Cara Menulis Segala Jenis Surat

Setiap orang harus tahu cara menulis surat, baik pertanyaan bisnis, email, surat pribadi, atau postingan media sosial dalam format surat. Menulis surat adalah keterampilan yang berguna, tidak hanya untuk berkomunikasi dengan jelas, namun juga untuk memberikan kesan yang baik—terutama kesan pertama.

Di bawah ini kami menjelaskan cara menulis surat yang benar, apa pun jenis surat yang Anda butuhkan. Kami akan membahas format yang benar untuk surat resmi, seperti surat lamaran atau pertanyaan pekerjaan, serta tip untuk menulis surat pribadi, dengan beberapa contoh bermanfaat dari masing-masing surat.

Cara menulis surat

Berikut beberapa langkah cepat cara menulis surat:

1. Pilih format Anda (email, kertas dan surat, dll.)
2. Tulis informasi kontak dan tanggal Anda di bagian atas jika Anda menggunakan gaya blok (lihat di bawah).
3. Pada baris baru tulislah salam, seperti “Dear Ms. Smith,” atau “Kepada Yang Berkepentingan.”
4. Tulis isi surat Anda dalam format paragraf standar.
5. Pada baris baru tulislah penutup pujian, seperti “Hormat kami”, atau “Terbaik”,
6. Tanda tangani nama Anda di bawah penutup gratis.

Jenis surat apa yang harus Anda tulis?

Tidak ada aturan yang tegas dan tegas. Format surat yang paling cocok bergantung pada audiens Anda. Untuk teman atau kerabat dekat, pesan santai atau surat informal biasanya merupakan cara terbaik. Ada berbagai jenis huruf yang sesuai untuk format ini. Beberapa termasuk:

• Surat tulisan tangan
• Surat yang dikirim melalui email
• Mengetik pesan media sosial

Namun, untuk kontak bisnis atau orang yang belum Anda kenal dengan baik, surat resmi yang diketik hampir selalu merupakan pilihan yang paling tepat. Bila digunakan untuk tujuan profesional, menulis surat resmi efektif untuk hal berikut:

• Surat pengantar
• Surat niat
• Surat proposisi nilai
• Surat memorandum bisnis
• Surat promosi
• Surat referensi
• Surat pengunduran diri
• Surat terima kasih

Ini hanyalah beberapa jenis surat yang mungkin perlu Anda tulis dalam lingkungan santai atau profesional. Sebelum menulis surat, pertimbangkan jenis surat yang Anda butuhkan: formal atau informal. Masing-masing memiliki format berbeda yang ingin Anda ikuti.

Penulisan surat formal: gaya blok vs. gaya AMS

Surat formal—seperti surat lamaran, pertanyaan bisnis, dan pemberitahuan penting—adalah beberapa surat terpenting yang harus Anda tulis. Karena terkadang digunakan sebagai dokumen resmi, surat resmi memiliki struktur dan format tertentu yang sangat tepat. Faktanya, ada beberapa “format yang benar” yang berbeda untuk dipilih.

Format yang paling umum untuk penulisan surat formal adalah gaya blok dan gaya American Mathematical Society, atau AMS. Pada contoh di bawah, kami menggunakan gaya blok, khususnya gaya blokpenuh, karena ini yang paling populer.Gaya blok ditandai dengan semua elemen disejajarkan di margin kiri halaman.Ini termasuk baris pertama paragraf yang tidak menggunakan indentasi.

AMS cukup mirip, mengikuti banyak aturan yang sama seperti gaya blok. Namun ada beberapa perbedaan yang akan kita bahas secara singkat setelah bagian berikutnya.

Cara menulis surat resmi dengan gaya blok

Langkah 1: Tulis informasi kontak dan tanggal

Semua surat resmi dimulai denganinformasi kontak dan tanggal. Dalam gaya blok penuh, ini berada di sudut kiri atas.

Pertama, sebagai pengirim, ketikkan nama lengkap dan alamat Anda sejajar di sebelah kiri, seperti saat Anda mengalamatkan amplop. Ini bukan sekedar formalitas, namun penyertaan yang berguna sehingga penerima dapat dengan mudah menemukan informasi kontak Anda ketika mereka ingin membalas.

