Cara Menulis Agenda Rapat dalam 5 Langkah

Apa itu agenda rapat?

Agenda rapat adalah garis besar tentang apa yang akan terjadi selama rapat. Ini mungkin termasuk topik, tujuan, garis waktu, pembicara yang ditunjuk, dokumen pendukung, dan poin pembicaraan. Agenda rapat biasanya dibagikan kepada peserta sebelum rapat agar mereka dapat mempersiapkannya.

Jika Anda pernah berpikir bahwa mungkin Anda bisa menggunakan komunikasi asinkron alih-alih rapat, Anda mungkin ingin memoles cara menulis agenda. Agenda rapat adalah alat penting sebelum, selama, dan setelah rapat.

Agenda rapat dapat digunakan sebelum rapat untuk menetapkan harapan dan persiapan. Selama rapat, agenda menciptakan struktur, menghemat waktu, dan mempertahankan fokus. Setelah rapat, agenda dapat digunakan untuk rekap rapat atau untuk membuat draf notulen.

Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan agenda rapat:

• Ini memberi pertemuan itu tujuan yang jelas.
• Ini membantu Anda tetap di jalur.
• Ini mendefinisikan tanggung jawab.
• Strukturnya memungkinkan Anda mengatur waktu secara efisien.
• Ini memastikan topik penting tercakup.
• Menciptakan satu memperjelas harapan dan tanggung jawab.
• Ini mengurangi waktu yang terbuang.
• Mengirimkan agenda terlebih dahulu mempersiapkan peserta.

Beberapa ahli menyarankan agar agenda rapat digunakan untuk setiap rapat, sementara yang lain menyarankan untuk menggunakannya hanya untuk rapat formal. Jika Anda ingin menghemat waktu , tetap di jalur, atau mencapai tujuan tertentu selama rapat, agenda adalah alat yang hebat untuk mencapainya.

Apa yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

Agenda rapat harus secara jelas menyatakan tujuan rapat. Beberapa agenda rapat mungkin lebih detail daripada yang lain. Misalnya, tidak semua rapat membutuhkan alokasi waktu untuk topik atau dokumen pendukung. Namun, semakin detail suatu agenda, semakin mudah untuk tetap pada topik.

Agenda rapat yang sangat baik mencakup hal-hal berikut:

• Tema pertemuan
• mencapai tujuan
• Daftar topik
• Perkiraan alokasi waktu untuk setiap topik
• Dokumen pendukung
• Waktunya diskusi bebas
• Ikhtisar akhir

5 langkah untuk menulis agenda rapat

Agenda yang efektif akan mempertimbangkan semua peserta, tujuan yang ingin Anda capai, dan waktu yang Anda alokasikan untuk rapat. Berikut cara menulis agenda rapat dalam lima langkah agar rapat efektif dan efisien.

1 Fokus pada satu tema

Sebelum Anda mulai menulis agenda rapat, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan apa yang Anda inginkan dari rapat tersebut. Apa tujuanmu? Apa tema pertemuan ini? Tentukan jenis pertemuan.

Memiliki tema dan menentukan jenis rapat akan membantu menentukan fokus rapat, yang memungkinkan peserta untuk bersiap. Tujuan Anda harus menjelaskan apa yang ingin Anda capai selama rapat.

Berikut adalah beberapa jenis rapat umum:

• Rapat tim — diskusi tentang status proyek, menyelesaikan masalah apa pun, dan menjadwalkan tenggat waktu penting.
• Rapat dewan —diskusi formal tentang masalah bisnis.
• Sesi eksekutif — pertemuan untuk mengklarifikasi kebutuhan rapat dewan.
• Rapat awal proyek —presentasi tujuan, hasil, dan jadwal proyek baru.
• Pertemuan curah pendapat—kolaborasi ide-ide baru.
• Pertemuan umpan balik —waktu terstruktur untuk umpan balik yang konstruktif.
• Rapat tangkas —rapat terfokus untuk tinjauan sprint, tinjauan proyek, dan tanya jawab umpan balik.
• Rapat scrum —perencanaan sprint, stand-up, penyempurnaan product-backlog, atau tinjauan sprint dalam format scrum.
• Pertemuan retrospektif —sesi umpan balik pasca proyek.
• Pertemuan orientasi — pertemuan kelompok untuk orientasi karyawan baru.
• Rapat komite —subgrup dalam perusahaan atau tim yang menangani proyek atau masalah tertentu.

