Cara menulis email resmi

Diterbitkan: 2022-03-22

Apakah Anda ragu tentang cara menulis email resmi? Jangan khawatir; kamu tidak sendiri. Memulai email resmi bisa menjadi tugas yang menakutkan karena pesannya lebih sering penting daripada tidak. Namun, menulis email resmi adalah sesuatu yang kita semua bisa pelajari. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui format email resmi, termasuk cara memulai email resmi, cara mengakhiri email resmi, dan tanda tangan email resmi. Kami juga akan memberi Anda 10 contoh email resmi dan memperkenalkan Anda ke template email Flowrite yang membantu Anda menulis email resmi lebih cepat dari sebelumnya.

Apa itu email resmi?

Email resmi adalah jenis email formal yang Anda kirim ke seseorang (atau grup) yang memerlukan tanggapan. Seperti semua email formal, email resmi harus profesional dan diformat dengan benar, dengan struktur resmi, baris subjek, salam, dan tanda tangan.

Contoh email resmi meliputi:

  • Pesan cuti sakit
  • Undangan rapat
  • Memperkenalkan seseorang secara formal
  • Menyerahkan pemberitahuan Anda
  • Berterima kasih kepada seseorang

Email resmi seperti surat pengunduran diri atau permintaan cuti, misalnya, adalah permintaan formal yang dapat dibagikan kepada orang lain. Sekali lagi, bersikap sesopan dan seprofesional mungkin dalam pesan semacam itu memastikan respons positif.

Anda mungkin mengirim email ke atasan, profesor, kolega, pelanggan, atau calon mitra bisnis Anda. Bahasa yang Anda gunakan dan seberapa formal Anda dapat memengaruhi cara penerima memandang Anda, kata para peneliti. "Bahasa Internet, atau percakapan teks, mungkin cocok untuk interaksi biasa tetapi tidak sesuai dalam konteks profesional," mereka menyimpulkan.

Pelajaran? Saat menulis email resmi, patuhi struktur yang sesuai dan formal.

Menulis email resmi resmi tidak hanya profesional; itu juga praktis. Format email resmi juga disusun untuk menghindari pesan Anda menjadi berlumpur dan membingungkan. Mengikuti panduan kami untuk email resmi akan membantu Anda membuat korespondensi yang jelas yang menghasilkan hasil.

Bagaimana cara menulis email resmi?

Proses selangkah demi selangkah dari format penulisan email resmi ini, dan pada saat Anda membaca bagian ini, Anda sudah mengetahui segala sesuatu yang perlu diketahui tentang cara menulis email resmi.

Format email resmi

Struktur setiap email resmi sederhana, jadi tidak perlu waktu lama bagi Anda untuk menguasainya.

Ada empat bagian email resmi yang efektif, termasuk:

  • Salam
  • Garis pembuka dan badan
  • Akhir
  • Tanda tangan

Setiap korespondensi mengikuti struktur email formal yang sama, yang berarti bahwa setelah Anda menguasainya, Anda akan membuat email yang efektif dalam hitungan menit.

Cara memulai email resmi

Setiap email formal dimulai dengan 'Dear'.

Saat Anda menulis surat kepada seseorang yang Anda kenal, gunakan nama lengkapnya. Berikut cara kerjanya:

  • "Paul Roberts yang terhormat,"

Haruskah Anda menggunakan judul dalam salam email? Kami menyarankan Anda tidak melakukannya. Menggunakan kehormatan seperti Tuan dan Nyonya kuno dan bisa menyinggung, jadi buang saja. Demikian juga, sudah waktunya untuk membuang 'Yang Terhormat / Nyonya' dan 'Kepada siapa yang berkepentingan" juga.

Salam email resmi

Tetapi apa yang terjadi jika Anda tidak mengetahui nama lengkap seseorang atau sedang berbicara kepada suatu kelompok?

Jika Anda tidak memiliki nama lengkap seseorang (atau tidak dapat menemukannya di LinkedIn, misalnya), hubungi mereka dengan cara lain, seperti menggunakan peran pekerjaan mereka.

