Cara Menulis Ringkasan Eksekutif yang Hebat

Dalam bisnis, banyak informasi disampaikan melalui dokumen yang panjang dan komprehensif seperti kertas putih, rencana bisnis, studi kasus, dan laporan penelitian. Banyak uang dan investasi sumber daya lainnya yang dipertaruhkan dalam sebagian besar keputusan bisnis, sehingga para pemimpin dan investor perlu memahami setiap faktor dan variabel yang terlibat sebelum mengambil keputusan tersebut.

Namun dunia bisnis cenderung bergerak cepat, dan itu berarti para profesional sering kali tidak punya waktu untuk membaca laporan ekstensif sebelum memulai proyek atau mengambil keputusan. Di sinilah ringkasan eksekutif berperan. Ringkasan eksekutif adalah versi ringkas dari dokumen bisnis yang lebih panjang yang memungkinkan pembaca menyerap informasi yang sama dengan lebih cepat.

Apa itu ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif adalah bentuk ringkasan dari dokumen bisnis. Meskipun mungkin tergoda untuk membandingkan ringkasan eksekutif dengan abstrak untuk laporan atau makalah akademis, ada perbedaan utama antara kedua jenis dokumen ini: Abstrak adalah sinopsis laporan atau makalah yang merangkum dokumen tersebut, sedangkan ringkasan eksekutif adalah ringkasan laporan atau makalah yang merangkum dokumen tersebut. ringkasan eksekutif adalah versi singkat yang masih menyentuh semua poin penting dokumen utama.

Ringkasan eksekutif memberi pembaca, seringkali para pemimpin bisnis, investor, mitra, atau pembeli, gambaran sekilas tentang isi keseluruhan sehingga mereka dapat membuat keputusan tentang bagaimana melanjutkan perusahaan atau proposal. Dengan cara ini, ini mirip dengan elevator pitch, hanya saja ini mewakili sebuah tulisan dan bukan tujuan individu.

Jenis dokumen atau proyek apa yang memerlukan ringkasan eksekutif?

Seringkali, ringkasan eksekutif dikaitkan dengan rencana bisnis. Ketika ringkasan eksekutif menjadi bagian dari rencana bisnis, tujuannya sebagian besar adalah untuk melibatkan calon investor dan pembeli.

Namun rencana bisnis bukanlah satu-satunya tempat Anda dapat menemukan ringkasan eksekutif. Mereka juga digunakan dengan:

• Survei pasar
• Dokumen penelitian
• Proposal bisnis
• Rencana proyek
• Proposal proyek

Bagian dari ringkasan eksekutif

Umumnya, ringkasan eksekutif untuk rencana bisnis mencakup bagian-bagian berikut:

Daftar isi

Daftar isi mencantumkan bagian-bagian yang termasuk dalam dokumen utama. Hal ini memberikan gambaran yang lebih ringkas mengenai dokumen dan ringkasan eksekutif itu sendiri.

Latar belakang perusahaan/Tentang

Di bagian latar belakang/tentang perusahaan, pembaca belajar tentang pernyataan misi perusahaan, posisi pasar, ceruk pasar, dan tujuan. Dalam beberapa kasus, bagian ini juga memuat sejarah singkat perusahaan. Bagian ini memberikan konteks untuk tujuan dan strategi yang dijelaskan dalam ringkasan eksekutif dan rencana secara keseluruhan.

Peluang pasar

Bagian ini membahas peluang yang ada di pasar saat ini. Hal ini mungkin menghadirkan peluang-peluang ini sebagai masalah yang harus dipecahkan atau sebagai kebutuhan yang dapat dipenuhi.

Larutan

Setelah memperkenalkan peluang, masalah, atau kebutuhan yang ada di pasar saat ini, bagian solusi membahas bagaimana perusahaan dapat memanfaatkannya.

Keunggulan kompetitif

Bagian ini membahas bagaimana bisnis diposisikan secara unik untuk berhasil mencapai tujuannya melalui rencana-rencananya.

Ikhtisar keuangan

Bagian ikhtisar keuangan mencakup wawasan keuangan apa pun yang relevan dengan rencana tersebut, seperti tingkat laba dan pengeluaran saat ini, dan pendanaan apa pun yang ingin diperoleh perusahaan.

Bagian-bagian ini dapat berbeda-beda tergantung pada dokumen yang diringkas. Misalnya, ringkasan eksekutif untuk proposal proyek mungkin mencakup bagian yang menganalisis keadaan industri perusahaan serta pasar spesifiknya. Hal ini juga dapat mencakup bagian yang membenarkan tindakan yang diusulkan, menyebutkan kekhawatiran internal dan kesesuaiannya dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.

Meskipun ada variasi dalam bagian dan kontennya, setiap ringkasan eksekutif memiliki tujuan yang sama: untuk memberikan tampilan dokumen yang ringkas dan informatif sehingga pembaca dapat terlibat dengan perusahaan atau membuat rencana dengan lebih mudah.

Cara menulis ringkasan eksekutif

Buat garis besar

Dengan segala jenis tulisan, cara terbaik untuk memulai adalah dengan membuat kerangka. Garis besar mencapai beberapa tujuan:

• Menyusun poin-poin penting menjadi narasi yang koheren
• Memudahkan untuk memahami poin mana yang harus disertakan dan mana yang dihilangkan
• Memberi Anda peta jalan untuk diikuti saat Anda menulis

Garis besar Anda berfungsi sebagai alat yang berguna saat Anda melakukan prapenulisan. Idealnya, ringkasan eksekutif adalah bagian dari dokumen yang terakhir Anda tulis, karena Anda tidak dapat meringkas seluruh dokumen jika Anda belummemilikidokumen lengkap. Dengan dokumen lengkap di tangan, catat bagian-bagian penting yang perlu Anda sertakan dalam ringkasan eksekutif Anda dan poin-poin yang harus dicapai di setiap bagian. Dengan melakukan ini, Anda membuat kerangkasetelahAnda menulis (atau diberikan) dokumen lengkap dansebelumAnda menulis ringkasan eksekutif.

