Cara Menulis Semua Jenis Surat

Setiap orang harus tahu cara menulis surat, baik pertanyaan bisnis, email, surat pribadi, atau pos media sosial berformat surat. Menulis surat adalah keterampilan yang berguna, tidak hanya untuk berkomunikasi dengan jelas, tetapi juga untuk membuat kesan yang baik—terutama kesan pertama.

Di bawah ini kami menjelaskan cara menulis surat yang benar, apa pun jenis yang Anda butuhkan. Kami akan membahas format yang benar untuk surat resmi, seperti surat lamaran atau pertanyaan pekerjaan, serta tip untuk menulis surat pribadi, dengan beberapa contoh yang berguna untuk masing-masing.

Jenis surat apa yang harus Anda tulis?

Tidak ada aturan keras dan cepat. Format surat yang paling cocok tergantung pada audiens Anda. Untuk teman atau kerabat dekat, pesan santai atau surat tidak resmi biasanya merupakan cara terbaik. Ada berbagai jenis huruf yang sesuai untuk format ini. Beberapa termasuk:

• Surat tulisan tangan
• Surat yang dikirim melalui email
• Pesan media sosial yang diketik

Namun, untuk kontak bisnis atau orang yang tidak Anda kenal baik, surat formal yang diketik hampir selalu menjadi pilihan yang paling tepat. Ketika digunakan untuk tujuan profesional, menulis surat resmi efektif untuk hal-hal berikut:

• Surat pengantar
• Surat niat
• Huruf proposisi nilai
• Surat memorandum bisnis
• Surat promosi
• Referensi surat
• Surat pengunduran diri
• Terima kasih surat

Ini hanyalah beberapa jenis surat yang mungkin Anda perlukan untuk menulis di lingkungan kasual atau profesional. Sebelum menulis surat, pertimbangkan jenis surat yang Anda butuhkan: formal atau informal. Masing-masing memiliki format berbeda yang ingin Anda ikuti.

Penulisan surat formal: gaya blok vs. gaya AMS

Surat resmi—seperti surat pengantar, pertanyaan bisnis, dan pemberitahuan penting—adalah beberapa surat terpenting yang harus Anda tulis. Karena terkadang digunakan sebagai dokumen resmi, surat resmi memiliki struktur dan format yang sangat presisi. Faktanya, ada beberapa "format yang benar" yang berbeda untuk dipilih.

Format paling umum untuk penulisan surat formal adalah gaya blok dan American Mathematical Society, atau AMS, style. Pada contoh di bawah, kami menggunakan gaya blok, khususnya gaya blok penuh , karena ini yang paling populer. Gaya blok ditandai dengan semua elemen disejajarkan di margin kiri halaman. Ini termasuk baris pertama paragraf, yang tidak menggunakan lekukan.

AMS cukup mirip, mengikuti banyak aturan yang sama dengan gaya blok. Namun, ada beberapa perbedaan, yang akan kami bahas secara singkat setelah bagian berikutnya.

Cara menulis surat resmi dengan gaya blok

Langkah 1: Tulis informasi kontak dan tanggal

Semua surat resmi dimulai dengan informasi kontak dan tanggal . Dalam gaya blok penuh, ini berada di sudut kiri atas.

Pertama, sebagai pengirim, ketik nama lengkap dan alamat Anda sejajar dengan sisi kiri, seperti yang Anda lakukan saat menangani amplop. Ini bukan hanya formalitas, tetapi penyertaan yang berguna sehingga penerima dapat dengan mudah menemukan informasi kontak Anda ketika mereka ingin merespons.

Jika Anda menulis di atas kop surat resmi perusahaan yang sudah menyertakan informasi ini, Anda tidak perlu menulis ulang informasi kontak tersebut.

Setelah alamat Anda, lewati satu baris dan tambahkan tanggal Anda menulis surat.

