Cara menulis email proposal
Diterbitkan: 2022-03-22Apakah Anda ragu-ragu tentang cara menulis email proposal bisnis? Jangan khawatir; kamu tidak sendiri. Pada saat Anda membaca artikel ini tentang cara menulis email proposal profesional, Anda tahu segala sesuatu yang perlu diketahui tentang pengiriman penjualan, kemitraan bisnis, proyek, dan email proposal harga ke klien lama dan baru. Kami akan memandu Anda melalui format email proposal bisnis dari baris subjek hingga salam dan memberi Anda 10 contoh email proposal bisnis yang akan mempraktikkan pelajaran. Sebagai tambahan, kami akan memperkenalkan Anda ke template email proposal kami dan menunjukkan cara menulis email proposal dengan Flowrite, asisten penulis AI baru Anda.
Apa itu email proposal?
Dalam kebanyakan kasus, email proposal adalah korespondensi resmi yang dikirim pada tahap awal-pertengahan proses penjualan. Email proposal formal adalah langkah penting dalam saluran penjualan, menyediakan semua informasi yang dibutuhkan prospek untuk memilih apakah akan menjadi klien atau pelanggan.
Saluran penjualan dasar memiliki empat tahap, termasuk:
- Kesadaran
- Minat
- Keputusan
- Tindakan
Email proposal biasanya ditindaklanjuti pada tahap 2 dan memberikan informasi yang dibutuhkan klien untuk beralih ke tahap 3.
Email proposal yang efektif mencakup semua informasi penting yang dibutuhkan klien atau pelanggan. Selain itu, ini merangkum poin pembicaraan utama dari penawaran Anda, termasuk bukti pendukung, garis waktu, istilah kunci, kondisi apa pun, dan biaya yang sangat penting.
Intinya adalah bahwa proposal yang bagus sangat penting untuk mengubah prospek menjadi pelanggan.
Berbagai jenis email proposal
Email proposal yang dikirim ke klien potensial dikenal sebagai pesan yang diminta, yang artinya tidak akan mengejutkan saat dikirimkan.
Email proposal sangat penting untuk proses penjualan, tetapi pendekatan yang sama juga dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan orang yang tidak memiliki hubungan dengan Anda. Ini dikenal sebagai proposal yang tidak diminta atau email dingin dan dapat mencakup:
- Menyajikan layanan atau solusi baru kepada klien baru yang potensial
- Berbagi ide kepada atasan Anda
- Menanggapi peluang seperti hibah
Email yang diminta dan tidak diminta harus berisi informasi yang sama dan mengikuti struktur yang sama seperti yang dijelaskan di bawah ini.
Cara menulis email proposal
“Email proposal adalah ringkasan diskusi dan dialog yang Anda lakukan dengan calon pelanggan dan pernyataan tertulis dan eksplisit tentang pengaturan bisnis yang telah Anda diskusikan,” kata penulis dan pakar bisnis Geoffrey James.
Dia menggambarkan email proposal bisnis sebagai email penting yang harus dikuasai oleh setiap tenaga penjualan, tetapi bagaimana cara terbaik untuk melakukannya?
Menurut pendapat ahlinya, setiap email proposal yang berhasil membagikan struktur 7 langkah berikut:
- Pernyataan terima kasih (satu kalimat)
- Definisi masalah dan dampak keuangan (satu atau dua kalimat)
- Hasil yang diinginkan (satu atau dua kalimat)
- Solusi yang diusulkan (dua hingga lima kalimat)
- Harga yang diusulkan (satu kalimat)
- Pengurangan risiko (satu atau dua kalimat)
- Langkah selanjutnya (satu kalimat)
Sekarang, ini mungkin tampak seperti cara yang bertele-tele untuk mengatakan apa yang Anda inginkan, tetapi sebenarnya memotong informasi yang tidak relevan dan memfokuskan upaya dan perhatian pada apa yang penting. Hapus jargon, buang kata-kata manajemen dan sederhanakan adalah sarannya, dan kami setuju.