2 Tentukan topik

Hubungi rekan satu tim Anda, sesama anggota dewan, anggota komite, dan pemangku kepentingan penting lainnya untuk mengetahui apakah ada yang ingin mereka diskusikan selama rapat. Memberi setiap orang kesempatan untuk berbicara memastikan tidak ada yang harus berbicara terlalu banyak agar suaranya didengar. Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dari pemangku kepentingan, penetapan tujuan, dan jenis rapat untuk membuat daftar topik yang perlu didiskusikan selama rapat.

Pastikan topiknya sesuai dengan tema untuk jenis pertemuan yang ingin Anda adakan dan tujuan yang ingin Anda capai. Pertimbangkan berapa banyak topik yang dapat Anda bahas dalam waktu yang Anda alokasikan untuk rapat. Jangan berkemas terlalu banyak!

3 Tetapkan batas waktu dan pemimpin untuk setiap topik

Agar tetap di jalur, ada baiknya menetapkan batas waktu untuk setiap topik yang ingin Anda diskusikan. Jika orkestra pertemuan tidak berencana untuk memandu percakapan untuk setiap topik, maka mereka harus menunjuk seorang pemimpin untuk setiap topik.

Pemimpin akan bertanggung jawab untuk mengarahkan pertemuan selama topik mereka, menyediakan dokumen atau slide yang relevan, dan memastikan topik tetap dalam batas waktu yang ditetapkan oleh agenda. Jika Anda menjalankan rapat, ada baiknya mengingatkan pemimpin topik untuk membawa dokumen yang diperlukan pada hari rapat.

4 Pertimbangkan dokumen yang diperlukan

Buat daftar dokumen yang diperlukan untuk rapat. Ini dapat mencakup slide presentasi, data, detail proyek, hasil pengujian, gambar rangka, prototipe, lembar kehadiran, atau notulen rapat sebelumnya .

Jika orang lain di tim Anda perlu membawa dokumen-dokumen ini ke rapat, pastikan untuk memberi tahu mereka dan memasukkan informasi itu ke dalam agenda.

5 Sisakan waktu untuk diskusi dan ikhtisar

Sisakan waktu di akhir agenda untuk tinjauan dan diskusi singkat. Dengan jadwal, orang terkadang membutuhkan waktu di akhir pertemuan untuk mengajukan pertanyaan. Selain itu, jika Anda sedang berusaha mencapai suatu tujuan, tidak ada salahnya untuk membahas apa yang Anda bahas selama rapat sekali lagi.

Jika Anda mengadakan rapat mingguan, Anda mungkin tidak memerlukan banyak waktu untuk ini. Seringkali, lima menit sudah cukup untuk ditinjau di akhir rapat. Tetapi jika ini adalah rapat yang bertemu setiap bulan, atau tentang informasi baru, Anda sebaiknya memberikan waktu sepuluh hingga dua puluh menit di akhir rapat.

Contoh agenda rapat

Di bawah ini, kami telah menyertakan garis besar agenda pertemuan biasa.

Judul Rapat: Tanggal: Tempat dan Waktu: Pimpinan Rapat: Anggota Hadir: Tujuan Rapat:

Laporan Status (10 menit)

Biarkan setiap anggota yang hadir beberapa saat untuk berbagi di mana mereka berada.

Gol (15 menit)

Pelajari tujuan Anda untuk rapat, hasil yang Anda harapkan, dan apa yang perlu dilakukan setiap orang untuk mencapainya.

Topik Baru (20 menit)

Bagikan informasi baru atau topik yang dipimpin anggota yang perlu didiskusikan.

Ikhtisar (5 menit)

Tinjau apa yang telah dibahas selama rapat, buat daftar item tindakan, dan sisakan ruang untuk pertanyaan apa pun yang belum dijawab.

FAQ agenda rapat

Apa itu agenda rapat?

Agenda rapat adalah garis besar tentang apa yang akan terjadi selama rapat. Ini termasuk yang berikut:

• Topik
• Sasaran
• Garis waktu
• Pembicara yang ditunjuk
• Dokumen pendukung
• Poin pembicaraan

Apa yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

Agenda rapat harus mencakup hal-hal berikut:

• Tema pertemuan
• Sasaran
• Daftar topik
• Perkiraan alokasi waktu untuk setiap topik
• Dokumen pendukung
• Waktunya diskusi bebas
• Ikhtisar akhir

Kapan sebaiknya Anda menggunakan agenda rapat?

Anda harus menggunakan agenda rapat untuk semua rapat—atau setidaknya yang formal. Jika Anda ingin menghemat waktu, tetap di jalur, atau mencapai tujuan tertentu selama rapat, agenda adalah alat yang hebat untuk mencapainya.