Cara Menulis Memo dalam 8 Langkah

Baik Anda mempunyai perubahan kebijakan internal yang perlu Anda sampaikan atau Anda sedang mempelopori sebuah proyek yang perlu diketahui investor, memo adalah cara terbaik untuk mengomunikasikan informasi berharga dalam organisasi Anda. Memo adalah cara yang baik untuk menyebarkan informasi tersebut kepada kolega Anda, penyewa, relawan, atau anggota internal organisasi lainnya.

Kapan sebaiknya Anda mengirim memo? Bagaimana cara menulis memo? Kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan memberi Anda panduan langkah demi langkah untuk membuat memo plus berbagi banyak contoh memo.

Daftar isi

Apa itu memo?

Apa tujuan dari memo?

Tulis memo dalam 8 langkah

Apa bedanya memo dengan . . .

Contoh memo

FAQ Memo

Apa itu memo?

Memo, kependekan darimemorandum, adalah cara untuk memberi tahu sekelompok orang tentang suatu masalah, solusi, atau peristiwa tertentu. Memo harus singkat, lugas, dan mudah dibaca. Ini memberi tahu penerima dan memberikan rencana tindakan dengan langkah spesifik selanjutnya.

Anda dapat mengirim memo dalam bentuk surat kertas, faks, atau PDF yang dilampirkan ke email. Meskipun meluasnya penggunaan email pada dasarnya menggantikan memo dalam banyak situasi, memo masih berguna untuk beberapa pesan penting.

Apa tujuan dari memo?

Memo dirancang untuk komunikasi internal resmi suatu bisnis atau organisasi. Mereka sering kali dikirim ke seluruh organisasi tetapi juga berguna untuk memberi informasi kepada satu departemen, tim, atau sekelompok orang yang lebih kecil. Memo menyebarkan informasi yang diperlukan menggunakan format yang sederhana dan mudah diikuti.

Kapan harus menulis memo

Anda harus menulis memorandum ketika Anda perlu menyampaikan item bisnis resmi secara efisien. Tujuan dari memo Anda haruslah untuk memberi informasi, menarik perhatian pada suatu masalah, atau menjawab pertanyaan. Tujuan berikut ini cocok untuk memo:

• menyiarkan perubahan internal
• menyebarkan berita
• berbagi acara mendatang
• memperbarui pedoman keselamatan publik
• meningkatkan kesadaran tentang suatu masalah
• mengatasi suatu masalah
• membuat permintaan
• berbagi pembaruan proyek

Cara memformat memo

Jika Anda mengirim memo melalui email, memo tersebut harus diformat sebagai PDF. Ini mempertahankan gaya yang Anda terapkan pada dokumen. Biasanya memo menggunakan font dua belas poin untuk badan dan font empat belas hingga enam belas poin untuk judulnya. Jaga agar font dan desain tetap sederhana.

Sebuah memo harus mencakup hal-hal berikut.

• Menuju
  • Ke
  • Dari
  • Tanggal
  • Subjek
• Pernyataan pembuka
• Konteks
• Ajakan bertindak dan pernyataan tugas
• Diskusi
• Penutupan

Anda juga mempunyai pilihan untuk menyertakan lampiran untuk mendukung pesan yang Anda sampaikan dalam memo Anda. Jika memo Anda lebih dari satu halaman, Anda harus memiliki ringkasan untuk merangkum poin-poin Anda.

Tulis memo dalam 8 langkah

Memo harus selalu profesional dan sopan—apa pun topik yang Anda perkenalkan. Tetap fokus pada fakta dan rencana yang dapat ditindaklanjuti. Anda sebaiknya tidak menggunakan emoji dalam memo bisnis . Jaga agar tetap singkat, langsung, dan jelas serta sertakan hanya informasi yang diperlukan.

1 Judul

Judulnya mencantumkan siapa yang menerima memo, siapa yang mengirimkan memo, tanggal penulisan memo, dan subjek memo. Anda dapat melihat cara memformat bagian ini di bawah.

Kepada:[Nama lengkap penerima dan jabatan atau departemen]

Dari:[Nama lengkap dan jabatan Anda]

Tanggal:[Tanggal hari ini]

Perihal:[Tentang apa memo itu]

Karena Anda menyapa penerima di judul tersebut, tidak perlu menyertakan salam.

2 Pernyataan pembuka

Bagian ini bisa antara satu hingga tiga kalimat. Pernyataan pembuka adalah saat Anda menyatakan secara singkat tujuan memo Anda. Sertakan hanya ringkasan informasi paling penting di bagian ini. Nanti Anda akan bisa masuk ke detailnya.

Cobalah memulai dengan, “Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda. . .”

3 Konteks

Dalam tiga sampai sepuluh kalimat, berikan konteksnya. Konteks adalah tempat Anda memberi tahu orang-orang tentang apa yang Anda tulis, alasan Anda menulisnya, dan informasi penting lainnya.

