Cara Menulis Surat Bisnis Profesional dalam 6 Langkah

Sepanjang karir Anda, Anda mungkin akan menemukan diri Anda menulis surat bisnis. Nyatanya, Anda mungkin mulai menulisnya sebelum karier Anda resmi dimulai, karena surat lamaran dan pertanyaan juga merupakan surat bisnis.

Surat bisnis adalah surat formal yang umumnya, tetapi tidak selalu, ditulis dari satu profesional ke profesional lainnya untuk memajukan kepentingan organisasi mereka. Dalam beberapa kasus, seperti surat pengantar dan tindak lanjut wawancara, mereka berfungsi untuk memajukan minat karier pengirim.

Apa itu surat bisnis?

Surat bisnis adalah pesan formal yang biasanya dikirim dari satu profesional ke profesional lainnya. Umumnya, surat bisnis membahas peluang bagi perusahaan untuk bekerja sama, seperti melalui kemitraan strategis, kolaborasi, promosi, atau permintaan.

Penting untuk diingat bahwa surat bisnistidak sama dengan email bisnis.Menurut definisi, surat bisnis adalah surat cetak yang dikirimkan ke meja atau alamat penerima. Atribut ini adalah bagian dari apa yang membuat surat bisnis menonjol dari permintaan email, itulah sebabnya mereka cenderung digunakan untuk komunikasi penting. Namun, ada beberapa kesamaan antara surat bisnis dan email bisnis. Keduanya mengikuti format yang serupa dan diakhiri dengan ajakan bertindak langsung.

Ada banyak jenis surat bisnis, di antaranya:

• Surat penjualan
• Surat rekomendasi
• Surat pertanyaan
• Surat lamaran
• Surat niat
• Surat-surat pengiriman
• Surat penawaran
• Surat pengunduran diri
• Wawancara tindak lanjut surat
• Surat permintaan
• Memorandum kantor
• Surat pengantar
• Undangan

Ada dua perbedaan utama antara surat bisnis dan surat informal: format dan konten.

Kapan Anda mengirim surat bisnis?

Surat bisnis dikirim ketika individu, baik mewakili perusahaan mereka atau diri mereka sendiri sebagai pemilik usaha kecil wiraswasta, bertujuan untuk menjalankan bisnis. Berikut adalah contoh dari contoh ini:

• Mengundang individu atau tim ke jaringan atau acara eksklusif lainnya
• Berterima kasih kepada pewawancara atas waktunya
• Menindaklanjuti pertanyaan bisnis sebelumnya
• Menawarkan kesepakatan promosi atau produk atau layanan baru
• Memberitahu semua anggota tim tentang perubahan kebijakan, perekrutan atau promosi baru yang penting, atau berita perusahaan lainnya
• Secara formal menawarkan posisi kepada pelamar

Apa saja bagian-bagian surat bisnis?

Judul (tanggal/alamat/alamat pengembalian)

Tanggal: Saat Anda menulis surat bisnis, penting untuk menyertakan tanggal Anda menulisnya.Informasi ini penting untuk komunikasi yang sensitif terhadap waktu, seperti penawaran promosi.

Alamat: Tulis alamat lengkap penerima, termasuk nomor PO Box atau office suite mereka.

Alamat pengembalian: Cantumkan alamat lengkap perusahaan Anda.Ini memudahkan penerima untuk mengirim tanggapan.

Sapaan

Dalam surat bisnis, salam standarnya adalah "Yang Terhormat". Mulailah surat Anda dengan “Halo [nama penerima]” dan tambahkan koma setelah nama. Anda dapat memilih untuk memanggil penerima dengan kehormatan yang dipasangkan dengan nama belakang mereka atau hanya dengan nama depan dan belakang mereka. Jika Anda tidak dapat menentukan nama penerima, Anda dapat mengalamatkan surat ke judulnya.

