Cara Menulis Memo: 10 Langkah Teratas yang Harus Diikuti

Mempelajari cara menulis memo akan membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang di perusahaan Anda.

Memorandum, memo, adalah surat pendek yang digunakan untuk komunikasi internal di dalam bisnis atau organisasi. Saat mengirim memo bisnis, pengirim biasanya menargetkan sekelompok besar orang, seperti seluruh departemen. Ini terpisah dari email, menargetkan hanya satu atau segelintir penerima.

Anda akan menggunakan memo untuk beberapa alasan, termasuk memberi tahu departemen tentang kebijakan baru dalam organisasi, memberi tahu staf tentang perubahan kebijakan, atau memberi tahu perusahaan tentang acara yang akan datang. Mengirim memo memastikan bahwa setiap orang yang membutuhkan informasi menerima informasi yang sama, mengurangi kebingungan dan frustrasi dalam organisasi.

Menulis memo tidaklah sulit, tetapi banyak orang yang tidak diajari cara menulis memo dalam pelatihan bisnisnya. Jika Anda ditugaskan untuk menulis jenis dokumen bisnis ini, panduan ini akan membantu Anda melakukannya dengan baik.

Bahan yang dibutuhkan

• Alat tulis seperti pulpen dan kertas
• Kertas berkepala
• Amplop
• Komputer
• Akses email

Langkah 1. Pelajari Template Memo

Pertimbangkan mempelajari templat memo untuk membantu Anda mengetahui cara menulis memo secara efektif. Kemudian, pertimbangkan untuk menulis template yang dapat Anda gunakan di dalam organisasi agar penulisan memo Anda efektif. Buat template untuk jenis memo umum yang Anda kirim yang dapat Anda ambil dan isi saat dibutuhkan.

Langkah 2. Tulis Baris Tajuk dan Subjek

Empat baris pertama dari templat memo dianggap sebagai tajuk dan baris subjek. Ini adalah salah satu bagian paling penting dari sebuah memo karena menunjukkan dari siapa memo itu berasal, untuk siapa, kapan dikirim dan apa subjek utamanya.

Judul dan baris subjek terlihat seperti ini:

Ke:

Dari:

Tanggal:

Subjek:

Isi setiap baris di judul memo ini dengan informasi yang akurat. Kemudian, di bagian atas halaman, sebelum informasi ini, tulis “Memorandum” agar penerima mengetahui jenis komunikasinya. Subjek memo harus jelas dan ringkas, menceritakan apa tujuan surat itu.

Langkah 3. Nyatakan Tujuan Memo

Sertakan tujuan memo Anda di paragraf pertama. Pikirkan paragraf pembuka memo Anda sebagai pernyataan tesis dalam makalah penelitian. Ini memberi tahu tujuan memo dan memberi pembaca alasan untuk terus membaca. Anda tidak diharuskan menulis salam dengan jenis komunikasi bisnis ini karena penulisan memo bertujuan untuk sesingkat dan sesederhana mungkin.

Paragraf pertama memo harus memberi tahu pembaca mengapa Anda menulis. Anda bahkan dapat mengatakan, "Saya menulis untuk memberi tahu Anda," atau yang serupa. Paragraf ini harus terdiri dari satu hingga tiga kalimat dan menguraikan poin-poin utama surat tersebut. Cantumkan informasi penting di paragraf pertama ini untuk memastikan semua orang tahu apa yang dimaksud dengan komunikasi

Langkah 4. Berikan Informasi Latar Belakang

Di paragraf kedua, Anda akan memberikan informasi latar belakang, konteks, atau bukti pendukung untuk item di paragraf satu. Misalnya, jika paragraf satu mengundang pembaca untuk menghadiri acara perusahaan, paragraf dua akan memberi tahu pembaca mengapa kehadiran mereka penting atau acara tersebut penting untuk pertumbuhan organisasi.

