Cara Menulis Surat Pengunduran Diri

Meninggalkan pekerjaan bisa terasa menyenangkan. Tapi itu juga bisa membuat Anda tidak nyaman, terutama saat menyampaikan berita kepada rekan kerja Anda saat ini. Menulis surat pengunduran diri bisa terasa sulit pada saat Anda sudah memiliki banyak pikiran. Merupakan protokol standar untuk membagikan perubahan ini secara langsung (untuk menghormati manajer dan rekan kerja Anda) dan juga menyampaikan berita secara tertulis, dalam bentuk surat pengunduran diri (untuk tujuan SDM resmi). Tetapi bagaimana jika Anda tidak tahu persis apa yang harus disertakan dan bagaimana cara mengucapkannya dengan tepat?

Menulis surat pengunduran diri tidak harus menjadi sesuatu yang perlu dikhawatirkan. Dalam panduan ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang cara menulis surat pengunduran diri. Kami membahas apa yang harus disertakan dalam milik Anda dan membahas beberapa tips bermanfaat. Plus, kami menyediakan template surat pengunduran diri yang berguna untuk membantu Anda memulai.

Apa yang harus disertakan dalam surat pengunduran diri Anda?

Seperti halnya menulis surat lamaran , ketika Anda menulis surat pengunduran diri, Anda perlu menyertakan informasi spesifik yang perlu diketahui oleh pemberi kerja. Selain itu, ada etiket kerja yang harus Anda ikuti, jadi atasan Anda juga akan mengharapkan basa-basi tertentu. Secara khusus, surat pengunduran diri Anda harus mencakup hal-hal berikut:

Salam resmi dan penutup

Surat pengunduran diri adalah dokumen bisnis, jadi buka dengan formal "Yang Terhormat" dan diakhiri dengan penutup yang sesuai seperti " milikmu yang tulus ."

Pengumuman pengunduran diri Anda

Biasanya kalimat pertama surat pengunduran diri Anda menjelaskan niat Anda untuk meninggalkan peran Anda. Ini menginformasikan pembaca segera tentang isi surat Anda, dan menghindari mengubur lede. Nyatakan dengan jelas bahwa Anda mengundurkan diri dalam bahasa yang sederhana. Jika surat pengunduran diri Anda terlalu kabur atau ambigu, atasan Anda mungkin salah mengartikannya. Yang terbaik adalah berterus terang dan langsung—dengan kata lain, lepaskan perban dengan cepat .

Kebanyakan orang tidak suka menyampaikan berita buruk, sehingga beberapa cenderung melunakkan surat pengunduran diri mereka dengan eufemisme atau lindung nilai (bahasa tidak pasti seperti "Saya pikir ..." atau "mungkin lebih baik jika ..."). Ini tidak hanya menciptakan ambiguitas, tetapi juga mengacaukan tulisan Anda dengan kata-kata berlebih yang mengurangi pesan Anda.

Tanggal Anda berhenti bekerja

Sangat penting untuk secara terbuka menyatakan hari terakhir kerja Anda sehingga perusahaan Anda dapat menyesuaikan dengan benar. Banyak persiapan yang diperlukan, seperti mencari pengganti Anda atau bahkan merestrukturisasi tim Anda. Untuk menjadwalkan dan mengatur acara ini dengan benar, perusahaan memerlukan tanggal yang pasti.

Tawarkan untuk membantu dalam transisi

Ketika Anda mengundurkan diri, Anda menempatkan perusahaan dalam posisi yang sulit. Etika kerja yang tepat menyarankan agar Anda membantu tim Anda mempersiapkan keberangkatan Anda selama waktu antara pengunduran diri Anda dan hari terakhir Anda untuk menghindari membebani rekan kerja Anda.

Cara spesifik Anda dapat membantu bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, tetapi berikut adalah beberapa tugas umum:

• menyusun rencana transisi yang merinci siapa yang akan mengambil tugas Anda sebelumnya, sebagaimana berlaku
• melatih pengganti atau kolega Anda
• menyerahkan kepemilikan proyek
• menulis manual tentang bagaimana Anda menyelesaikan tugas-tugas tertentu
• merinci jadwal Anda yang sedang berlangsung sehingga seseorang dapat melanjutkan di mana Anda tinggalkan
• menginformasikan/mentransfer kontak bisnis Anda

Anda mungkin perlu membicarakan detail seperti itu dengan manajer Anda, jadi Anda tidak perlu berkomitmen secara spesifik dalam surat pengunduran diri Anda. Bahkan jika tidak ada bantuan yang diperlukan, itu masih merupakan sikap yang bijaksana untuk ditawarkan. Siapa pun yang membaca surat pengunduran diri Anda akan menghargainya.

Pernyataan terima kasih yang sopan (jika tulus)

Sering kali dianggap sopan untuk berterima kasih kepada perusahaan atas kesempatan untuk bekerja di sana, terutama jika mereka memberikan pelatihan atau bantuan pribadi. Tentu saja, jika alasan Anda untuk pergi melibatkan tempat kerja yang tidak bersahabat, jangan ragu untuk mengabaikan bagian ini karena mungkin terkesan munafik atau tidak autentik.

Kontak informasi

Di suatu tempat dalam surat pengunduran diri Anda, sertakan informasi kontak terbaru untuk Anda sendiri. Mungkin HR mungkin perlu mendiskusikan sesuatu dengan Anda di masa mendatang, atau mungkin kolega atau pengganti Anda memiliki beberapa pertanyaan.