Bagian ini mungkin mencakup hal berikut:

• bukti pendukung
• mengapa organisasi Anda mengambil keputusan yang Anda diskusikan dalam memo tersebut
• informasi latar belakang
• sebuah pernyataan masalah
• bagaimana Anda menemukan masalahnya
• waktu atau tanggal penting
• poin-poin penting lainnya

4 Ajakan bertindak dan pernyataan tugas

Bagian ini dapat berupa dua hingga tiga kalimat atau daftar poin-poin. Di sinilah Anda menjelaskan langkah selanjutnya untuk penerima Anda. Tulis tentang apa yang harus dilakukan penerima setelah mereka membaca memo tersebut atau bagaimana Anda berencana memecahkan masalah yang telah Anda jelaskan.

Cobalah menulis, “Tolong [tugas yang ingin Anda selesaikan] paling lambat [tanggal jatuh tempo]” atau “Saya menghargai kerja sama Anda dalam masalah ini.”

5 Diskusi

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membujuk penerima agar mengikuti tindakan yang Anda rekomendasikan. Uraikan semua detail yang mendukung ide Anda, dimulai dengan informasi yang paling penting. Berikan fakta, ide, dan penelitian pendukung spesifik yang mendukung memo Anda, urutkan informasi dari yang terkuat hingga yang terlemah.

6 Penutupan

Bagian penutup adalah kesempatan untuk mengakhiri memo Anda dengan sopan. Kami menyarankan Anda juga membagikan hal yang Anda ingin penerima Anda lakukan sekali lagi di sini. Umumnya, memo tidak menyertakan ucapan selamat tinggal. Namun jika Anda ingin memilikinya, pastikan singkat.

7 Tambahan opsional

Anda dapat menyertakan ringkasan atau lampiran pada memo Anda jika perlu. Anda harus menyertakan ringkasan jika memo Anda lebih dari satu halaman. Ringkasan membantu penerima lebih mudah mencerna informasi yang Anda bagikan.

Anda dapat menempatkan ringkasan tepat sebelum pernyataan penutup Anda. Ringkasan mungkin mencantumkan rekomendasi utama, ringkasan informasi penting, referensi, metode, atau sumber daya yang Anda gunakan. Jika informasi dalam memo Anda memerlukan klarifikasi lebih lanjut, Anda dapat menempatkannya di bagian ini. Ringkasan dapat berupa beberapa kalimat atau daftar informasi penting yang berisi poin-poin.

Informasi tambahan Anda harus mencakup dokumentasi apa pun yang ingin Anda bagikan, seperti grafik, daftar, tabel, atau foto. Jika Anda memilih untuk menyertakan lampiran, sertakan catatan tentang apa yang Anda lampirkan di bawah penutup Anda.

Jika Anda mengirim memo melalui email, lampiran tambahan ini dapat ditambahkan ke email Anda. Jika Anda mengirim memo Anda sebagai surat atau faks, sertakan ini setelah halaman terakhir dokumen memo Anda.

Lihat lampiran Anda seperti ini: “Terlampir: [nama lampiran], [tanggal dibuat].”

8 Revisi

Sekarang setelah Anda menulis memo, sekarang waktunya untuk merevisi! Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memastikan memo Anda sejelas dan sesingkat mungkin. Ingat: semakin pendek, semakin baik.

• Gunting bahan yang tidak diperlukan.
• Perjelas poin utama Anda.
• Koreksi kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca.
• Periksa fakta dan sumber daya Anda.
• Dapatkan umpan balik dari kolega sebelum mengirim.

Apa bedanya memo dengan . . .

Memo adalah komunikasi singkat namun informal dalam suatu organisasi untuk menyebarkan pesan resmi. Namun apa bedanya dengan email, surat, surat edaran, atau notulen? Mari kita perjelas definisi dokumen bisnis standar ini.

Apa bedanya memo dengan email?

Memo biasanya memiliki nada dan bahasa yang lebih formal dibandingkan email, sehingga paling efektif jika singkat dan langsung pada sasaran . Di masa depan, perusahaan dapat menggunakan memo Anda sebagai dokumen resmi yang akan dicetak, disebarluaskan dalam bentuk hard copy, atau didistribusikan secara profesional kepada sekelompok besar orang dalam format yang dapat dibaca.

Apa bedanya memo dengan surat?

Biasanya, surat ditujukan kepada individu di luar organisasi. Mereka dimaksudkan untuk pesan eksternal yang lebih panjang yang mengkomunikasikan topik tertentu. Ini mungkin bernuansa informal atau formal.

Apa bedanya memo dengan siaran pers?

Memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal, sedangkan siaran pers ditujukan untuk komunikasi eksternal. Siaran pers biasanya dipahami sebagai dokumen yang lebih panjang dan rinci daripada memo.

Apa bedanya memo dengan surat edaran?

