Cara Menulis Surat Pengunduran Diri

Meninggalkan pekerjaan bisa terasa menyenangkan. Namun hal ini juga bisa menimbulkan ketidaknyamanan, terutama saat menyampaikan berita kepada rekan kerja Anda saat ini. Menulis surat pengunduran diri bisa terasa sulit di saat Anda sudah memikirkan banyak hal. Merupakan protokol standar untuk menyampaikan perubahan ini secara langsung (untuk menghormati manajer dan rekan kerja Anda) dan juga menyampaikan berita secara tertulis, dalam bentuk surat pengunduran diri (untuk keperluan resmi HR). Namun bagaimana jika Anda tidak tahu persis apa yang harus disertakan dan bagaimana cara mengucapkannya dengan tepat?

Menulis surat pengunduran diri tidak harus menjadi sesuatu yang perlu dikhawatirkan. Dalam panduan ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang cara menulis surat pengunduran diri. Kami membahas apa yang harus disertakan dalam milik Anda dan membahas beberapa tips bermanfaat. Selain itu, kami menyediakan templat surat pengunduran diri yang berguna untuk membantu Anda memulai.

Apa yang harus disertakan dalam surat pengunduran diri Anda

Seperti halnya menulis surat lamaran , saat Anda menulis surat pengunduran diri, Anda perlu menyertakan informasi spesifik yang perlu diketahui pemberi kerja. Selain itu, ada etika kerja yang harus Anda ikuti, sehingga atasan Anda juga mengharapkan basa-basi tertentu. Secara khusus, surat pengunduran diri Anda harus mencakup hal-hal berikut:

Salam resmi dan penutup

Surat pengunduran diri adalah dokumen bisnis, jadi buka dengan kata “Yang Terhormat” dan diakhiri dengan penutup yang sesuai seperti “ dengan tulus milik Anda .”

Pengumuman pengunduran diri Anda

Biasanya kalimat pertama surat pengunduran diri Anda menjelaskan niat Anda untuk meninggalkan peran Anda. Ini memberi tahu pembaca segera tentang isi surat Anda, dan menghindari mengubur lede. Nyatakan dengan jelas bahwa Anda mengundurkan diri dalam bahasa yang sederhana. Jika surat pengunduran diri Anda terlalu kabur atau ambigu, atasan Anda mungkin salah menafsirkannya. Yang terbaik adalah berterus terang dan terus terang—dengan kata lain,segera lepaskan perbannya.

Kebanyakan orang tidak suka menyampaikan kabar buruk, sehingga beberapa orang cenderung melunakkan surat pengunduran diri mereka dengan eufemisme atau lindung nilai (bahasa yang tidak pasti seperti “Saya pikir . . . ” atau “mungkin lebih baik jika . . . ”). Hal ini tidak hanya menciptakan ambiguitas, tetapi juga mengacaukan tulisan Anda dengan kata-kata berlebihan yang mengalihkan pesan Anda.

Tanggal Anda berhenti bekerja

Sangat penting untuk menyatakan secara terbuka hari terakhir Anda bekerja sehingga perusahaan Anda dapat menyesuaikan diri dengan baik. Banyak persiapan yang diperlukan, seperti mencari pengganti atau bahkan melakukan restrukturisasi tim. Untuk menjadwalkan dan mengatur acara ini dengan benar, perusahaan memerlukan tanggal yang pasti.

Tawarkan bantuan dalam transisi

Ketika Anda mengundurkan diri, Anda menempatkan perusahaan pada posisi yang sulit. Etiket kerja yang benar menyarankan agar Anda membantu tim Anda mempersiapkan keberangkatan Anda selama waktu antara pengunduran diri Anda dan hari terakhir Anda untuk menghindari membebani rekan kerja Anda.

