entitas lain. Oleh karena itu, mempelajari cara menulis surat bisnis sangat penting dalam kotak alat penulis karena ini adalah bentuk komunikasi yang umum. Anda mungkin perlu menulis surat bisnis, bahkan jika Anda tidak bekerja dalam peran administratif di suatu organisasi. Misalnya, ini adalah format yang Anda gunakan untuk:

• Surat pengantar
• Memo
• Surat minat atau niat
• Surat rekomendasi
• Tindak lanjut wawancara
• Surat penawaran
• Surat pengunduran diri
• Surat terima kasih
• Surat keluhan
• Surat permintaan maaf

Mengetahui cara menulis jenis huruf ini dengan baik berguna dalam berbagai situasi. Surat bisnis memiliki format, gaya, dan nada tertentu. Mereka langsung dan ringkas, sopan dan profesional, dan diformat dengan hati-hati. Dengan mempelajari cara menulisnya, Anda akan menjadikan diri Anda seorang penulis yang sangat diminati di tempat kerja profesional. Di bawah ini Anda akan menemukan panduan langkah demi langkah tentang cara menulis surat bisnis. Ikuti untuk mempelajari format ini dan buat surat yang berfungsi dengan baik untuk menyampaikan pesan Anda kepada audiens target Anda.

Langkah 1: Pilih Pemformatan yang Benar

Sebelum menulis surat, Anda harus mengatur margin dan memilih font. Kop surat Anda mungkin menentukan ukuran margin Anda. Misalnya, surat bisnis dikirim pada kertas berukuran 8 1/2 kali 11 inci. Pilih font Times New Roman ukuran 12 yang dicetak dengan tinta hitam untuk font Anda. Terkadang font serupa, seperti Arial, juga dapat diterima. Tujuannya adalah untuk memastikan pembaca target dapat membaca surat tersebut, sehingga Anda tidak ingin font mewah berdampak negatif terhadap aksesibilitas surat tersebut. Surat bisnis ditulis dalam format blok, bukan format paragraf. Oleh karena itu, ubah huruf untuk menyertakan margin dua inci di bagian atas dan margin satu inci di semua sisi.

Langkah 2: Format Tajuk

Templat surat bisnis akan dimulai dengan judul khusus di bagian atas halaman. Meskipun ada beberapa variasi, hampir selalu terlihat seperti ini:

• Nama pengirim
• Nama perusahaan, jika ada
• Alamat surat pengirim
• Tanggal dalam format bulan, hari, tahun
• Nama Penerima
• Alamat surat penerima

Setiap nama dan alamat diketik dengan spasi tunggal. Namun, Anda akan melewatkan satu baris antara alamat pengirim, tanggal, dan alamat penerima. Jika Anda menggunakan kop surat resmi perusahaan untuk mengirimkan surat, mungkin terdapat nama pengirim atau nama dan alamat perusahaan di bagian atas. Dalam hal ini, mulailah dengan tanggal, lewati satu baris, dan tambahkan penerima.

Langkah 3: Masukkan Salam

Langkah selanjutnya dalam format surat bisnis adalah salam atau sapaan kepada penerima. Setelah salam, beri spasi ganda sebelum memulai surat. Biasanya, Anda akan memformat salam seperti ini:

• Bapak/Ibu yang terhormat (Nama Belakang Penerima):

Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin atau kata ganti orang yang disukainya, gunakan nama lengkapnya, bukan Tn./Nn. Judul. Demikian pula, jangan menganggap status perkawinan orang tersebut.

Jika Anda mengetahui gelar orang tersebut, seperti Dokter, Anda dapat menggunakannya sebagai pengganti Tn./Nyonya. Selalu akhiri salam dengan titik dua, bukan koma. Jika Anda tidak mengetahui nama orang tersebut, Anda dapat menyebutkan gelarnya, seperti:

• Direktur Sumber Daya Manusia yang Terhormat:

Jika Anda tidak tahu apa-apa tentang penerima, katakan:

• Tuan atau Nyonya yang terhormat:

Terkadang, Anda akan menggunakan sapaan “Kepada Yang Berkepentingan” jika Anda tidak tahu apa-apa tentang penerimanya. Jika tidak, gunakan “Dear Sir/Madam:” atau “Dear (Role or Department):” Yang terbaik adalah menggunakan sapaan yang lebih spesifik jika Anda bisa, tetapi ini dapat diterima dalam jenis surat bisnis berikut:

• Surat rekomendasi
• Surat keluhan resmi
• Surat pengantar
• Surat minat

Langkah 4: Tulis Paragraf Pertama

Sekarang Anda siap untuk menulis paragraf pertama. Saat menulis surat bisnis, paragraf ini sangat penting. Buatlah paragraf pertama yang ringkas, tidak lebih dari tiga kalimat. Tunjukkan tujuan surat itu. Anda bahkan dapat mengatakan, “Saya menulis surat kepada. . .” Perjelas mengapa Anda menulis, tetapi jangan menambahkan banyak detail berbunga-bunga pada bagian surat ini. Berikut adalah contoh paragraf pembuka yang ditulis ke departemen yang menangani pelanggaran aturan berpakaian:

• Telah menjadi perhatian saya bahwa beberapa orang di departemen pemasaran telah lalai dalam mengikuti kebijakan perusahaan mengenai pakaian. Oleh karena itu, saya menulis untuk mengingatkan Anda tentang persyaratan kode pakaian untuk memastikan bahwa semua orang di departemen Anda mematuhi panduan ini.

Pembukaan ini menceritakan tujuan dari surat itu dan menunjukkan isi bagian tubuh yang lain. Itu langsung dan lugas.

Langkah 5: Nyanyikan Nada yang Tepat

Surat bisnis bersifat profesional dan ditulis sebagai orang pertama. Gunakan nada ini secara menyeluruh, dan jangan takut dengan kata ganti orang pertama. Surat itu juga harus ringkas, jadi hanya sertakan yang perlu saja. Anda tidak harus kurang sopan, tetapi Anda juga tidak perlu menjelaskan suatu hal jika tidak perlu dengan maksud dan tujuan surat itu.

Langkah 6: Lanjutkan Tubuh

Setelah paragraf pembuka, Anda perlu melanjutkan menulis isi surat. Sekali lagi, pertahankan nada sopan dan profesional Anda, bahkan jika surat Anda membahas sesuatu yang negatif. Paragraf tubuh mendukung tujuan, memberikan rincian lebih lanjut, atau memberikan alasan untuk pernyataan atau aturan baru. Mereka harus memiliki satu baris kosong di antara setiap paragraf, dan Anda tidak perlu membuat indentasi. Misalnya, jika Anda menulis untuk membahas pelanggaran aturan berpakaian di departemen tertentu di organisasi Anda, Anda bisa bersikap kasar dan tidak sopan atau tegas dan sopan. Berikut adalah contoh dari apa yang tidak boleh dilakukan:

• Saya tidak percaya sepenuhnya mengabaikan kebijakan perusahaan. Anda tidak berada di atas aturan hanya karena menurut Anda departemen Anda adalah yang paling penting. Jika Anda tidak dapat segera mematuhi kode berpakaian yang disebutkan, kepala akan berputar.

Paragraf ini merendahkan dan kasar. Itu memang menyampaikan tujuan Anda, tetapi nada kasar tidak diperlukan. Sebaliknya, Anda bisa bersikap tegas dan lugas, tetapi tetap sopan, seperti ini:

• Untuk menjaga konsistensi di seluruh organisasi kita, setiap orang harus mematuhi aturan berpakaian yang ditetapkan. Oleh karena itu, saya membutuhkan departemen Anda untuk memastikan kepatuhan penuh pada akhir minggu ini. Secara khusus, manajemen membahas kegagalan memakai alas kaki tertutup yang tepat dan panjang celana pendek dan rok sebagai masalah khusus. Kegagalan untuk mematuhi tenggat waktu ini dapat mengakibatkan tindakan disipliner.

Dalam contoh paragraf ini, kebutuhannya jelas, dan informasinya disajikan dengan nada yang sopan namun tegas. Pembaca tahu apa yang Anda harapkan, tetapi tidak ada yang tersinggung membaca bagian surat ini. Surat itu dapat memiliki banyak paragraf tubuh yang diperlukan. Namun, Anda harus mencoba menyimpannya dalam satu halaman cetak, jika memungkinkan, jadi buatlah ini tetap ringkas. Sebagian besar surat memiliki tiga paragraf internal yang masing-masing tidak lebih dari tiga sampai empat kalimat. Transisi antar paragraf tidak diperlukan. Informasi tambahan biasanya dikirim secara terpisah sebagai lampiran.

Langkah 7: Pilih Suara Aktif

Di seluruh bagian surat bisnis, tulislah dengan suara aktif, bukan suara pasif. Suara aktif lebih langsung dan ringkas, memberi kekuatan lebih pada kata-kata Anda. Misalnya, dalam paragraf di atas, Anda dapat mengatakan:

• Secara tegas, telah dicatat bahwa departemen Anda gagal mengenakan alas kaki tertutup yang tepat dan panjang celana pendek dan rok telah menjadi masalah.