Surat edaran itu untuk disebarluaskan secara massal. Di sisi lain, memo ditujukan untuk sekelompok orang tertentu. Surat edaran biasanya memiliki banyak topik dan ajakan bertindak. Memo harus membahas satu subjek saja, secara singkat.

Apa bedanya memo dengan notulensi?

Risalah rapat merupakan dokumen resmi yang memuat catatan-catatan rapat. Meskipun memo mungkin mengacu pada notulensi dalam lampiran tambahannya, Anda tidak boleh menggunakan memo sebagai format notulen rapat atau sebaliknya.

Contoh memo

Memulai menulis tanpa contoh memo bisa menjadi tantangan. Berikut dua contoh format memo yang paling umum digunakan.

Contoh 1: Perubahan internal

Ketika sebuah organisasi membuat perubahan kebijakan, prosedural, atau kepegawaian tingkat tinggi, memo perubahan internal harus ditulis. Departemen SDM mungkin mengirimkan email ini, atau mungkin berasal dari tim kepemimpinan atau departemen lain.

Kepada : Seluruh Karyawan

Dari: Sumber Kelly, Manajer Sumber Daya Manusia

Tanggal: 20 Juli 2022

Perihal: Perubahan Sistem Waktu Istirahat Berbayar

Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda tentang perubahan terkini pada sistem PTO kami. Kami beralih platform ke PalmLeaf HR. Sistem ini akan mulai berlaku pada 1 Oktober 2022.

Dengan beralih ke PalmLeaf HR, perusahaan kami berupaya membuat pengajuan permintaan PTO Anda menjadi lebih sederhana. Anda dapat menemukan tutorial untuk menavigasi platform yang mudah digunakan ini terlampir pada memo ini.

Anda akan menerima email orientasi langsung dari PalmLeaf HR minggu ini. Pastikan untuk menyiapkan akun Anda paling lambat tanggal 30 September 2022.

Jika Anda mengalami masalah saat menyiapkan akun, kirimkan email kepada kami jika ada pertanyaan di [email protected].

Terima kasih atas kerja sama Anda selama transisi ini. Kami berharap ini akan membuat pengelolaan PTO Anda lebih mudah.

Terlampir: Panduan PalmLeafHR, Januari 2022

Contoh 2: Memo bisnis umum

Format memo bisnis umum dapat digunakan untuk hampir semua item bisnis. Baik itu proyek yang sedang berjalan atau analisis internal, format serbaguna ini akan cocok.

Kepada: Ava Colon, Phil Comma, dan Dave Period

Dari: Peter Office, Analis Data Senior

Tanggal: 20 Mei 2022

Perihal: Analisis Pendapatan

Saya menulis surat ini untuk membahas laporan analisis pendapatan yang diminta tim Anda. Analisis ini mencakup aliran pendapatan dari tahun 2010 hingga kuartal pertama tahun 2022.

Laporan ini diminta oleh tim penjualan pada Januari 2022 ketika Dave Period menduduki posisi Chief Sales Coordinator. Analisisnya disusun menggunakan Tableau, dan laporannya terlampir.

Saat ini, saya meminta Anda meninjau data dan memberi tahu saya jika ada hal lain yang Anda ingin saya analisis lebih dalam. Cara terbaik bagi Anda untuk melihat dashboard adalah melalui undangan dari Tableau di kotak masuk email Anda.

Berikut adalah poin utama dari analisis saya:

• Sumber pendapatan utama kami adalah produk andalan kami, kemeja gaya Hawaii.
• Aliran pendapatan terbesar kedua adalah running hat.
• Pendapatan kami dihasilkan dari penjualan yang terutama didorong melalui upaya pemasaran email.
• Ada beberapa periode dimana data tidak tersedia dan oleh karena itu tidak dimasukkan dalam analisis ini.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk meninjau analisis ini. Jangan ragu untuk mengirimkan pertanyaan atau masalah apa pun yang Anda miliki kepada saya di [email protected]. Jika Anda mengalami kesulitan teknis dalam mengakses dasbor, silakan hubungi departemen TI kami di [email protected] untuk mendapatkan bantuan.

Terlampir:

• Panduan Tableau, 2022
• Laporan Analisis Pendapatan 2010–2021, Mei 2022

FAQ Memo

Apa itu memo?

Memo, kependekan darimemorandum, adalah komunikasi internal singkat yang menginformasikan kelompok tentang masalah, solusi, atau peristiwa tertentu. Memo dapat dikirim sebagai surat kertas atau faks atau dilampirkan ke email sebagai PDF.

Apa tujuan dari memo?

Memo dimaksudkan untuk memberi tahu sekelompok orang tentang topik yang kompleks, perubahan kebijakan, atau urusan resmi singkat lainnya dalam suatu organisasi.

Apa struktur dasar memo?

Sebuah memo harus mencakup hal-hal berikut.

• Menuju
  • Ke
  • Dari
  • Tanggal
  • Subjek
• Pernyataan pembuka
• Konteks
• Ajakan untuk bertindak
• Diskusi
• Penutupan