Berikut cara kerjanya:

  • Manajer Pemasaran yang terhormat,
  • Manajer Perekrutan yang terhormat,
  • Tim yang terhormat,

Beberapa orang ingin tahu apakah mereka dapat menggunakan "Hai" sebagai salam di email resmi? Terserah Anda, tetapi dalam email resmi, kami sarankan Anda tidak melakukannya. Bukti dan anekdot menunjukkan bahwa pendekatan informal tidak tepat dalam kasus ini.

Saran kami adalah tetap berpegang pada pendekatan komunikasi yang telah dicoba dan diuji, karena ini mungkin merupakan cara terbaik untuk memastikan Anda mendapatkan respons dan hasil yang Anda inginkan. Pelajari lebih lanjut tentang cara memulai email di artikel kami.

Garis pembuka dan badan

Kami tidak akan membahas detailnya di sini, tetapi email resmi adalah tentang mendapatkan tanggapan, jadi jelaskan pertanyaan Anda!

Biasanya, kalimat pertama akan memperkenalkan siapa Anda dan menjelaskan mengapa Anda mengirim email. Kalimat berikut mencakup permintaan, pertanyaan, atau pesan Anda. Anda dapat melihat bagaimana kami menggunakan struktur ini dalam 10 contoh email resmi kami di bawah ini.

Sangat penting bagi Anda untuk menggunakan nada suara yang tepat dalam pesan Anda, jadi mulailah dengan memahami kekuatan menemukan kata-kata yang tepat sebelum menulis email resmi.

Mengakhiri email resmi

Tanda tangan email resmi tradisional adalah dengan menggunakan "Hormat kami" jika Anda mengetahui nama orang tersebut dan "Salam setia" jika Anda tidak tahu (atau menulis surat ke grup).

Kedua akhiran email resmi ini harus mencakup Anda dalam segala situasi. Namun, Anda juga dapat menggunakan akhiran lain jika Anda mau, termasuk:

  • Sungguh-sungguh
  • Salam
  • Dengan keinginan terbaik

Pilihan akhir email resmi Anda sangat bergantung pada konteks dan dengan siapa Anda berkomunikasi. Jika Anda mengenal seseorang, Anda bisa menjadi sedikit kurang formal. Namun, di sisi lain, jika ini pertama kalinya Anda mengirim pesan atau tidak yakin dengan kemampuan komunikasi Anda, maka tetap gunakan akhiran email standar.

Kami telah membahas topik tentang cara mengakhiri email, jadi jika Anda memerlukan saran dan panduan lebih lanjut, pastikan untuk memeriksanya.

Tanda tangan email resmi

Tanda tangan email resmi berisi informasi penting tentang Anda, termasuk:

  • Nama
  • Judul pekerjaan
  • Perusahaan (jika relevan)
  • Alamat email
  • Nomor telepon

Ini adalah dasar dari setiap tanda tangan email yang bagus, tetapi Anda bebas menambahkan lebih banyak detail jika relevan. Misalnya, Anda dapat menyertakan tautan ke akun media sosial, tautan produk, atau logo perusahaan jika Anda mau.

Etiket email resmi

Komunikasi bisnis mengikuti seperangkat aturan – dikenal sebagai etiket email bisnis – yang memandu cara email ditulis dan memastikan bahwa pesan Anda dikomunikasikan secara efektif.