"Sudah dicatat" adalah kalimat pasif. Itu tidak memberi tahu Anda siapa yang mencatat, jadi tidak ada entitas langsung yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut.

Sebagai gantinya, katakan:

• Secara khusus, manajemen membahas kegagalan memakai alas kaki tertutup yang tepat dan panjang celana pendek dan rok sebagai masalah khusus.

Ini lebih jelas, lebih langsung, dan lebih ringkas karena menggunakan suara aktif.

Langkah 8: Manfaatkan Personal Pronouns

Meskipun surat bisnis bersifat formal, Anda dapat menggunakan kata ganti orang sebanyak yang Anda inginkan. Misalnya, kata ganti orang pertama dan orang kedua dapat diterima. Misalkan Anda menulis atas nama organisasi, bukan diri Anda sendiri. Dalam hal ini, Anda akan menggunakan kata ganti jamak orang pertama, seperti "kami" atau "kami", saat merujuk ke perusahaan atau departemen sebagai pengirim. Di sisi lain, jika Anda hanya menulis atas nama diri sendiri, gunakan kata ganti orang pertama tunggal, seperti "saya" dan "saya".

Langkah 9: Gunakan Kop Surat Halaman Kedua

Jika surat Anda perlu masuk ke halaman kedua, yang jarang terjadi, pastikan Anda menggunakan kop surat “halaman kedua”. Kop surat ini tidak akan memiliki alamat jalan bisnis lengkap tetapi yang disingkat. Makalah ini harus sama dengan halaman pertama tetapi dengan informasi yang lebih sedikit di judulnya. Tambahkan nomor halaman ke semua halaman berikutnya sehingga pembaca dapat menjaganya tetap lurus. Sekali lagi, sebagian besar surat bisnis muat dalam satu halaman, jadi gunakan kebijaksanaan Anda di sini, tetapi format halaman kedua dengan benar jika Anda memerlukannya.

Langkah 10: Akhiri Surat Anda

Paragraf terakhir surat bisnis berisi ringkasan dan ajakan untuk bertindak. Pertama, rangkum poin Anda dengan ringkas dan sopan seperti ini:

• Kita perlu memastikan semua orang di perusahaan mengikuti aturan kode berpakaian karena membantu memberikan citra profesional yang benar kepada pelanggan kita. Terima kasih sebelumnya atas perhatian Anda terhadap masalah ini.

Kemudian, ajak pembaca untuk mengambil tindakan. Anda dapat secara khusus menyatakan bahwa Anda membutuhkan mereka untuk melakukan tindakan tertentu atau membiarkan surat itu terbuka bagi seseorang yang menghubungi Anda dengan pertanyaan. Dalam paragraf ini, sertakan informasi kontak Anda, seperti nomor telepon dan alamat email Anda. Dalam kasus surat pelanggaran kode berpakaian, membuka pintu untuk pertanyaan mungkin merupakan pilihan terbaik:

• Jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada pertanyaan di 555-555-5555 atau melalui email di [email protected].

Langkah 11: Tutup Surat Anda

Penutupan akan memiliki catatan formal tentang rasa hormat. Lewati satu baris setelah paragraf penutup dan sertakan penutup Anda, yang mungkin berupa:

• Sungguh-sungguh,
• Salam,
• Dengan hormat,
• Dengan hormat,
• Salam,
• Terima kasih,

Tambahkan koma setelah penutupan.

Langkah 12: Tandatangani Surat

Setelah penutupan, lewati sekitar empat baris. Ini memberi Anda ruang untuk menandatangani surat itu. Jika Anda sedang menulis surat, tandatangani atau gunakan stempel tanda tangan untuk membubuhkan tanda tangan Anda. Di sini, Anda bisa menggunakan tinta biru atau hitam. Jika Anda perlu menandatangani surat atas nama pengirim, tambahkan "pp:" sebelum tanda tangan. Ini berarti "per procurationem" dan menunjukkan bahwa Anda menandatangani atas nama orang lain. Setelah tanda tangan, sertakan nama yang diketik, jabatan, nomor telepon, dan alamat email Anda. Masing-masing mendapatkan garisnya.