Jika Anda menulis pada kop surat resmi perusahaan yang sudah memuat informasi ini, Andatidakperlu menulis ulang informasi kontak.

Setelah alamat Anda, lewati satu baris lalu tambahkan tanggal Anda menulis surat.

Terakhir, lewati satu baris lagi dan tambahkan nama penerima serta alamat lengkap. Jangan ragu untuk mencantumkan jabatan mereka di bawah nama mereka jika relevan. Tinggalkan baris kosong setelah informasi kontak sebelum menulis salam.

Langkah 2: Tulis salam

Surat formal selalu memiliki salam di awal isi tulisan sebagai isyarat bahwa pesan Anda akan segera dimulai. Ini dikenal sebagai salam.

Kebanyakan salam dimulai dengan “Yang Terhormat” dan kemudian nama penerimanya.Semua salam menggunakankapitalisasi juduldan diakhiri dengankoma.

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda juga dapat menggunakan jabatan atau bahkan nama departemen, misalnya, “Perwakilan SDM yang Terhormat.” Sebagai upaya terakhir, Anda dapat menggunakan salam umum “Kepada Siapapun yang Berkepentingan” dalam keadaan apa pun. Cobalah untuk menghindari “Yang Terhormat, Tuan atau Nyonya,” karena sudah ketinggalan jaman.

Langkah 3: Tulis isi surat

Di sinilah Anda menulis pesan Anda. Badan surat mengikuti aturan tata bahasa yang normal, jadi tulislah seperti yang Anda lakukan pada dokumen formal lainnya. Satu-satunya pengecualian untuk gaya blok penuh adalah Anda tidak membuat indentasi pada baris pertama paragraf.

Berbeda dengan surat pribadi,surat formal bersifat lugas dan lugas, jadi jangan takut untuklangsung pada intinya. Beberapa surat formal hanya terdiri dari satu atau dua kalimat, namun ada pula yang bisa panjang hingga paragraf jika ada banyak informasi yang ingin disampaikan. Yang penting Anda tetap fokus dan menghindari topik yang bersinggungan.

Meskipun budaya perusahaan yang berbeda memiliki standar komunikasi yang berbeda, sebaiknya hindari ungkapan dan lelucon biasa; beberapa bahkan menyarankan untuk tidak menggunakan kontraksi . Tidak perlu dikatakan lagi, tetapi jangan menggunakan bahasa gaul, kata-kata kotor, atau bahasa tidak pantas lainnya.

Jika surat Anda mencakup banyak hal, sebaiknya sertakan paragraf penutup di bagian akhir untuk merangkum semua yang perlu diketahui penerima. Seperti biasa, jangan lupamengedit dan mengoreksi isi suratsebelum dikirim.

Langkah 4: Tulis penutup pujian

Surat resmi juga menggunakan penutup atau penandatanganan standar, mirip dengan salam, sebelum diakhiri dengan tanda tangan otentik.

Salah satu penutup yang paling umum adalah “Hormat kami”, termasuk beberapa variasi seperti, “Dengan rasa terima kasih yang tulus”, atau “ Hormat kami .” Tanda tangan umum lainnya termasuk “Terbaik” dan “Milik Anda”. Berbeda dengan salam, penutup menggunakan huruf besar pada kalimat.Selalu gunakan huruf besar pada huruf pertama penutup pujian Anda, tetapihanyahuruf pertama.Dan sama seperti salam,selalu diakhiri dengan koma.

Jika Anda mengirim surat kertas, lewati beberapa baris setelah penutupan—di sinilah Anda menandatangani nama Anda. Selain itu,selalu ketikkan nama Anda di bawah tanda tangan, bersama dengan jabatan Anda jika relevan. Saat mengirim email atau surat digital lainnya, Anda tidak perlu meninggalkan baris kosong sebelum mengetikkan nama lengkap.