Dalam contoh kami di bawah ini, kami menunjukkan bagaimana Anda dapat menggunakan struktur ini secara fleksibel, menggabungkan kalimat yang sesuai untuk memotong prosa yang tidak berguna yang dapat membingungkan pesan. Anda dapat memotong elemen seperti harga, atau pengurangan risiko jika tidak relevan. Email yang efektif dipersonalisasi dan profesional, jadi bentuk komunikasi Anda untuk membuatnya sejelas mungkin.
Seseorang yang setuju adalah pakar email Matthew Brown, yang membantu menjelaskan dengan tepat apa yang Anda lakukan: "Meskipun email proposal penjualan Anda secara teknis adalah "dokumen penjualan", itu bukan tempat Anda melakukan penjualan."
Ini juga bukan kontrak, jadi hindari jargon hukum atau mencoba menulis dengan cara yang terlalu formal.
Semua terdengar jelas? Mari tunjukkan cara kerjanya dalam praktik dengan menguraikan format email proposal yang benar.
Format email proposal bisnis
Format email untuk mengirim proposal bisnis sederhana dan hanya mencakup lima bagian penting:
- Garis subjek
- Salam
- Garis pembuka dan badan
- Akhir
- Tanda tangan
Tidak masalah jika Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kali atau keseratus kalinya; saat mengirim email proposal, patuhi format ini, dan Anda tidak akan salah.
Anda dapat menggunakan format yang diuraikan di sini untuk membuat semua jenis email profesional, jadi pelajari sekali, dan ini adalah keterampilan yang akan melekat pada Anda seumur hidup. Setelah dikuasai, Anda akan membuat email yang bagus dalam hitungan menit.
email profesional, jadi pelajari sekali, dan itu adalah keterampilan yang akan melekat pada Anda seumur hidup. Setelah dikuasai, Anda akan membuat email yang bagus dalam hitungan menit.
Baris subjek email proposal bisnis
Baris subjek email Anda untuk proposal bisnis mungkin merupakan bagian terpenting dari proposal Anda, dengan 69% penerima email menilai isi setiap pesan hanya dari baris subjek. Buku telah ditulis tentang menulis baris subjek yang efektif, jadi kami hanya akan membahas dasar-dasar email proposal untuk proposal bisnis informal dan formal.
Baris subjek untuk proposal bisnis formal
Baris subjek formal langsung ke intinya. Mereka semua tentang menjelaskan di muka apa yang Anda kirim. Jadi, berikut adalah beberapa contoh baris subjek email proposal bisnis dari spektrum formal.
- Proposal bisnis dari <masukkan perusahaan>
- 5 cara kami dapat menghemat lebih banyak uang
- Saya punya proposal untuk Anda
- Proposal bisnis baru
Baris subjek untuk proposal bisnis informal
Baris subjek informal bertujuan untuk menarik perhatian dalam pesan Anda, menciptakan minat yang cukup untuk mendapatkan klik. Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email proposal bisnis yang bersifat informal:
- Tingkatkan keuntungan dengan bermitra dengan bisnis kami
- Apakah Anda senang dengan pemasok Anda saat ini?
- Bisakah kami menawarkan penawaran yang lebih baik untuk <layanan> Anda?
- Kami dapat menghemat 50% dari biaya Anda…
- Aku punya proposal untukmu…
Cara memulai email proposal bisnis
Ketika Anda memutuskan bagaimana memulai email proposal, Anda harus berhenti dan memikirkan tentang penerima dan apakah Anda sedang mulai menyusun proposal bisnis formal atau informal.
Salam email untuk proposal bisnis formal
Saat Anda menulis surat kepada seseorang yang Anda kenal, gunakan salam email formal:
- <nama depan dan nama belakang> yang terhormat,
Proposal yang bagus adalah tentang penelitian, jadi mudah-mudahan, Anda akan memiliki nama orang yang Anda kirimi pesan.
Jika tidak, tidak apa-apa (tetapi tidak ideal) untuk menangani mereka menggunakan jabatan mereka. Berikut ini contoh.
- Manajer Pembelian yang terhormat,
Cobalah untuk tidak menggunakan sapaan yang terlalu rewel seperti 'Yang Terhormat/Bu' dan 'Kepada yang berkepentingan. Kami juga menyarankan untuk tidak mengganggu Tuan, Nyonya, atau Nyonya karena ini juga sudah ketinggalan zaman.
