Cara Menulis Laporan: Panduan

Laporan adalah akun nonfiksi yang menyajikan dan/atau merangkum fakta tentang peristiwa, topik, atau masalah tertentu. Idenya adalah bahwa orang yang tidak terbiasa dengan subjek dapat menemukan semua yang perlu mereka ketahui dari laporan yang bagus.

Laporan memudahkan seseorang untuk mengetahui topik dengan cepat, tetapi sebenarnya menulis laporan bukanlah hal yang mudah. Jadi untuk membantu Anda memahami apa yang harus dilakukan, di bawah ini kami menyajikan sedikit laporan kami sendiri, semua tentang penulisan laporan.

Apa itu laporan?

Dalam istilah teknis, definisi laporan cukup kabur: laporan apa pun, lisan atau tertulis, tentang hal-hal yang berkaitan dengan topik tertentu. Ini bisa merujuk pada apa saja, mulai dari kesaksian di ruang sidang hingga laporan buku anak sekolah dasar.

Sungguh, ketika orang berbicara tentang "laporan", mereka biasanya mengacu pada dokumen resmi yang menguraikan fakta-fakta dari suatu topik, biasanya ditulis oleh seorang ahli tentang subjek tersebut atau seseorang yang ditugaskan untuk menyelidikinya. Ada berbagai jenis laporan, yang dijelaskan di bagian berikutnya, tetapi sebagian besar sesuai dengan deskripsi ini.

Jenis informasi apa yang dibagikan dalam laporan? Meskipun semua fakta diterima, laporan, khususnya, cenderung menampilkan jenis konten berikut:

• Detail dari suatu peristiwa atau situasi
• Konsekuensi atau efek berkelanjutan dari suatu peristiwa atau situasi
• Evaluasi data statistik atau analitik
• Interpretasi dari informasi dalam laporan
• Prediksi atau rekomendasi berdasarkan informasi dalam laporan
• Bagaimana informasi terkait dengan peristiwa atau laporan lain

Laporan terkait erat dengan penulisan esai , meskipun ada beberapa perbedaan yang jelas. Sementara keduanya mengandalkan fakta, esai menambahkan pendapat dan argumen pribadi penulis. Laporan biasanya hanya menempel pada fakta, meskipun mereka mungkin menyertakan beberapa interpretasi penulis tentang fakta ini, kemungkinan besar dalam kesimpulan.

Selain itu, laporan sangat terorganisir, biasanya dengan daftar isi dan judul dan subjudul yang banyak. Ini memudahkan pembaca untuk memindai laporan untuk informasi yang mereka cari. Esai, di sisi lain, dimaksudkan untuk dibaca dari awal hingga akhir, bukan untuk mencari wawasan tertentu.

Jenis laporan

Ada beberapa jenis laporan yang berbeda, tergantung pada tujuan dan kepada siapa Anda mempresentasikan laporan Anda. Berikut daftar singkat jenis laporan yang umum:

• Laporan akademik: Menguji pemahaman siswa tentang materi pelajaran, seperti laporan buku, laporan peristiwa sejarah, dan biografi
• Laporan bisnis: Mengidentifikasi informasi yang berguna dalam strategi bisnis, seperti laporan pemasaran, memo internal, analisis SWOT, dan laporan kelayakan
• Laporan ilmiah: Membagikan temuan penelitian, seperti makalah penelitian dan studi kasus, biasanya dalam jurnal sains

Laporan dapat dibagi lagi ke dalam kategori berdasarkan cara penulisannya. Misalnya, laporan bisa formal atau informal, pendek atau panjang, dan internal atau eksternal. Dalam bisnis, laporan vertikal berbagi informasi dengan orang-orang pada tingkat hierarki yang berbeda (yaitu, orang-orang yang bekerja di atas Anda dan di bawah Anda), sedangkan laporan lateral ditujukan untuk orang-orang di tingkat penulis yang sama, tetapi di departemen yang berbeda.

Ada banyak jenis laporan karena ada gaya penulisan, tetapi dalam panduan ini, kami fokus pada laporan akademik, yang cenderung formal dan informasional.

>> Baca Selengkapnya: Apa Itu Penulisan Akademik?

Bagaimana struktur laporan?

Struktur laporan tergantung pada jenis laporan dan persyaratan penugasan. Meskipun laporan dapat menggunakan struktur uniknya sendiri, sebagian besar mengikuti template dasar ini:

• Ringkasan eksekutif: Sama seperti abstrak dalam makalah akademis, ringkasan eksekutif adalah bagian mandiri yang merangkum temuan dalam laporan Anda sehingga pembaca tahu apa yang diharapkan. Ini sebagian besar untuk laporan resmi dan kurang untuk laporan sekolah.
• Pendahuluan: Menyiapkan isi laporan, pendahuluan Anda menjelaskan topik keseluruhan yang akan Anda diskusikan, dengan pernyataan tesis Anda dan informasi latar belakang yang perlu diketahui sebelum Anda masuk ke temuan Anda sendiri.
• Isi : Isi laporan menjelaskan semua penemuan utama Anda, dipecah menjadi judul dan subjudul. Tubuh merupakan mayoritas dari keseluruhan laporan; sedangkan pendahuluan dan kesimpulan masing-masing hanya beberapa paragraf, isi buku bisa berhalaman-halaman.
• Kesimpulan : Kesimpulannya adalah di mana Anda menyatukan semua informasi dalam laporan Anda dan sampai pada interpretasi atau penilaian definitif. Ini biasanya di mana penulis memasukkan pendapat atau kesimpulan pribadi mereka sendiri.