Langkah 5: Sebutkan materi terlampir

Langkah terakhir ini diperlukan hanya jika Anda mengirimkan materi tambahan bersama surat tersebut, seperti resume atau CV, lamaran, voucher, dll. Jika Anda hanya mengirim surat, abaikan langkah ini.

Setelah nama tercetak dan jabatan opsional Anda (di bawah tanda tangan Anda), lewati satu baris lalu tulis “Lampiran:” diikuti dengan daftar materi yang Anda sertakan. Misalnya, jika Anda menyertakan resume, Anda akan menulis “Lampiran: Resume.” Ini hanyalah tindakan pencegahan agar penerima tidak melewatkan apa pun atau, jika perlu, dapat memverifikasi bahwa ada sesuatu yang hilang dalam pengiriman.

Contoh surat formal (gaya blok)

Detektif Inspektur G. Lestrade

35 Tanggul Victoria

London, Inggris SW1A 2JL, Inggris

1 Juli 1888

Tuan Sherlock Holmes

221B Baker St.

London, Inggris NW1 6XE, Inggris

Tuan Holmes yang terhormat,

Atas nama kepolisian London, kami meminta kehadiran Anda di New Scotland Yard sesegera mungkin. Kami mempunyai kasus yang memerlukan keahlian khusus Anda, dan kami lebih suka mendiskusikan detailnya secara langsung, mengingat sensitivitas informasinya. Kapan saja sebelum akhir bulan dapat diterima.

Sungguh-sungguh,

G.Lestrade

Inspektur Detektif

Lampiran: Kartu pengunjung

Cara menulis surat resmi gaya AMS

Umumnya, gaya AMS menggunakan aturan dan pedoman yang sama dengan gaya blok, termasuk lampiran, sehingga Anda dapat mengikuti langkah-langkah di atas apa pun gaya yang Anda gunakan. Namun, ada dua perbedaan utama dalam gaya AMS yang perlu Anda waspadai:

1. Jangan tinggalkan baris kosong antara alamat lengkap pengirim dan tanggal. Tanggalnya tepat di bawah alamat.
2. Gaya AMS selalu menggunakan baris subjek sebagai pengganti atau sebelum salam. Baris subjek harus ditulis dalam huruf kapital semua dan merangkum isi surat tidak lebih dari satu baris, seperti “Kehadiran ANDA DIMINTA DI SCOTLAND YARD.” Seperti halnya salam, biarkan baris kosong sebelum dan sesudah baris subjek.

Contoh surat formal (gaya AMS)

Detektif Inspektur G. Lestrade

35 Tanggul Victoria

London, Inggris SW1A 2JL, Inggris

1 Juli 1888

KEHADIRAN ANDA DIMINTA DI SCOTLAND YARD

Tuan Holmes yang terhormat,

[. . .]

Cara menulis surat informal

Sesuai dengan namanya, surat informal jauh lebih santai daripada surat formal. Itu berarti aturan dan pedoman yang ada tidak sebanyak itu, dan tidak ada yang akan keberatan jika Anda tidak meninggalkan ruang kosong di tempat yang tepat.

Namun, ada format yang benar dan familiar bagi orang-orang, jadi ikuti langkah-langkah di bawah ini seminimal mungkin.

Langkah 1: Cantumkan tanggal di atas (opsional)

Mencantumkan tanggal di atas surat merupakan kebiasaan yang bermula dari masa ketika penulisan surat merupakan sarana komunikasi utama. Saat ini pencantuman tanggal sudah bukan lagi suatu keharusan, namun sebagian masyarakat masih melakukannya karena tradisi. Dalam surat informal, ini sepenuhnya opsional.

Langkah 2: Tulis salam

Sama seperti surat formal, surat informal diawali dengan sapaan sopan kepada penerimanya. Format standarnya sama: kata “Yang Terhormat” diikuti dengan nama orang tersebut, seperti dalam “Yang Terhormat Tuan Lestrade,” menggunakan huruf kapital judul.

Namun, surat informal memberikan lebih banyak kebebasan dalam hal apa yang Anda ucapkan dalam sapaan, dan tidak jarang kita melihat sapaan santai seperti, “Hai [Nama],” atau “Halo [Nama].”

