Cara Menulis Email Profesional: Langkah demi Langkah

Pelajari cara menulis email profesional untuk komunikasi bisnis apa pun dalam 10 langkah sederhana, dari baris subjek dan salam hingga menekan tombol kirim.

Email bisa dibilang format utama untuk komunikasi bisnis saat ini. Ini berarti memiliki etiket email yang baik dan mengetahui cara membuat pesan email yang efektif adalah keterampilan yang sangat penting untuk dimiliki.

Berikut adalah 10 langkah super sederhana untuk diikuti yang akan membantu Anda membuat pesan email yang luar biasa setiap saat.

10 Langkah Mudah Menuju Email Profesional Sempurna

Langkah 1. Pilih Template Email

Jika menulis email bukan keahlian Anda, Anda dapat memilih template email yang akan memandu Anda melalui proses penulisan email yang baik dari awal hingga akhir. Ada banyak template email berbeda yang tersedia secara online, atau Anda dapat memilih untuk menggunakan template dari host email Anda. Microsoft Outlook, misalnya, memiliki beberapa templat email yang dapat membantu Anda menulis pesan yang bagus. Seperti halnya banyak aplikasi penulisan email terbaik.

Langkah 2. Tulis Baris Subjek Anda

Email yang paling efektif memiliki baris subjek yang menarik. Pastikan baris subjek Anda tidak hanya menjelaskan untuk apa email itu tetapi juga menarik dan dapat diklik. Jika Anda membiarkan baris subjek kosong atau tidak jelas, Anda berisiko pesan Anda masuk ke folder spam penerima atau diabaikan.

Langkah 3. Pilih Salam

Putuskan bagaimana Anda akan menyapa penerima email. Apakah Anda akan menggunakan nama orang atau sesuatu yang umum seperti "Dear Sir," "Dear Mr.," atau "To Whom It May Concern?" Biasanya, nama penerima untuk alamat mereka secara langsung membuat email lebih efektif daripada salam umum. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, pertimbangkan untuk menelepon ke tempat bisnis dan menanyakan kepada siapa Anda harus mengarahkan komunikasi email Anda.

Langkah 4. Nyatakan Tujuan Email Anda

Pengenalan email Anda harus dengan jelas menyatakan tujuannya. Pastikan informasi ini tersedia di muka dan ditata dengan ramah pindai dan skim. Ini memastikan penerima akan dapat membaca dan menyerap informasi dengan lebih mudah. Jika penerima email cenderung membuka email terlalu cepat untuk membacanya seluruhnya, memiliki tujuan di awal dapat membantu.

Langkah 5. Tulis Badan Email Anda

Salah satu langkah paling menantang dari proses ini adalah menulis isi email Anda. Jadilah ringkas; hindari terlalu bertele-tele atau membahas terlalu banyak detail tentang "xyz". Sertakan poin-poin di mana Anda dapat menonjolkan informasi penting dan hindari penggunaan huruf miring yang dapat membuat teks lebih sulit dibaca.

Langkah 6. Katakan Kapan Anda Akan Menindaklanjuti

Jangan akhiri email Anda tanpa menyatakan kapan Anda berencana untuk menindaklanjuti jika Anda tidak mendapat kabar dari penerima. Beri mereka banyak waktu untuk merespons, terutama jika Anda meminta dokumentasi apa pun. Karena itu, penting bagi Anda untuk memastikan penerima menyadari bahwa Anda sebenarnya akan menghubungi kembali dan dalam kerangka waktu umum apa Anda akan melakukannya.

Langkah 7. Pilih Sign Off dan Email Signature

Selanjutnya, Anda harus memilih bagaimana Anda akan keluar dan menyertakan tanda tangan email Anda. Opsi penutupan profesional umum meliputi:

• Sungguh-sungguh,
• Terima kasih,
• Salam,
• Dengan hormat,
• Salam,

Nama lengkap Anda harus dicetak di bawah tanda tangan Anda, tetapi Anda juga harus menyertakan tanda tangan email jika memungkinkan. Ini bisa berupa tanda tangan digital yang dibuat oleh aplikasi khusus untuk tujuan ini, atau gambar tanda tangan Anda yang sebenarnya. Meskipun tidak wajib, menambahkan tanda tangan pribadi di akhir komunikasi email Anda dapat membantu menjadikannya lebih menarik dan profesional.