Salam email untuk proposal bisnis informal
Saat menulis kepada seseorang yang Anda kenal, klien, pelanggan, atau kolega saat ini, Anda dapat menggunakan pendekatan yang tidak terlalu formal jika Anda mau.
- Hai <Nama depan>,
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang konvensi dan praktik terbaik mengenai salam email, baca artikel kami tentang cara memulai email.
Baris dan isi pembuka email
Email proposal adalah tentang menginformasikan, menarik, dan menginspirasi seseorang dengan ide, konsep, atau produk yang hebat, jadi tergoda untuk masuk ke detail tetapi tidak melakukannya.
Menggunakan struktur James sebagai panduan, kami menyarankan email proposal Anda mengikuti garis besar ini:
- Pernyataan terima kasih (satu kalimat)
- Definisi masalah dan dampak keuangan (satu atau dua kalimat)
- Hasil yang diinginkan (satu atau dua kalimat)
- Solusi yang diusulkan (dua hingga lima kalimat)
- Harga yang diusulkan (satu kalimat)
- Pengurangan risiko (satu atau dua kalimat)
- Langkah selanjutnya (satu kalimat)
Mendapatkan nada suara yang tepat dalam email Anda sangat penting. Anda ingin tampil percaya diri tentang proposal Anda, tetapi hindari membual atau terlalu percaya diri.
Dalam beberapa kasus, seperti ketika Anda mengenal orang tersebut, pendekatan yang ramah dapat berhasil. Jika Anda tidak mengenal orangnya, maka pendekatan formal lebih mungkin untuk mendapatkan tanggapan.
Pada akhirnya, terserah Anda bagaimana Anda ingin menampilkan diri Anda dalam email proposal. Sebelum meletakkan pena di atas kertas (atau jari ke kunci), lihat contoh proposal email kami di bawah ini untuk mendapatkan panduan dan inspirasi.
Untuk membantu Anda menemukan frasa pembuka email terbaik, kami telah menyusun daftar 100 kalimat pembuka email terbaik.
Cara mengakhiri email proposal
Pendekatan yang Anda ambil untuk mengakhiri email proposal bisnis bergantung pada apakah Anda menulis proposal bisnis formal atau informal.
Email sign-off untuk proposal bisnis formal
Jika Anda menulis email proposal formal, sebaiknya gunakan akhiran email formal, seperti:
- "Hormat kami" jika Anda tahu nama orang tersebut; dan
- "Dengan setia" jika Anda tidak melakukannya (atau sedang menulis ke grup)
Proposal bisnis informal yang ditandatangani melalui email
Jika Anda senang tidak terlalu formal, silakan pilih akhiran email profesional dari daftar di bawah ini.
- Sungguh-sungguh
- Salam Hormat
- Salam
- Dengan keinginan terbaik
- saya berharap mendengar kabar dari kamu
Kami telah menangani konvensi dan kerumitan cara mengakhiri email di artikel sebelumnya, jadi pastikan untuk memeriksanya jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.
Tanda tangan email profesional
Tanda tangan email profesional untuk proposal Anda berisi semua yang perlu diketahui penerima tentang Anda dan cara menghubungi Anda, termasuk:
- Nama
- Judul pekerjaan
- Perusahaan (jika relevan)
- Alamat email
- Nomor telepon
Anda dapat menambahkan lebih banyak detail, seperti tautan akun media sosial, logo, dan detail produk jika relevan. Misalnya, jika Anda berada dalam profesi dengan kualifikasi yang diakui (seperti hukum atau akuntansi), maka sertakan kualifikasi Anda jika Anda mau.
10 contoh email proposal
Kami telah memberikan dasar-dasar cara menulis email proposal profesional; sekarang, saatnya untuk mempraktikkannya. Di sini Anda dapat menemukan 10 contoh email proposal yang menangani jenis proposal yang sedikit berbeda. Contoh-contoh ini menunjukkan semua elemen penting yang perlu Anda sertakan, tetapi selalu ingat untuk mempersonalisasi pekerjaan Anda
Contoh email proposal bisnis
Email proposal bisnis standar ini menyediakan template singkat dan cepat untuk diikuti, menggunakan garis besar James.
