Cara Menulis Laporan Bisnis: Panduan langkah demi langkah

Temukan cara menulis laporan bisnis dengan panduan langkah demi langkah yang profesional dan berwawasan ini.

Mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai jika Anda diminta untuk menulis laporan bisnis. Dari menentukan tujuan laporan hingga membuat daftar lampiran, wajar jika Anda merasa kewalahan saat mencoba memutuskan informasi apa yang relevan untuk disertakan dalam proses penulisan laporan. Ketika atasan Anda memercayai Anda untuk menyusun laporan bisnis, mereka memercayai Anda untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan perusahaan.

Baik laporan formal maupun informal dalam bisnis digunakan untuk membantu bisnis membuat keputusan berdasarkan informasi tentang langkah-langkah berikut untuk memajukan perusahaan. Meskipun menulis dokumen bisnis adalah bagian penting dari banyak pekerjaan, mungkin sulit untuk mengetahui apa yang diinginkan atasan atau penyelia Anda saat mereka meminta laporan bisnis dari Anda. Di sini, kita akan membahas struktur seluruh laporan, membawa Anda dari halaman judul di awal laporan ke informasi tambahan (juga dikenal sebagai lampiran) yang diharapkan untuk disertakan di bagian akhir. Mari selami.

Bahan yang Dibutuhkan

• Data perusahaan yang berhubungan dengan tujuan laporan Anda
• Salinan laporan yang diselesaikan oleh seorang kolega, memungkinkan Anda untuk mengikuti format pilihan perusahaan Anda
• Komputer Anda
• Notepad untuk mencatat ide

Langkah 1. Pahami Tujuan Laporan Bisnis

Laporan bisnis memiliki tujuan khusus: untuk membantu menginformasikan keputusan masa depan dalam suatu perusahaan. Beberapa laporan bisnis bersifat mendesak dan mengharuskan karyawan melaporkan informasi di departemen mereka sehingga data dapat dikumpulkan dan digunakan untuk mengatasi krisis. Laporan bisnis lainnya kurang mendesak dan dapat digunakan untuk menentukan arah yang harus diambil perusahaan untuk tahun mendatang. Anda diharapkan mengikuti formulir laporan bisnis standar saat menulis laporan bisnis.

Ini berbeda dari laporan penelitian akademis atau format penulisan naratif. Laporan bisnis adalah laporan formal yang memiliki bagian-bagian yang terdefinisi dengan baik. Jika ini adalah pertama kalinya Anda menulis laporan bisnis di tempat kerja Anda, akan bijaksana jika Anda memeriksa dengan penyelia Anda sebelum memulai untuk memastikan bahwa perusahaan Anda menggunakan format laporan bisnis standar.

Anda mungkin juga merasa terbantu untuk menghubungi penyelia Anda secara teratur untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang benar. Menguraikan satu bagian pada satu waktu dapat membantu Anda memulai ke arah yang benar, dan penyelia Anda akan dapat memberi Anda panduan untuk memastikan bahwa Anda bekerja untuk memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk bergerak maju.

Langkah 2. Tentukan Jenis Laporan

Meskipun laporan bisnis mengikuti format umum yang sama, ada berbagai jenis laporan bisnis, dan penting bagi Anda untuk mengetahui jenis laporan yang diharapkan perusahaan dari Anda. Semua jenis laporan bisnis memberikan informasi yang dapat membantu memajukan perusahaan; memahami jenis laporan yang diharapkan penyelia Anda dapat memastikan bahwa Anda memberikan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan solusi untuk masalah yang sedang diselesaikan oleh laporan Anda. Berbagai jenis laporan bisnis meliputi:

• Laporan penelitian : Berbeda dengan laporan penelitian akademik, laporan penelitian bisnis biasanya digunakan ketika perusahaan atau organisasi bekerja untuk mengembangkan produk atau layanan baru. Sementara satu karyawan mungkin menjadi orang penting untuk laporan riset bisnis, biasanya, banyak orang terlibat dalam menyusun pekerjaan. Misalnya, ilmuwan, peneliti, dan analis dapat bekerja sebagai tim untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk membantu perusahaan memutuskan apakah akan bergerak maju dengan produk, layanan, atau penawaran baru lainnya. Informasi dalam laporan penelitian sangat rinci dan biasanya memberikan informasi kuantitatif dan kualitatif. Laporan analitik dan informasi biasanya digunakan dalam proses pengembangan laporan penelitian.
• Laporan Analitik : Ketika sebuah perusahaan memutuskan bagaimana untuk bergerak maju dengan keputusan, laporan analitis dapat membantu. Laporan analitik berfokus pada pemecahan masalah tertentu dan menawarkan informasi yang menggambarkan latar belakang masalah dan situasi saat ini di dalam perusahaan. Laporan analitik juga dapat menawarkan hasil yang mungkin untuk solusi yang berbeda untuk masalah tersebut, membantu perusahaan untuk memprediksi bagaimana situasinya dapat berubah tergantung pada bagaimana mereka memilih untuk bergerak maju dengan proses pemecahan masalah. Laporan bisnis ini sangat rinci dan membutuhkan waktu untuk berkembang. Namun, laporan analitik sering kali diminta dalam krisis waktu, karena digunakan untuk memecahkan masalah mendesak yang membutuhkan keputusan penting.
• Laporan Penjelasan : Terkadang, sulit bagi para profesional tingkat manajemen untuk memahami seluk-beluk perusahaan, terutama ketika penelitian terperinci terlibat. Laporan penjelasan dapat menjelaskan penelitian atau temuan lain yang dapat membantu menginformasikan keputusan di masa mendatang. Jika Anda menulis laporan penjelasan, sangat penting untuk mengetahui audiens Anda sehingga Anda tidak menjelaskan konsep yang rumit secara berlebihan atau kurang.
• Laporan Kemajuan : Banyak proyek dalam perusahaan membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diselesaikan, dan memberikan laporan kemajuan dapat menjadi cara untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana segala sesuatunya berjalan. Jenis laporan ini mungkin tidak berisi data atau temuan lain (tergantung pada fase proyek); sebaliknya, ini berfungsi sebagai cara untuk memperbarui audiens atau penyelia tentang bagaimana sesuatu bergerak maju. Ketika sebuah proyek berlangsung, laporan kemajuan mungkin diharapkan secara teratur.
• Laporan Informasi : Jenis laporan bisnis ini memberi audiens informasi yang tidak bias dan objektif yang menyelami informasi tentang perusahaan. Informasi ini murni berdasarkan fakta dan dapat mencakup data seperti statistik perusahaan (jumlah uang yang dibawa perusahaan selama tahun fiskal sebelumnya, jumlah karyawan di perusahaan, dll.).

Langkah 3. Kembangkan Poin Utama

Saat Anda diminta untuk menulis laporan bisnis, bekerja sama dengan penyelia Anda untuk memahami tujuan laporan itu penting. Tanpa arahan yang jelas, Anda mungkin menghabiskan waktu mengumpulkan informasi yang tidak berguna bagi perusahaan. Mempelajari kerangka kerja yang jelas untuk laporan Anda sebelum menggali data dapat membantu memastikan bahwa Anda memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk bergerak maju. Setelah Anda memahami tujuan laporan bisnis Anda, ada baiknya Anda mengembangkan poin-poin utama Anda.

Anda akan dapat menyempurnakannya di lain waktu, tetapi pertama-tama, penting untuk mengembangkan garis besar yang memungkinkan Anda memulai penelitian. Setelah garis besar Anda dikembangkan, Anda akan tahu apakah Anda perlu mengatur wawancara dengan orang-orang di departemen lain di perusahaan Anda, melakukan penelitian sendiri, mencari informasi tentang kinerja perusahaan Anda dalam beberapa tahun terakhir, dan banyak lagi. Meneliti sebelum Anda mulai menulis laporan juga dapat membantu Anda menemukan jika ada lubang di garis besar Anda.

Jika Anda kesulitan menemukan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan laporan, hubungi penyelia untuk menentukan langkah selanjutnya. Sebaiknya lakukan ini lebih cepat daripada nanti agar Anda dapat bekerja sama untuk mengubah arah laporan jika perlu.

Langkah 4. Buat Subbagian

Laporan bisnis Anda akan dibagi menjadi beberapa subjudul yang memecah laporan dengan cara yang mudah dipahami. Pada langkah 5-13, kami akan meninjau setiap bagian yang perlu disertakan dalam laporan Anda.