Jika Anda menulis surat resmi, informasi kontak Anda harus berada di bawah nama Anda di sudut kiri atas. Jika Anda sedang menulis email, Anda dapat menambahkan ini ke bagian bawah di bawah tanda tangan Anda.

Bagaimana cara menulis surat pengunduran diri?

Pertama dan terpenting, Anda harus memilih saluran komunikasi yang tepat untuk surat pengunduran diri Anda. Biasanya, surat pengunduran diri dikirim sebagai email atau dicetak dan dikirim dengan tangan.

Seperti disebutkan di atas, disarankan untuk mengundurkan diri secara tatap muka (baik secara langsung atau melalui panggilan video jika Anda bekerja dari jarak jauh) dan kemudian mengirimkan surat pengunduran diri Anda. Tidak hanya ini lebih sopan, tetapi Anda juga mengontrol saat berita disampaikan. Jika Anda hanya mengirim email atau surat, Anda tidak tahu kapan orang itu akan membacanya—itu bisa memperumit masalah, terutama mengenai pemberitahuan dua minggu.

Dengan asumsi Anda mengundurkan diri secara langsung, pilihan antara printout dan email tergantung pada perusahaan Anda. Perusahaan yang lebih formal ingin surat cetakan, sedangkan yang lebih kasual akan baik-baik saja dengan email. Jika ragu, Anda bisa bertanya kepada manajer atau tim HR mana yang mereka pilih—setelah Anda menyampaikan berita, tentu saja.

Saat menulis pengunduran diri Anda, pertahankan hanya hal-hal penting dan singkat: tidak lebih dari satu halaman . Tutupi semua area yang disebutkan di atas dan biarkan saja. Tidak perlu memikirkan detailnya.

Jika Anda memiliki hubungan pribadi dengan manajer Anda, Anda mungkin merasa memiliki lebih banyak hal untuk dikatakan. Kalau begitu, mengapa tidak mengirimi mereka surat pribadi? Surat pengunduran diri Anda harus benar-benar profesional, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat membagikan pemikiran Anda dalam pesan informal yang terpisah.

Untuk nada, gunakan bahasa yang sama dengan yang Anda tulis di LinkedIn . Bahkan ketika emosi terlibat, surat pengunduran diri masih merupakan dokumen formal. Hindari lelucon, bahasa gaul, emoji, dan komunikasi lain yang mungkin terkesan terlalu santai.

Templat surat pengunduran diri

Berikut adalah template surat pengunduran diri untuk membantu Anda memulai. Jangan ragu untuk menyalinnya dan mengisi kolom yang sesuai.

Tips cara menulis surat pengunduran diri

Atur waktu dengan tepat

Surat pengunduran diri Anda seharusnya bukan pertama kalinya majikan Anda mendengar tentang kepergian Anda. Seperti yang kami sebutkan di atas, Anda tidak dapat mengontrol kapan mereka membaca surat Anda, belum lagi berita penting harus selalu diberitahukan secara langsung.

Sebaliknya, surat pengunduran diri Anda bertindak lebih sebagai dokumentasi daripada pemberitahuan . Anggap saja sebagai tanda terima. Praktik terbaik adalah memberi tahu manajer Anda bahwa Anda mengundurkan diri secara langsung dan kemudian mengirimkan surat pengunduran diri sebagai catatan resmi.

Anda dapat memberikan surat cetakan kepada atasan Anda ketika Anda mendiskusikannya secara langsung, atau Anda dapat mengirimkannya melalui email sesudahnya. Bagaimanapun, itu harus melengkapi percakapan langsung, bukan menggantikannya.

Jangan bakar jembatan

Tetap ramah tidak sepenuhnya tentang sopan santun; itu umum bagi orang untuk mempertahankan hubungan kerja bahkan setelah mereka mengundurkan diri. Mungkin akan ada lowongan baru yang menarik di perusahaan lama Anda di masa depan, atau mungkin Anda ingin merekomendasikan mereka sebagai klien untuk perusahaan baru Anda. Situasi itu berjalan lebih lancar jika Anda mengakhiri semuanya dengan damai.

Selain itu, Anda akan sering perlu menggunakan majikan Anda sebelumnya sebagai referensi untuk pekerjaan baru. Mengatakan hal-hal negatif dalam surat pengunduran diri Anda hanya akan mengurangi peluang Anda untuk menemukan pekerjaan baru jika majikan Anda sebelumnya menyimpan dendam.

Daripada melampiaskan semua perasaan negatif Anda, lebih baik bersikap sopan. Bahkan jika Anda pergi karena lingkungan kerja yang tidak bersahabat, nyatakan dalam istilah profesional—dengan begitu perusahaan Anda mencatat keluhan Anda jika ada orang lain yang pergi karena alasan yang sama.

Selalu mengoreksi

Jangan nodai jalan keluar Anda yang anggun dengan kesalahan ketik yang memalukan. Seperti halnya dokumen penting lainnya, bacalah dengan cermat untuk kesalahan sebelum orang lain dapat melihatnya. Bacalah dengan cepat setelah selesai untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Saran penulisan Grammarly akan memberi tahu Anda tentang kesalahan apa pun saat Anda menulis, dengan umpan balik tentang cara memperbaikinya. Selain itu, pendeteksi nada kami memastikan surat pengunduran diri Anda sesuai dengan keinginan Anda, dengan memberi tahu Anda jika Anda terdengar terlalu "informal", "memaksa", atau "menuduh", yang memberi Anda ketenangan pikiran ekstra.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2017 oleh Karen Hertzberg. Ini telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.