Langkah 8. Sertakan Informasi Kontak Anda Di Tanda Tangan Anda

Pastikan untuk menyertakan informasi kontak Anda di tanda tangan email Anda sehingga orang yang Anda kirimi email dapat menghubungi Anda kembali dengan lebih dari satu cara. Sertakan nomor telepon Anda, informasi media sosial atau LinkedIn Anda, nama lengkap Anda, dan informasi tambahan lainnya yang mungkin relevan atau berlaku.

Langkah 9. Koreksi Email Anda dari Kesalahan ketik

Jangan lupa untuk memeriksa ulang email Anda jika ada kesalahan atau kesalahan ketik sebelum mengirimnya ke penerima. Anda dapat memiliki email profesional yang diformat dengan indah yang langsung mematikan pembaca jika ada kesalahan sederhana yang dapat diperbaiki. Grammarly menawarkan plug-in untuk email yang dapat membantu Anda menemukan dan menghilangkan kesalahan dengan mudah.

Pelajari cara menambahkan Grammarly ke email.

Langkah 10. Tekan Tombol Kirim

Bisa dibilang, bagian paling menegangkan dari menulis email adalah menekan tombol kirim, terutama jika Anda menggunakan Gmail dan tertunda. Pastikan Anda telah mengoreksi email Anda beberapa kali sebelum mengirimkannya. Jika ini adalah email penting, kirimkan ke diri Anda sendiri, baca ulang lagi, dan kirimkan ke penerima yang dituju.

Contoh Email Profesional

Berikut adalah contoh email yang ditulis secara profesional dari penyedia layanan ke klien:

Subject Line: Silakan Hubungi kembali: Laporan Kemajuan Bulan Lalu

Hai Michael,

Laporan kemajuan proyek Anda untuk bulan lalu siap untuk ditinjau. Saya ingin memastikan Anda memiliki kesempatan untuk meninjaunya secara mendetail; mereka dilampirkan di sini untuk kenyamanan Anda. Harap hubungi saya untuk menyiapkan konferensi guna membahas laporan Anda di mana saya dapat menunjukkan metrik terpenting dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.

Jika saya belum mendengar kabar dari Anda pada akhir minggu ini, saya akan menghubungi Anda di nomor ponsel yang saya miliki untuk Anda, yaitu 555-239-5512.

Terima kasih atas waktu Anda,

Jessica Wilson

Project Manager di Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

Baris subjek segera memberi tahu pembaca bahwa komunikasi tersebut tentang laporan kemajuan bulan lalu dan bahwa pengirim ingin meneleponnya. Awal email menyatakan tujuan dan laporan dilampirkan untuk ditinjau. Permintaan dibuat untuk panggilan konferensi, dan pengirim menyatakan kapan dia akan menindaklanjuti dengan penerima dan bagaimana caranya.

Ini menetapkan harapan dan batasan untuk mengkomunikasikan tentang laporan kemajuan dan memberi tahu penerima bahwa penyedia layanan memahami pentingnya masalah yang sedang dihadapi. Di akhir email, pengirim menyertakan semua informasi kontak formalnya sehingga penerima dapat menghubungi dengan cara apa pun yang paling nyaman.

Kata Terakhir Tentang Cara menulis email profesional

Komunikasi bisnis lebih digital daripada sebelumnya, dan ini diperkirakan akan tumbuh secara eksponensial. Mempelajari cara menulis email profesional yang berkomunikasi secara efektif dengan cara yang ringkas dan lugas adalah sesuatu yang harus dipelajari oleh semua orang di dunia kerja saat ini.

FAQ Tentang Menulis Pesan Email Profesional