Seperti halnya salam dalam surat formal, Anda biasanya mengakhiri salam dengan koma lalu melewatkan satu baris sebelum memulai isi surat. Kadang-kadang Anda melihat orang-orang mengakhiri salam dengan tanda seru, tergantung pada hubungan mereka dengan penerima.

Langkah 3: Tulis isi surat

Badan surat adalah tempat Anda menulis pesan, dan surat informal sering kali dimaksudkan untuk berbagi berita atau tetap berhubungan. Mereka cenderung memiliki nada percakapan, yang berarti Anda bebas memasukkan bahasa gaul dan bahasa apa pun yang Anda gunakan saat berbicara secara langsung.

Meskipun kalimat singgung lebih diperbolehkan dalam surat informal, keluar dari topik secara berlebihan masih dapat mengganggu pembaca. Cobalah untuk tetap fokus sebaik mungkin tanpa terdengar terkekang—bagaimanapun, surat informal seharusnya bersifat pribadi.

Langkah 4: Tulis penutup pujian

Surat informal juga menggunakan penutup sebelum tanda tangan, mengikuti format yang sama seperti surat resmi. Itu termasuk menggunakan huruf besar pada kalimat (hanya menggunakan huruf kapital pada huruf pertama), menambahkan koma di akhir, dan memberikan ruang yang cukup untuk menandatangani nama Anda jika Anda mengirim surat kertas.

Namun, Anda tidak perlu terpaku pada kalimat konvensional seperti “Hormat kami.” Jika Anda menulis surat pribadi, Anda dapat menggunakan sesuatu yang lebih sentimental tergantung pada hubungan dengan penerimanya, seperti “Cinta”, “Salam hangat”, atau “Sampai jumpa”.

Contoh surat tidak resmi

2 Juli 1888

Ada apa, Lestrade!?

Itu Sherlock! Sangat bersemangat untuk menerima surat Anda. Tentu saja saya akan datang ke Scotland Yard secepatnya, jangan khawatir.

XOXO,

Sherlock “Detektif Terbaik” Holmes

Apa itu PS?

PS adalah singkatan dari postscript . Itu adalah sesuatu yang Anda tambahkan pada menit-menit terakhir setelah surat itu selesai, biasanya berupa berita kecil atau sesuatu yang kecil yang Anda lupakan saat menulis isi surat. Biasanya, Anda tidak menggunakan postscripts dalam surat formal; jika Anda perlu menambahkan sesuatu, Anda harus merevisi seluruh dokumen untuk memasukkan informasi baru.

Saat menulis catatan tambahan, cukup tulis huruf “PS” dan kemudian pesan Anda. Tidak masalah jika Anda menggunakan titik atau tidak (“PS” dan “PS” keduanya dapat diterima), namun kedua huruf tersebut harus selalu menggunakan huruf kapital.

Jika Anda memiliki lebih dari satu catatan tambahan, cukup tambahkanPlain di awal setiap PS baru. Misalnya, catatan tambahan kedua Anda harus diberi label “PPS.” dan catatan tambahan ketiga Anda seharusnya adalah “PPPS.”

PS. Rob mendapat posisi di Great Company! Terima kasih atas semua dukungannya selama dia menganggur.

PPS. Aku harus membatalkan pesta ulang tahunku, tapi kita masih berkumpul untuk minum malam itu jika kamu mau datang.

Amplop

Di Amerika Serikat, berat maksimum surat kelas satu adalah 3,5 ons. Jika surat Anda lebih dari tiga halaman atau Anda menulisnya di atas kertas tebal, Anda harus menimbangnya untuk memastikannya memenuhi persyaratan. Ukuran dan bentuk amplop juga penting. Itu harus berbentuk persegi panjang dan lebih kecil dari kira-kira 6 kali 11 inci, atau Anda berisiko kantor pos mengembalikannya.

Mengirim surat

Setelah Anda menentukan jenis amplop yang tepat, sekarang Anda tinggal mengirimkannya. (Jika surat pribadi, Anda selalu dapat mengirimkannya sendiri. Dalam hal ini, tulis saja nama penerima yang dituju di bagian luar amplop. Bonus pengiriman tangan? Anda dapat menggunakan amplop ukuran atau bentuk apa pun yang Anda inginkan!)

