Bagaimana Menulis Secara Kolaboratif

Proyek kelompok: Suka atau tidak suka, hal itu sering kali menjadi bagian dari pekerjaan.

Penulisan kolaboratif dan jenis proyek kelompok lainnya mendorong kita untuk berinteraksi dengan cara yang awalnya mungkin terasa tidak nyaman. Mereka juga dapat membantu Anda menjadi rekan kerja, penulis, dan pembaca yang lebih baik karena dalam proyek kelompok, Anda perlu berkoordinasi dengan orang lain, memandang pekerjaan mereka secara kritis, memasukkan umpan balik mereka ke dalam pekerjaan Anda, dan berkomunikasi secara efektif. Jadi secara keseluruhan, penulisan kolaboratif dapat bermanfaat bagi Anda dan kolega Anda, Anda hanya perlu mengetahui dasar-dasarnya untuk memanfaatkan proyek ini semaksimal mungkin.

Apa itu penulisan kolaboratif?

Penulisan kolaboratif adalah penulisan yang dilakukan oleh tim, bukan oleh individu. Hal ini umumnya dipraktikkan dalam lingkungan akademis dan profesional, meskipun sangat mungkin (dan tidak jarang) melakukan penulisan kolaboratif sebagai latihan kreatif yang menyenangkan.

Tujuan penulisan kolaboratif adalah menyatukan banyak penulis untuk menghasilkan sebuah karya tulis. Ini bisa berupa buku, artikel, antologi, kertas putih, presentasi, makalah penelitian, atau bahkan sesuatu di luar apa yang biasanya Anda anggap sebagai tulisan, seperti buku komik atau album musik.

Ada beberapa alasan kelompok terlibat dalam penulisan kolaboratif. Mungkin yang paling umum adalah membagi pekerjaan membuat karya tulis di antara banyak orang. Umumnya, siswa dan kolega berkolaborasi dalam proyek penulisan yang terlalu panjang atau rumit untuk diselesaikan oleh satu orang dalam rentang waktu tertentu. Cara lainnya adalah dengan memanfaatkan pengetahuan banyak penulis tentang subjek karya tersebut. Seorang penulis mungkin ingin menulis artikel atau buku sebelum menyadari bahwa mereka tidak memiliki cukup pengetahuan tentang subjek pilihannya untuk meliputnya dengan tepat. Untuk menyelesaikan proyek ini, mereka mungkin berkolaborasi dengan penulis lain untuk melakukan keadilan subjek.

Alasan terakhir ini juga menyoroti salah satu manfaat terbesar dari penulisan kolaboratif: suara dan masukan dari banyak penulis. Saat Anda membaca sebuah karya yang ditulis oleh seorang penulis, Anda membaca pemikiran, pengamatan, dan perspektif penulis tersebut. Dengan sebuah artikel yang ditulis oleh banyak penulis, Anda membaca berbagai perspektif dan melihat bagaimana dan di mana perspektif tersebut mendukung atau membedakan satu sama lain. Hal ini memengaruhi cara pembaca terlibat dengan konten.

Manfaat lain dari menulis kolaboratif adalah bagi penulis itu sendiri. Manfaat tersebut antara lain sebagai berikut:

• Peningkatan akuntabilitas: Saat Anda menulis sendiri, Anda akan mudah menunda-nunda. Saat Anda menulis dengan sebuah tim, orang lain mengandalkan Anda tidak hanya untuk melakukan bagian pekerjaan Anda tetapi juga melakukannya dengan baik
• Mendapatkan “pratinjau” tentang bagaimana pembaca memandang karya Anda saat Anda berbagi draf dengan rekan penulis
• Mempelajari keterampilan penelitian, menulis, dan mengedit baru dari rekan penulis Anda
• Berlatih menganalisis tulisan orang lain dan memberikan masukan yang membangun
• Bekerja melalui proses penulisan sebagai sebuah tim, awalnya melontarkan ide satu sama lain dan akhirnya mengedit semua karya penulis menjadi sebuah karya akhir yang koheren
• Memiliki mata tambahan yang mengoreksi pekerjaan Anda sehingga lebih mudah untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan

Bagaimana cara kerja penulisan kolaboratif?