Berikut adalah 10 tip etiket email resmi penting yang perlu Anda ketahui untuk menulis pesan bisnis yang lebih baik:

  1. Buat baris subjek yang menarik
  2. Perkenalkan diri dulu
  3. Singkat dan to the point dalam pesan Anda
  4. Jangan pernah mencoba untuk menjadi lucu
  5. Jangan gunakan emoji
  6. Tetap berpegang pada font standar
  7. Perjelas tentang apa yang Anda inginkan, kapan Anda menginginkannya, dan mengapa
  8. Periksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim
  9. Jangan pernah menyertakan lampiran besar
  10. Gunakan CC dan BCC dengan hemat

10 sampel email resmi

Untuk membantu mengilustrasikan poin kami, kami telah membuat 10 contoh email resmi yang menunjukkan prinsip-prinsip dan langkah-langkah praktis yang diuraikan di atas. Dalam contoh email resmi kami, kami telah berfokus pada contoh kehidupan nyata di mana Anda harus mengirim korespondensi yang jelas yang menuntut tanggapan. Contoh-contoh ini menunjukkan cara menyusun pesan Anda, tetapi jangan menyalin dan menempelkannya. Anda harus mempersonalisasi setiap email resmi untuk memastikannya profesional. Siap untuk memulai?

Contoh email perkenalan resmi

Email perkenalan resmi adalah kesopanan umum yang akan Anda berikan dalam bisnis. Misalnya, Anda mungkin memperkenalkan pelanggan, klien, atau calon anggota staf baru kepada seseorang yang sudah Anda kenal. Kami merujuk pelanggan tepercaya ke penyedia baru di templat pengantar email resmi kami. Lihat cara kerjanya di bawah ini.

Baris subjek: Ke: (Nama depan 1) bertemu (Nama depan 2)
Melanie Clark yang terhormat,

Saya ingin memperkenalkan Anda kepada (nama klien) yang sedang mencari pemasok baru untuk bisnis mereka. Saya telah memberi mereka informasi tentang bisnis Anda dan menyatakan betapa puasnya kami dengan layanan yang Anda berikan kepada kami.

Saya mendorong Anda untuk berkomunikasi satu sama lain dan mengatur pertemuan sesuai keinginan Anda.

Dengan hormat,

Alan Hamilton

Email resmi untuk cuti sakit

Ini adalah fakta yang menyedihkan bahwa kita semua sakit dari waktu ke waktu, dan Anda diwajibkan secara kontrak untuk memberi tahu manajer Anda bahwa Anda tidak akan dapat bekerja hari ini. Jadi, dalam email resmi untuk template cuti sakit ini, kami jelas bahwa kami tidak dapat bekerja tetapi diakhiri dengan catatan positif dengan perincian kapan kami berharap untuk kembali bekerja.

Baris subjek: Ke: Cuti sakit pada (tanggal)
Melanie Clark yang terhormat,

Sayangnya, saya merasa tidak enak badan dan tidak akan bisa bekerja hari ini. Namun, saya telah berbicara dengan dokter, dan saya harus cukup sehat untuk kembali bekerja dalam dua hari.

Saya akan memberi Anda informasi terbaru tentang kemajuan saya dan berharap untuk segera kembali bekerja.

Dengan hormat,

Alan Hamilton

Email pengunduran diri resmi

Saat Anda memutuskan untuk meninggalkan peran, Anda harus mengirim email pengunduran diri resmi. Email resmi ini menandai awal dari meninggalkan suatu posisi dan memulai detak jam. Dalam contoh ini, kami menunjukkan kepada Anda cara menulis email pengunduran diri resmi profesional yang mengakhiri pekerjaan Anda secara positif sambil meminta informasi penting yang Anda perlukan untuk memulai peran baru Anda.

Baris subjek: Ke: Pengunduran diri saya
Melanie Clark yang terhormat,

Saya menulis untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai (masukkan jabatan). Saya telah belajar banyak bekerja di (perusahaan) dan menikmati pengalaman itu. Namun, saya merasa ini adalah waktu yang tepat untuk pergi untuk memajukan karir saya.

Silakan ambil email ini sebagai tanggal pengunduran diri resmi saya. Saya akan menyambut baik kesempatan untuk bertemu dan mendiskusikan langkah selanjutnya dalam proses, termasuk menyetujui tanggal akhir untuk waktu saya di sini.