Terakhir, lewati satu baris lagi dan tambahkan nama penerima dan alamat lengkap. Jangan ragu untuk memasukkan judul pekerjaan mereka di bawah nama mereka jika relevan. Biarkan baris kosong setelah informasi kontak sebelum menulis salam.

Langkah 2: Tulis salam

Surat resmi selalu memiliki salam di awal konten tertulis sebagai isyarat bahwa pesan Anda akan segera dimulai. Ini dikenal sebagai salam.

Kebanyakan salam dimulai dengan "Yang Terhormat" dan kemudian nama penerima. Semua salam menggunakan kapitalisasi judul dan diakhiri dengan koma .

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda juga dapat menggunakan jabatan atau bahkan nama departemen, misalnya, “Dear HR Representative.” Sebagai upaya terakhir, Anda dapat menggunakan sapaan umum “Kepada Yang Berkepentingan” dalam keadaan apa pun. Cobalah untuk menghindari "Dear Sir or Madam," karena agak ketinggalan jaman.

Langkah 3: Tulis isi surat

Di sinilah Anda menulis pesan Anda. Badan surat mengikuti aturan tata bahasa yang normal, jadi tulislah seperti yang Anda lakukan pada dokumen formal lainnya. Satu-satunya pengecualian untuk gaya blok penuh adalah Anda tidak membuat indentasi baris pertama paragraf .

Tidak seperti surat pribadi, surat resmi bersifat lugas dan langsung , jadi jangan takut untuk langsung pada intinya . Beberapa surat formal hanya terdiri dari satu atau dua kalimat panjangnya, meskipun yang lain bisa menjadi paragraf jika ada banyak informasi yang ingin disampaikan. Yang penting Anda tetap fokus dan menghindari topik yang bersinggungan.

Meskipun budaya perusahaan yang berbeda memiliki standar komunikasi yang berbeda, itu adalah taruhan yang aman untuk menghindari ungkapan dan lelucon biasa; beberapa bahkan menyarankan untuk tidak menggunakan kontraksi . Seharusnya tidak perlu dikatakan, tetapi jangan menggunakan bahasa gaul, bahasa tidak senonoh, atau bahasa tidak pantas lainnya.

Jika surat Anda mencakup banyak hal, sebaiknya sertakan paragraf penutup di bagian akhir untuk merangkum semua yang perlu diketahui penerima. Seperti biasa, jangan lupa untuk mengedit dan mengoreksi isi surat sebelum dikirim.

Langkah 4: Tulis penutupan gratis

Surat resmi juga menggunakan penutup atau tanda tangan pelengkap standar, mirip dengan salam, sebelum diakhiri dengan tanda tangan otentik.

Salah satu penutup yang paling umum adalah “Hormat kami,” termasuk beberapa variasi seperti, “Dengan rasa terima kasih yang tulus,” atau “ Hormat kami .” Penandatanganan umum lainnya termasuk "Terbaik," dan "Milik Anda." Tidak seperti salam, penutup menggunakan kapitalisasi kalimat. Selalu gunakan huruf besar pada huruf pertama dari penutupan gratis Anda, tetapi Dan seperti salam, selalu diakhiri dengan koma .

Jika Anda mengirim surat kertas, lewati beberapa baris setelah penutupan gratis—inilah tempat Anda menandatangani nama Anda. Selain itu, selalu ketikkan nama Anda di bawah tanda tangan , bersama dengan jabatan Anda jika relevan. Saat mengirim email atau surat digital lainnya, Anda tidak perlu meninggalkan baris kosong sebelum mengetikkan nama lengkap Anda.

Langkah 5: Sebutkan bahan terlampir

Langkah terakhir ini diperlukan hanya jika Anda mengirim materi tambahan dengan surat itu, seperti resume atau CV, aplikasi, voucher, dll. Jika Anda hanya mengirim surat, abaikan langkah ini.