Langkah 5. Buat Halaman Judul Anda

Laporan bisnis Anda harus dimulai dengan halaman judul yang rapi dan bersih. Jika Anda tidak yakin bagaimana perusahaan Anda biasanya memformat halaman judul laporan bisnis mereka, minta laporan yang dikirimkan sebelumnya kepada supervisor Anda untuk digunakan sebagai referensi. Biasanya, sebagian besar halaman judul menyertakan judul laporan bisnis, orang (atau beberapa orang) yang menulis laporan, dan kapan laporan ditulis. Anda mungkin juga ingin menyertakan audiens untuk laporan di halaman judul. Pastikan untuk memusatkan informasi pada halaman judul, dan jangan gunakan font yang tidak biasa atau pemformatan yang tidak perlu. Tetap bersih dan sederhana.

Langkah 6. Buat Ringkasan Eksekutif

Bagian ringkasan eksekutif dari laporan bisnis Anda akan memberi tahu pembaca Anda apa yang akan mereka bahas saat mereka melanjutkan isi laporan. Ringkasan eksekutif Anda harus cukup singkat sehingga tidak memberikan semua yang ada dalam laporan Anda, tetapi cukup panjang sehingga pembaca bisa mendapatkan dasar-dasar laporan tanpa harus membaca keseluruhannya.

Pikirkan ringkasan eksekutif Anda seperti elevator pitch dari laporan Anda: Anda memiliki waktu 30 detik untuk menyampaikan poin utama Anda. Ingat, informasi apa pun yang tidak dijelaskan sepenuhnya dalam ringkasan eksekutif Anda akan diperluas nanti dalam laporan Anda, jadi tidak perlu menjejalkan setiap detail terakhir. Tidak ada panjang ringkasan eksekutif yang tepat, karena panjang yang tepat untuk bagian laporan ini terutama bergantung pada panjang laporan secara keseluruhan.

Langkah 7. Kembangkan Daftar Isi Anda

Daftar isi Anda harus dimulai pada halaman baru dan dengan jelas menguraikan apa yang akan datang dalam laporan Anda. Anda ingin membuat daftar setiap subjudul laporan. Anda mungkin juga ingin membuat daftar bagian yang lebih kecil. Sertakan nomor halaman dalam daftar isi Anda daripada hanya mencantumkan bagian secara berurutan. Ini dapat membantu membuat audiens Anda mengikuti saat Anda memberikan presentasi laporan bisnis Anda.

Langkah 8. Tulis Pendahuluan

Di sini, Anda dapat memberi pemirsa gagasan yang lebih mendetail tentang apa yang diharapkan dari laporan Anda. Berhati-hatilah untuk tidak menyatakan kembali apa yang Anda katakan dalam ringkasan eksekutif Anda. Di bagian pendahuluan, Anda mungkin ingin menyelidiki mengapa laporan bisnis diperlukan sejak awal. Membicarakan masalah yang ingin dipecahkan oleh laporan ini dapat membantu audiens Anda memasuki ruang kepala yang tepat untuk mengapresiasi penelitian yang akan dijelaskan dalam isi laporan Anda.

Ingatlah bahwa pengantar dalam laporan bisnis berbeda dengan pengantar dalam tulisan naratif. Tidak perlu menghubungkan pembaca Anda untuk membuat mereka tertarik. Jaga agar tetap cerdas dan formal, dan jangan puitis (kecuali jika itu masuk akal dalam budaya perusahaan Anda).

Langkah 9. Buat Teks Tubuh

Di sini, Anda dapat menggali inti dari penelitian atau temuan Anda. Anda tidak ingin berhemat pada bagian laporan ini–masukkan sedetail mungkin. Jangan khawatir tentang memberikan terlalu banyak informasi atau membuat audiens Anda bosan. Mereka yang tidak punya waktu untuk membaca isi laporan bisnis Anda dapat membaca ringkasan eksekutif atau kesimpulan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.

Tubuh laporan Anda adalah tempat Anda mendapatkan kesempatan untuk menggali detail penelitian atau pekerjaan yang telah Anda selesaikan. Badan laporan bisnis Anda kemungkinan besar akan menyertakan bagan dan grafik. Pastikan untuk memberi label pada setiap bagan atau grafik dengan informasi yang menjelaskan detailnya kepada pembaca. Jika Anda menyertakan gambar di bagian badan, sertakan keterangan untuk setiap foto. Saat menulis bagian tubuh, ingatlah audiens Anda. Jika Anda tahu Anda menulis untuk audiens tanpa latar belakang teknis dan tentang topik teknis, jelaskan jargon dan istilah asing sehingga pembaca dapat mengikuti tulisan Anda.