Jika Anda terbiasa dengan cara menulis makalah penelitian , Anda akan melihat bahwa penulisan laporan mengikuti struktur pendahuluan-tubuh-kesimpulan yang sama, terkadang menambahkan ringkasan eksekutif. Laporan biasanya juga memiliki persyaratan tambahan sendiri, seperti halaman judul dan daftar isi, yang akan kami jelaskan di bagian selanjutnya.

Apa yang harus dimasukkan dalam laporan?

Tidak ada persyaratan tegas untuk apa yang disertakan dalam laporan. Setiap sekolah, perusahaan, laboratorium, pengelola tugas, dan guru dapat membuat format mereka sendiri, tergantung pada kebutuhan unik mereka. Namun, secara umum, perhatikan persyaratan khusus ini—mereka cenderung sering muncul:

• Halaman judul: Laporan resmi sering menggunakan halaman judul untuk mengatur semuanya; jika seseorang harus membaca beberapa laporan, halaman judul membuatnya lebih mudah untuk dilacak.
• Daftar isi: Sama seperti di buku, daftar isi membantu pembaca langsung menuju bagian yang mereka minati, memungkinkan penjelajahan lebih cepat.
• Penomoran halaman: Sebuah kesopanan umum jika Anda menulis laporan yang lebih panjang, penomoran halaman memastikan halaman dalam urutan dalam kasus campur aduk atau salah cetak.
• Judul dan subjudul: Laporan biasanya dipecah menjadi beberapa bagian, dibagi dengan judul dan subjudul, untuk memudahkan penelusuran dan pemindaian.
• Kutipan: Jika Anda mengutip informasi dari sumber lain, pedoman kutipan memberi tahu Anda format yang disarankan.
• Halaman yang dikutip karya: Bibliografi di akhir laporan mencantumkan kredit dan informasi hukum untuk sumber lain yang Anda dapatkan informasinya.

Seperti biasa, lihat tugas untuk pedoman khusus pada masing-masing. Orang yang membaca laporan harus memberi tahu Anda panduan gaya atau format mana yang mereka butuhkan.

Cara menulis laporan dalam 7 langkah

Sekarang mari kita masuk ke spesifik bagaimana menulis laporan. Ikuti tujuh langkah penulisan laporan di bawah ini untuk membawa Anda dari sebuah ide ke makalah yang lengkap.

1 Pilih topik berdasarkan tugas

Sebelum Anda mulai menulis, Anda harus memilih topik laporan Anda. Seringkali, topik ditugaskan untuk Anda, seperti kebanyakan laporan bisnis, atau ditentukan sebelumnya oleh sifat pekerjaan Anda, seperti laporan ilmiah. Jika itu masalahnya, Anda dapat mengabaikan langkah ini dan melanjutkan.

Jika Anda bertanggung jawab untuk memilih topik Anda sendiri, seperti halnya banyak laporan akademis, maka ini adalah salah satu langkah terpenting dalam keseluruhan proses penulisan. Cobalah untuk memilih topik yang sesuai dengan dua kriteria ini:

• Ada informasi yang memadai: Pilih topik yang tidak terlalu umum tetapi tidak terlalu spesifik, dengan informasi yang cukup untuk mengisi laporan Anda tanpa bantalan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda tidak dapat menutupi semuanya.
• Ini adalah sesuatu yang Anda minati: Meskipun ini bukan persyaratan yang ketat, ini membantu kualitas laporan jika Anda terlibat dengan materi pelajaran.

Tentu saja, jangan lupa instruksi tugas, termasuk panjangnya, jadi ingatlah itu di belakang kepala Anda saat memutuskan.

2 Lakukan penelitian

Dengan laporan bisnis dan ilmiah, penelitian biasanya dilakukan oleh Anda sendiri atau disediakan oleh perusahaan—walaupun masih ada banyak penggalian untuk sumber eksternal di keduanya.

Untuk makalah akademis, Anda sebagian besar sendirian untuk penelitian, kecuali jika Anda diharuskan menggunakan materi kelas. Itulah salah satu alasan mengapa memilih topik yang tepat sangat penting; Anda tidak akan melangkah jauh jika topik yang Anda pilih tidak memiliki cukup penelitian yang tersedia.

Kuncinya adalah hanya mencari sumber yang memiliki reputasi baik: dokumen resmi, laporan lain, makalah penelitian, studi kasus, buku dari penulis yang dihormati, dll. Jangan ragu untuk menggunakan penelitian yang dikutip dalam laporan serupa lainnya. Anda sering dapat menemukan banyak informasi online melalui mesin pencari, tetapi perjalanan singkat ke perpustakaan juga dapat membantu dalam keadaan darurat.