Cara spesifik yang dapat Anda lakukan untuk membantu bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya, namun berikut adalah beberapa tugas umum:

• menyusun rencana transisi yang merinci siapa yang akan mengambil tugas Anda sebelumnya, sebagaimana berlaku
• melatih pengganti atau kolega Anda
• menyerahkan kepemilikan proyek
• menulis manual tentang bagaimana Anda menyelesaikan tugas-tugas tertentu
• merinci jadwal Anda yang sedang berlangsung sehingga seseorang dapat melanjutkan dari bagian terakhir yang Anda tinggalkan
• menginformasikan/mentransfer kontak bisnis Anda

Anda mungkin perlu membicarakan rincian tersebut dengan manajer Anda, jadi Anda tidak perlu menyebutkan secara spesifik dalam surat pengunduran diri Anda. Sekalipun bantuan tidak diperlukan, hal ini tetap merupakan tindakan yang bijaksana untuk ditawarkan. Siapa pun yang membaca surat pengunduran diri Anda akan menghargainya.

Ucapan terima kasih yang sopan (jika tulus)

Seringkali berterima kasih kepada perusahaan atas kesempatan bekerja di sana dianggap sopan, terutama jika mereka memberikan pelatihan atau bantuan pribadi. Tentu saja, jika alasan Anda keluar adalah karena lingkungan kerja yang tidak bersahabat, jangan ragu untuk mengabaikan bagian ini karena mungkin akan terkesan munafik atau terkesan tidak autentik.

Informasi kontak

Di suatu tempat di surat pengunduran diri Anda, sertakan informasi kontak terkini untuk Anda sendiri. Mungkin HR mungkin perlu mendiskusikan sesuatu dengan Anda di masa mendatang, atau mungkin kolega atau pengganti Anda akan memiliki beberapa pertanyaan.

Jika Anda menulis surat resmi, informasi kontak Anda harus diletakkan di bawah nama Anda di pojok kiri atas. Jika Anda menulis email, Anda dapat menambahkan ini ke bawah di bawah tanda tangan Anda.

Cara menulis surat pengunduran diri

Pertama dan terpenting, Anda harus memilih saluran komunikasi yang tepat untuk surat pengunduran diri Anda. Biasanya surat pengunduran diri dikirim dalam bentuk email atau dicetak dan diserahkan langsung.

Seperti disebutkan di atas, disarankan untuk mengundurkan diri secara tatap muka (baik secara langsung atau melalui panggilan video jika Anda bekerja jarak jauh) dan kemudian mengirimkan surat pengunduran diri Anda. Hal ini tidak hanya lebih sopan, tetapi juga Anda mengontrol kapan berita tersebut disampaikan. Jika Anda hanya mengirim email atau surat, Anda tidak tahu kapan orang tersebut akan membacanya—hal ini dapat memperumit masalah, terutama mengenai pemberitahuan dua minggu sebelumnya.

Dengan asumsi Anda mengundurkan diri terlebih dahulu, pilihan antara cetakan dan email bergantung pada perusahaan Anda. Perusahaan yang lebih formal menginginkan surat yang dicetak, sedangkan perusahaan yang lebih kasual tidak masalah jika menggunakan email. Jika ragu, Anda cukup bertanya kepada manajer atau tim SDM mana yang mereka sukai—tentu saja setelah Anda menyampaikan berita tersebut.

Saat menulis pengunduran diri Anda, patuhi hal-hal penting saja dan singkat:tidak lebih dari satu halaman. Tutupi semua area yang disebutkan di atas dan berhenti di situ. Tidak perlu memikirkan detailnya.

Jika Anda memiliki hubungan pribadi dengan manajer Anda, Anda mungkin merasa ada lebih banyak hal yang ingin Anda katakan. Kalau begitu, mengapa tidak mengirimkan surat pribadi kepada mereka? Surat pengunduran diri Anda harus benar-benar profesional, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat menyampaikan pemikiran Anda dalam pesan informal yang terpisah.

Untuk nada, gunakan bahasa yang sama seperti yang Anda tulis di LinkedIn . Meski melibatkan emosi, surat pengunduran diri tetap merupakan dokumen formal. Hindari lelucon, bahasa gaul, emoji, dan komunikasi lain yang mungkin terkesan terlalu santai.

