Cara Menulis Surat Resmi: Format, Contoh, dan Tips

Baik Anda ingin mengesankan calon pemberi kerja, menyampaikan permintaan, atau mengajukan keluhan resmi, mengetahui cara menulis surat resmi yang efektif adalah kunci untuk memastikan pesan Anda diterima dengan perhatian yang layak. Dari pembukaan yang sempurna hingga kesimpulan yang sempurna, kami akan memandu Anda melalui hal-hal penting dalam menyusun surat yang mengkomunikasikan pesan Anda secara efektif dan profesional untuk situasi apa pun.

Apa itu surat resmi?

Surat formal adalah jenis komunikasi tertulis yang mengikuti struktur dan nada tertentu. Ini mencakup elemen spesifik seperti alamat pengirim dan penerima, salam resmi, dan pernyataan penutup. Surat formal sering digunakan untuk lamaran pekerjaan, keluhan resmi, atau pertanyaan bisnis.

Meskipun surat-surat ini mengikuti struktur surat formal yang ketat, memiliki tujuan yang jelas, dan mempertahankan nada profesional, surat-surat informal dapat bersifat percakapan dan pribadi. Pesan tersebut dapat ditulis kepada teman, keluarga, atau kenalan dan menyertakan berita pribadi, ucapan selamat, undangan, atau topik pribadi lainnya.

Ada banyak jenis surat resmi. Beberapa contoh surat resmi antara lain:

• Sampul surat
• Surat penerimaan penawaran
• Surat terima kasih profesional
• Surat Bisnis
• Surat penjualan
• Surat pemberhentian
• Surat niat
• Surat rekomendasi

Ketika Anda memikirkan surat resmi, Anda mungkin membayangkan sebuah dokumen yang ditulis tangan atau diketik yang ditulis, ditandatangani, dicap, dan kemudian dikirim melalui pos. Namun surat resmi juga dapat dikirimkan melalui email, tergantung seberapa mendesak situasinya dan preferensi penerima dan pengirim.

Bagaimana pun Anda memilih untuk mengirimkan surat resmi, tujuannya harus tetap sama: untuk mengomunikasikan topik yang ada dengan jelas dan efektif dengan cara yang jelas dan profesional.

Kapan Anda mengirim surat resmi?

Surat formal dikirim dalam situasi yang memerlukan pendekatan profesional atau komunikasi resmi. Berikut ini contohnya:

• Lamaran pekerjaan
• Mengirim surat pengunduran diri
• Membuat permintaan atau pertanyaan formal kepada perusahaan
• Keluhan penginapan
• Berkomunikasi dengan instansi pemerintah
• Melakukan transaksi bisnis resmi
• Mengatasi individu yang tidak memiliki hubungan pribadi dengan Anda

Apa saja bagian-bagian surat resmi?

Header (tanggal/alamat/alamat pengirim)

Tanggal: Saat Anda menulis surat resmi, penting untuk mencantumkan tanggal Anda menulisnya.Informasi ini penting untuk komunikasi yang sensitif terhadap waktu.

Alamat: Tulis alamat lengkap penerima, termasuk nomor PO Box atau office suite mereka.

Alamat Pengembalian: Cantumkan alamat lengkap perusahaan Anda.Hal ini memudahkan penerima untuk mengirimkan tanggapan.

Sapaan

Dalam surat resmi, salam standarnya adalah “Yang Terhormat” diikuti dengan gelar dan nama belakang penerima. Mulailah surat Anda dengan “Yang Terhormat [nama penerima]” dan tambahkan koma setelah namanya. Bila Anda tidak dapat menentukan nama penerima, Anda dapat mengalamatkan surat sesuai judulnya.