Contoh email untuk pengajuan proposal
Terkadang Anda ingin mengirim email ke atasan Anda dengan proposal. Meskipun Anda bisa sedikit kurang formal, prinsipnya masih sama, jadi tetap berpegang pada naskahnya.
Email proposal ke bos Anda
Terkadang Anda ingin mengirim email ke atasan Anda dengan proposal atau ide. Meskipun Anda bisa sedikit kurang formal, prinsipnya masih sama, jadi tetap berpegang pada naskahnya. Ini adalah contoh cara mengajukan ide kepada atasan Anda melalui email.
Contoh email proposal ke klien yang sudah ada
Saat mengirim pesan ke klien yang sudah ada, Anda sudah memiliki hubungan untuk membuang beberapa formalitas. Dalam contoh email proposal ke klien ini, kami tetap berpegang pada format tetapi memperkenalkan beberapa elemen kepribadian dan fokus pada hasil bersama.
Email proposal kemitraan penjualan
Kemitraan penjualan adalah kolaborasi yang seharusnya memberi Anda berdua keuntungan, jadi contoh kami tentang cara menyusun kemitraan penjualan berfokus pada hal itu. Berikut cara menyusun email proposal bisnis yang saling menguntungkan.
Contoh email proposal kemitraan bisnis
Dalam contoh cara mengirim email proposal ke klien ini, kami menjelaskan cara menulis email yang mengusulkan ide yang dapat menguntungkan Anda berdua. Proposal kemitraan bisnis ini berfokus pada manfaat produktivitas dan keuntungan yang akan Anda berdua nikmati.
Email proposal untuk menawarkan layanan
Pengusaha sibuk, jadi kami telah menghapus email proposal ini untuk menawarkan layanan informasi penting yang mereka butuhkan.
Contoh email proposal harga
Dalam bisnis, hargalah yang penting, jadi kami berfokus pada penghematan biaya dalam contoh email proposal harga ini.
Email proposal proyek
Berkolaborasi dalam sebuah proyek melibatkan pembentukan kemitraan. Dalam contoh cara menulis email proposal proyek ini, kami bertujuan untuk menjalin hubungan dan menciptakan minat yang mengarah ke pertemuan untuk membahas detail lebih lanjut.
Email untuk mengusulkan ide
Terkadang Anda tidak akan mengembangkan rencana proyek, tetapi Anda mungkin memiliki ide yang ingin Anda jalankan melewati calon mitra, bos, klien, atau pelanggan. Dalam contoh cara mengajukan ide melalui email ini, kami membuatnya singkat dan bertujuan untuk memulai percakapan.
Template email proposal oleh Flowrite
Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi Anda menjadi email dan pesan siap kirim. Ekstensi browser dan aplikasi web kami menangani format email, kapitalisasi, tata bahasa, ejaan, tanda baca – sebut saja. Anda dapat fokus pada pesan, dan Flowrite akan menangani pengirimannya. Kami berani mengklaim bahwa ini adalah cara tercepat untuk meningkatkan komunikasi bisnis Anda. Koleksi template AI kami menampilkan lusinan template email untuk membantu Anda dengan email proposal. Untuk memahami betapa mudah dan cepatnya menulis email proposal bisnis dengan Flowrite, lihat contoh di bawah ini.
Kesimpulan
Masih ragu bagaimana cara mengirim proposal melalui email? Tidak berpikir begitu. Jika Anda merasa posting blog ini tentang cara menulis email proposal bermanfaat, kami sarankan Anda menandainya untuk mengakses sampel email proposal bisnis kami saat Anda menulisnya lagi. Jika Anda merasa bahwa pelajaran format email proposal bisnis kami dapat bermanfaat bagi tim Anda, mengapa Anda tidak membagikan artikel ini kepada mereka? Terakhir, jika Anda membutuhkan bantuan tentang cara menulis email proposal profesional, Flowrite dan template email proposal bisnis kami siap membantu.