Templat surat pengunduran diri

Berikut templat surat pengunduran diri untuk membantu Anda memulai. Jangan ragu untuk menyalinnya dan mengisi kolom yang sesuai.

[majikan]

Mohon terima surat ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari[perusahaan]. Hari terakhir saya adalah pada[tanggal].

Saya berterima kasih atas kesempatan yang Anda dan[perusahaan]berikan kepada saya untuk belajar dan berkembang sebagai[jabatan]. Senang rasanya menjadi bagian dari tim yang inovatif dan bergerak cepat.

Saya bersemangat melakukan apa pun yang saya bisa untuk membantu transisi ini, termasuk[tugas membantu]. Saya berharap yang terbaik bagi Anda dan[perusahaan]dalam mencapai tujuan Anda.

Hormat kami,

[nama lengkap]

[e-mail]

[nomor telepon]

[alamat]

Tips cara menulis surat pengunduran diri

Atur waktu dengan tepat

Surat pengunduran diri Anda seharusnya bukan kali pertama majikan Anda mendengar tentang kepergian Anda. Seperti yang kami sebutkan di atas, Anda tidak dapat mengontrol kapan mereka membaca surat Anda, apalagi berita penting harus selalu diberitahukan secara langsung.

Sebaliknya, surat pengunduran diri Anda lebih berfungsi sebagaidokumentasidaripadapemberitahuan. Anggap saja sebagai tanda terima. Praktik terbaiknya adalah memberi tahu manajer Anda bahwa Anda mengundurkan diri secara langsung dan kemudian mengirimkan surat pengunduran diri sebagai catatan resmi.

Anda dapat memberikan surat cetakan kepada majikan Anda saat Anda mendiskusikannya secara langsung, atau Anda dapat mengirimkannya melalui email setelahnya. Apa pun yang terjadi, hal tersebut harus melengkapi percakapan tatap muka, bukan menggantikannya.

Jangan membakar jembatan

Tetap ramah tidak sepenuhnya berarti sopan santun; adalah hal biasa bagi orang untuk mempertahankan hubungan kerja bahkan setelah mereka mengundurkan diri. Mungkin di masa depan akan ada lowongan baru yang menarik di perusahaan lama Anda, atau mungkin Anda ingin merekomendasikan mereka sebagai klien untuk perusahaan baru Anda. Situasi tersebut akan berjalan lebih lancar jika Anda mengakhiri semuanya secara damai.

Selain itu, Anda sering kali perlu menggunakan perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya sebagai referensi untuk pekerjaan baru. Mengatakan hal-hal negatif dalam surat pengunduran diri Anda hanya akan merugikan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan baru jika majikan Anda sebelumnya menyimpan dendam.

Daripada melampiaskan semua perasaan negatif Anda, lebih baik bersikap sopan. Sekalipun Anda mengundurkan diri karena lingkungan kerja yang tidak bersahabat, sampaikan hal tersebut secara profesional—dengan cara ini perusahaan Anda akan mencatat keluhan Anda jika ada orang lain yang mengundurkan diri karena alasan yang sama.

Selalu mengoreksi

Jangan mencemari jalan keluar Anda yang anggun dengan kesalahan ketik yang memalukan. Seperti halnya dokumen penting lainnya, koreksi kesalahannya dengan cermat sebelum orang lain dapat melihatnya. Bacalah sekilas setelah Anda selesai untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Saran penulisan Grammarly akan memberi tahu Anda jika ada kesalahan saat Anda menulis, dengan umpan balik tentang cara memperbaikinya. Selain itu, pendeteksi nada kami memastikan surat pengunduran diri Anda sesuai dengan yang Anda inginkan, dengan memberi tahu Anda jika Anda terdengar terlalu “informal”, “memaksa”, atau “menuduh”, memberi Anda ketenangan pikiran ekstra.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2017 oleh Karen Hertzberg. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.