3 Tulislah pernyataan tesis

Sebelum Anda melangkah lebih jauh, tulislah pernyataan tesis untuk membantu Anda mengkonseptualisasikan tema utama laporan Anda. Sama seperti kalimat topik sebuah paragraf, pernyataan tesis merangkum poin utama dari tulisan Anda, dalam hal ini laporan.

Setelah Anda mengumpulkan penelitian yang cukup, Anda harus memperhatikan beberapa tren dan pola dalam informasi. Jika semua pola ini menyimpulkan atau mengarah ke titik yang lebih besar dan menyeluruh, itulah pernyataan tesis Anda.

Misalnya, jika Anda sedang menulis laporan tentang upah karyawan makanan cepat saji, tesis Anda mungkin seperti, "Meskipun gaji dulu sepadan dengan biaya hidup, setelah bertahun-tahun stagnan tidak lagi memadai." Dari sana, sisa laporan Anda akan menguraikan tesis itu, dengan banyak bukti dan argumen pendukung.

Sebaiknya sertakan pernyataan tesis Anda dalam ringkasan eksekutif dan pengantar laporan Anda, tetapi Anda masih ingin mengetahuinya lebih awal sehingga Anda tahu arah mana yang harus Anda tuju ketika Anda mengerjakan garis besar Anda selanjutnya.

4 Siapkan garis besar

Menulis garis besar dianjurkan untuk semua jenis tulisan, tetapi ini sangat berguna untuk laporan karena penekanannya pada organisasi. Karena laporan sering dipisahkan oleh judul dan subjudul, garis besar yang solid memastikan Anda tetap di jalur saat menulis tanpa melewatkan apa pun.

Sungguh, Anda harus mulai memikirkan garis besar Anda selama fase penelitian, ketika Anda mulai memperhatikan pola dan tren. Jika Anda buntu, coba buat daftar semua poin kunci, detail, dan bukti yang ingin Anda sebutkan. Lihat apakah Anda dapat memasukkannya ke dalam kategori umum dan khusus, yang masing-masing dapat Anda ubah menjadi heading dan subheading.

5 Tulis draf kasar

Sebenarnya menulis draf kasar , atau draf pertama, biasanya merupakan langkah yang paling memakan waktu. Di sinilah Anda mengambil semua informasi dari penelitian Anda dan memasukkannya ke dalam kata-kata. Untuk menghindari kewalahan, cukup ikuti garis besar Anda langkah demi langkah untuk memastikan Anda tidak meninggalkan apa pun secara tidak sengaja.

Jangan takut untuk membuat kesalahan; itulah aturan nomor satu untuk menulis draf kasar. Mengharapkan draf pertama Anda sempurna menambah banyak tekanan. Sebaliknya, tulislah dengan cara yang alami dan santai, dan khawatirkan tentang detail spesifik seperti pilihan kata dan koreksi kesalahan nanti. Itulah gunanya dua langkah terakhir.

6 Revisi dan edit laporan Anda

Setelah draft kasar Anda selesai, saatnya untuk kembali dan mulai memperbaiki kesalahan yang Anda abaikan pertama kali. (Namun, sebelum Anda terjun kembali, ada baiknya untuk tidur di atasnya untuk mulai mengedit baru, atau setidaknya istirahat sejenak untuk bersantai dari menulis draf kasar.)

Kami merekomendasikan untuk membaca ulang laporan Anda terlebih dahulu untuk masalah besar apa pun, seperti memotong atau memindahkan seluruh kalimat dan paragraf. Terkadang Anda akan menemukan data Anda tidak sesuai, atau Anda salah menafsirkan bukti kunci. Ini adalah waktu yang tepat untuk memperbaiki kesalahan "gambaran besar" dan menulis ulang bagian yang lebih panjang sesuai kebutuhan.

Jika Anda tidak terbiasa dengan apa yang harus dicari saat mengedit, Anda dapat membaca panduan kami sebelumnya dengan beberapa kiat pengeditan mandiri lanjutan .

7 Koreksi dan periksa kesalahan

Terakhir, ada baiknya untuk memeriksa laporan Anda untuk terakhir kalinya, hanya untuk mengoptimalkan kata-kata Anda dan memeriksa kesalahan tata bahasa atau ejaan. Pada langkah sebelumnya Anda memeriksa kesalahan "gambaran besar", tetapi di sini Anda mencari masalah yang spesifik, bahkan sepele.

Asisten penulis seperti Grammarly menandai masalah itu untuk Anda. Versi gratis Grammarly menunjukkan kesalahan ejaan dan tata bahasa saat Anda menulis, dengan saran untuk meningkatkan tulisan Anda yang dapat Anda terapkan hanya dengan satu klik. Versi Premium bahkan menawarkan fitur yang lebih canggih, seperti penyesuaian nada dan rekomendasi pilihan kata untuk membawa tulisan Anda ke level berikutnya.