Cara Menulis Pesan Di Luar Kantor yang Efektif

Pesan di luar kantor (atau pesan OOO) adalah email balasan otomatis yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak bekerja untuk jangka waktu yang lama. Ini cukup berguna untuk memberi tahu rekan kerja kapan harus mengharapkan tanggapan dan/atau siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada, dan sering kali dianggap sebagai etiket kerja yang tepat untuk liburan , cuti sakit , dan ketidakhadiran jangka panjang lainnya.

Anda ingin berhati-hati saat menulis email balasan otomatis profesional—Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin membacanya. Dalam panduan ini, kami menjelaskan cara menulis pesan di luar kantor, apa yang harus disertakan, contoh pesan di luar kantor, dan beberapa tip untuk menulis pesan Anda.

Apa yang dimaksud dengan pesan di luar kantor?

Liburan, cuti, dan ketidakhadiran yang berkepanjangan dapat mengganggu alur bisnis kecuali Anda siap. Etiket kerja di kantor dan jarak jauh menyarankan untuk menyiapkan pesan balasan otomatis untuk pertanyaan apa pun saat Anda pergi untuk menjelaskan situasinya dan menawarkan panduan. Pesan-pesan ini membantu memastikan bisnis tetap berjalan lancar hingga Anda kembali; jika tidak, orang mungkin akan salah paham jika Anda tidak merespons.

Meskipun beberapa orang menggunakan balasan otomatis untuk SMS dan panggilan telepon, email adalah saluran komunikasi standar untuk pesan di luar kantor. Email adalah salah satu metode komunikasi utama dalam bisnis, terutama dengan lebih banyak kontak periferal. Jika Anda bekerja sangat dekat dengan seseorang sehingga Anda tidak menggunakan email, kemungkinan besar Anda akan memberi tahu mereka tentang cuti Anda melalui saluran komunikasi kerja lain (seperti platform pengiriman pesan) atau dari mulut ke mulut.

Kapan menggunakan pesan di luar kantor

Sebaiknya siapkan pesan di luar kantor setiap kali Anda tidak dapat membalas email selama jam kerja biasa. Pesan OOO cocok untuk periode waktu yang singkat, seperti janji dengan dokter atau pulang kerja lebih awal pada hari itu, serta untuk ketidakhadiran yang lebih lama, seperti liburan beberapa hari atau cuti sebagai orang tua.

Sebenarnya, kapan menggunakan pesan di luar kantor bergantung pada pekerjaan Anda dan seberapa mendesak pesan yang Anda terima. Jika Anda tidak yakin apakah akan menyiapkan pesan di luar kantor, tanyakan pada diri Anda apa yang akan terjadi jika seseorang mengirimi Anda pesan. Jika respons Anda tidak terlalu lambat bagi mereka, Anda tidak memerlukannya. Namun, jika masalahnya cukup mendesak sehingga mungkin perlu ditangani saat Anda keluar, atau setidaknya memberikan penjelasan mengapa respons Anda mungkin tertunda, maka Anda harus menyiapkan pesan OOO.

Cara menulis pesan di luar kantor

Pesan di luar kantor tidak perlu rumit; selama berisi informasi penting, itu sudah cukup. Beberapa orang suka meramaikan pesan mereka dengan detail dan humor ringan, tapi itu opsional.

Secara khusus, pesan di luar kantor yang baik mencakup tiga informasi:

1 tanggal kamu akan pergi

2 alasan singkat ketidakhadiran Anda

3 titik kontak untuk bantuan lebih lanjut jika masalahnya mendesak; jika Anda memiliki beberapa titik kontak, identifikasi siapa yang harus dihubungi untuk masalah tertentu

Ini adalah kebutuhan untuk membantu kolega atau kontak eksternal Anda bertahan saat Anda pergi. Ini memberi penerima pilihan untuk menunggu Anda kembali atau melanjutkan tanpa Anda, dan ini memuaskan rasa ingin tahu mereka sehingga mereka tidak menganggap Anda pergi karena alasan lain.

Anda dapat mencakup semua informasi ini hanya dalam beberapa kalimat, jadi pesan di luar kantor biasanya cukup singkat. Selain itu, ada baiknya menambahkan beberapa sapaan ramah dan sikap sopan, seperti “terima kasih atas pesan Anda,” atau “ayo kita bicara segera!”

BagaimanaTIDAKmenulis pesan di luar kantor

Liburan dan cuti kerja bisa memunculkan kekonyolan seseorang, namun perlu diingat bahwa pesan di luar kantor tetaplah pesan kerja.

