6 Tips Cepat untuk Menulis Email yang Sebenarnya Menyelesaikan Pekerjaan

Berapa banyak email yang Anda kirim per hari? Dengan lebih dari 200 miliar email keluar setiap hari, ada kemungkinan besar setidaknya beberapa dari mereka datang dari Anda. Tetapi jika Anda tidak menyusun email Anda dengan benar, Anda mungkin membuat hidup Anda dan penerima Anda lebih sulit daripada yang seharusnya.

Baik Anda meminta dukungan pelanggan, merencanakan pesta, atau mengirim email kantor, tips berikut akan membantu Anda membuat email yang efisien dan efektif yang benar-benar menyelesaikan sesuatu.

Tulis Baris Subjek Deskriptif Namun Ringkas

Pemasar email telah mengetahui hal ini sejak lama.

Baris subjek email sama pentingnya dengan teks di dalamnya. Mengapa itu? Karena jika Anda bahkan tidak bisa membuat penerima membuka email Anda, tidak ada kata di badan email Anda yang penting.

Untuk menulis baris subjek yang bagus, buatlah sesingkat dan sedeskriptif mungkin. Pikirkan judul surat kabar: itu pendek, menarik perhatian, dan memberi tahu Anda apa yang diharapkan dari artikel tersebut. Itu semua subjek Anda perlu. Hindari "Pertanyaan Cepat" yang tidak jelas dan sejenisnya. Jika pertanyaan Anda secepat itu, tanyakan saja di baris subjek!

Anda bahkan dapat mencuri sedikit lebih banyak pengetahuan dari pemasar email di sini. Ribuan email terkirim menunjukkan bahwa 65 karakter adalah tempat yang tepat untuk baris subjek yang membuat email Anda dibaca.

Buat Pesan Anda Sependek Mungkin

Guy Kawasaki adalah seorang ahli pemasaran yang pantas mendapatkan pujian atas keberhasilan produk yang kurang dikenal bernama Apple Macintosh. Dia seorang penulis terkenal dan pemasar yang dihormati secara global. Seperti yang bisa Anda bayangkan, dia adalah pria yang mendapat banyak email. Dan semua email itu telah mendorong Guy untuk mempublikasikan aturan yang satu ini tentang email:

Email harus sekitar lima kalimat. Dengan kata-katanya sendiri, "Kurang dari lima kalimat sering kali kasar dan kasar, lebih dari lima kalimat membuang-buang waktu."

Meskipun tidak setiap email dapat ditulis dalam lima kalimat, ini adalah aturan yang baik untuk membantu menjaga email Anda sesingkat mungkin. Sebagian besar email hanya perlu menyertakan lima detail dasar:

• Siapa kamu
• Apa maumu
• Mengapa Anda bertanya kepada penerima?
• Mengapa mereka harus melakukan apa yang Anda minta
• Apa langkah selanjutnya?

Pisahkan Teks Anda agar Dapat Dipindai

Jika penerima Anda menatap kotak masuk yang dicadangkan, hal terakhir yang ingin mereka lihat adalah dinding besar teks di email Anda. Bahkan jika Anda tetap berpegang pada aturan lima kalimat, masih mungkin untuk membuat dinding teks jika Anda tidak hati-hati.

Alih-alih satu paragraf panjang, pisahkan email Anda menjadi potongan-potongan yang mudah dipindai. Cobalah untuk menggunakan daftar berpoin alih-alih daftar kalimat bila memungkinkan, dan pertahankan paragraf Anda hanya beberapa kalimat atau baris.

Pemindaian menjadi semakin penting sekarang karena sebagian besar email dibaca di ponsel atau tablet.

Sertakan Ajakan Bertindak yang Jelas

Jika Anda ingin mendapatkan tanggapan atas email Anda, ada baiknya untuk memberi tahu penerima Anda apa yang harus dilakukan. Jika Anda membutuhkan mereka untuk merespons, beri tahu mereka dengan tepat informasi apa yang Anda butuhkan dan berapa banyak pertanyaan terpisah yang perlu dijawab. Jika Anda membutuhkan mereka untuk mengeklik tautan dan mengisi formulir, jelaskan juga tentang itu.

Sekali lagi, pemasar telah lama mengetahui tentang pentingnya instruksi yang jelas. Anda dapat menulis email terbaik di dunia, tetapi jika Anda tidak memberi tahu penerima dengan jelas apa yang Anda perlukan, terlalu mudah bagi mereka untuk mengabaikan email Anda.

Koreksi Email Anda untuk Kesalahan Ejaan dan Tata Bahasa

Tidak hanya kesalahan ejaan dan tata bahasa membuat email Anda lebih sulit untuk dipahami, mereka juga menurunkan kredibilitas Anda di mata penerima Anda, seperti yang ditunjukkan dalam studi Universitas Clemson. Studi ini menemukan bahwa penulis konten dengan kesalahan ejaan dianggap kurang dapat dipercaya dan akurat dibandingkan penulis dengan ejaan dan tata bahasa yang tepat.

Jangan senang saat mengklik tombol Kirim. Anda dapat menghindari penurunan kredibilitas Anda dengan mengoreksi setiap email secara menyeluruh. Dan untuk email yang sangat penting, Anda bahkan mungkin ingin membaca email dengan keras untuk memastikan mata Anda tidak melewatkan kesalahan apa pun.

Periksa Tautan yang Salah atau Lampiran yang Hilang

Jika Anda menyertakan tautan atau lampiran penting, Anda harus selalu memeriksanya kembali. Saat menyalin dan menempelkan banyak tautan, mudah untuk secara tidak sengaja menduplikasi hyperlink atau salah mengeklik tombol. Dan lampiran yang hilang adalah masalah umum sehingga Gmail bahkan membuat peringatan otomatis untuk mereka.

Tidak peduli siapa yang Anda kirimi email, sertakan tips ini ke email Anda berikutnya. Email Anda tidak hanya akan lebih efektif, penerima Anda akan berterima kasih karena telah menghemat waktu mereka!

Colin Newcomer adalah penulis lepas dengan latar belakang SEO dan pemasaran afiliasi. Dia membantu klien mengembangkan visibilitas web mereka dengan menulis terutama tentang pemasaran digital, WordPress, dan topik B2B.