Langkah 10. Bungkus Dengan Kesimpulan

Mirip dengan bagian ringkasan eksekutif laporan bisnis Anda, kesimpulan Anda akan membahas apa yang telah Anda diskusikan dalam laporan dan mengingatkan pembaca tentang apa yang perlu mereka ketahui. Anda mungkin ingin menyoroti poin-poin penting atau membahas temuan yang mengejutkan. Tapi, sekali lagi, pertahankan kesimpulan Anda singkat dan manis.

Langkah 11. Buat Rekomendasi

Di sini, Anda akan berbicara tentang bagaimana perusahaan dapat menggunakan informasi yang Anda berikan untuk memecahkan masalah yang menjadi tujuan laporan ini; Anda mungkin ingin mendiskusikan beberapa kemungkinan tindakan yang dapat diambil perusahaan, bersama dengan potensi hasil dan konsekuensi dari setiap tindakan. Misalkan Anda tidak bekerja di departemen yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan terkait dengan laporan Anda.

Dalam hal ini, Anda mungkin ingin bekerja dengan rekan departemen Anda untuk mendapatkan umpan balik tentang apakah menurut mereka rekomendasi Anda dapat membantu perusahaan. Terakhir, di bagian ini, pastikan untuk memberikan langkah tindakan selanjutnya yang jelas yang dapat diambil perusahaan untuk bergerak maju berdasarkan informasi dalam laporan Anda.

Langkah 12. Buat Daftar Referensi Anda

Banyak laporan bisnis menggunakan penelitian yang dilakukan oleh perusahaan lain untuk mendukung temuan mereka. Jika Anda menggunakan penelitian yang dilakukan oleh orang lain, pastikan untuk mencantumkan sumber penelitian di bagian referensi Anda dengan benar. Selain itu, Anda mungkin ingin menyertakan informasi yang memberi tahu audiens Anda bagaimana mereka dapat mempelajari lebih lanjut tentang preferensi Anda (seperti buku atau situs web tempat Anda menemukan informasi yang dikutip dalam laporan Anda).

Langkah 13. Tambahkan Bagian Lampiran

Di bagian laporan bisnis Anda ini, Anda akan menyertakan informasi tambahan apa pun yang akan memudahkan pembaca memahami tulisan Anda. Ini mungkin termasuk transkrip dari wawancara yang Anda gunakan untuk mengumpulkan informasi untuk laporan Anda dan glosarium yang menjelaskan istilah yang Anda gunakan untuk menjelaskan penelitian atau informasi keuangan yang digunakan dalam laporan Anda. Jika Anda tidak perlu memberikan informasi tambahan kepada audiens, Anda tidak perlu menyertakan bagian lampiran.

Langkah 14. Koreksi Laporan Anda

Sebelum Anda menyerahkan laporan bisnis Anda, penting bagi Anda untuk memberi diri Anda banyak waktu untuk mengoreksinya. Jika Anda bekerja dengan tenggat waktu yang ketat, Anda mungkin tergoda untuk memberikan laporan Anda kepada penyelia Anda segera setelah selesai. Sementara kerja cepat sering dihargai, adalah bijaksana untuk memberi diri Anda satu malam untuk tidur pada pekerjaan Anda, membacanya di pagi hari, dan melakukan koreksi yang diperlukan sebelum menyerahkannya kepada atasan Anda. Anda akan terkejut melihat betapa banyak frasa canggung dan kesalahan lain yang muncul saat Anda memiliki pandangan baru pada pekerjaan Anda.

Misalkan informasi dalam laporan Anda tidak bersifat rahasia. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin meminta rekan kerja atau kolega lain di industri Anda untuk membaca laporan Anda sebelum mengirimkannya. Hal ini dapat membantu Anda menemukan kesalahan yang sebelumnya tidak akan Anda pertimbangkan dan dapat memberikan wawasan tentang bagaimana Anda dapat menambahkan ke laporan Anda untuk membuatnya lebih lengkap sebelum Anda menyerahkannya.