Di pojok kiri atas, tulis nama dan alamat Anda atau lampirkan label surat. Di tengah amplop, tuliskan nama dan alamat penerima dengan hati-hati. Selain singkatan negara bagian dan kode pos, surat internasional harus mencantumkan negara tujuan dan alamat pengirim.

Tarif ongkos kirim bervariasi. Periksa situs web Layanan Pos AS untuk mengetahui harga terkini atau gunakan Stempel Selamanya untuk tujuan AS. Ongkos kirim ditempatkan di pojok kanan atas amplop.

Periksa kembali apakah semuanya sudah benar di bagian luar amplop. Jika ya, lipat surat Anda dan masukkan dengan rapi. Jangan menyegelnya sampai Anda yakin bahwa Anda telah menyertakan setiap halaman yang ingin Anda kirim.

Tip menulis surat

Masih tidak yakin bagaimana cara menulis surat yang benar? Ingatlah tip menulis surat ini untuk membantu Anda berkomunikasi dengan percaya diri.

Tawarkan basa-basi

Meskipun surat pribadi biasanya cenderung menggunakan nada ramah, surat formal juga bisa memanfaatkan basa-basi dan etiket sopan. Ungkapan sederhana seperti “Apa kabar?” atau “Saya harap Anda baik-baik saja” di awal surat dapat membantu menghubungkan pengirim dan penerima, meskipun pokok bahasannya hanya bisnis.

Demikian pula, Anda juga bisa mengungkapkan simpati, penyesalan, dukungan, atau terima kasih baik dalam surat formal maupun informal. Selain sekedar etiket, basa-basi ini membangun hubungan pribadi yang memisahkan surat Anda dari surat yang ditulis oleh mesin.

Menulis untuk pembaca Anda

Seperti halnya semua tulisan, ubah bahasa Anda untuk mengakomodasi pembaca spesifik Anda. Jika Anda menulis surat resmi kepada rekan bisnis, bersikaplah profesional dan sopan. Jika Anda menulis surat pribadi kepada teman lama, jangan ragu untuk melontarkan lelucon dan menggunakan bahasa gaul.

Kadang-kadang kalimatnya kabur— “surat resmi” untuk teman kerja mungkin lebih santai daripada “surat pribadi” untuk kerabat jauh. Ingatlah pembaca tertentu saat Anda menulis untuk mendapatkan nada yang tepat. Jika Anda belum pernah bertemu penerimanya, pertahankan formalitas yang sopan.

Sertakan semua informasi yang diperlukan

Jika Anda memiliki banyak informasi yang ingin disampaikan, buatlah daftar kecil terlebih dahulu untuk memastikan Anda mencakup semuanya. Perlakukan ini seperti garis besar mini untuk memastikan tidak ada yang lolos.

Hal ini sangat penting terutama untuk undangan atau surat tentang penjadwalan acara. Pastikan Anda menyatakan dengan jelas fakta-fakta penting—terutama di manadankapan—serta informasi lain yang perlu diketahui, seperti petunjuk arah atau persyaratan khusus.

Kesimpulan

Bukankah menyenangkan mengirimkan surat yang sudah Anda persiapkan dengan matang? Tentu saja, surat yang ditulis dengan baik mempunyai peluang terbaik untuk mencapai tujuannya. Untuk memastikan surat Anda benar-benar bersinar, sangat penting bahwa surat itu bebas dari kesalahan dan menggunakan nada yang tepat. Bantuan penulisan Grammarly mendeteksi hal-hal seperti kesalahan ejaan dan tata bahasa, dan Grammarly Premium mencakup saran dan panduan pemformatan yang dapat membantu Anda menulis surat yang jelas dan mudah diikuti yang menarik perhatian penerima. Dengan menggunakan Grammarly, Anda dapat menulis surat dengan percaya diri, di mana pun Anda mengetik!

Artikel ini awalnya ditulis oleh Jennifer Calonia pada tahun 2020. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.