Cara Menulis Surat Referensi yang Bersinar: 16 Langkah Mudah

Mempelajari cara menulis surat referensi sangat penting bagi manajer dan guru. Selain itu, ini sering diminta oleh orang-orang yang memimpin, dan panduan ini akan membantu.

Surat rekomendasi adalah bagian penting dari proses perekrutan ketika seseorang sedang mencari pekerjaan baru. Ini biasanya berasal dari rekan kerja, mantan majikan, manajer, atau bahkan seorang profesor di perguruan tinggi. Ini memberi tahu penerima bahwa orang yang melamar pekerjaan akan menjadi kandidat yang baik dan mengapa mereka akan menjadi kandidat yang baik.

Surat rekomendasi yang efektif dapat membuat resume dan aplikasi pelamar lebih menarik. Selain itu, kadang-kadang bisa menjadi faktor kunci yang membuat manajer perekrutan memasukkan informasi pelamar ke daftar kandidat potensial mereka. Oleh karena itu, jika seseorang meminta Anda untuk menulis surat referensi, Anda harus memberikan segalanya. Ini berarti mereka sedang mencari pekerjaan, dan rekomendasi Anda dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan mereka. Oleh karena itu, Anda harus mempelajari cara menulis surat referensi yang akan mengesankan calon pemberi kerja, dan panduan ini akan membantu.

Bahan yang Dibutuhkan

• Kertas
• Pena atau pensil
• Komputer
• Informasi kontak untuk penerima

Langkah 1: Ketahui Apa yang Harus Disertakan

Terlepas dari surat referensi yang Anda tulis; itu akan mencakup beberapa informasi serupa. Semua surat referensi harus menyertakan tidbits ini:

• Bagaimana Anda mengenal kandidat
• Berapa lama Anda mengenal kandidat
• Karakteristik positif seseorang dan bagaimana penerapannya pada peluang
• Pernyataan rekomendasi langsung
• Undangan untuk meminta lebih banyak informasi dari Anda secara langsung
• Informasi kontak untuk Anda dan penerima

Langkah 2: Pilih Tipe Anda

Ada beberapa jenis surat referensi. Sebelum menulis milik Anda, Anda harus tahu jenis apa yang Anda tulis. Jawabannya akan tergantung pada hubungan Anda dengan orang tersebut. Berikut adalah jenis yang umum:

• Surat referensi profesional: Anda akan menulis surat ini jika Anda adalah rekan kerja, guru, penyelia, atau klien yang mengetahui gaya kerja dan etos kerja orang tersebut dengan baik.
• Surat referensi karakter: Jika Anda adalah anggota keluarga, teman, mentor, atau kenalan yang memiliki pengetahuan pribadi tentang karakter kandidat, Anda akan menulis surat ini. Kadang juga disebut surat referensi pribadi.
• Surat referensi akademik: Surat ini berasal dari penasihat atau guru dan membahas prestasi akademik dan latar belakang pendidikan kandidat. Jenis surat referensi ini sangat umum jika seseorang telah lulus sekolah.

Mengidentifikasi jenis surat referensi akan membantu Anda menulisnya secara efektif dengan menggunakan karakteristik yang sesuai dengan orang yang Anda tulis.

Langkah 3: Kumpulkan Informasi

Anda memerlukan beberapa informasi tentang penerima surat sebelum Anda dapat menulisnya. Anda ingin mengumpulkan informasi ini, seperti nama perusahaan, alamat, dan nama penerima. Meskipun Anda dapat membuka surat "kepada siapa yang berkepentingan", surat Anda akan lebih berdampak jika salam tersebut menyertakan nama.

Jika seseorang sedang dalam proses mengisi lamaran kerja dan melamar pekerjaan secara resmi, kemungkinan besar mereka bisa mendapatkan informasi ini. Minta pelamar kerja untuk memberi Anda informasi ini. Karena mereka meminta bantuan untuk mendapatkan surat rekomendasi, mereka harus dengan senang hati memberikan informasinya. Jika tidak, periksa LinkedIn, yang sering mencantumkan informasi kontak ini.

Langkah 4: Pikirkan Tentang Rekomendasi Anda

Sebelum Anda mulai menulis, pikirkan mengapa Anda akan merekomendasikan kandidat tersebut. Surat rekomendasi yang baik akan memberikan alasan spesifik mengapa orang tersebut akan menjadi pilihan yang sangat baik untuk dipekerjakan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

• Kemampuan komunikasi yang baik
• Kualitas pribadi seperti ketekunan atau keramahan
• Etos kerja
• Pengalaman kerja
• Manfaat khusus yang mereka bawa ke perusahaan Anda

Buat beberapa catatan yang dapat Anda gunakan saat menulis surat, karena ini akan membantu Anda menghindari blok penulis.