Lihat panduan kami untuk perangkat lunak pemeriksaan tata bahasa terbaik

Langkah 15. Presentasikan Pekerjaan Anda

Anda mungkin akan melakukan lebih dari sekadar menyerahkan laporan Anda kepada penyelia Anda. Sebagian besar perusahaan akan meminta Anda memberikan laporan Anda kepada sekelompok eksekutif saat Anda mendiskusikan temuan Anda. Anda harus mengetahui laporan Anda luar dalam dan dapat merujuk audiens Anda ke bagian tertentu dari laporan untuk menjawab pertanyaan mereka. Selain menyiapkan laporan bisnis Anda, Anda mungkin juga ingin menyiapkan alat bantu visual (seperti presentasi PowerPoint) untuk membantu mengilustrasikan poin Anda.

Misalnya, Anda dapat mengambil kutipan langsung dari laporan Anda untuk slide Anda, membantu audiens Anda untuk mengikuti saat mereka menelusuri laporan Anda. Di akhir presentasi Anda, Anda pasti ingin menyisakan waktu untuk pertanyaan. Mengetahui laporan Anda dengan baik dapat membantu memberi Anda kepercayaan diri yang Anda butuhkan untuk berdiri di hadapan dewan eksekutif saat mereka meminta Anda untuk menggali lebih dalam temuan Anda. Jika Anda merasa gugup untuk memberikan presentasi bisnis terkait laporan Anda, akan sangat membantu jika Anda berlatih di depan teman atau rekan kerja sebelum Anda masuk ke ruang rapat.

Langkah 16. Terima Umpan Balik Secara Terbuka

Tidak ada keraguan tentang itu: menulis laporan bisnis pertama Anda bisa sangat menegangkan, dan bisa sangat menakutkan ketika bos Anda memanggil Anda untuk mendiskusikan pemikiran mereka tentang laporan Anda. Namun, lakukan yang terbaik untuk mendengarkan dengan pikiran terbuka, dan pastikan untuk mencatat bagaimana Anda dapat membuat laporan yang lebih baik di lain waktu. Sangat penting untuk tidak menerima kritik konstruktif secara pribadi mengenai laporan bisnis, karena setiap perusahaan dan supervisor memiliki preferensi. Alih-alih, catat apa yang atasan Anda ingin Anda ubah di lain waktu dan lanjutkan.

Tip dan Trik Komunikasi Bisnis

1. Perjelas Pesan Anda

Anda harus mengetahui dengan tepat informasi apa yang ingin Anda sampaikan atau masalah apa yang sedang Anda selesaikan dalam laporan bisnis Anda.

2. Mulai Mudah

Tidak perlu memulai dengan ringkasan eksekutif atau pengantar laporan bisnis Anda. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, beri diri Anda istirahat–mulai dengan apa yang Anda ketahui. Mulailah dengan menulis tentang riset yang telah Anda lakukan atau rekomendasi yang sudah Anda miliki untuk perusahaan tersebut, dan kembangkan laporan Anda dari sana.

3. Bertujuan untuk Ringkas

Semua informasi dalam laporan bisnis Anda harus tetap fokus, sesuai jalur, dan terasa bermanfaat bagi pembaca Anda. Ketika Anda mengoreksi laporan bisnis Anda, teruslah bertanya pada diri sendiri apakah informasi yang Anda tulis membawa pembaca ke tempat yang mereka tuju.

4. Kenali Audiens Anda

Jika Anda menulis untuk sekelompok anggota dewan dengan saham keuangan di perusahaan Anda tetapi tidak memahami detail sehari-hari dari apa yang Anda lakukan, Anda harus menulis secara berbeda dari jika Anda menulis untuk grup. dari atasan langsung Anda. Namun, sekali lagi, memahami audiens Anda adalah kunci untuk menulis laporan yang mudah dibaca dan bermanfaat.

5. Tetap Sederhana

Ketika Anda menemukan jargon dan bahasa teknologi dalam laporan bisnis Anda, tanyakan pada diri Anda apakah ada kata lain yang dapat Anda gunakan untuk membuat laporan lebih mudah dipahami oleh pembaca Anda. Jika ada cara yang lebih mudah untuk mengatakan sesuatu, gunakan opsi itu.

Mencari lebih banyak tentang topik ini? Lihat panduan kami termasuk 14 ide bisnis kreatif!