Tubuh

Paragraf tubuh mengambil sebagian besar surat bisnis. Bagian ini membahas penawaran, proposisi, atau pengumuman yang dibuat surat tersebut. Ini termasuk bagian-bagian ini:

• Paragraf pengantar yang menyatakan tujuan utama surat dan, jika perlu, memperkenalkan penulis surat.
• Satu atau lebih paragraf tengah yang membahas subjek surat secara lebih rinci. Ini bisa berupa pengalaman pelamar pekerjaan yang relevan, detail penawaran, dampak dari perubahan kebijakan, atau apa yang diharapkan penerima di acara yang mengundang mereka.
• Paragraf terakhir yang menyatakan kembali tujuan surat dan menawarkan insentif, seperti harga burung awal, untuk ditindaklanjuti oleh penerima.

Penutupan

Setelah bagian badan, tutup surat dengan tanda tangan yang sederhana dan profesional. Penandatanganan yang sesuai meliputi hal-hal berikut:

• Sungguh-sungguh
• Salam
• Terbaik
• Dengan hormat

Tanda tangan

Komponen terakhir dari surat bisnis adalah tanda tangan Anda. Sertakan nama lengkap Anda dan singkatan apa pun yang mengikutinya, seperti MBA atau PhD.

Cara menulis surat bisnis dalam 6 langkah

1 Pelajari aturannya

Sebelum Anda duduk untuk menulis surat bisnis, biasakan diri Anda dengan aturan menulis surat bisnis, seperti ini:

• Alamat penerima dengan benar. Jika Anda tidak yakin kehormatan mana yang tepat atau bagaimana mengeja nama mereka, luangkan waktu sejenak untuk meneliti informasi ini.
• Format surat dengan benar. Format surat bisnis tidak sama dengan format surat informal atau email.
• Sertakan semua informasi yang relevan. Ini berarti menyertakan alamat penerima dan alamat Anda sendiri, tanggal, dan semua detail yang diperlukan untuk melibatkan pembaca dan memungkinkan mereka merespons dengan cara yang bijaksana dan tepat.

Akan sangat membantu untuk meninjau contoh surat bisnis untuk melihat bagaimana penulis lain mematuhi aturan ini. Minta surat lama kepada kolega atau manajer Anda untuk dibaca atau dicari contoh surat bisnis secara online.

2 Pilih format yang sesuai

Format surat bisnis adalah karakteristik utama dari jenis komunikasi ini. Surat bisnis dapat diformat dengan salah satu cara berikut:

• Memblokir
• Semi-blok
• Blok yang dimodifikasi

Dalamformat blok , semua baris rata kiri, dan tidak ada lekukan.

Dalam format semi-blok , semua baris rata kiri, dan setiap paragraf menjorok ke dalam.

Dalam format blok yang dimodifikasi , tajuk, penutup, dan tanda tangan rata kanan, sedangkan isi dan alamat rata kiri.Dalam format ini, tidak ada indentasi.

Apa pun format yang Anda pilih, surat harus diberi spasi tunggal dengan baris kosong yang memisahkan paragraf dan bagian.

3 Gunakan bahasa formal

Surat bisnis adalah komunikasi formal dan profesional. Ini tidak berarti itu harus pengap atau kaku, tetapi harus menjaga nada profesional dan mematuhi format surat bisnis tradisional.

4 Fokus pada konten/subjek

Surat bisnis harus fokus pada satu topik. Ini bisa berupa tawaran, pertanyaan, ucapan terima kasih, tanggapan, atau permintaan. Jangan menyimpang dari subjek surat Anda atau menyertakan banyak subjek dalam surat—hal itu dapat membingungkan dan melemahkan maksud surat Anda.

5 Pertimbangkan panjangnya

Panjang surat bisnis bervariasi. Terkadang, panjangnya hanya satu halaman. Jika surat Anda melebihi dua halaman, buat laporan terpisah yang mencakup sebagian besar isi surat. Alih-alih mengirim surat panjang, kirimkan laporan dengan surat pendek yang merangkumnya untuk pembaca.

6. Sertakan tanda tangan Anda

Setiap surat bisnis harus menyertakan tanda tangan — yaitu, nama, perusahaan, dan gelar Anda yang diketik dan nama Anda dengan tinta biru atau hitam.

