Cara Menulis Memo dalam 8 Langkah

Apakah Anda mengalami perubahan kebijakan internal yang perlu Anda bagikan atau Anda mempelopori proyek yang perlu diketahui investor, memo adalah cara terbaik untuk mengomunikasikan informasi berharga dalam organisasi Anda. Memo adalah cara yang baik untuk menyebarkan informasi tersebut kepada rekan kerja Anda, penyewa, relawan, atau anggota organisasi internal lainnya.

Kapan sebaiknya Anda mengirim memo? Bagaimana cara menulis memo? Kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan memberi Anda panduan langkah demi langkah untuk membuat memo plus membagikan banyak contoh memo.

Apa itu memo?

Memo, kependekan dari memorandum , adalah cara untuk menginformasikan sekelompok orang tentang masalah, solusi, atau peristiwa tertentu. Memo harus singkat, lugas, dan mudah dibaca. Ini menginformasikan penerima dan memberikan rencana tindakan dengan langkah-langkah selanjutnya yang spesifik.

Anda dapat mengirim memo sebagai surat kertas, faks, atau PDF yang dilampirkan ke email. Meskipun meluasnya penggunaan email pada dasarnya menggantikan memo dalam banyak keadaan, memo masih berguna untuk beberapa pesan penting.

Apa tujuan dari memo?

Memo dirancang untuk komunikasi internal resmi bisnis atau organisasi. Mereka sering dikirim ke seluruh organisasi tetapi juga berguna untuk menginformasikan satu departemen, tim, atau sekelompok orang yang lebih kecil. Memo menyebarkan informasi yang diperlukan menggunakan format yang sederhana dan mudah diikuti.

Kapan harus menulis memo?

Anda harus menulis memorandum saat Anda perlu menyampaikan item bisnis resmi secara efisien. Tujuan memo Anda seharusnya untuk menginformasikan, memberi perhatian pada suatu masalah, atau menjawab pertanyaan. Tujuan berikut ini cocok untuk memo:

• siaran perubahan internal
• menyebarkan berita
• bagikan acara yang akan datang
• perbarui pedoman keselamatan publik
• meningkatkan kesadaran tentang suatu masalah
• mengatasi masalah
• Buat sebuah permintaan
• bagikan pembaruan proyek

Cara memformat memo

Jika Anda mengirim memo melalui email, itu harus diformat sebagai PDF. Ini mempertahankan gaya yang telah Anda terapkan ke dokumen. Secara tradisional memo menggunakan font dua belas poin untuk isi dan font empat belas hingga enam belas poin untuk judul. Jaga agar font dan desain tetap sederhana.

Sebuah memo harus mencakup hal-hal berikut.

• Menuju
  • Ke
  • Dari
  • Tanggal
  • Subjek
• Pernyataan pembukaan
• Konteks
• Panggilan untuk bertindak dan pernyataan tugas
• Diskusi
• Penutupan

Anda juga memiliki opsi untuk menyertakan lampiran untuk mendukung pesan yang Anda sampaikan dalam memo Anda. Jika memo Anda lebih dari satu halaman, Anda harus memiliki ringkasan untuk menyelesaikan poin Anda.

Tulis memo dalam 8 langkah

Memo harus selalu profesional dan sopan—terlepas dari topik yang Anda perkenalkan. Tetap fokus pada fakta dan rencana yang dapat ditindaklanjuti. Anda tidak boleh menggunakan emoji dalam memo bisnis . Tetap singkat, langsung, dan jelas dan sertakan hanya informasi yang diperlukan.

1 Judul

Judulnya mencantumkan siapa yang menerima memo, siapa yang mengirim memo, tanggal penulisan memo, dan subjek memo. Anda dapat melihat cara memformat bagian ini di bawah.

Kepada: [Nama lengkap penerima dan jabatan atau departemen]

Dari: [Nama lengkap dan jabatan Anda]

Tanggal: [Tanggal hari ini]

Subjek: [Tentang apa memo itu]

Karena Anda berbicara kepada penerima di judul, tidak perlu menyertakan salam.

2 Pernyataan pembukaan

Bagian ini dapat terdiri dari satu hingga tiga kalimat. Pernyataan pembuka adalah di mana Anda secara singkat menyatakan tujuan memo Anda. Sertakan hanya ringkasan informasi yang paling penting di bagian ini. Nanti Anda bisa masuk ke detailnya.

Coba mulai dengan, “Saya menulis untuk memberi tahu Anda . . .”

3 Konteks

Dalam tiga sampai sepuluh kalimat, berikan konteksnya. Konteks adalah tempat Anda memberi tahu orang tentang apa yang Anda tulis, mengapa Anda menulisnya, dan informasi penting lainnya.