Setelah nama tercetak dan jabatan pekerjaan opsional Anda (di bawah tanda tangan Anda), lewati satu baris dan kemudian tulis “Lampiran:” diikuti dengan daftar materi yang telah Anda sertakan. Misalnya, jika Anda menyertakan resume, Anda akan menulis “Enclosure: Resume.” Ini hanyalah tindakan pencegahan agar penerima tidak melewatkan apa pun atau, jika perlu, dapat memverifikasi bahwa ada sesuatu yang hilang dalam pengiriman.

Contoh surat resmi (gaya blok)

Detektif Inspektur G. Lestrade
35 Tanggul Victoria
London, Inggris SW1A 2JL, Inggris

1 Juli 1888

Tuan Sherlock Holmes
221B Baker St.
London, Inggris NW1 6XE, Inggris

Tuan Holmes yang terhormat,

Atas nama kepolisian London, kami meminta kehadiran Anda di New Scotland Yard secepat mungkin. Kami memiliki kasus yang memerlukan keahlian khusus Anda, dan kami lebih suka mendiskusikan detailnya secara langsung, mengingat sensitivitas informasinya. Setiap saat sebelum akhir bulan dapat diterima.

Sungguh-sungguh,
G. Lestrade
Inspektur Detektif

Lampiran: Tiket pengunjung

Cara menulis surat resmi dengan gaya AMS

Sebagian besar, gaya AMS menggunakan aturan dan pedoman yang sama dengan gaya blok, termasuk enklosur, sehingga Anda dapat mengikuti langkah-langkah di atas terlepas dari gaya yang Anda gunakan. Namun, ada dua perbedaan utama dalam gaya AMS yang perlu Anda ketahui:

1. Jangan biarkan baris kosong antara alamat lengkap pengirim dan tanggal. Tanggal datang langsung di bawah alamat.
2. Gaya AMS selalu menggunakan baris subjek di tempat atau sebelum salam. Baris subjek harus ditulis dalam huruf kapital semua dan meringkas isi surat tidak lebih dari satu baris, seperti "HADIAH ANDA DIMINTA DI SCOTLAND YARD." Seperti salam, biarkan baris kosong sebelum dan sesudah baris subjek.

Contoh surat resmi (gaya AMS)

Detektif Inspektur G. Lestrade
35 Tanggul Victoria
London, Inggris SW1A 2JL, Inggris

1 Juli 1888

KEHADIRAN ANDA DIMINTA DI SCOTLAND YARD

Tuan Holmes yang terhormat,

[. . .]

Cara menulis surat tidak resmi

Sesuai dengan namanya, surat informal jauh lebih santai daripada surat resmi. Itu berarti tidak ada banyak aturan dan pedoman, dan tidak ada yang akan keberatan jika Anda tidak meninggalkan ruang kosong di tempat yang tepat.

Namun, ada format yang benar yang sudah dikenal orang, jadi ikuti langkah-langkah di bawah ini sebagai minimal.

Langkah 1: Letakkan tanggal di atas (opsional)

Menempatkan tanggal di bagian atas surat adalah kebiasaan yang berasal dari saat menulis surat adalah sarana komunikasi utama. Saat ini, memasukkan kurma bukan lagi suatu keharusan, tetapi sebagian orang masih melakukannya karena tradisi. Dalam surat-surat informal, itu sepenuhnya opsional.

Langkah 2: Tulis salam

Sama seperti surat resmi, surat tidak resmi diawali dengan ucapan yang sopan kepada penerimanya. Format standarnya sama: kata “Dear” diikuti nama orang, seperti pada “Dear Mr. Lestrade,” menggunakan huruf kapital judul.

Namun, surat informal memberikan lebih banyak kebebasan dalam hal apa yang Anda katakan dalam sapaan Anda, dan tidak jarang melihat sapaan santai seperti, “Hai [Nama],” atau “Halo [Nama].”

Seperti salam dalam surat formal, Anda biasanya mengakhiri salam dengan koma dan kemudian melewati satu baris sebelum memulai isi surat. Kadang-kadang Anda melihat orang mengakhiri salam dengan tanda seru, tergantung pada hubungan mereka dengan penerima.

