Cara Menulis Surat Bisnis Profesional dalam 6 Langkah

Diterbitkan: 2023-07-27

Sepanjang karier Anda, kemungkinan besar Anda akan menemukan diri Anda menulis surat bisnis. Bahkan, Anda mungkin mulai menulisnya sebelum karir Anda resmi dimulai, karena surat lamaran dan pertanyaan juga merupakan surat bisnis.

Surat bisnis adalah surat formal yang umumnya, namun tidak selalu, ditulis dari satu profesional ke profesional lainnya untuk memajukan kepentingan organisasinya. Dalam beberapa kasus, seperti surat lamaran dan tindak lanjut wawancara, surat-surat tersebut berfungsi untuk memajukan kepentingan karier pengirim.

Apa itu surat bisnis?

Surat bisnis adalah pesan formal yang biasanya dikirim dari satu profesional ke profesional lainnya. Umumnya surat bisnis membahas peluang bagi perusahaan untuk bekerja sama, seperti melalui kemitraan strategis, kolaborasi, promosi, atau permintaan.

Penting untuk diingat bahwa surat bisnistidaksama dengan email bisnis. Secara definisi, surat bisnis adalah surat tercetak yang dikirimkan ke meja atau alamat penerima. Atribut ini adalah bagian yang membuat surat bisnis menonjol dari permintaan email, itulah sebabnya surat tersebut cenderung digunakan untuk komunikasi penting. Namun, ada beberapa kesamaan antara surat bisnis dan email bisnis. Keduanya mengikuti format serupa dan diakhiri dengan ajakan bertindak langsung.

Ada banyak jenis surat bisnis, antara lain:

  • Surat penjualan
  • Surat rekomendasi
  • Surat pertanyaan
  • Surat lamaran
  • Surat niat
  • Surat pengiriman
  • Surat penawaran
  • Surat pengunduran diri
  • Wawancara surat tindak lanjut
  • Surat permintaan
  • Memorandum kantor
  • Surat pengantar
  • Undangan

Ada dua perbedaan utama antara surat bisnis dan surat informal: format dan isi.

Kapan Anda mengirim surat bisnis?

Surat bisnis dikirim ketika individu, baik yang mewakili perusahaannya atau diri mereka sendiri sebagai pemilik usaha kecil wiraswasta, ingin menjalankan bisnis. Berikut ini contohnya:

  • Mengundang individu atau tim ke networking atau acara eksklusif lainnya
  • Berterima kasih kepada pewawancara atas waktunya
  • Menindaklanjuti pertanyaan bisnis sebelumnya
  • Menawarkan kesepakatan promosi atau produk atau layanan baru
  • Memberi tahu semua anggota tim tentang perubahan kebijakan, perekrutan atau promosi baru yang penting, atau berita perusahaan lainnya
  • Secara formal menawarkan pelamar posisi

Apa saja bagian dari surat bisnis?

Header (tanggal/alamat/alamat pengirim)

Tanggal:Saat Anda menulis surat bisnis, penting untuk mencantumkan tanggal Anda menulisnya. Informasi ini penting untuk komunikasi yang sensitif terhadap waktu, seperti penawaran promosi.

Alamat:Tulis alamat lengkap penerima, termasuk nomor PO Box atau office suite mereka.

Alamat Pengembalian:Cantumkan alamat lengkap perusahaan Anda. Hal ini memudahkan penerima untuk mengirimkan tanggapan.

Sapaan

Dalam surat bisnis, salam standarnya adalah “Yang Terhormat.” Mulailah surat Anda dengan “Yang Terhormat [nama penerima]” dan tambahkan koma setelah namanya. Anda dapat memilih untuk memanggil penerima dengan sebutan kehormatan yang dipadukan dengan nama belakangnya atau cukup dengan nama depan dan belakangnya. Bila Anda tidak dapat menentukan nama penerima, Anda dapat mengalamatkan surat sesuai judulnya.