Nyatakan dan tentukan tujuan atau masalahnya

Saat Anda menulis, ingatlah tujuan ringkasan eksekutif Anda. Hal ini harus mengarahkan semua yang Anda tulis, termasuk bagaimana Anda membingkai masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek dan di mana Anda memasukkan statistik yang relevan untuk mendukung solusi yang diusulkan.

Saat menulis tentang tujuan atau masalah yang dipecahkan oleh rencana tersebut, berikan konteks sebanyak yang diperlukan tanpa menjelaskan secara berlebihan. Ingat, pembaca Anda akan mendapatkan cerita lengkap dari dokumen utama. Namun, ringkasan eksekutif harus memberikan mereka pemahaman yang cukup kuat mengenai permasalahan sehingga mereka tidak terkejut dengan apa pun yang mereka baca dalam dokumen lengkap.

Solusi atau langkah selanjutnya

Setelah mendefinisikan tujuan atau masalah dengan jelas, jelaskan solusi masalah tersebut atau langkah selanjutnya yang diuraikan dalam strategi Anda. Mirip dengan bagian tentang tujuan dokumen, bagian ini harus cukup komprehensif untuk memberikan pemahaman yang kuat kepada pembaca tentang solusi tanpa terjebak dengan penjelasan yang panjang lebar.

Kesimpulan

Kesimpulan ringkasan eksekutif, dalam banyak hal, sama seperti kesimpulan lainnya. Ini mengulangi poin-poin penting yang Anda buat di bagian isi ringkasan eksekutif, menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki pembaca, dan memberi mereka gambaran yang jelas tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya (biasanya membaca dokumen secara lengkap).

Bagaimana memformat ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif tidak harus terpaku pada panjang atau jumlah kata tertentu. Biasanya, panjangnya satu hingga dua halaman. Namun, mencapai tujuan—menjelaskan secara ringkas poin-poin utama dokumen dengan cara yang autentik dan menarik—jauh lebih penting daripada menyesuaikan format tertentu.

Karena ringkasan eksekutif adalah bagian dari dokumen bisnis, penting untuk menggunakan nada profesional. Oleh karena itu, jagalah agar jargon tetap minimum—banyak pembaca ringkasan eksekutif Anda, seperti calon pembeli, mungkin tidak berkecimpung dalam industri Anda dan akan memahami dokumen tersebut dengan lebih baik jika Anda menggunakan bahasa yang sederhana. Namun, gunakan kebijaksanaan Anda—jika Anda tahu dokumen tersebut akan dibagikan dan hanya dibaca secara internal, jargon mungkin tidak menjadi masalah.

Ringkasan eksekutif vs. abstrak

Abstrak adalah gambaran singkat dari suatu dokumen akademik. Itu tidak menjawab semuanya; ini bertindak sebagai penggoda dengan memberikan informasi yang cukup kepada pembaca untuk membuat mereka mulai merumuskan pertanyaan dan mengantisipasi jawaban yang akan mereka temukan di dokumen utama. Selain itu, abstrak membantu pembaca dengan cepat menentukan apakah dokumen tersebut berisi informasi yang mereka cari. Saat pembaca melakukan penelitian, abstrak menghemat banyak waktu.

Sebaliknya, ringkasan eksekutif memberikan versi ringkas dari dokumen utama. Tujuannya bukan untuk membuat pikiran pembaca merumuskan pertanyaan; itu untuk memberikan ringkasan lengkap sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dari dokumen utama.

Ringkasan eksekutif vs. rencana proyek

Rencana proyek adalah cetak biru untuk sebuah proyek. Hal ini mirip dengan garis besar yang memetakan elemen gambaran besar proyek, seperti tujuan, anggaran, pencapaian, pemangku kepentingan, dan metrik keberhasilan. Ringkasan eksekutif kurang teknis dibandingkan rencana proyek. Ini memberikan ikhtisar informasi proyek yang paling penting tetapi tidak membahas statistik dan angka secara mendalam.

FAQ ringkasan eksekutif

Apa itu ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif adalah versi ringkas dari dokumen bisnis yang lebih panjang.

Apa tujuannya?

Tujuan ringkasan eksekutif adalah untuk memberikan gambaran sekilas tentang isi dokumen bisnis yang lebih panjang. Hal ini memudahkan pembaca, yang mungkin adalah pemimpin bisnis, calon mitra dan vendor, atau investor, untuk memahami dan terlibat dengan seluruh dokumen.

Jenis dokumen atau proyek apa yang memerlukan ringkasan eksekutif?

• Rencana bisnis
• Proposal proyek
• Survei pasar
• Proposal bisnis
• Dokumen penelitian
• Rencana proyek

Apa saja bagian dari ringkasan eksekutif?

Setiap ringkasan eksekutif bersifat unik, namun umumnya mencakup bagian berikut:

• Perkenalan
• Daftar isi
• Latar belakang perusahaan/Tentang
• Peluang pasar
• Larutan
• Keunggulan kompetitif
• Ikhtisar keuangan