Contoh surat bisnis

Contoh 1

Tuan Steven Ramirez Ink Nama Perusahaan 1 Contoh Rd. Kota, NY 10001

11 Juli 2023

Ibu Juliana McCue Stationery Nama Perusahaan 44 Contoh Way City, CA 94024

Juliana McCue yang terhormat,

Saya ingin mengucapkan terima kasih secara pribadi karena telah menjadi pelanggan setia. Selama lima tahun terakhir, Nama Perusahaan Alat Tulis telah menjadi penjual teratas Nama Perusahaan Tinta, dan saya mewakili seluruh tim kami ketika saya mengatakan bahwa kami sangat menghargai dan menghargai kemitraan Anda.

Sebagai ucapan terima kasih, saya ingin menawarkan kesempatan kolaborasi eksklusif: rona yang sepenuhnya disesuaikan secara eksklusif untuk peritel Anda. Tim spesialis warna kami yang berpengalaman dapat mengembangkan warna pelangi apa pun, dari warna hitam yang paling gelap hingga warna neon yang terang dan reflektif serta tinta warna-warni. Menawarkan warna eksklusif dapat membuat merek Anda menonjol dan menarik pengguna pulpen dari seluruh dunia ke situs web dan toko fisik Anda.

Dengan senang hati saya tunjukkan contoh warna khusus yang telah dikembangkan tim kami untuk mitra lain. Harap beri tahu saya jika Anda ingin menjadwalkan panggilan video, di mana saya dapat menjelaskan penawaran kami secara lebih mendetail dan mulai menjelajahi warna bersama Anda. Saya menantikan untuk menunjukkan kepada Anda semua cara untuk mengekspresikan merek unik Anda melalui warna tinta yang unik.

Sungguh-sungguh,

Steven Ramirez Kepala Perusahaan Tinta Pengembangan Warna Nama 555-0000

Contoh 2

Daneris Garcia 4950 Contoh St. City, WA 10000

14 Mei 2022

Tuan Neal Patel Kepala Badan Pemasaran Nama Kota, AZ 20000

Tuan Patel yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mewawancarai saya untuk peran pengawas grafis di Marketing Agency Name. Saya yakin kami membuat koneksi yang kuat dan saya akan sangat cocok untuk tim Anda.

Sebagai seorang desainer grafis, hasrat saya adalah menemukan cara inovatif untuk secara visual mewakili merek yang sedang berkembang dan mapan. Meskipun saya memiliki pengalaman yang signifikan dalam bekerja dalam 2D ​​dan 3D, saya memprioritaskan desain untuk ruang VR dan AR dalam lima tahun terakhir. Saya tahu pengalaman saya dengan banyak klien di industri teknologi yang berfokus pada pengembangan produk di ruang ini akan menjadikan saya aset bagi tim Anda.

Saya harap Anda mempertimbangkan saya untuk posisi itu. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin saya membagikan contoh tambahan dari pekerjaan saya sebelumnya, jangan ragu untuk bertanya. Saya bangga dengan pekerjaan yang telah saya lakukan untuk perusahaan MANGA dan bersemangat melakukan pekerjaan serupa dengan tim Anda.

Hormat kami, Daneris Garcia

FAQ surat bisnis

Apa itu surat bisnis?

Surat bisnis adalah surat formal yang umumnya ditulis dari satu pebisnis ke pebisnis lain untuk memajukan karir atau kepentingan perusahaan mereka.

Apa tujuan surat bisnis?

Tujuan surat bisnis adalah untuk berkomunikasi secara profesional dengan perusahaan, institusi, atau organisasi nirlaba.

Apa saja jenis-jenis surat bisnis?

• Surat pengantar
• Surat penjualan
• Undangan
• Tindak lanjut
• Surat keluhan
• Surat niat

Apa yang harus berisi setiap surat bisnis?

• Tanggal
• Alamat pengembalian
• Alamat dalam
• Sapaan
• Tubuh
• Penutupan
• Tanda tangan