Penulisan kolaboratif dapat berhasil dalam beberapa cara. Bagi banyak tim, proyek penulisan kelompok dimulai dengan pertemuan untuk mendiskusikan proyek secara keseluruhan. Pertemuan ini umumnya mencakup topik-topik berikut:

• Tujuan proyek
• Peran masing-masing anggota kelompok
• Tonggak pencapaian proyek
• Harapan untuk setiap anggota dan bagian terakhir

Pertemuan ini dapat dilakukan secara langsung, online, atau melalui panggilan konferensi. Setelah pertemuan awal ini, kelompok mungkin mengadakan pertemuan lanjutan, atau para anggota dapat membagikan draf secara elektronik. Tidak ada satu cara yang tepat untuk mengelola proyek menulis kelompok. Tujuan utamanya adalah bekerja sama untuk menyelesaikan proyek.

5 strategi membuat penulisan kolaboratif mudah dan produktif

1 Definisikan dengan jelas peran masing-masing anggota

Sebelum Anda memulai proyek menulis kelompok, tentukan peran masing-masing anggota kelompok. Setiap orang harus berkontribusi pada proyek dengan cara yang berarti, namun dalam banyak kasus, akan lebih produktif jika pendekatan penulisan kolaboratif dengan kesetaraan, bukan kesetaraan, sebagai tujuan para kontributor. Dengan kata lain, setiap anggota mungkin tidak menulis jumlah kata yang sama atau melakukan jumlah penelitian yang sama, namun beban kerja setiap anggota harus seimbang untuk mencegah situasi di mana satu atau dua anggota melakukan sebagian besar pekerjaan.

Membagi tulisan, bagian demi bagian, hanyalah sebagian dari proses ini. Pastikan Anda juga menentukan hal berikut:

• Siapa yang bertanggung jawab membuat catatan selama pertemuan kelompok
• Siapa yang akan bekerja sama dengan instruktur atau supervisor Anda, jika memungkinkan
• Siapa yang memiliki temperamen dan kemampuan untuk bertindak sebagai manajer grup. Peran ini melibatkan menjaga setiap anggota sesuai jadwal dan, jika perlu, mengambil tindakan seperti berbicara dengan instruktur Anda dan menugaskan kembali bagian pekerjaan ketika anggota kelompok tidak memenuhi harapan.
• Siapa yang akan menyusun karya para kolaborator menjadi draf akhir yang koheren
• Siapa yang akan mempresentasikan karyanya, jika relevan

2 Putuskan bagaimana Anda akan berkomunikasi dan membagikan pekerjaan Anda

Google Drive membuat penulisan kolaboratif menjadi sederhana. Anda dapat menyimpan semua dokumen Anda di drive bersama dan melihat kontribusi dan komentar orang lain secara real-time.

Anda juga dapat membagikan karya Anda melalui email atau melalui program seperti Slack, Trello, atau Asana. Masing-masing memiliki serangkaian fitur unik, jadi Anda mungkin ingin menguji beberapa sebelum berkomitmen pada salah satunya. Anda juga dapat memilih untuk menggunakan lebih dari satu platform—misalnya, Trello untuk berbagi dokumen dan WhatsApp untuk mendiskusikan proyek di antara Anda sendiri.

3 Patuhi tenggat waktu

Berpegang teguh pada tenggat waktu adalah hal yang penting, namun hal initerutamapenting ketika Anda sedang mengerjakan proyek penulisan kelompok karena jika salah satu anggota melewatkan tenggat waktu, hal itu akan berdampak pada semua anggota lainnya.

4 Jadilah kritikus yang konstruktif dan pendengar yang aktif

Menulis kolaboratif melibatkan membaca karya orang lain dan memberikan umpan balik. Ini juga melibatkan membaca dan mengkritik karyaAnda. Apakah kelompok Anda memilih untuk menyampaikan kritik dalam kelompok atau secara individu, tetaplah berpikiran terbuka selama diskusi ini dan ingatlah bahwa kritik terhadap pekerjaan Anda bukanlah serangan pribadi terhadap Anda. Kolaborator Anda memiliki tujuan yang sama dengan Anda: menghasilkan proyek yang hebat. Tanggapi masukan mereka dengan serius dan masukkan ke dalam pekerjaan Anda.

