Cara Menulis Letter of Intent: Teknik Penting

Baik Anda melamar ke sekolah pascasarjana, mencoba mendapatkan pekerjaan impian Anda, atau melanjutkan proyek bisnis baru, menyusun surat niat adalah langkah pertama yang penting untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan. Dalam panduan ini, kita akan membahas keadaan di mana surat niat berguna dan bagaimana menulis surat Anda sendiri.

Apa itu surat niat?

Letter of Intent (LOI) adalah dokumen awal yang menguraikan niat bersama dari dua pihak atau lebih sebelum membuat kesepakatan rinci. Meskipun umum terjadi di berbagai industri, LOI sangat penting dalam transaksi bisnis seperti merger, akuisisi, dan transaksi real estate. Hal ini juga digunakan dalam kegiatan akademis dan lamaran pekerjaan, menetapkan dasar untuk negosiasi lebih lanjut dan perjanjian formal dengan memperjelas harapan semua pihak.

Penggunaan LOI dalam bisnis

LOI proposal bisnis dapat memainkan banyak peran penting. LOI bisnis biasanya:

• Garis besar syarat, perjanjian, dan transaksi
• Detailkan ruang lingkup pekerjaan
• Memfasilitasi negosiasi yang lebih lancar

LOI untuk peluang kerja

Selain kesepakatan bisnis, LOI terkadang digunakan untuk menyatakan minat terhadap suatu perusahaan, bahkan saat tidak ada lowongan pekerjaan. Berbeda dengan surat lamaran, menulis surat niat untuk suatu pekerjaan terdiri dari presentasi singkat tentang apa yang dapat ditawarkan oleh kandidat, yang menunjukkan inisiatif dan potensi mereka sesuai dengan nilai atau misi perusahaan. LOI untuk peluang kerja bertujuan untuk:

• Tunjukkan minat pada perusahaan
• Soroti keterampilan unik dan kontribusi potensial
• Terhubung dengan pengambil keputusan untuk peluang masa depan

Aplikasi akademik dan LOI

Siswa sering menggunakan LOI ketika mendaftar ke program pascasarjana atau sekolah profesional. Tujuan dari surat niat akademik adalah untuk:

• Tunjukkan antusiasme pelamar terhadap program ini
• Soroti pencapaian akademis yang relevan
• Uraikan bagaimana mereka berencana untuk berkontribusi kepada komunitas akademis

Bersiap untuk menyusun surat niat Anda

Apa pun tujuannya, persiapan penyusunan LOI melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan kejelasan, relevansi, dan efektivitas surat yang dihasilkan. Berikut beberapa tipnya:

• Penelitian secara menyeluruh.Memahami kebutuhan, tantangan, atau minat penerima, baik itu perusahaan, lembaga pendidikan, atau entitas lainnya. Semakin banyak Anda meneliti, semakin baik surat niat Anda.
• Perjelas tujuan Anda.Tentukan apa yang ingin Anda capai dengan LOI. Apakah Anda berharap untuk diterima dalam suatu program, memperjelas ruang lingkup pekerjaan suatu proyek, atau yang lainnya?
• Uraikan poin-poin penting.Buatlah daftar poin-poin utama yang ingin Anda sertakan, seperti latar belakang Anda dan apa yang Anda cari dari penerima. Sertakan informasi spesifik yang relevan dengan tujuan Anda, seperti kualifikasi, pengalaman, atau persyaratan yang diusulkan.
• Siapkan bahan pendukung.Jika berlaku, siapkan dokumen atau materi apa pun untuk mendukung klaim atau proposal dalam LOI Anda, seperti resume, portofolio, atau rencana proyek.

Menyusun surat niat Anda

LOI yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk memberikan kesan yang kuat pada penerimanya. Secara umum, surat ini harus disusun seperti surat bisnis formal dan harus memandu pembaca memahami niat, kualifikasi, dan cara Anda memperkirakan potensi hubungan atau kesepakatan yang akan terjadi. Berikut adalah struktur yang direkomendasikan untuk menyusun LOI yang efektif:

Tajuk

Cantumkan informasi kontak Anda di bagian atas, diikuti tanggal, lalu informasi kontak penerima. Bagian ini harus diformat seperti surat bisnis tradisional.

Sapaan

Sapa penerima secara formal, gunakan “Yang Terhormat” diikuti dengan nama dan gelarnya. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan sapaan umum seperti “Panitia Penerimaan yang Terhormat”.

Perkenalan

Mulailah dengan paragraf singkat yang memperkenalkan diri Anda dan menyatakan dengan jelas tujuan surat tersebut.

Tubuh

Bagian ini adalah inti surat Anda dan bisa berupa satu atau beberapa paragraf, tergantung kerumitan proposal Anda. Secara umum, ini harus mencakup:

• Latar belakang Anda: Rangkum secara singkat pengalaman, pencapaian, atau kualifikasi Anda yang relevan.
• Niat Anda: Nyatakan dengan jelas apa yang ingin Anda capai atau apa yang Anda usulkan.Untuk transaksi bisnis, sertakan ikhtisar kesepakatan atau proyek. Untuk lamaran akademis atau pekerjaan, jelaskan mengapa Anda tertarik pada posisi atau program tersebut.
• Bagaimana Anda akan berkontribusi: Rincikan bagaimana keterlibatan Anda akan bermanfaat bagi proyek, perusahaan, atau program akademik.Soroti keterampilan, sumber daya, atau perspektif spesifik yang Anda bawa.
• Syarat atau ketentuan spesifik apa pun: Meskipun ini bukan kontrak, jika proposal atau permohonan Anda memiliki persyaratan atau kemungkinan yang diketahui, Anda dapat menyebutkannya secara singkat di sini.