Dengan hormat,

Alan Hamilton

Email undangan rapat resmi

Membuat email undangan resmi adalah keterampilan inti bagi setiap karyawan profesional. Dalam email undangan rapat resmi ini, kami berbicara dengan tim dan telah mengubah salam dan tanda tangan untuk mencerminkan hal ini. Seperti yang Anda lihat, kami sudah jelas tentang apa yang kami minta, kapan, dan mengapa. Lihat email undangan rapat resmi kami.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Tim Pemasaran yang terhormat,

Saya mengundang Anda semua ke rapat perusahaan untuk membahas masa depan tim pemasaran. Pertemuan akan berlangsung di (masukkan detail).

Harap konfirmasikan kehadiran Anda dengan saya sesegera mungkin dengan membalas email ini.

Saya berharap dapat bertemu dengan Anda semua dan menetapkan rencana strategis kami untuk masa depan yang menarik.

Salam sejahtera,

Alan Hamilton

Email undangan resmi

Dalam email undangan resmi ini, kami menyebut nama seseorang. Seperti yang Anda lihat, ini mengubah salam dan sign-off dan memungkinkan kami untuk lebih spesifik dan ditargetkan dalam pesan kami. Jadi mari kita lihat cara kerjanya:

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Melanie Clark yang terhormat,

Saya mengundang Anda ke pertemuan untuk membahas masa depan tim pemasaran. Pertemuan akan berlangsung di (masukkan detail).

Anda adalah pusat masa depan departemen pemasaran kami. Kami akan sangat menyambut pengalaman dan wawasan Anda untuk membantu kami membentuk arah strategis masa depan.

Harap konfirmasikan kehadiran Anda pada pertemuan dengan saya sedini mungkin.

Dengan hormat,

Alan Hamilton

Cara menulis email resmi ke klien

Saat berbicara dengan klien, penting untuk mengikuti aturan dan bersikap hormat. Dalam email resmi untuk klien ini, kami meminta informasi tambahan tentang pesanan, tetapi template email itu sendiri dapat disesuaikan dengan beberapa situasi yang mungkin Anda alami. Gunakan sebagai garis besar, dan sesuaikan untuk kebutuhan spesifik Anda.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Melanie Clark yang terhormat,

Nama saya Alan Hamilton, dan saya menghubungi Anda dari (nama perusahaan). Saat ini saya sedang memproses pesanan Anda, dan saya ingin Anda mengklarifikasi beberapa informasi sebelum menyelesaikannya.

Bisakah Anda menghubungi saya sesegera mungkin melalui email atau dengan menelepon saya di nomor di bawah ini, dan kami dapat memastikan pesanan Anda ada di tangan Anda sesegera mungkin.

Salam Hormat,

Alan Hamilton

Cara menulis email resmi untuk pekerjaan

Mengirimkan CV atau lamaran pekerjaan adalah situasi umum di mana Anda memerlukan email resmi. Dalam contoh ini cara menulis email resmi untuk suatu pekerjaan, kami ramah tetapi fokus, termasuk meminta detail tentang apa yang telah kami berikan dan meminta informasi lebih lanjut tentang langkah selanjutnya.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Manajer Perekrutan yang terhormat,

Nama saya Alan Hamilton, dan saya melamar posisi (jabatan). Saya telah melampirkan salinan CV saya dan portofolio pekerjaan saya seperti yang diminta dalam iklan pekerjaan.

Tolong bisakah Anda meninjau informasinya dan beri tahu saya jika saya telah memberikan semua yang diperlukan. Jika ada yang kurang atau jika Anda memiliki pertanyaan tambahan, jangan ragu untuk menghubungi saya kapan saja menggunakan detail di tanda tangan saya.

Saya menyambut pembaruan tentang kemajuan aplikasi saya pada waktunya.