Saat Anda mengkritik pekerjaan rekan satu tim Anda, ingatlah hal-hal berikut. Soroti bagian-bagian yang dapat mereka perkuat dan tawarkan cara-cara yang dapat mereka lakukan. Misalnya, Anda dapat meminta rekan satu tim Anda untuk menyertakan lebih banyak contoh untuk mendukung klaim atau bagian catatan yang terasa terputus-putus dan akan mendapat manfaat dari kalimat transisi.

5 Tetap fokus pada tujuan proyek Anda

Saat Anda mengerjakan proses penulisan kolaboratif, selalu ingat tujuan proyek Anda. Apakah tujuannya adalah untuk menyampaikan presentasi yang luar biasa pada konferensi Anda berikutnya, mencapai kesepakatan dengan klien, atau lulus kursus, buatlah keputusan berdasarkan tujuan tersebut. Keputusan-keputusan ini mungkin mencakup hal-hal berikut:

• Nada yang Anda gunakan dalam tulisan Anda
• Sumber yang Anda referensikan
• Bagaimana Anda mempresentasikan karya Anda
• Topik yang dicakup oleh pekerjaan Anda

Contoh penulisan kolaboratif

Berikut adalah dua contoh bagaimana proyek penulisan kolaboratif dapat dilaksanakan.

Akademik

Empat siswa dalam mata kuliah komposisi ditugaskan membuat presentasi untuk kelas. Topiknya adalah kutipan MLA dan cara melakukannya dengan benar.

Kelompok ini menyusun daftar jenis kutipan yang akan dibahas dalam presentasi, termasuk berikut ini:

• Buku
• Bab buku
• Acara televisi
• Artikel ilmiah
• Dimainkan
• Situs web
• Artikel surat kabar
• video YouTube

Setiap siswa kemudian memilih dua jenis untuk ditulis. Sebelum siswa mulai menulis, kelompok mengadakan pertemuan curah pendapat dan pedoman proyek. Selama pertemuan ini, anggota kelompok menentukan garis waktu yang akan mereka ikuti untuk proyek tersebut, alat yang akan mereka gunakan untuk berkomunikasi dan berbagi pekerjaan mereka, dan siapa yang akan mengedit pekerjaan anggota menjadi draf akhir untuk diserahkan. Salim menjadi sukarelawan untuk peran ini.

Para siswa memutuskan untuk berkomunikasi tentang proyek mereka melalui teks grup dan membagikan pekerjaan mereka melalui Google Drive. Mereka kemudian mulai bekerja, memenuhi tenggat waktu, dan mendapat nilai A pada presentasi mereka.

Profesional

Magical Marketing Co. ingin merilis buku panduan untuk berbagai paket dan layanan yang ditawarkannya. Daripada meminta penulis konten tunggal menangani seluruh tugas, perusahaan memutuskan untuk meminta setiap departemen menyumbangkan bagian yang menjelaskan pekerjaannya kepada calon klien dan memamerkan bagian-bagian dari portofolionya.

Sienna, salah satu manajer proyek Magical Marketing, mengadakan pertemuan untuk membahas jadwal, harapan, dan tujuan proyek. Selama pertemuan ini, dia menambahkan pencapaian berikut ke kalender perusahaan:

• Salin tanggal jatuh tempo draf
• Tanggal jatuh tempo draf gambar
• Salin hasil edit dari penulis konten
• Salinan dan gambar dikirim ke desainer grafis untuk tata letak
• Persetujuan akhir dari Sienna
• Buku panduan akan dicetak

Karena tim Magical Marketing berkolaborasi setiap hari, mereka menggunakan Slack dan Trello—alat yang sama yang biasa mereka gunakan—untuk menyelesaikan proyek ini.

Setiap departemen menyerahkan ringkasan sepanjang halaman tentang peran dan prosesnya kepada penulis konten. Saat departemen berupaya menyampaikan gambar mereka kepada desainer grafis, penulis konten mengedit ringkasan ini untuk memperbaiki kesalahan tata bahasa dan memberikan nada dan gaya yang konsisten pada buku panduan. Pada tahap ini, penulis konten mungkin berkomunikasi dengan kepala departemen untuk memperjelas poin-poin tertentu atau menentukan konten mana yang dapat diringkas atau diperluas untuk memberikan setiap ringkasan kira-kira jumlah kata yang sama. Setelah penyalinan selesai, bagian penulisan selesai.