Tulis email apa pun dengan cepat dengan 3 langkah mudah ini

Jika Anda lambat dalam menulis email, jangan khawatir. Berdasarkan berbagai utas di media sosial, Anda tidak sendirian – ribuan orang bertanya-tanya bagaimana cara menulis email lebih cepat setiap hari. Sekilas percakapan yang terjadi di seluruh saluran memperjelas bahwa banyak dari kita khawatir tentang apa yang orang di sekitar mereka pikirkan tentang email sebagai tugas yang membosankan. Belum lagi menguras mental yang ditimbulkannya untuk diri mereka sendiri. Kabar baiknya adalah siapa pun dapat belajar menulis email dengan lebih cepat. Dan inilah postingan blog yang sedang Anda baca sekarang. Lalai

Selanjutnya, kami akan membahas alasan email membutuhkan waktu lama untuk ditulis, memperkenalkan Anda pada proses 3 langkah mudah untuk menulis email apa pun lebih cepat dengan bantuan AI, dan menutup dengan tips tentang cara menulis email dengan cepat mulai hari ini.

Mengapa email butuh waktu lama untuk ditulis?

Mari kita keluarkan. Orang-orang menulis dengan kecepatan yang berbeda, dan tidak ada yang perlu dipermalukan tentang itu. Jika Anda ingin menguji apakah Anda lambat dalam mengetik, tetapi alasan mengapa email membutuhkan waktu lama untuk ditulis bagi banyak dari kita jauh lebih beragam.

Mengesampingkan kondisi seperti disleksia dan ADHD, salah satu alasan paling umum orang lambat dalam menulis email adalah kecenderungan kita untuk terlalu memikirkannya. Di balik masalah umum ini adalah ketakutan disalahartikan. Ini sering didorong oleh kurangnya kemampuan untuk memanfaatkan isyarat seperti bahasa tubuh, gerakan tangan, kecepatan dan nada bicara, dan ekspresi wajah yang membantu kita menyampaikan pesan seperti yang kita maksudkan saat berkomunikasi secara langsung.

Alasan umum lainnya adalah kecenderungan untuk menulis email yang terlalu panjang. Hal ini dapat terkait dengan masalah yang disebutkan sebelumnya, kemampuan seseorang untuk menulis secara ringkas, atau hanya mencoba untuk mengkomunikasikan sesuatu melalui email yang akan lebih baik disampaikan dalam rapat atau melalui panggilan telepon.

Berurusan dengan ejaan dan tata bahasa bisa jadi sulit bagi mereka yang perlu berkomunikasi melalui email dalam bahasa non-asli mereka, terutama di tempat kerja. Bahkan jika efisiensi Anda dalam bahasa bisnis perusahaan Anda akan berada pada tingkat profesional, Anda dapat menemukan diri Anda mencari kata atau frasa tertentu di Google, terobsesi dengan koma, atau merenungkan etiket email yang tepat.

Untuk menjaga bagian artikel ini cukup singkat, mari kita bahkan tidak memulai dengan wabah pekerjaan modern yang disebut multitasking dan peralihan konten.

Namun, kami masih perlu mengatasi fakta bahwa terkadang sulit untuk mendapatkan pemikiran Anda di atas kertas. Meskipun ide-ide Anda akan jelas sebagai hari di dalam kepala Anda, mereka tidak menerjemahkan dengan baik ke teks. Saat Anda menatap layar kosong dengan kursor yang berkedip, fenomena ini, juga dikenal sebagai sindrom layar kosong, bisa mendapatkan yang terbaik dari salah satu dari kita. Terutama ketika Anda perlu menulis email penting.

Tidak peduli mengapa Anda menganggap diri Anda lambat dalam menulis email, jangan takut, bantuannya sudah dekat. Teruslah membaca, dan kami dapat menjamin bahwa Anda akan menulisnya lebih cepat dalam waktu singkat.

Cara menulis email lebih cepat dengan 3 langkah mudah

Proses 3 langkah berikut dan contoh yang menyertainya akan memperkenalkan Anda pada cara menulis email dengan cepat. Kami bahkan berani mengklaim bahwa itu bukan hanya cepat tetapi juga cara tercepat untuk berkomunikasi melalui email. Anda akan menjadi hakim.

1. Tulis poin-poin singkat

Untuk memulai, tulis beberapa kalimat tentang bagian-bagian penting dari email Anda. Jangan terlalu khawatir tentang ungkapan atau tata bahasa, tetapi usahakan untuk menuliskan pikiran yang secara alami keluar dari kepala Anda. Setelah ini, Anda siap untuk langkah selanjutnya.

2. Tentukan jenis email yang ingin Anda tulis

Sekarang setelah Anda tahu apa yang ingin Anda katakan, inilah saatnya untuk mempertimbangkan jenis email yang akan Anda kirim. Siapa penerimanya, dan apa yang ingin Anda capai dengan email tersebut? Mungkin Anda malas menghubungi klien potensial, menanyakan status proyek dari salah satu vendor Anda, atau mengingatkan manajer Anda tentang tenggat waktu yang semakin dekat.

Di galeri Template Flowrite, Anda dapat menemukan template siap pakai untuk email paling umum yang ditulis orang setiap hari. Selain itu, Anda dapat membuat templat khusus untuk jenis email yang paling sering Anda kirim atau yang Anda terlalu banyak menghabiskan waktu.

3. Perhatikan email yang menulis itu sendiri

Ini adalah bagian di mana keajaiban terjadi. Setelah Anda memilih template yang tepat, Anda dapat duduk dan bersantai sementara Flowrite menulis email lengkap berdasarkan poin-poin Anda. Jika Anda tidak puas dengan hasilnya, Anda dapat membuat versi baru dengan mengklik tombol. Jika masih ada yang tidak aktif, lakukan perubahan secara manual, dan Anda siap mengirim.