Bagian ini dapat mencakup hal-hal berikut:

• bukti pendukung
• mengapa organisasi Anda membuat keputusan yang Anda diskusikan dalam memo
• informasi latar belakang
• pernyataan masalah
• bagaimana Anda menemukan masalahnya?
• waktu atau tanggal penting
• poin penting lainnya

4 Panggilan untuk bertindak dan pernyataan tugas

Bagian ini dapat berupa dua hingga tiga kalimat atau daftar berpoin. Di sinilah Anda menyusun langkah selanjutnya untuk penerima Anda. Tulis tentang apa yang harus dilakukan penerima setelah mereka membaca memo atau bagaimana Anda berencana untuk memecahkan masalah yang telah Anda jelaskan.

Coba tulis, “Tolong [tugas yang ingin Anda selesaikan] sebelum [tanggal jatuh tempo]” atau “Saya menghargai kerja sama Anda dalam masalah ini.”

5 Diskusi

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membujuk penerima agar mengikuti tindakan yang Anda rekomendasikan. Uraikan semua detail yang mendukung ide Anda, dimulai dengan informasi yang paling penting. Berikan fakta pendukung, ide, dan penelitian spesifik yang mendukung memo Anda, atur informasi dari yang terkuat hingga terlemah.

6 Penutupan

Bagian penutup adalah kesempatan untuk mengakhiri memo Anda dengan catatan yang sopan. Kami menyarankan Anda untuk membagikan apa yang Anda ingin penerima Anda ambil tindakan sekali lagi di sini. Umumnya, memo tidak termasuk perpisahan. Tetapi jika Anda ingin memilikinya, pastikan untuk membuatnya singkat.

7 Tambahan opsional

Anda dapat menyertakan ringkasan atau lampiran dengan memo Anda jika perlu. Anda harus menyertakan ringkasan jika memo Anda lebih dari satu halaman. Ringkasan membantu penerima lebih mudah mencerna informasi yang Anda bagikan.

Anda dapat menempatkan ringkasan tepat sebelum pernyataan penutup Anda. Ringkasan dapat mencantumkan rekomendasi utama, ringkasan informasi penting, referensi, metode, atau sumber daya yang Anda gunakan. Jika informasi dalam memo Anda memerlukan klarifikasi lebih lanjut, Anda dapat menempatkannya di bagian ini. Ringkasan dapat berupa beberapa kalimat panjang atau daftar informasi penting.

Informasi tambahan Anda harus mencakup dokumentasi apa pun yang ingin Anda bagikan, seperti grafik, daftar, tabel, atau foto. Jika Anda memilih untuk menyertakan lampiran, sertakan catatan tentang apa yang Anda lampirkan di bawah penutup Anda.

Jika Anda mengirim memo melalui email, lampiran tambahan ini dapat ditambahkan ke email Anda. Jika Anda mengirim memo Anda sebagai surat atau faks, sertakan ini setelah halaman terakhir dokumen memo Anda.

Lihat lampiran Anda seperti: “Terlampir: [nama lampiran], [tanggal dibuat].”

8 Revisi

Sekarang setelah Anda menulis memo, saatnya untuk merevisi! Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memastikan memo Anda sejelas dan sesingkat mungkin. Ingat: semakin pendek, semakin baik.

• Potong bahan yang tidak perlu.
• Perjelas poin utama Anda.
• Koreksi kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca.
• Periksa fakta dan sumber daya Anda.
• Dapatkan umpan balik dari kolega sebelum mengirim.

Bagaimana memo berbeda dari . . .

Memo adalah komunikasi singkat namun informal dalam suatu organisasi untuk menyebarkan pesan resmi. Tapi apa bedanya ini dengan email, surat, surat edaran, atau menit? Mari kita perjelas definisi dari dokumen bisnis standar ini.

Bagaimana memo berbeda dari email?

Memo biasanya lebih formal dalam nada dan bahasa daripada email, yang paling efektif jika pendek dan langsung ke intinya . Di masa depan, perusahaan dapat menggunakan memo Anda sebagai dokumen resmi yang akan dicetak, disebarluaskan sebagai salinan cetak, atau didistribusikan secara profesional kepada sekelompok besar orang dalam format yang dapat dibaca.

Bagaimana memo berbeda dari surat?

Biasanya, surat ditujukan kepada individu di luar organisasi. Mereka dimaksudkan untuk pesan eksternal yang lebih lama yang mengkomunikasikan topik tertentu. Ini mungkin informal atau formal dalam nada.

Bagaimana memo berbeda dari siaran pers?

Memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal, sedangkan siaran pers ditujukan untuk komunikasi eksternal. Siaran pers biasanya dipahami sebagai dokumen yang lebih panjang dan lebih rinci daripada memo.

Bagaimana memo berbeda dari surat edaran?

Edaran adalah untuk distribusi massa. Di sisi lain, memo adalah untuk sekelompok orang tertentu. Surat edaran biasanya memiliki banyak topik dan ajakan bertindak. Memo harus membahas hanya satu subjek, secara singkat.

