Cara Menulis Agenda Rapat dalam 5 Langkah

Pernahkah Anda mengikuti rapat yang tidak perlu Anda hadiri? Atau mungkin Anda pernah melihat rapat terlambat karena waktunya tidak tepat. Tentunya, harus ada cara untuk mencegah pertemuan yang tidak disengaja!

Ada. Namanya agenda rapat. Agenda rapat adalah garis besar yang menentukan isi rapat dan jadwal rapat yang akan diikuti. Agenda rapat dimaksudkan agar rapat tetap sesuai topik, efisien, dan berorientasi pada tujuan.

Baik Anda seorang pemimpin tim di sebuah startup, seorang organisator di sebuah organisasi nirlaba, atau seorang eksekutif di dewan direksi perusahaan Anda, Anda perlu mengetahui cara menulis agenda rapat yang efektif. Jika Anda pernah bertanya-tanya bagaimana cara keluar dari rapat , ini cocok untuk Anda. Bacalah panduan langkah demi langkah kami dalam menulis agenda rapat, beserta contohnya.

Apa yang dimaksud dengan agenda rapat?

Agenda rapat merupakan garis besar tentang apa yang akan terjadi dalam suatu rapat. Hal ini dapat mencakup topik, tujuan, jadwal, pembicara yang ditunjuk, dokumen pendukung, dan pokok pembicaraan. Agenda rapat biasanya dibagikan kepada peserta sebelum rapat agar mereka dapat melakukan persiapan.

Jika Anda pernah berpikir bahwa mungkin Anda bisa menggunakan komunikasi asinkron daripada rapat, Anda mungkin ingin mempelajari cara menulis agenda. Agenda rapat merupakan alat penting sebelum, selama, dan setelah rapat.

Agenda rapat dapat digunakan sebelum rapat untuk menetapkan ekspektasi dan persiapan. Selama rapat, agenda menciptakan struktur, menghemat waktu, dan mempertahankan fokus. Setelah rapat, agenda dapat digunakan untuk merekap rapat atau untuk menyusun notulensi.

Berikut beberapa manfaat menggunakan agenda rapat:

• Ini memberi pertemuan itu tujuan yang jelas.
• Ini membantu Anda tetap pada jalurnya.
• Ini mendefinisikan tanggung jawab.
• Strukturnya memungkinkan Anda mengatur waktu secara efisien.
• Ini memastikan topik-topik penting tercakup.
• Menciptakannya memperjelas harapan dan tanggung jawab.
• Ini mengurangi waktu yang terbuang.
• Mengirimkan agenda terlebih dahulu mempersiapkan peserta.

Beberapa ahli menyarankan agar agenda rapat digunakan pada setiap pertemuan, sementara ahli lainnya menyarankan agar agenda rapat hanya digunakan pada pertemuan formal. Jika Anda ingin menghemat waktu , tetap mengikuti jalur, atau mencapai tujuan tertentu selama rapat, agenda adalah alat yang hebat untuk mencapainya.

Apa saja yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

Agenda rapat harus menyatakan dengan jelas tujuan rapat. Beberapa agenda pertemuan mungkin lebih rinci dibandingkan yang lain. Misalnya, tidak semua rapat memerlukan alokasi waktu untuk topik atau dokumen pendukung. Namun, semakin rinci suatu agenda, semakin mudah untuk tetap pada topiknya.

Agenda pertemuan yang baik meliputi hal-hal berikut:

• Tema pertemuan
• Memenuhi tujuan
• Daftar topik
• Perkiraan alokasi waktu untuk setiap topik
• Dokumen pendukung
• Saatnya diskusi bebas
• Tinjauan terakhir

5 langkah menulis agenda rapat

Agenda yang efektif akan mempertimbangkan semua peserta, tujuan yang ingin Anda capai, dan waktu yang Anda alokasikan untuk rapat. Berikut cara menulis agenda rapat dalam lima langkah agar rapat efektif dan efisien.

1 Fokus pada satu tema

Sebelum Anda mulai menulis agenda rapat, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan apa yang Anda inginkan dari rapat tersebut. Apa tujuan Anda? Apa tema pertemuan ini? Tentukan jenis pertemuan.

Memiliki tema dan menentukan jenis pertemuan akan membantu menentukan fokus pertemuan, sehingga peserta dapat mempersiapkan diri. Tujuan Anda harus menggambarkan apa yang ingin Anda capai selama pertemuan.

Berikut beberapa jenis rapat yang umum:

• Rapat tim—diskusi tentang status proyek, penyelesaian masalah apa pun, dan penjadwalan tenggat waktu penting.
• Rapat dewan—diskusi formal mengenai masalah bisnis.
• Sesi eksekutif—pertemuan untuk memperjelas kebutuhan rapat dewan.
• Pertemuan awal proyek—presentasi tujuan, hasil, dan jadwal proyek baru.
• Pertemuan brainstorming—kolaborasi ide-ide baru.
• Pertemuan umpan balik— waktu terstruktur untuk umpan balik yang konstruktif.
• Pertemuan tangkas—pertemuan terfokus untuk tinjauan sprint, ikhtisar proyek, dan pembekalan umpan balik.
• Rapat scrum—perencanaan sprint, stand-up, penyempurnaan product-backlog, atau review sprint dalam format scrum.
• Pertemuan retrospektif—sesi umpan balik pasca proyek.
• Pertemuan orientasi—pertemuan kelompok untuk orientasi karyawan baru.
• Rapat komite—subkelompok dalam perusahaan atau tim yang menangani proyek atau masalah tertentu.