Tubuh

Paragraf isi menempati sebagian besar surat bisnis. Bagian ini membahas penawaran, proposisi, atau pengumuman yang dibuat surat tersebut. Ini mencakup bagian berikut:

  • Paragraf pengantar yang menyatakan tujuan utama surat dan, bila perlu, memperkenalkan penulis surat.
  • Satu atau lebih paragraf tengah yang membahas pokok surat secara lebih rinci. Hal ini dapat berupa pengalaman yang relevan dari pelamar pekerjaan, rincian tawaran, dampak dari perubahan kebijakan, atau apa yang dapat diharapkan oleh penerima pada acara yang mengundang mereka.
  • Paragraf terakhir yang menyatakan kembali tujuan surat dan menawarkan insentif, seperti penetapan harga awal, agar penerima dapat menindaklanjutinya.

Penutupan

Setelah bagian isi, tutup surat dengan tanda tangan yang sederhana dan profesional. Penandatanganan yang tepat mencakup hal-hal berikut:

  • Sungguh-sungguh
  • Salam
  • Terbaik
  • Dengan hormat

Tanda tangan

Komponen terakhir dari surat bisnis adalah tanda tangan Anda. Cantumkan nama lengkap Anda dan singkatan berikutnya, seperti MBA atau PhD.

Cara menulis surat bisnis dalam 6 langkah

1 Pelajari aturannya

Sebelum Anda duduk untuk menulis surat bisnis, kenali dulu aturan-aturan menulis surat bisnis, seperti berikut ini:

  • Alamat penerima dengan benar. Jika Anda tidak yakin sebutan kehormatan mana yang tepat atau bagaimana cara mengeja namanya, luangkan waktu sejenak untuk meneliti informasi ini.
  • Format surat itu dengan benar. Format surat bisnis tidak sama dengan format surat atau email informal.
  • Sertakan semua informasi yang relevan. Ini berarti menyertakan alamat penerima dan alamat Anda sendiri, tanggal, dan semua detail yang diperlukan untuk menarik perhatian pembaca dan memungkinkan mereka merespons dengan cara yang bijaksana dan tepat.

Akan bermanfaat jika meninjau contoh surat bisnis untuk melihat bagaimana penulis lain mematuhi aturan ini. Mintalah surat lama dari kolega atau manajer Anda untuk membaca atau mencari contoh surat bisnis secara online.

2 Pilih format yang sesuai

Format surat bisnis adalah karakteristik utama dari jenis komunikasi ini. Surat bisnis dapat diformat dengan salah satu cara berikut:

  • Memblokir
  • Semi-blok
  • Blok yang dimodifikasi

Dalamformat blok, semua baris rata kiri, dan tidak ada indentasi.

Dalamformat semi-blok, semua baris diratakan ke kiri, dan setiap paragraf diindentasi.

Dalamformat blok yang dimodifikasi, judul, penutup, dan tanda tangan rata kanan, sedangkan isi dan alamat rata kiri. Dalam format ini, tidak ada indentasi.

Apapun format yang Anda pilih, surat tersebut harus diberi spasi tunggal dengan garis kosong yang memisahkan paragraf dan bagian.

3 Gunakan bahasa formal

Surat bisnis adalah komunikasi formal dan profesional. Ini tidak berarti surat itu harus kaku atau kaku, tetapi surat itu harus mempertahankan nada profesional dan mematuhi format surat bisnis tradisional.

4 Fokus pada konten/subjek

Surat bisnis harus fokus pada satu topik. Ini bisa berupa tawaran, pertanyaan, ucapan terima kasih, tanggapan, atau permintaan. Jangan menyimpang dari subjek surat Anda atau memasukkan beberapa subjek dalam surat—hal ini dapat membingungkan dan melemahkan maksud surat Anda.

5 Pertimbangkan panjangnya

Panjang surat bisnis bervariasi. Terkadang, panjangnya hanya satu halaman. Jika surat Anda melebihi dua halaman, buatlah laporan terpisah yang mencakup sebagian besar isi surat. Daripada mengirimkan surat yang panjang, kirimkan laporan dengan surat pendek yang merangkumnya untuk pembaca.

6 Sertakan tanda tangan Anda

Setiap surat bisnis harus menyertakan tanda tangan—yaitu, nama Anda, perusahaan, dan gelar yang diketik, serta nama Anda dengan tinta biru atau hitam.