Tubuh

Paragraf isi adalah teks utama surat. Dalam paragraf tersebut, pengirim menguraikan tujuan surat tersebut. Ini mencakup bagian berikut:

• Paragraf pengantar yang menyatakan tujuan utama surat dan, bila perlu, memperkenalkan penulis surat.
• Satu atau lebih paragraf tengah yang membahas pokok surat secara lebih rinci. Penting untuk mengatur bagian ini secara logis, dengan setiap paragraf membahas poin atau aspek tertentu dari keseluruhan pesan Anda.
• Paragraf terakhir yang merangkum poin-poin penting dan, jika berlaku, menunjukkan langkah selanjutnya. Hal ini dapat berupa menyarankan diadakannya pertemuan, meminta tanggapan, atau menyatakan antisipasi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Paragraf terakhir juga merupakan tempat yang tepat untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima karena telah mempertimbangkan pesan Anda atau atas waktu dan perhatiannya.

Penutupan

Setelah bagian isi, tutup surat dengan tanda tangan yang sederhana dan profesional. Cara sopan untuk mengakhiri surat mencakup tanda tangan berikut:

• Sungguh-sungguh
• Salam
• Dengan hormat

Tanda tangan

Komponen terakhir dari surat resmi adalah tanda tangan Anda. Cantumkan nama lengkap dan jabatan Anda jika relevan, diikuti dengan tanda tangan basah dan nama cetak Anda.

Cara menulis surat resmi dalam enam langkah

Menulis surat resmi tidak perlu terasa menakutkan. Ada proses enam langkah sederhana yang dapat Anda ikuti agar semuanya tetap mudah. Ikuti metode yang terbukti benar ini untuk menyusun korespondensi formal secara efisien dan efektif:

1 Rencanakan Pesan Anda: Sebelum Anda mulai menulis, luangkan waktu sejenak untuk memperjelas tujuan Anda.Apa yang ingin Anda capai dengan surat ini? Siapa audiens Anda? Memahami aspek-aspek ini akan memandu nada dan konten Anda.

2 Mulailah Dengan Format yang Tepat: Surat formal memiliki tata letak tertentu yang mencakup alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam, isi, penutup, dan tanda tangan.Sejajarkan teks Anda ke kiri dan gunakan font profesional seperti Times New Roman atau Arial. Pastikan tulisan Anda menggunakan spasi tunggal, dengan satu baris kosong di antara paragraf. Harus ada margin dua inci di bagian atas dan bawah dokumen dan margin satu inci di kedua sisi.

3 Ciptakan Pembukaan yang Jelas: Paragraf pertama Anda harus segera memberi tahu penerima tujuan surat tersebut.Jaga agar tetap ringkas dan to the point; tidak perlu perkenalan yang panjang.

4 Kembangkan Isinya: Di bagian isi, jelaskan permintaan, pertanyaan, atau informasi yang Anda sampaikan.Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin utama agar surat Anda tetap teratur dan mudah dibaca. Dukung pernyataan Anda dengan fakta atau contoh spesifik jika diperlukan.

5 Simpulkan Secara Efektif: Ringkaslah poin-poin utama surat Anda dan nyatakan dengan jelas tindakan apa pun yang Anda harapkan dari penerima, seperti balasan pada tanggal tertentu atau permintaan pertemuan.Akhiri dengan penutup yang sopan, seperti “Hormat kami” atau “Salam”, diikuti dengan tanda tangan dan nama tercetak Anda.

6 Ulasan: Sebelum Anda mengirimkan surat Anda, luangkan waktu untuk mengoreksinya.Surat formal tidak hanya diformat dengan benar—tata bahasa, tanda baca, dan ejaannya juga harus bebas dari kesalahan. Jalankan pemeriksaan tata bahasa, dan pertimbangkan nada bicara Anda untuk memastikan Anda terdengar profesional.

Generator surat formal Grammarly dapat membantu Anda menulis surat resmi dalam beberapa klik. Cukup masukkan beberapa detail penting dan Grammarly akan menghasilkan draf yang selanjutnya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Kesalahan umum yang harus dihindari

Saat mengikuti format surat formal, penting untuk menghindari kesalahan umum yang dapat merusak profesionalisme Anda, termasuk:

• Terdengar terlalu santai dan menggunakan ungkapan informal, bahasa gaul, atau lelucon
• Pemformatan tidak konsisten
• Gagal mengoreksi sebelum mengirim
• Menggunakan informasi kontak yang ketinggalan jaman atau salah
• Menghilangkan ajakan bertindak

Menghindari kesalahan ini akan membantu memastikan bahwa surat resmi Anda profesional dan efektif, sehingga meningkatkan kemungkinan mencapai hasil yang Anda inginkan.