Ini semua dimungkinkan berkat penggunaan kemajuan terbaru dalam kecerdasan buatan, dan masih banyak lagi yang dapat membantu Anda berhenti bersusah payah menulis email. Apakah Anda menemukan diri Anda terobsesi dengan bagaimana penerima mungkin melihat pilihan kata atau frasa tertentu? Anda dapat memilih nada Flowrite menulis email untuk Anda. Khawatir tentang kesalahan ejaan dan tata bahasa? Alat kami fasih berbahasa Inggris. Sindrom layar kosong? Lupakan poin-poin, pilih template yang tepat, dan Flowrite akan menghasilkan email contoh untuk Anda. Lalai

5 tips untuk menulis email dengan cepat

"Bagaimana jika Flowrite tidak sesuai dengan alur kerja saya," kata Anda? Yah, kami jelas menantang Anda untuk mencobanya, tetapi berikut adalah beberapa tip yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda terapkan untuk menulis email dengan cepat tanpa bantuan tambahan dari asisten email AI atau teknologi apa pun.

Ikuti struktur email standar

Untuk mempercepat penulisan Anda, penting untuk mengikuti struktur konvensional untuk email. Ini akan membuat tulisan Anda lebih cepat dan membantu penerima membaca pesan Anda lebih cepat.

Jika Anda tidak terbiasa dengan format email klasik, inilah 101:

• Baris subjek
• Salam
• Konten – tidak lebih dari tiga paragraf
• Penutupan
• Tanda tangan
  

Anda harus memisahkan bagian-bagian ini dengan jeda paragraf agar email Anda mudah dicerna. Cara masuk untuk lebih meningkatkan kecepatan penulisan adalah memulai setiap paragraf konten dengan hal yang paling penting. Setelah cara menulis email ini muncul secara alami, Anda dapat beralih dari pemikiran ke pengiriman lebih cepat.

Tulislah caramu berbicara

Baik tertulis atau lisan, tujuan bahasa adalah untuk mengkomunikasikan pikiran, ide, dan perasaan. Namun, ketika berkomunikasi melalui email, terutama dalam kapasitas profesional, hal-hal sering kali menjadi lebih rumit dari yang seharusnya, memperlambat kita.

Kita cenderung menggunakan struktur kalimat yang lebih kompleks saat menulis daripada saat berbicara. Bergantung pada audiens, kami juga dapat menggunakan singkatan untuk membuat email jauh lebih formal daripada yang biasanya diperlukan. Belum lagi penggunaan kosakata dan jargon yang lebih formal. Anda mengerti maksudnya, jadi saya bahkan tidak akan memulai tentang poin dukungan tanpa akhir dengan detail dan penjelasan tentang proses berpikir seseorang.

Menyuntikkan sedikit gaya bicara ke dalam email Anda membuatnya lebih percakapan, menarik, dan yang terpenting lebih pendek, yang berarti Anda akan menulisnya lebih cepat.

Tulis dulu, lalu edit

Ketika Anda mencoba untuk menyempurnakan setiap kata dan struktur kalimat yang Anda tulis, Anda pasti akan menulis ulang seiring berjalannya waktu. Tak perlu dikatakan, ini adalah cara yang lambat untuk menulis apa pun – apalagi email. Cukup tampilkan ide Anda di layar, dan setelah Anda selesai. Buka teks sekali untuk mengedit kesalahan ketik dan pemformatan. Setelah pembersihan ini, Anda harus siap untuk mengirim, tetapi jika firasat mengatakan demikian, Anda masih dapat mengoreksi email sekali – bahkan dengan suara keras.

Tempatkan diri Anda pada jam

Setel pengatur waktu. Kita semua memilikinya di ponsel kita, jadi tidak ada alasan. Beri diri Anda lima menit, dan ketika alarm berbunyi, Anda selesai. Tidak peduli di mana Anda tinggalkan, saatnya untuk menyelesaikan. Di akhir email, Anda bahkan dapat menyatakan bahwa Anda senang untuk menjelaskan lebih lanjut jika diperlukan. Ini memaksa Anda untuk berpikir, mengetik, dan langsung ke intinya lebih cepat. Jika batas 5 menit jauh dari jangkauan Anda, temukan tujuan aspirasional lain untuk diperjuangkan – ini semua tentang peningkatan, bukan kesempurnaan.

Hitung kata-kata

Seperti yang telah kami tentukan, jumlah waktu yang diperlukan untuk menulis email tidak selalu berkorelasi dengan jumlah kata yang Anda tulis. Beberapa kalimat bisa memakan waktu lama untuk ditulis jika Anda khawatir tentang bagaimana pesan Anda akan dirasakan. Namun, jika email Anda sangat panjang, ada baiknya Anda mulai menggunakan penghitung kata untuk menghentikan kebiasaan tersebut. Beberapa klien email memiliki built-in ini, dan untuk yang lain, ada banyak ekstensi browser yang tersedia. Tetapkan batas untuk diri Anda sendiri dan targetkan untuk menaatinya. Butuh patokan? Yah, itu tergantung. Namun berdasarkan analisis lebih dari 40 juta email, panjang yang tepat untuk email penjualan adalah 50–200 kata. Bekerja dengan cara Anda menuju itu.

Apakah posting blog ini membantu Anda menulis email lebih cepat? Jika tidak, Anda dapat menemukan banyak posting lain tentang topik tersebut di blog kami. Kami membahas semuanya, mulai dari peretasan produktivitas hingga kiat dan alat menulis yang akan membantu Anda berhenti bergumul dengan menulis.