Bagaimana memo berbeda dari menit?

Risalah rapat adalah dokumen resmi yang berisi catatan-catatan dari suatu rapat. Meskipun memo dapat merujuk ke risalah dalam lampiran tambahannya, Anda tidak boleh menggunakan memo sebagai format untuk risalah rapat atau sebaliknya.

Contoh memo

Mungkin sulit untuk memulai menulis tanpa contoh memo. Berikut adalah dua contoh format memo yang paling umum digunakan.

Contoh 1: Perubahan internal

Ketika sebuah organisasi membuat kebijakan, prosedur, atau perubahan staf tingkat tinggi, memo perubahan internal harus ditulis. Departemen SDM dapat mengirim email ini, atau mungkin berasal dari tim kepemimpinan atau departemen lain.

Kepada: Semua Karyawan

Dari: Sumber Kelly, Manajer Sumber Daya Manusia

Tanggal: 20 Juli 2022

Perihal: Perubahan pada Sistem Waktu Luang Berbayar

Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang perubahan terbaru pada sistem PTO kami. Kami mengalihkan platform ke PalmLeaf HR. Sistem ini akan mulai berlaku pada 1 Oktober 2022.

Saat beralih ke PalmLeaf HR, perusahaan kami mencoba untuk mempermudah pengajuan permintaan PTO Anda. Anda dapat menemukan tutorial untuk menavigasi platform yang mudah digunakan ini yang dilampirkan pada memo ini.

Anda akan menerima email orientasi langsung dari PalmLeaf HR minggu ini. Pastikan untuk menyiapkan akun Anda selambat-lambatnya 30 September 2022.

Jika Anda mengalami masalah dalam menyiapkan akun Anda, silakan kirim email kepada kami dengan pertanyaan apa pun di [email protected].

Terima kasih atas kerja sama Anda selama transisi ini. Kami berharap ini akan membuat pengelolaan PTO Anda lebih mudah.

Terlampir: Panduan PalmLeafHR, Januari 2022

Contoh 2: Memo bisnis umum

Format memo bisnis umum dapat digunakan untuk hampir semua item bisnis. Baik itu proyek yang sedang berlangsung atau analisis internal, format serbaguna ini akan cocok.

Kepada: Ava Colon, Phil Comma, dan Dave Period

Dari: Peter Office, Analis Data Senior

Tanggal: 20 Mei 2022

Subjek: Analisis Pendapatan

Saya menulis untuk membahas laporan analisis pendapatan yang diminta tim Anda. Analisis ini mencakup aliran pendapatan dari 2010 hingga kuartal pertama 2022.

Laporan ini diminta oleh tim penjualan pada Januari 2022 saat Dave Period menduduki posisi Chief Sales Coordinator. Analisis disusun menggunakan Tableau, dan laporan terlampir.

Saat ini, saya meminta Anda untuk meninjau data dan memberi tahu saya jika ada hal lain yang Anda ingin saya analisis lebih dalam. Cara terbaik bagi Anda untuk melihat dasbor adalah melalui undangan dari Tableau di kotak masuk email Anda.

Berikut adalah poin utama dari analisis saya:

• Aliran pendapatan utama kami adalah produk unggulan kami, kemeja bergaya Hawaii.
• Aliran pendapatan teratas kedua adalah topi lari.
• Pendapatan kami dihasilkan dari penjualan yang didorong terutama melalui upaya pemasaran email.
• Ada beberapa periode di mana data tidak tersedia dan oleh karena itu tidak dimasukkan dalam analisis ini.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk meninjau analisis ini. Silakan kirim pertanyaan atau masalah apa pun yang Anda miliki kepada saya di [email protected]. Jika Anda mengalami kesulitan teknis saat mengakses dasbor, hubungi departemen TI kami di [email protected] untuk mendapatkan bantuan.

Terlampir:

• Panduan Tableau, 2022
• Laporan Analisis Pendapatan 2010–2021, Mei 2022

FAQ Memo

Apa itu memo?

Memo, kependekan dari memorandum , adalah komunikasi internal singkat yang menginformasikan kelompok tentang masalah, solusi, atau peristiwa tertentu. Memo dapat dikirim sebagai surat kertas atau faks atau dilampirkan ke email sebagai PDF.

Apa tujuan dari memo?

Sebuah memo dimaksudkan untuk menginformasikan sekelompok orang tentang topik yang kompleks, perubahan kebijakan, atau bisnis resmi singkat lainnya dalam suatu organisasi.

Apa struktur dasar memo?

Sebuah memo harus mencakup hal-hal berikut.

• Menuju
  • Ke
  • Dari
  • Tanggal
  • Subjek
• Pernyataan pembukaan
• Konteks
• Panggilan untuk bertindak
• Diskusi
• Penutupan