Bersikaplah profesional, dan jangan mengatakan sesuatu yang terlalu informal. Meskipun Anda berbicara santai dengan rekan kerja, orang-orang dari luar tempat kerja Anda mungkin akan mengirimi Anda email, bahkan mungkin berisi peluang kerja baru yang tidak Anda duga. Anda tentu tidak ingin membuat kesan pertama yang buruk saat Anda tidak berada di sana!

Selain itu, hindari memberikan terlalu banyak tekanan pada diri sendiri atau kolega yang Anda kirimi orang jika mereka membutuhkan bantuan. Jangan katakan hal-hal seperti, “Mereka akan segera membantumu” atau “Saya akan membalasnya segera setelah saya kembali.” Tetapkan ekspektasi yang realistis dalam jangka waktu tertentu sehingga orang dapat mengatur jadwal mereka dengan baik, namun jangan membuat mereka kecewa.

Contoh pesan di luar kantor terbaik

Mari kita lihat beberapa contoh pesan di luar kantor sehingga Anda tahu apa yang harus dituju. Ini berfungsi ganda sebagai templat di luar kantor atau boilerplate, jadi silakan salin dan tempel dengan tambahan informasi Anda sendiri.

Sangat bisa diandalkan

[Salam pribadi Anda],

Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya berada di luar kantor sampai[tanggal kembali]karena[alasan]. Saya akan dengan senang hati membalas pesan Anda ketika saya kembali.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk sementara ini, silakan hubungi[nama kolega + jabatannya]di[email, telepon, dll.].

[Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Semua bisnis

[Salam pribadi Anda],

Saya akan berada jauh dari kantor sampai[tanggal kembali]karena[alasan]tanpa akses ke email. Jika permintaan Anda mendesak, silakan hubungi[nama kolega + jabatannya]untuk mendapatkan bantuan di[email, telepon, dll.]. Jika tidak, saya akan menghubungi Anda secepat mungkin saat saya kembali.

[Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Pemikat kecil

[Salam pribadi Anda],

Terima kasih atas pesan Anda! Sayangnya, saya tidak berada di kantor karena[alasan]dan tidak akan kembali sampai[tanggal kembali] .Saya akan dengan senang hati menanggapi pesan Anda ketika saya kembali, tetapi jika Anda memerlukan bantuan mendesak, jangan ragu untuk menghubungi[nama kolega + jabatan mereka]di[email, telepon, dll.].

Sekali lagi terima kasih, dan maaf atas ketidaknyamanan ini!

[Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Tips untuk menulis pesan di luar kantor

Jangan mengungkapkan terlalu banyak

Pesan di luar kantor akan lebih baik jika dilakukan dengan cepat dan langsung pada sasaran. Terlalu banyak bercerita tentang rencana liburan atau kehidupan pribadi bukan hanya tidak profesional, tapi juga bisa membuat rekan kerja Anda yang masih bekerja menjadi terasing. Adapun rincian medis. . . lebih sedikit lebih banyak.

Detail yang berlebihan juga mempersulit pembaca untuk menemukan informasi yang perlu diketahui, seperti email kontak atau tanggal Anda kembali. Mengungkapkan terlalu banyak informasi juga merupakan masalah keamanan: Anda tentu tidak ingin menyebarkan detail pribadi apa pun agar orang asing dapat melihatnya, misalnya Anda berada jauh dari rumah.

Tidak masalah untuk bersikap samar-samar pada email di luar kantor—sebenarnya, ini lebih disukai. Anda cukup mengatakan bahwa Anda sedang “berlibur” atau “sakit” tanpa menjelaskan lebih jauh.

Berikan pesan Anda lebih sempurna

Bayangkan Anda salah ketik pada pesan di luar kantor Anda. Sekarang bayangkan satu kesalahan ketik dilihat oleh lusinan orang berbeda, terkadang berulang kali jika mereka mencoba Anda berkali-kali.

Grammarly memastikan Anda mengetahui semua kesalahan Anda sebelum mengirim pesan apa pun, terutama pesan yang memiliki khalayak lebih luas. Saran penulisan kami akan menangkap semua kesalahan ketik Anda saat Anda menulis dan menawarkan umpan balik.

Selain itu, pendeteksi nada kami dapat mengidentifikasi bagaimana tulisan Anda terlihat, seperti “percaya diri”, “menuduh”, atau bahkan “egosentris”. Ini membantu Anda menyesuaikan kembali pilihan kata Anda atau tetap mengikuti alurnya, bergantung pada bagaimana perasaan tulisan Anda.

Unduh Grammarly sekarang untuk meningkatkan kualitas semuaemail Anda, termasuk pesan di luar kantor.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2017 oleh Karen Hertzberg. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.