Salam hangat,

Alan Hamilton

Email pemberitahuan resmi 2 minggu

Meskipun kami telah membahas cara menulis email pengunduran diri yang efektif, email pemberitahuan resmi 2 minggu ini jauh lebih pendek dan lebih fokus. Email semacam itu cocok untuk pekerjaan jangka pendek atau peran yang mungkin Anda tinggalkan karena alasan tertentu. Sayangnya, tidak ada ruang untuk kesalahpahaman di sini.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Melanie Clark yang terhormat,

Harap terima email ini sebagai pengunduran diri resmi saya dan awal dari periode pemberitahuan 2 minggu saya. Saya menikmati waktu saya di sini, tetapi saya merasa saya siap untuk pindah.

Saya menyambut baik kesempatan untuk membahas langkah selanjutnya, termasuk mengelola pengalihan tugas saya ke staf lain.

Saya sangat menghargai konfirmasi bahwa Anda telah menerima email ini.

Dengan hormat,

Alan Hamilton

Contoh balasan email resmi

Ketika seseorang mengalami kesulitan mengirimi Anda email, adalah sopan untuk mengakui bahwa Anda telah menerimanya dan menguraikan apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan dengannya. Dalam contoh balasan email resmi ini, kami menyediakan balasan tahan singkat dan terfokus yang dapat Anda gunakan dalam segala situasi.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Yang terhormat (nama pelanggan),

Terima kasih atas email terbaru Anda. Saya dapat mengonfirmasi bahwa kami telah menerimanya, dan saat ini saya sedang mengidentifikasi orang yang paling cocok untuk dibagikan. Saya meyakinkan Anda bahwa seseorang akan menanggapi pesan Anda dalam waktu 24 jam.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi saya kapan saja, dan saya akan dengan senang hati mengobrol dengan Anda.

Salam Hormat,

Alan Hamilton

Email terima kasih resmi

Ucapan terima kasih resmi adalah korespondensi formal yang akan dibagikan di seluruh perusahaan dan disimpan serta disimpan untuk masa depan. Email terima kasih resmi yang singkat dan lugas ini mengungkapkan perasaan yang tepat sekaligus singkat dan manis.

Baris subjek: Ke: Rapat tentang rencana pemasaran untuk (tahun)
Melanie Clark yang terhormat,

Nama saya Alan Hamilton, dan saya (posisi) di (nama perusahaan). Saya menulis untuk mengucapkan terima kasih atas layanan luar biasa yang diterima dari perusahaan Anda.

Dukungan, bimbingan, dan layanan luar biasa Anda sangat dihargai selama setahun terakhir, dan kami ingin mengucapkan terima kasih atas semua yang telah Anda lakukan secara resmi.

Kami semua di (nama perusahaan) berharap dapat bekerja sama di masa depan.

Salam hangat,

Alan Hamilton

Templat email resmi oleh Flowrite

Menulis email resmi itu sederhana jika Anda mengikuti proses kami. Contoh email resmi dalam artikel ini akan memberi Anda garis besar yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Namun, ada cara yang lebih mudah. Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi singkat menjadi email dan pesan siap kirim. Misalkan Anda masih kesulitan menemukan kata yang tepat untuk menulis email resmi. Dalam hal ini, Flowrite dapat membantu Anda memulai dan menawarkan beberapa inspirasi – atau bahkan menulis seluruh email untuk Anda. Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh di bawah, yang diperlukan hanyalah klik tombol.

Kesimpulan

Masih ragu dengan format penulisan email resmi? Tidak berpikir begitu. Dalam artikel ini, kami mencoba memecah format email resmi menjadi beberapa bagian, termasuk salam email resmi dan akhiran email resmi. Kami berharap pendekatan ini membantu Anda mempelajari cara menulis surat resmi, dan sekarang Anda merasa lebih percaya diri dengan penulisan email resmi. Anda pikir artikel itu membantu; silakan bagikan dengan tim Anda sehingga membuat email resmi lebih mudah untuk seluruh perusahaan Anda. Paling tidak, tandai halaman untuk memastikan bahwa Anda memilikinya saat Anda merasa tidak yakin tentang surat resmi. Terakhir, jangan lupa Flowrite dan template email resmi kami untuk membantu Anda menulis email yang lebih baik dengan lebih cepat.