Templat surat formal

[Namamu]

[Alamat Anda]

[Alamat email anda]

[Nomor telepon Anda]

[Tanggal]

[Nama Penerima]

[Judul dan Jabatan Penerima jika ada]

[Perusahaan Penerima jika berlaku]

[Alamat penerima]

Yang terhormat [Nama Penerima],

[Paragraf pembuka: Perkenalkan diri Anda dan nyatakan tujuan surat Anda. Berikan informasi latar belakang yang relevan atau konteks yang diperlukan.]

[Paragraf isi: Gunakan kalimat topik untuk memperkenalkan gagasan utama surat Anda. Uraikan detail tambahan yang relevan dengan tujuan Anda menulis.]

[Paragraf penutup: Ringkaslah poin-poin penting, ungkapkan penghargaan atau minat, dan nyatakan secara langsung tindakan tindak lanjut yang diinginkan.]

Sungguh-sungguh,

[Nama Cetak Anda]

[Tanda Tangan Anda yang Diketik]

Contoh surat resmi

Manajer Penjualan John Smith AcmeCo 123 Business Rd. Kota Bisnis, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 Maret 2024

Samantha Green Procurement Officer InnovateTech Solutions 456 Industri St. Market Town, MT 67890

Ibu Green yang terhormat,

Kuharap surat ini sampai padamu dengan baik. Nama saya John Smith, dan saya adalah Manajer Penjualan di AcmeCo, penyedia solusi inovatif terkemuka yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong pertumbuhan bisnis. Di AcmeCo, kami bangga dapat memberikan produk dan layanan berkualitas tinggi yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik klien kami.

Saya menghubungi Anda untuk memperkenalkan penawaran produk terbaru kami, AcmeCo Efficiency Booster. Solusi ini dikembangkan secara khusus untuk mengatasi tantangan umum yang dihadapi oleh bisnis teknologi. Ia menawarkan serangkaian fitur yang dirancang untuk mengoptimalkan alur kerja, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Banyak klien kami telah merasakan manfaat signifikan dari penerapan AcmeCo Efficiency Booster, melaporkan peningkatan produktivitas rata-rata sebesar 25% dalam tiga bulan pertama penggunaan. Kami percaya bahwa Solusi InnovateTech dapat mengalami peningkatan serupa, atau bahkan lebih besar, dengan mengintegrasikan solusi kami ke dalam operasi Anda.

Kami yakin dengan nilai yang dapat diberikan oleh AcmeCo Efficiency Booster bagi organisasi Anda dan dengan senang hati akan memberikan demonstrasi komprehensif sesuai kenyamanan Anda. Selain itu, kami menawarkan diskon perkenalan eksklusif kepada klien baru yang tertarik untuk mengeksplorasi potensi produk kami.

Silakan menghubungi saya langsung di 555-555-4567 atau melalui email di [email protected] untuk menjadwalkan demonstrasi atau mendiskusikan bagaimana AcmeCo dapat berkontribusi terhadap keberhasilan Solusi InnovateTech. Kami menantikan kesempatan untuk bermitra dengan Anda dan mendukung tujuan pertumbuhan perusahaan Anda.

Terima kasih telah mempertimbangkan AcmeCo sebagai mitra Anda dalam mencapai keunggulan operasional. Kami sangat antusias dengan prospek kerja sama dan berkomitmen untuk memberikan layanan dan dukungan terbaik kepada Anda.

Sungguh-sungguh,

Manajer Penjualan John Smith AcmeCo

Lampiran: Brosur Produk, Testimonial Pelanggan