Cara Menulis Ringkasan Eksekutif yang Hebat

Dalam bisnis, banyak informasi yang disampaikan melalui dokumen yang panjang dan komprehensif seperti buku putih, rencana bisnis, studi kasus, dan laporan penelitian. Banyak uang dan investasi sumber daya lainnya dipertaruhkan dalam sebagian besar keputusan bisnis, sehingga para pemimpin dan investor perlu memahami setiap faktor dan variabel yang terlibat sebelum membuat keputusan tersebut.

Tetapi dunia bisnis cenderung bergerak cepat, dan itu berarti para profesional seringkali tidak memiliki waktu untuk membaca laporan yang ekstensif sebelum memulai proyek atau membuat keputusan. Di sinilah ringkasan eksekutif masuk. Ringkasan eksekutif adalah versi ringkas dari dokumen bisnis yang lebih panjang yang memungkinkan pembaca menyerap informasi yang sama lebih cepat.

Apa itu ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif adalah bentuk ringkasan dari dokumen bisnis. Meskipun tergoda untuk membandingkan ringkasan eksekutif dengan abstrak untuk laporan atau makalah akademik, ada perbedaan utama antara kedua jenis dokumen ini: Abstrak adalah sinopsis laporan atau makalah yang meringkas dokumen, sementara ringkasan ringkasan eksekutif adalah versi singkat yang masih menyentuh semua poin utama dokumen utama.

Ringkasan eksekutif memberi pembaca, seringkali pemimpin bisnis, investor, mitra, atau pembeli, sekilas isi lengkap sehingga mereka dapat membuat keputusan tentang bagaimana melanjutkan perusahaan atau proposal. Dengan cara ini, ini mirip dengan elevator pitch, kecuali itu mewakili sebuah tulisan daripada tujuan individu.

Jenis dokumen atau proyek apa yang memerlukan ringkasan eksekutif?

Seringkali, ringkasan eksekutif dikaitkan dengan rencana bisnis. Ketika ringkasan eksekutif adalah bagian dari rencana bisnis, tujuannya sebagian besar adalah untuk melibatkan calon investor dan pembeli.

Tetapi rencana bisnis bukanlah satu-satunya tempat Anda dapat menemukan ringkasan eksekutif. Mereka juga digunakan dengan:

• Survei pasar
• Dokumen penelitian
• Proposal bisnis
• Rencana proyek
• Proposal proyek

Bagian dari ringkasan eksekutif

Umumnya, ringkasan eksekutif untuk rencana bisnis mencakup bagian-bagian berikut:

Daftar isi

Daftar isi mencantumkan bagian-bagian yang termasuk dalam dokumen utama. Ini memberikan gambaran yang lebih ringkas tentang dokumen dan ringkasan eksekutif itu sendiri.

Latar belakang perusahaan/Tentang

Di bagian latar belakang/tentang perusahaan, pembaca belajar tentang pernyataan misi perusahaan, posisi pasar, ceruk, dan tujuan. Dalam beberapa kasus, bagian ini juga memuat sejarah singkat perusahaan. Bagian ini memberikan konteks untuk tujuan dan strategi yang dijelaskan di ringkasan eksekutif lainnya dan rencana secara keseluruhan.

Peluang pasar

Bagian ini membahas peluang yang ada di pasar saat ini. Ini mungkin menghadirkan peluang ini sebagai masalah untuk dipecahkan atau sebagai kebutuhan yang dapat dipenuhi.

Larutan

Setelah memperkenalkan peluang, masalah, atau kebutuhan yang ada di pasar saat ini, bagian solusi membahas bagaimana perusahaan dapat memanfaatkannya.

Keunggulan kompetitif

Bagian ini membahas bagaimana bisnis diposisikan secara unik untuk berhasil mencapai tujuannya melalui rencananya.

Sorotan keuangan

Bagian ikhtisar keuangan mencakup wawasan keuangan apa pun yang relevan dengan rencana tersebut, seperti tingkat laba dan pengeluaran saat ini, dan pendanaan apa pun yang diharapkan dapat diperoleh perusahaan.

Bagian ini dapat bervariasi tergantung pada dokumen yang diringkas. Misalnya, ringkasan eksekutif untuk proposal proyek mungkin mencakup bagian yang menganalisis keadaan industri perusahaan serta pasar spesifiknya. Ini mungkin juga mencakup bagian yang membenarkan tindakan yang diusulkan, mengutip masalah internal dan bagaimana hal itu sesuai dengan strategi keseluruhan perusahaan.

Terlepas dari variasi dalam bagian dan kontennya, setiap ringkasan eksekutif memiliki tujuan yang sama: untuk memberikan tampilan dokumen yang ringkas dan informatif sehingga pembaca dapat terlibat dengan perusahaan atau rencana dengan lebih mudah.

Cara menulis ringkasan eksekutif

Buat garis besar

Dengan hampir semua jenis tulisan, cara terbaik untuk memulai adalah dengan membuat garis besar. Garis besar mencapai beberapa tujuan:

• Atur poin-poin kunci menjadi narasi yang koheren
• Memudahkan untuk memahami poin mana yang harus disertakan dan mana yang harus dihilangkan
• Memberi Anda peta jalan untuk diikuti saat Anda menulis

Garis besar Anda berfungsi sebagai alat yang berguna saat Anda menulis sebelumnya. Idealnya, ringkasan eksekutif adalah bagian dari dokumen yang Anda tulis terakhir, karena Anda tidak dapat meringkas dokumen lengkap jika Anda belummemilikidokumen lengkap. Dengan dokumen lengkap di tangan, catat bagian-bagian penting yang perlu Anda sertakan dalam ringkasan eksekutif Anda dan poin-poin yang harus ditekankan di setiap bagian. Dengan melakukan ini, Anda membuat garis besarsetelahAnda menulis (atau diberi) dokumen lengkap dansebelumAnda menulis ringkasan eksekutif.