Langkah 5: Cantumkan Informasi Kontak

Di bagian atas surat Anda, Anda akan mencantumkan informasi kontak Anda, termasuk nama dan alamat Anda. Ini disejajarkan di margin kiri. Di bawah ini, tulis tanggal hari ini. Lewati satu baris antara alamat dan tanggal. Sekarang Anda perlu melewati baris lain dan memasukkan informasi kontak untuk penerima. Anda memerlukan nama manajer perekrutan atau perekrut, jabatan mereka, nama perusahaan, dan alamat perusahaan.

Langkah 6: Tulis Salam

Salam biasanya adalah “Dear Mr./Ms. Nama Belakang:” dengan titik dua, bukan koma setelah salam. Namun, terkadang Anda tidak memiliki informasi ini. Misalnya, Anda dapat menulis "Manajer Perekrutan yang Terhormat" jika perlu atau "Komite Penerimaan yang Terhormat" untuk surat yang ditujukan untuk lingkungan akademik. Terkadang Anda akan diminta untuk menulis surat rekomendasi umum yang bukan untuk lamaran pekerjaan tertentu. Dalam hal ini, “Kepada Yang Berkepentingan” adalah tepat. Anda juga dapat memilih “Dear Sir/Madam.” Namun, dalam skenario lain, hindari sapaan umum ini.

Langkah 7: Tulis Paragraf Pertama

Di paragraf pertama, Anda perlu mengatakan siapa diri Anda dan bagaimana Anda mengenal orang yang dimaksud dalam surat itu. Selanjutnya, sertakan detail seperti berapa lama Anda mengenal mereka dan mengapa Anda adalah orang yang tepat untuk menulis surat rekomendasi. Terakhir, sertakan rekomendasi Anda dan judul atau deskripsi pekerjaan tertentu jika Anda mengetahuinya. Jauhkan paragraf ini relatif singkat tapi komprehensif. Juga, perjelas antusiasme Anda terhadap pelamar di paragraf pembuka ini. Hindari tulisan halus atau sesuatu yang mungkin terasa berlebihan dalam rekomendasi Anda. Berikut adalah contoh yang sangat baik dari paragraf pertama:

“Nama saya Sallie Jones, dan saya menulis atas nama John Smith, yang melamar posisi manajer penjualan terbuka Anda. Saya adalah pemimpin tim penjualan di Perlengkapan Sekolah Acme, dan John telah berada di tim saya selama lima tahun terakhir. Saya yakin dia akan cocok untuk posisi manajer penjualan Anda.”

Perhatikan bagaimana penulis menyatakan siapa mereka, bagaimana mereka mengenal orang tersebut, dan untuk berapa lama. Akhirnya, mereka mengakhiri paragraf dengan pernyataan rekomendasi mereka.

Langkah 8: Pindah Ke Paragraf Badan

Paragraf yang tersisa mencakup perincian tentang mengapa menurut Anda orang tersebut adalah kandidat yang baik untuk pekerjaan itu. Di sini Anda ingin sespesifik mungkin. Tapi, sekali lagi, gunakan contoh yang mendukung rekomendasi Anda. Saat Anda memikirkan tentang apa yang harus dimasukkan, pertahankan kualitas dan keterampilan khusus untuk pekerjaan atau program gelar yang ingin dicapai orang tersebut. Misalnya, jika seseorang melamar program sekolah pascasarjana, Anda dapat memasukkan informasi tentang keterampilan dan keuletan penelitian mereka. Di sisi lain, jika seseorang melamar posisi manajerial, keterampilan komunikasi dan kemampuan kepemimpinan alami mereka akan menonjol. Berikut ini cara membaca paragraf isi:

“Saya yakin John Smith akan menjadi kandidat yang sangat baik untuk posisi manajer penjualan Anda. Ketika dia bekerja dengan saya di Perlengkapan Sekolah Acme, dia gigih dalam merekrut pengecer baru. Selama lima tahun kami bersama, dia menambahkan lima rantai ritel baru ke daftar vendor kami. Selain itu, kepribadiannya yang supel membantunya terhubung dengan baik dengan calon klien dan vendor, yang akan menjadi aset bagi perusahaan Anda.”

Anda membutuhkan setidaknya dua paragraf isi. Salah satu paragraf harus berupa pernyataan rekomendasi.

Langkah 9: Tutup Surat itu

Sekarang Anda siap untuk menutup surat itu. Sebagai penutup, rangkum alasan Anda untuk rekomendasi tersebut dan undang penerima untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan lebih lanjut. Tambahkan alamat email dan nomor telepon Anda di paragraf. Akhiri dengan tanda tangan jika Anda mencetak surat itu. Jika Anda mengirimkannya secara digital, ketikkan nama lengkap Anda. Sebagai penutup, gunakan kata-kata seperti “tanpa reservasi”, “rekomendasi tertinggi”, “dengan percaya diri”, atau “dengan sepenuh hati” untuk mengungkapkan antusiasme Anda kepada pelamar. Berikut tampilannya:

“Saya yakin dengan rekomendasi saya atas John untuk posisi Manajer Penjualan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin berbicara lebih jauh tentang ini, silakan hubungi saya di [email protected] atau 444-444-4444.