Langkah 3: Tulis isi surat

Badan surat adalah tempat Anda menulis pesan, dan surat tidak resmi sering kali dimaksudkan untuk berbagi berita atau tetap berhubungan. Mereka cenderung memiliki nada percakapan, yang berarti Anda bebas memasukkan bahasa gaul dan bahasa apa pun yang Anda gunakan saat berbicara secara langsung.

Sementara garis singgung lebih diperbolehkan dalam surat informal, keluar topik secara berlebihan masih bisa mengganggu pembaca. Cobalah untuk tetap fokus sebaik mungkin tanpa terdengar tertahan—bagaimanapun juga, surat informal seharusnya bersifat pribadi.

Langkah 4: Tulis penutupan gratis

Surat tidak resmi juga menggunakan penutup pelengkap sebelum tanda tangan, mengikuti format yang sama dengan surat resmi. Itu termasuk menggunakan kapitalisasi kalimat (huruf besar hanya huruf pertama), menambahkan koma di akhir, dan meninggalkan cukup ruang untuk menandatangani nama Anda jika Anda mengirim surat kertas.

Namun, Anda tidak perlu tetap menggunakan tanda tangan konvensional seperti “Hormat kami”. Jika Anda menulis surat pribadi, Anda dapat menggunakan sesuatu yang lebih sentimental tergantung pada hubungan dengan penerima, seperti "Cinta", "Salam hangat", atau "Sampai jumpa".

Contoh surat tidak resmi

2 Juli 1888

Ada apa, Lestrade!?

Ini Sherlock! Jadi bersemangat untuk menerima surat Anda. Tentu saja saya akan datang ke Scotland Yard secepatnya, jangan khawatir.

XOXO,
Sherlock "Detektif Terbaik" Holmes

Apa itu PS?

PS adalah singkatan dari postscript . Ini adalah sesuatu yang Anda tambahkan pada menit terakhir setelah surat itu selesai, biasanya berita kecil atau sesuatu yang kecil yang Anda lupa saat menulis badan surat. Biasanya, Anda tidak menggunakan postscripts dalam surat formal; jika Anda perlu menambahkan sesuatu, Anda harus merevisi seluruh dokumen untuk memasukkan informasi baru.

Saat menulis postscript, cukup tulis huruf "PS" dan kemudian pesan Anda. Tidak masalah jika Anda menggunakan titik atau tidak (“PS” dan “PS” keduanya dapat diterima), tetapi kedua huruf tersebut harus selalu menggunakan huruf kapital.

Jika Anda memiliki lebih dari satu postscript, cukup tambahkan P lain di awal setiap PS baru. Misalnya, postscript kedua Anda harus diberi label “PPS.” dan postscript ketiga Anda harus "PPPS."

PS. Rob mendapat posisi di Great Company! Terima kasih atas semua dukungannya selama menganggur.

PPS. Saya harus membatalkan pesta ulang tahun saya, tetapi kami masih berkumpul untuk minum malam itu jika Anda ingin datang.

Amplop

Di Amerika Serikat, berat maksimum untuk surat kelas satu adalah 3,5 ons. Jika surat Anda lebih dari tiga halaman atau Anda telah menulisnya di atas kertas tebal, Anda harus menimbangnya untuk memastikannya memenuhi persyaratan. Ukuran dan bentuk amplop juga penting. Itu harus berbentuk persegi panjang dan lebih kecil dari kira-kira 6 kali 11 inci, atau Anda berisiko mengembalikannya ke kantor pos.

Mengirim surat

Setelah Anda menentukan bahwa amplop adalah jenis yang tepat, sekarang Anda tinggal mengirimkannya. (Jika surat pribadi, Anda selalu dapat mengirimkannya sendiri. Dalam hal ini, cukup tulis nama penerima yang dituju di luar amplop. Bonus pengiriman tangan? Anda dapat menggunakan amplop ukuran atau bentuk apa pun yang Anda inginkan!)