Contoh surat bisnis

Contoh 1

Tuan Steven Ramirez Tinta Nama Perusahaan 1 Contoh Rd. Kota, NY 10001

11 Juli 2023

Nama Perusahaan Alat Tulis Nyonya Juliana McCue 44 Contoh Way City, CA 94024

Juliana McCue yang terhormat,

Saya pribadi ingin mengucapkan terima kasih kepada Anda karena telah menjadi pelanggan setia. Selama lima tahun terakhir, Nama Perusahaan Alat Tulis telah menjadi Nama Perusahaan Tinta terlaris, dan saya berbicara mewakili seluruh tim kami ketika saya mengatakan kami dengan tulus menghargai dan menghargai kemitraan Anda.

Sebagai ucapan terima kasih, saya ingin menawarkan peluang kolaborasi eksklusif: rona yang dapat disesuaikan sepenuhnya dan eksklusif untuk retailer Anda. Tim kami yang terdiri dari spesialis warna berpengalaman dapat mengembangkan warna pelangi apa pun, mulai dari warna hitam yang paling gelap hingga warna neon yang terang dan reflektif serta tinta warna-warni. Menawarkan warna eksklusif dapat membuat merek Anda menonjol dan menarik pengguna pulpen dari seluruh dunia ke situs web dan toko fisik Anda.

Saya dengan senang hati menunjukkan kepada Anda contoh warna khusus yang dikembangkan tim kami untuk mitra lain. Harap beri tahu saya jika Anda ingin menjadwalkan panggilan video, di mana saya dapat menjelaskan penawaran kami secara lebih rinci dan mulai menjelajahi warna bersama Anda. Saya menantikan untuk menunjukkan kepada Anda semua cara untuk mengekspresikan merek unik Anda melalui warna tinta yang unik.

Sungguh-sungguh,

Steven Ramirez Kepala Pengembangan Tinta Warna Nama Perusahaan 555-0000

Contoh 2

Daneris Garcia 4950 Contoh St.Kota, WA 10000

14 Mei 2022

Tuan Neal Patel Kepala Agen Pemasaran Pemasaran Nama Kota, AZ 20000

Tuan Patel yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mewawancarai saya untuk peran supervisor grafis di Nama Agen Pemasaran. Saya yakin kita telah menjalin hubungan yang kuat dan saya akan sangat cocok untuk tim Anda.

Sebagai seorang desainer grafis, hasrat saya adalah menemukan cara inovatif untuk mewakili merek-merek baru dan mapan secara visual. Meskipun saya memiliki banyak pengalaman bekerja dalam 2D ​​dan 3D, saya memprioritaskan desain untuk ruang VR dan AR dalam lima tahun terakhir. Saya tahu pengalaman saya dengan banyak klien di industri teknologi yang berfokus pada pengembangan produk di bidang ini akan menjadikan saya aset bagi tim Anda.

Saya harap Anda mempertimbangkan saya untuk posisi itu. Jika Anda mempunyai pertanyaan atau ingin saya membagikan contoh tambahan dari karya saya sebelumnya, jangan ragu untuk bertanya. Saya bangga dengan pekerjaan yang telah saya lakukan untuk perusahaan MANGA dan bersemangat melakukan pekerjaan serupa dengan tim Anda.

Hormat kami, Daneris Garcia

FAQ surat bisnis

Apa itu surat bisnis?

Surat bisnis adalah surat resmi yang umumnya ditulis dari satu pebisnis ke pebisnis lain untuk memajukan karir atau kepentingan perusahaannya.

Apa tujuan surat bisnis?

Tujuan surat bisnis adalah untuk berkomunikasi secara profesional dengan perusahaan, institusi, atau organisasi nirlaba.

Apa sajakah jenis surat bisnis?

  • Surat pengantar
  • Surat penjualan
  • Undangan
  • Tindak lanjut
  • Surat pengaduan
  • Surat niat

Apa isi setiap surat bisnis?

  • Tanggal
  • Alamat pengirim
  • Alamat dalam
  • Sapaan
  • Tubuh
  • Penutupan
  • Tanda tangan