2 Tentukan topik

Hubungi rekan satu tim Anda, sesama anggota dewan, anggota komite, dan pemangku kepentingan penting lainnya untuk mengetahui apakah ada hal yang ingin mereka diskusikan selama rapat. Memberi setiap orang kesempatan untuk berbicara memastikan tidak ada seorang pun yang perlu berbicara terlalu banyak agar suaranya didengar. Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dari pemangku kepentingan, penetapan tujuan, dan jenis pertemuan untuk membuat daftar topik yang perlu dibahas selama pertemuan Anda.

Pastikan topiknya sesuai dengan jenis pertemuan yang ingin Anda adakan dan tujuan yang ingin Anda capai. Pertimbangkan berapa banyak topik yang dapat Anda bahas dalam waktu yang Anda berikan untuk rapat. Jangan mengemas terlalu banyak!

3 Tetapkan batas waktu dan pemimpin untuk setiap topik

Agar tetap pada jalurnya, ada baiknya Anda menetapkan batasan waktu untuk setiap topik yang ingin Anda diskusikan. Jika pengatur pertemuan tidak berencana memandu percakapan untuk setiap topik, maka mereka harus menunjuk seorang pemimpin untuk setiap topik.

Pemimpin akan bertanggung jawab untuk mengarahkan pertemuan selama durasi topik mereka, menyediakan dokumen atau slide yang relevan, dan memastikan topik tetap berada dalam batas waktu yang ditentukan dalam agenda. Jika Anda memimpin rapat, ada baiknya jika Anda mengingatkan pemimpin topik untuk membawa dokumen yang diperlukan pada hari rapat.

4 Pertimbangkan dokumen yang diperlukan

Buatlah daftar dokumen yang diperlukan untuk pertemuan tersebut. Ini dapat mencakup slide presentasi, data, detail proyek, hasil pengujian, gambar rangka, prototipe, lembar kehadiran, atau notulen rapat sebelumnya .

Jika orang lain di tim Anda perlu membawa dokumen-dokumen ini ke rapat, pastikan untuk memberi tahu mereka dan sertakan informasi tersebut dalam agenda.

5 Berikan waktu untuk diskusi dan ikhtisar

Berikan waktu di akhir agenda untuk tinjauan singkat dan diskusi. Dengan adanya jadwal, terkadang orang membutuhkan waktu di akhir rapat untuk bertanya. Selain itu, jika Anda sedang berupaya mencapai suatu tujuan, tidak ada salahnya untuk membahas kembali apa yang telah Anda bahas selama rapat sekali lagi.

Jika Anda mengadakan pertemuan mingguan, Anda mungkin tidak memerlukan banyak waktu untuk itu. Seringkali, lima menit sudah cukup untuk meninjau ulang di akhir rapat. Namun jika ini adalah rapat yang diadakan setiap bulan, atau mengenai informasi baru, Anda sebaiknya menyisihkan sepuluh hingga dua puluh menit di akhir rapat.

Contoh agenda rapat

Di bawah ini, kami telah menyertakan garis besar agenda pertemuan pada umumnya.

Judul Rapat:Tanggal:Tempat dan Waktu:Pimpinan Rapat:Anggota yang Hadir:Tujuan Rapat:

Laporan Status(10 menit)

Berikan setiap anggota yang hadir beberapa saat untuk berbagi di mana mereka berada.

Gol(15 menit)

Tinjau tujuan rapat Anda, hasil yang Anda harapkan, dan apa yang perlu dilakukan setiap orang untuk mencapainya.

Topik Baru(20 menit)

Bagikan informasi baru atau topik yang dipimpin anggota yang perlu didiskusikan.

Ikhtisar(5 menit)

Tinjau apa yang dibahas selama rapat, buat daftar tindakan, dan sisakan ruang untuk pertanyaan apa pun yang belum terjawab.

FAQ agenda rapat

Apa yang dimaksud dengan agenda rapat?

Agenda rapat merupakan garis besar tentang apa yang akan terjadi dalam suatu rapat. Ini termasuk yang berikut:

• Topik
• Sasaran
• Garis waktu
• Pembicara yang ditunjuk
• Dokumen pendukung
• Poin pembicaraan

Apa saja yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

Agenda rapat harus mencakup hal-hal berikut:

• Tema pertemuan
• Sasaran
• Daftar topik
• Perkiraan alokasi waktu untuk setiap topik
• Dokumen pendukung
• Saatnya diskusi bebas
• Tinjauan terakhir

Kapan sebaiknya Anda menggunakan agenda rapat?

Anda harus menggunakan agenda rapat untuk semua rapat—atau setidaknya rapat formal. Jika Anda ingin menghemat waktu, tetap mengikuti jalur, atau mencapai tujuan tertentu selama rapat, agenda adalah alat yang hebat untuk mencapainya.