Sungguh-sungguh,

Salli Jones
Manajer Tim Penjualan, Perlengkapan Sekolah Acme”

Langkah 10: Pertahankan Panjang yang Tepat

Surat referensi Anda harus memiliki panjang yang tepat. Secara umum, tidak boleh lebih dari satu halaman. Jika Anda hanya memiliki satu atau dua paragraf, penerima mungkin menganggap Anda tidak cukup mengenal orang tersebut untuk merekomendasikannya. Oleh karena itu, panjang surat yang ideal harus mengisi sekitar satu halaman yang diketik. Pertama, pilih beberapa poin penting tentang orang yang melamar pekerjaan yang mereka inginkan. Kemudian, kerjakan itu menjadi tiga atau empat paragraf. Pastikan untuk memasukkan informasi tentang bagaimana Anda mengenal orang tersebut.

Langkah 11: Fokus Pada Format

Pemformatan sangat penting saat mengirim surat referensi. Anda ingin memastikan spasi tunggal, tetapi sertakan spasi di antara paragraf. Selain itu, Anda akan menginginkan margin satu inci dan menyelaraskan huruf ke kiri. Untuk font, jangan pilih yang gila-gilaan. Font standar 12 poin, seperti Times New Roman atau Arial, adalah pilihan yang bagus. Anda ingin surat itu mudah dibaca. Font apa pun yang terlalu berbunga-bunga akan membuat surat itu sulit dibaca, merusak peluang seseorang untuk mendapatkan pekerjaan itu.

Langkah 12: Koreksi Surat Anda

Sebelum Anda mengirim surat itu, periksa dulu. Pertimbangkan untuk meminta orang lain mengoreksinya juga, tetapi jika Anda melakukannya, pastikan Anda tidak mengungkapkan nama kandidat. Lamaran kerja dan pencarian kerja agak pribadi, jadi Anda tidak ingin membiarkan seseorang mengetahui rahasia yang seharusnya dirahasiakan. Jangan mengirim surat rekomendasi dengan banyak kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Ini mungkin berdampak buruk pada kandidat. Proofreading sangat penting.

Langkah 13: Pilih Baris Subjek yang Tepat

Baris subjek Anda penting jika Anda mengirim surat Anda melalui email. Itu harus mencantumkan nama kandidat dan jabatan jika Anda mengetahuinya. Juga, gunakan kata “rekomendasi” untuk menunjukkan mengapa Anda mengirim email. Jadi baris subjek Anda mungkin terlihat seperti ini:

• Rekomendasi untuk John Smith – Pekerjaan Manajer Penjualan

Ingat, manajer perekrutan mendapatkan ratusan email setiap hari saat mereka membuka lowongan. Jadi, Anda perlu menunjukkan kepada mereka di baris subjek mengapa mereka harus melihat email Anda.

Langkah 14: Pelajari Contoh Surat Referensi

Sebelum Anda menulis surat referensi pertama Anda, luangkan waktu untuk mempelajari contoh surat yang bagus. Inilah yang mungkin Anda tulis:

Sarah Hollingsworth
123 Jalan Utama
Kota Bisnis, NY 12345
333-333-3333
[email protected]

30 Juli 2022

Ralph Lee
Mempekerjakan manajer
Duluth Tech Co
383 Jalan Selatan
Kota Bisnis, IA 12345

Tuan Lee yang terhormat:

Dengan senang hati saya merekomendasikan Scott Swallow untuk posisi rekanan penjualan di Duluth Tech Co. Sebagai manajer penjualan untuk Acme Tech, saya merasa senang bekerja sebagai penyelia Scott selama sepuluh tahun terakhir. Sebagai karyawan yang bertanggung jawab dan tepat waktu, Scott adalah salah satu karyawan terbaik saya. Saya dengan sepenuh hati mendukung kualifikasi dan keterampilannya.

Sepanjang dekade kami bekerja sama, saya terkesan dengan pengetahuan Scott tentang taktik penjualan. Saya juga menemukan bahwa dia memiliki keterampilan orang yang sangat baik dan intuisi yang baik, yang membantunya terhubung dengan baik dengan kandidat dan klien kami. Selama waktunya bersama kami, dia membantu meningkatkan penjualan kami sebesar 10% dengan membawa lima akun perusahaan baru.