Informasi latar belakang harus sepanjang tiga hingga lima kalimat. Seharusnya tidak mengulangi informasi yang ditemukan di badan memo, tetapi harus memberikan beberapa latar belakang yang menunjukkan mengapa sisa memo itu penting.

Langkah 5. Garis Besar Metode Tindak Lanjut

Tubuh emo harus menjelaskan poin-poin kunci secara ringkas. Gunakan empat hingga 10 baris atau tiga hingga lima kalimat, dan gunakan poin-poin jika itu membantu menjaga agar semuanya tetap ringkas. Dalam paragraf tubuh ini, Anda harus memiliki satu poin kunci per paragraf. Gunakan ruang putih secara bebas. Jangan ulangi sendiri.

Langkah 6. Ringkas Poin Anda

Paragraf terakhir harus memberi tahu pembaca bagaimana mereka dapat menindaklanjuti email Anda. Misalnya, Anda dapat meminta mereka untuk RSVP ke undangan atau mengirimi Anda email langsung dengan pertanyaan. Jika tidak diperlukan tindak lanjut langsung, ucapkan “Terima kasih atas perhatian Anda pada masalah ini” atau yang serupa. Anda juga dapat meringkas poin-poin utama dalam paragraf ini.

Jika tindakan yang Anda inginkan lebih dari dua atau tiga kalimat, gunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk menyatakan apa yang Anda ingin orang lakukan. Ini akan memastikan bahwa pembaca dapat melihat apa yang diharapkan dari mereka setelah membaca memo tersebut, bahkan jika mereka memindainya dan tidak membacanya dengan sengaja. Anda tidak akan menandatangani surat di akhir memo seperti yang Anda lakukan dengan email karena nama pengirim tercantum di bagian "dari" judul.

Langkah 7. Sertakan Ajakan Bertindak

Semua memo harus memiliki rencana tindakan atau ajakan bertindak. Pembaca Anda perlu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka dapat mengikuti harapan itu. Anda dapat memasukkan alamat email dan nomor telepon di CTA jika sesuai. Tindakan yang dimaksud harus ada di paragraf pertama dan terakhir dan mungkin juga muncul di badan.

Langkah 8. Gunakan Gaya Menulis Langsung dan Jelas

Gaya penulisan memo bersifat informatif dan langsung. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi yang diinginkan dan meminta tindakan yang diinginkan. Tulis dengan suara orang pertama dan kedua, dan gunakan kalimat imperatif bila perlu.

Langkah 9. Tambahkan Lampiran Jika Diperlukan

Terkadang memo memerlukan lampiran untuk membuktikan informasi yang diberikan dalam surat tersebut. Lampirkan ini sedemikian rupa sehingga pembaca dapat dengan mudah mengaksesnya. Metode ini akan bergantung pada alat organisasi Anda, tetapi pastikan alat tersebut dapat diakses. Memo bukanlah tempat untuk mengirim banyak lampiran. Sebagai gantinya, kirim hanya lampiran yang diperlukan untuk memo tersebut. Hindari penggunaan kalimat yang panjang.

Langkah 10. Koreksi dan Edit Memo Sebelum Mengirim

Karena Anda akan mengirim memo ke banyak orang dalam organisasi Anda, selalu baca ulang dengan cermat sebelum mengirimkannya. Anda tidak ingin mengirim memo dengan kesalahan ketik yang mencolok atau niat yang dikomunikasikan dengan buruk, karena ini tidak akan membantu Anda tampil sebagai profesional yang kompeten. Juga, koreksi memo Anda untuk akurasi. Pastikan informasi kontak, tanggal, dan waktu semuanya akurat. Akurasi ini akan membantu Anda menghindari miskomunikasi.

Saat mengedit tata bahasa, kami juga menyarankan untuk meluangkan waktu untuk meningkatkan skor keterbacaan sebuah tulisan sebelum menerbitkan atau mengirimkannya.