Nyatakan dan tentukan tujuan atau masalah

Saat Anda menulis, ingatlah tujuan ringkasan eksekutif Anda. Ini harus mendorong semua yang Anda tulis, termasuk bagaimana Anda membingkai masalah yang ingin diselesaikan oleh proyek dan di mana Anda memasukkan statistik yang relevan untuk mendukung solusi yang diusulkan.

Saat menulis tentang tujuan atau masalah yang dipecahkan oleh rencana, berikan konteks sebanyak yang diperlukan tanpa menjelaskan secara berlebihan. Ingat, pembaca Anda akan mendapatkan cerita lengkap dari dokumen utama. Namun, ringkasan eksekutif harus memberi mereka pemahaman yang cukup kuat tentang masalah sehingga mereka tidak terkejut dengan apa pun yang mereka baca dalam dokumen lengkap.

Solusi atau langkah selanjutnya

Setelah mendefinisikan tujuan atau masalah dengan jelas, jelaskan solusi untuk masalah itu atau langkah selanjutnya yang diuraikan dalam strategi Anda. Mirip dengan bagian tentang tujuan dokumen, bagian ini harus cukup komprehensif untuk memberi pembaca pemahaman yang kuat tentang solusi tanpa terjebak dengan penjelasan yang panjang.

Kesimpulan

Kesimpulan ringkasan eksekutif, dalam banyak hal, sama seperti kesimpulan lainnya. Ini mengulangi poin-poin penting yang Anda buat di bagian tubuh ringkasan eksekutif, menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki pembaca, dan memberi mereka pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya (yang biasanya membaca dokumen lengkap).

Bagaimana memformat ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif tidak perlu terpaku pada panjang atau jumlah kata tertentu. Biasanya, panjangnya satu hingga dua halaman. Namun, mencapai tujuan—dengan singkat menjelaskan poin utama dokumen dengan cara yang autentik dan menarik—jauh lebih penting daripada menyesuaikan format tertentu.

Karena ringkasan eksekutif adalah bagian dari dokumen bisnis, penting untuk menggunakan nada profesional. Meskipun demikian, pertahankan jargon seminimal mungkin—banyak pembaca ringkasan eksekutif Anda, seperti calon pembeli, mungkin tidak berada di industri Anda dan akan memahami dokumen dengan lebih baik jika Anda menggunakan bahasa sederhana. Namun, gunakan kebijaksanaan Anda—jika Anda tahu bahwa dokumen akan dibagikan dan hanya dibaca secara internal, jargon mungkin tidak menjadi masalah.

Ringkasan eksekutif vs. abstrak

Abstrak adalah ikhtisar singkat dari dokumen akademik. Itu tidak menjawab semuanya; itu bertindak sebagai penggoda dengan memberikan informasi yang cukup kepada pembaca untuk membuat mereka mulai merumuskan pertanyaan dan mengantisipasi jawaban yang akan mereka temukan di dokumen utama. Selain itu, abstrak membantu pembaca dengan cepat menentukan apakah dokumen berisi informasi yang mereka cari. Saat pembaca melakukan penelitian, abstrak menghemat banyak waktu.

Ringkasan eksekutif, sebaliknya, menyediakan versi ringkas dari dokumen utama. Tujuannya bukan untuk membuat pikiran pembaca merumuskan pertanyaan; itu untuk memberikan ringkasan lengkap sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dari dokumen utama.

Ringkasan eksekutif vs. rencana proyek

Rencana proyek adalah cetak biru untuk sebuah proyek. Ini mirip dengan garis besar karena memetakan elemen gambaran besar proyek, seperti tujuan, anggaran, pencapaian, pemangku kepentingan, dan metrik keberhasilan. Ringkasan eksekutif kurang teknis daripada rencana proyek. Ini menawarkan ikhtisar informasi proyek yang paling penting tetapi tidak sedalam statistik dan angka.

FAQ ringkasan eksekutif

Apa itu ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif adalah versi ringkas dari dokumen bisnis yang lebih panjang.

Apa tujuannya?

Tujuan ringkasan eksekutif adalah untuk memberikan gambaran sekilas tentang konten dalam dokumen bisnis yang lebih panjang. Hal ini memudahkan pembaca, yang mungkin merupakan pemimpin bisnis, calon mitra dan vendor, atau investor, untuk memahami dan terlibat dengan dokumen lengkap.

Jenis dokumen atau proyek apa yang memerlukan ringkasan eksekutif?

• Rencana bisnis
• Proposal proyek
• Survei pasar
• Proposal bisnis
• Dokumen penelitian
• Rencana proyek

Apa saja bagian dari ringkasan eksekutif?

Setiap ringkasan eksekutif itu unik, tetapi umumnya mencakup bagian-bagian berikut:

• Perkenalan
• Daftar isi
• Latar belakang perusahaan/Tentang
• Peluang pasar
• Larutan
• Keunggulan kompetitif
• Sorotan keuangan