Sementara keterampilan penjualan ini adalah salah satu keuntungan utamanya, Scott juga sangat ramah dan pemain tim yang luar biasa. Optimismenya membantu mendorong rekan penjualan lainnya untuk terus bekerja keras. Dia mengembangkan hubungan positif di seluruh perusahaan dan dengan rekan kerja langsungnya, dan tidak ada yang memandangnya sebagai pesaing.

Saya yakin untuk merekomendasikan Scott kepada Anda dan percaya dia akan cocok dengan tim di Duluth Tech Co. Jika Anda ingin mengajukan pertanyaan lebih lanjut atau mendapatkan informasi lebih lanjut tentang pekerjaan Scott untuk kami, silakan email saya di [email protected] atau hubungi 333-333-3333.

Sungguh-sungguh,

Sarah Hollingsworth
Manajer Penjualan, Acme Tech

Langkah 15: Lihatlah Contoh Surat Referensi Pribadi

Surat referensi pribadi berfokus pada karakter pribadi, bukan pengalaman kerja profesional. Namun, karena surat referensi pribadi sedikit berbeda dari surat profesional, berikut adalah paragraf yang mungkin termasuk:

Ibu Smith yang terhormat:

Saya senang menulis surat referensi atas nama Sarah Hollingsworth, yang telah menjadi salah satu teman terdekat saya sejak sekolah dasar. Jika Anda mencari karyawan yang pekerja keras dan berdedikasi yang akan memberikan segalanya untuk perusahaan Anda, Sarah adalah orang yang Anda inginkan.

Sarah selalu harus bekerja sedikit lebih keras daripada yang lain di sekolah, tetapi dia tidak pernah menyerah. Dia tetap menjadi yang teratas di kelas terlepas dari beberapa tantangan belajar dan kehidupan rumah tangga yang sulit di rumah dengan orang tua tunggal. Dia bahkan mendapatkan beasiswa ke perguruan tinggi karena akademisinya. Ini menunjukkan kegigihannya, yang akan menjadi aset penting bagi perusahaan Anda.

Sebagai orang dewasa, saya telah menyaksikan Sarah berhasil dalam pekerjaannya. Rekomendasinya dari klien sebelumnya menunjukkan sifat peduli dan profesionalismenya.

Saya senang menawarkan rekomendasi saya untuk Sarah untuk program Anda. Jika Anda mempekerjakannya, Anda akan mendapatkan anggota tim yang berdedikasi dan profesional yang akan menjadi aset bagi tim Anda. Jika Anda ingin tahu lebih banyak, silakan email saya di [email protected] atau hubungi 123-456-7890.

Sungguh-sungguh,

Samantha Stephens

Perhatikan bahwa dalam contoh ini, pengirim berfokus pada ciri-ciri karakter pribadi yang mereka amati daripada pengalaman kerja tertentu. Namun, etos kerja adalah bagian dari surat itu semata-mata karena ini adalah sesuatu yang diamati oleh pengirim.

Langkah 16: Gunakan Templat Surat

Pertimbangkan untuk menggunakan template surat referensi jika Anda belum pernah menulis surat referensi sebelumnya. Ingat bahwa itu akan menjadi surat bisnis formal. Inilah isinya:

[Namamu]
[Alamat Anda]
[Kota, Pos Negara Bagian]

[Tanggal hari ini]

[Nama Penerima]
[Judul pekerjaan]
[Perusahaan]
{Alamat]
[Kota, Pos Negara Bagian]

Yth. [Nama Penerima]:

Paragraf 1: Paragraf pengantar singkat ini menyatakan maksud dari surat tersebut. Anda juga akan menyertakan informasi tentang mengapa Anda menulis surat referensi profesional.

Paragraf 2: Paragraf ini mencakup perincian tentang hubungan Anda dengan orang yang Anda tulis, termasuk fakta tentang pekerjaan dan tanggung jawab mereka di masa lalu.

Paragraf 3: Ini adalah satu kalimat yang memberikan pernyataan tentang kualifikasi seseorang untuk pekerjaan itu.

Paragraf 4: Berikan contoh spesifik untuk mendukung pernyataan Anda sebelumnya.

Paragraf 5: Tutup surat dengan ringkasan rekomendasi Anda dan undangan untuk menghubungi Anda untuk informasi tambahan. Sertakan informasi kontak dalam paragraf.

Dengan Hormat atau Hormat,

[Tanda tangan]

[Nama yang Diketik]
[Judul Pekerjaan Anda]

Anda juga dapat menyimpan template ini jika Anda seorang manajer karena Anda mungkin diminta untuk menulis surat referensi secara teratur. Sekali lagi, memiliki template yang dapat Anda ambil dan gambar akan membuat ini menjadi tugas yang lebih mudah.

Untuk bantuan lebih lanjut dalam menulis surat referensi Anda, lihat panduan tata bahasa dan sintaksis kami.