Di sudut kiri atas, tulis nama dan alamat Anda atau lampirkan label surat. Di tengah amplop, tulis nama dan alamat penerima dengan hati-hati. Selain singkatan negara dan kode pos, surat internasional harus mencantumkan negara tujuan dan alamat pengirim.

Tarif ongkos kirim bervariasi. Periksa situs web Layanan Pos AS untuk harga saat ini atau gunakan Stempel Selamanya untuk tujuan AS. Postage tertera di pojok kanan atas amplop.

Periksa kembali apakah semuanya benar di bagian luar amplop. Jika ya, lipat surat Anda dan sisipkan dengan rapi. Jangan menyegelnya sampai Anda yakin bahwa Anda telah menyertakan setiap halaman yang ingin Anda kirim.

Tips menulis surat

Masih tidak yakin bagaimana menulis surat yang benar? Ingatlah tip menulis surat ini untuk membantu Anda berkomunikasi dengan percaya diri.

Tawarkan basa-basi

Sementara surat pribadi secara alami cenderung menggunakan nada ramah, surat formal juga bisa mendapatkan keuntungan dari basa-basi dan etiket sopan. Ungkapan sederhana seperti "Bagaimana kabarmu?" atau "Saya harap Anda baik-baik saja" di awal surat dapat membantu menghubungkan pengirim dan penerima, bahkan jika subjeknya benar-benar bisnis.

Demikian juga, Anda juga dapat mengungkapkan simpati, penyesalan, dukungan, atau rasa terima kasih baik dalam surat resmi maupun tidak resmi. Selain etiket belaka, basa-basi ini membangun hubungan pribadi yang memisahkan surat Anda dari yang ditulis oleh mesin.

Tulis untuk pembaca Anda

Seperti semua tulisan, ubah bahasa Anda untuk mengakomodasi pembaca spesifik Anda. Jika Anda menulis surat resmi kepada rekan bisnis, bersikaplah profesional dan sopan. Jika Anda menulis surat pribadi kepada teman lama, jangan ragu untuk membuat lelucon dan menggunakan bahasa gaul.

Terkadang garisnya kabur—"surat resmi" untuk teman kerja mungkin lebih santai daripada "surat pribadi" untuk kerabat jauh. Ingatlah pembaca tertentu saat Anda menulis untuk mencapai nada yang tepat. Jika Anda belum pernah bertemu penerima sebelumnya, tetap berpegang pada formalitas yang sopan.

Sertakan semua informasi yang diperlukan

Jika Anda memiliki banyak informasi untuk disampaikan, buatlah daftar kecil sebelumnya untuk memastikan Anda mencakup semuanya. Perlakukan ini seperti garis mini untuk memastikan tidak ada yang lolos dari celah.

Ini sangat penting untuk undangan atau surat tentang penjadwalan acara. Pastikan Anda menyatakan dengan jelas fakta-fakta penting—terutama di mana dan kapan — serta informasi lain yang perlu diketahui, seperti petunjuk arah atau persyaratan khusus.

Kesimpulan

Tidakkah menyenangkan mengirim surat yang telah Anda persiapkan dengan cermat? Tentu saja, surat yang ditulis dengan baik memiliki peluang terbaik untuk mencapai tujuannya. Untuk memastikan surat Anda benar-benar bersinar, sangat penting untuk bebas dari kesalahan dan mengatur nada yang tepat. Bantuan penulisan Grammarly menangkap hal-hal seperti kesalahan ejaan dan tata bahasa, dan Grammarly Premium menyertakan saran dan panduan pemformatan yang dapat membantu Anda menulis huruf yang jelas dan mudah diikuti yang menarik perhatian penerima Anda. Dengan menggunakan Grammarly, Anda dapat menulis surat dengan percaya diri, di mana pun Anda mengetik!

Artikel ini awalnya ditulis oleh Jennifer Calonia pada tahun 2020. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.