Langkah 13: Akui Pengetik

Seseorang yang mengetik surat untuk Anda harus mencantumkan inisialnya di bawah blok tanda tangan. Inisial ini dalam huruf kecil, seperti ini:

• ke

Jika seseorang menulis surat di samping pengirim, seperti jika seorang profesional administrasi menulis atas nama atasannya, mereka juga akan mencantumkan inisialnya. Ini dalam huruf kapital, dengan garis miring terbalik sebelum inisial juru ketik, seperti ini:

• NH/ke

Langkah 13: Catat Semua Lampiran

Jika Anda menambahkan lampiran pada surat bisnis Anda, buat catatan di bagian bawah halaman. Perhatikan apa kandang itu dan berapa banyak total kandang yang ada. Catatan ini memastikan pembaca melihat semua lampiran. Berikut tampilannya:

• Lampiran (2): fotokopi tata cara berpakaian, formulir pelanggaran.

Setelah mencatatnya, pastikan untuk memasukkannya ke dalam surat saat Anda mengirimkannya. Jangan menjepret penutup ke surat itu; sebagai gantinya, gunakan penjepit kertas.

Langkah 14: Tambahkan Nama Penerima Tambahan

Jika Anda mengirim surat ke beberapa individu dan bukan ke seluruh departemen, Anda akan mengirimkannya ke individu utama. Anda kemudian akan mencatat di bagian bawah surat di bawah pernyataan lampiran yang merupakan penerima lainnya. Pertama, ketik "cc:" di bawah pernyataan "Lampiran". Kemudian, tulis nama dan jabatan orang lain yang Anda kirimi surat. Huruf "cc" dulunya adalah singkatan dari "carbon copy" pada masa reproduksi huruf terjadi dengan kertas karbon copy. Kami masih menggunakan penunjukan ini hari ini, tetapi sekarang berarti "salinan penghargaan".

Berikut tampilannya:

• cc: John Smith, Kepala Departemen Sumber Daya Manusia

Langkah 15: Koreksi Surat

Sebelum mengirim memo atau surat bisnis apa pun, selalu baca ulang. Anda akan terlihat kurang profesional jika mengirim surat dengan kesalahan ketik dan masalah lainnya. Pertama, jalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa pada surat tersebut. Langkah ini bisa menimbulkan masalah mencolok yang mungkin belum pernah Anda lihat. Namun, jangan mengandalkan alat ini secara eksklusif. Sebelum mengirim surat, bacalah berulang-ulang. Pertama, pertimbangkan untuk membacanya keras-keras untuk mendapatkan ide bagus tentang bunyinya. Kemudian, gunakan daftar periksa ini untuk menemukan masalah yang harus Anda tangani:

• Apakah surat itu terdengar jelas?
• Apakah ini ringkas?
• Apakah semua paragraf tiga sampai empat kalimat atau kurang?
• Apakah Anda melihat bagian bertele-tele?
• Sudahkah Anda menghilangkan semua penggunaan suara pasif?
• Apakah semua kalimat diakhiri dengan tanda baca akhir yang tepat?
• Apakah salam memiliki titik dua dan penutup memiliki koma?

Untuk surat penting, Anda bahkan mungkin ingin meminta orang lain mengoreksi dan mengedit surat tersebut. Penulis sering mengabaikan kesalahan yang mereka buat dalam tulisan mereka, dan pandangan lain akan membantu Anda menangkap semua kesalahan.

Saat mengedit tata bahasa, kami juga menyarankan untuk meluangkan waktu untuk meningkatkan skor keterbacaan sebuah tulisan sebelum menerbitkan atau mengirimkannya

Langkah 16: Kirim Surat

Sekarang Anda siap mengirim surat. Jika Anda mengirimkan surat itu, pastikan surat itu memiliki alamat pengirim yang tepat di amplop sehingga penerima tahu siapa yang mengirimkannya begitu mereka menerimanya. Jika Anda mengirim surat melalui email, pertimbangkan untuk menyimpannya sebagai PDF sebelum mengirimkannya, karena ini akan mempertahankan formatnya. Kemudian, gunakan baris subjek email dengan baik. Baris subjek harus menyatakan tentang apa surat itu dan dari siapa, seperti ini:

• Catatan dari Sarah McPhearson Re: Pelanggaran Kode Pakaian

Jika perlu, tambahkan "mendesak" atau sesuatu yang mirip dengan baris subjek. Jika Anda menindaklanjuti surat sebelumnya, tambahkan "tindak lanjut" ke baris subjek.

Jika Anda ingin menggunakan perangkat lunak tata bahasa terbaru, baca panduan kami untuk menggunakan pemeriksa tata bahasa AI.