Penutupan

Akhiri surat Anda dengan merangkum poin-poin utama Anda, tegaskan kembali minat Anda, dan nyatakan kesediaan Anda untuk memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan. Akhiri dengan penutup yang profesional, seperti “Hormat kami” atau “Salam”, diikuti dengan tanda tangan Anda (jika Anda mengirimkan salinan cetaknya) dan nama yang diketik.

Lampiran atau lampiran

Jika Anda menyebutkan dokumen tambahan apa pun dalam LOI Anda, seperti resume, portofolio, atau proposal proyek, cantumkan dokumen tersebut di bagian “Lampiran” atau “Lampiran” di akhir surat Anda.

Kesalahan umum yang harus dihindari

Saat Anda menyusun LOI, menghindari kesalahan umum dapat meningkatkan efektivitas dan daya tarik profesional dokumen Anda secara signifikan. Berikut beberapa kesalahan yang harus dihindari:

• Kurangnya kekhususan: Hindari terlalu samar-samar mengenai niat, sasaran, atau bagaimana Anda dapat berkontribusi.
• Mengabaikan penelitian: Tidak menyesuaikan LOI Anda dengan penerimanya (baik perusahaan, institusi akademis, atau entitas lain) menunjukkan kurangnya upaya. Sesuaikan surat Anda dengan menyebutkan aspek spesifik dari program, proyek, atau pekerjaan yang membuat Anda tertarik dan bagaimana keterampilan atau tujuan Anda selaras dengan hal tersebut.
• Mengabaikan struktur dan format: Mengirimkan LOI yang tidak memiliki struktur atau format profesional dapat memberikan kesan pertama yang buruk. Gunakan format surat bisnis dan pastikan LOI Anda terorganisir dengan baik, sehingga mudah dibaca dan dipahami.
• Kesalahan tata bahasa dan kesalahan ketik: Kesalahan dalam ejaan, tata bahasa, atau tanda baca dapat mengurangi profesionalisme dan perhatian Anda terhadap detail. Koreksi LOI Anda beberapa kali atau gunakan alat seperti Grammarly untuk menemukan kesalahan.

Penulis surat bertenaga AI Grammarly menyederhanakan proses penulisan LOI yang kuat. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat membuat draf pertama. Kemudian, Grammarly dapat membantu Anda menyempurnakannya, memastikan surat Anda bebas dari kesalahan, terdengar profesional, dan ringkas. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan surat Anda agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Contoh surat niat

[Nama Anda] [Alamat Anda] [Alamat Email Anda] [Nomor Telepon Anda] [Tanggal Hari Ini]

[Nama Penerima] [Judulnya] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Saya menulis untuk menyatakan minat saya untuk berkolaborasi dengan [Nama Perusahaan] sebagai pekerja lepas pada proyek [Nama Proyek Tertentu atau Jenis Proyek] yang akan datang. Dengan pengalaman luas di [Bidang/Industri Anda] dan rekam jejak yang terbukti memberikan hasil berkualitas tinggi, saya yakin dengan kemampuan saya untuk berkontribusi secara efektif terhadap tujuan tim Anda.

Selama [Jumlah Tahun] terakhir, saya telah mengasah keterampilan saya dalam [Daftar Keterampilan Utama yang Relevan dengan Proyek], yang saya yakini selaras dengan tujuan proyek [Nama Perusahaan]. Portofolio saya mencakup proyek-proyek sukses seperti [Deskripsi Singkat Proyek yang Relevan], yang menghasilkan [Jelaskan Secara Singkat Hasil]. Pengalaman ini telah membekali saya dengan pengetahuan dan ketangkasan yang diperlukan untuk mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh [Aspek Spesifik Proyek].

Saya sangat tertarik pada proyek ini karena [Sebutkan Apa yang Menarik Anda pada Proyek atau Perusahaan], dan saya ingin membawa keahlian saya dalam [Sebutkan Keahlian atau Bidang Tertentu] ke tim Anda. Saya berkomitmen untuk tidak hanya memenuhi harapan proyek Anda namun melampauinya, memastikan bahwa kita mencapai hasil yang luar biasa bersama-sama.

Sebagai bagian dari usulan kerjasama dengan [Nama Perusahaan], saya siap untuk:

• [Cantumkan Hasil Utama atau Kontribusi yang Anda Rencanakan],
• [Cantumkan Hasil atau Kontribusi Utama lainnya], dan
• [Sebutkan Dukungan atau Layanan Tambahan yang Anda Tawarkan].

Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan potensi kemitraan ini secara rinci dan mengeksplorasi bagaimana kita dapat mencapai kesuksesan bersama. Portofolio saya dan daftar referensi terlampir untuk ulasan Anda. Saya bersedia untuk bertemu atau menelepon kapan pun Anda mau untuk mendiskusikan bagaimana saya dapat berkontribusi pada proyek Anda.

Terima kasih telah mempertimbangkan usulan saya. Saya gembira dengan kemungkinan bekerja sama dan berkontribusi terhadap kesuksesan [Nama Perusahaan].

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Kata terakhir pada surat niat

Menyusun LOI yang berdampak adalah langkah penting dalam mengkomunikasikan niat Anda dan membangun landasan untuk negosiasi atau penerimaan di masa depan. Dengan mengikuti templat surat niat, memperhatikan detail, memastikan kejelasan dan profesionalisme, dan menghindari kesalahan umum, Anda dapat membuat dokumen yang menyampaikan niat Anda secara efektif.

Generator surat niat Grammarly dapat membantu menyusun dan menyempurnakan LOI Anda, menjadikannya bebas kesalahan dan efektif. Ingat, LOI yang dibuat dengan baik tidak hanya menunjukkan profesionalisme Anda tetapi juga membuka peluang bagi kolaborasi dan peluang yang sukses di masa depan.