Cara Menulis Pesan Di Luar Kantor yang Efektif

Pesan di luar kantor (atau pesan OOO) adalah email balasan otomatis yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak bekerja untuk waktu yang lama. Mereka cukup berguna untuk memberi tahu rekan kerja kapan harus mengharapkan tanggapan dan/atau siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada, dan sering dianggap sebagai etiket kerja yang tepat untuk liburan , cuti sakit, dan absen panjang lainnya.

Anda ingin berhati-hati saat menulis email balasan otomatis profesional—Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin membacanya. Dalam panduan ini, kami menjelaskan cara menulis pesan di luar kantor, apa yang harus disertakan, contoh pesan di luar kantor, dan beberapa tip untuk menulis pesan Anda.

Apa itu pesan di luar kantor?

Liburan, cuti, dan ketidakhadiran yang diperpanjang dapat mengganggu arus bisnis kecuali Anda siap. Etiket kerja di kantor dan jarak jauh menyarankan untuk menyiapkan pesan balasan otomatis untuk pertanyaan apa pun saat Anda pergi untuk menjelaskan situasi dan menawarkan panduan. Pesan-pesan ini membantu memastikan bisnis berlanjut dengan lancar sampai Anda kembali; jika tidak, orang mungkin salah mengartikannya saat Anda tidak merespons.

Meskipun beberapa orang menggunakan balasan otomatis untuk SMS dan panggilan telepon, email adalah saluran komunikasi standar untuk pesan di luar kantor. Email adalah salah satu metode komunikasi teratas dalam bisnis, terutama dengan lebih banyak kontak periferal. Jika Anda bekerja sangat dekat dengan seseorang sehingga Anda tidak menggunakan email, kemungkinan besar Anda akan memberi tahu mereka tentang cuti Anda melalui saluran komunikasi kerja lainnya (seperti platform perpesanan) atau dari mulut ke mulut.

Kapan menggunakan pesan di luar kantor

Sebaiknya siapkan pesan di luar kantor setiap kali Anda tidak dapat membalas email selama jam kerja reguler. Pesan OOO sesuai untuk periode waktu yang singkat, seperti janji dengan dokter atau pulang kerja lebih awal, serta untuk ketidakhadiran yang lebih lama, seperti liburan beberapa hari atau cuti orang tua.

Sungguh, kapan harus menggunakan pesan di luar kantor tergantung pada pekerjaan Anda dan seberapa mendesak pesan yang Anda terima. Jika Anda tidak yakin apakah akan menyiapkan pesan di luar kantor, tanyakan pada diri Anda apa yang akan terjadi jika seseorang mengirimi Anda pesan. Jika respons Anda tidak terlalu lambat untuk mereka, Anda tidak memerlukannya. Namun, jika masalah cukup mendesak sehingga mungkin perlu diperhatikan saat Anda keluar, atau setidaknya memberikan penjelasan mengapa respons Anda mungkin tertunda, maka Anda harus menyiapkan pesan OOO.

Cara menulis pesan di luar kantor

Pesan di luar kantor tidak perlu rumit; selama mengandung informasi penting, itu sudah cukup. Beberapa orang suka meramaikan pesan mereka dengan detail dan humor ringan, tetapi itu opsional.

Secara khusus, pesan di luar kantor yang baik mencakup tiga informasi:

1 tanggal Anda akan pergi

2 alasan singkat ketidakhadiran Anda

3 titik kontak untuk bantuan lebih lanjut jika masalah ini mendesak; jika Anda memiliki banyak titik kontak, identifikasi siapa yang harus dihubungi untuk hal-hal tertentu

Ini adalah kebutuhan untuk membantu kolega atau kontak eksternal Anda bertahan saat Anda pergi. Ini memberi penerima pilihan untuk menunggu Anda kembali atau melanjutkan tanpa Anda, dan itu memuaskan rasa ingin tahu mereka sehingga mereka tidak menganggap Anda pergi karena alasan lain.

Anda dapat membahas semua informasi ini hanya dalam beberapa kalimat, jadi pesan di luar kantor biasanya cukup singkat. Selain itu, ada baiknya menambahkan beberapa salam ramah dan gerakan sopan, seperti “terima kasih atas pesan Anda”, atau “mari kita bicara segera!”

Bagaimana TIDAK menulis pesan di luar kantor

Liburan dan cuti kerja dapat memunculkan kekonyolan orang, tetapi perlu diingat bahwa pesan di luar kantor tetaplah pesan kerja.

Jadilah profesional, dan jangan mengatakan sesuatu yang terlalu informal. Bahkan jika Anda berbicara santai dengan rekan kerja Anda, orang-orang dari luar tempat kerja Anda mungkin mengirimi Anda email, bahkan mungkin dengan peluang kerja baru yang tidak Anda duga. Anda tidak ingin membuat kesan pertama yang buruk saat Anda tidak berada di sana!

Selain itu, hindari memberi terlalu banyak tekanan pada diri sendiri atau rekan kerja yang Anda kirimi orang jika mereka membutuhkan bantuan. Jangan mengatakan hal-hal seperti, "Mereka akan segera membantu Anda" atau "Saya akan merespons segera setelah saya kembali." Tetapkan harapan yang realistis untuk kerangka waktu sehingga orang dapat mengatur jadwal mereka dengan baik, tetapi jangan membuat mereka kecewa.

Contoh pesan di luar kantor terbaik

Mari kita lihat beberapa contoh pesan di luar kantor sehingga Anda tahu apa yang harus dituju. Ini berfungsi ganda sebagai templat atau pelat boiler di luar kantor, jadi silakan salin dan tempel dengan informasi Anda sendiri yang ditambahkan.

Bisa diandalkan

[Salam pribadi Anda] Terima kasih atas email Anda. [return date] [reason] Saat ini saya tidak masuk kantor sampai [tanggal kembali] [alasan] Saya akan dengan senang hati membalas pesan Anda ketika saya kembali.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Jika Anda memerlukan bantuan sementara, silakan hubungi [nama rekan kerja + jabatan mereka] [email, telepon, dll.] [Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Semua bisnis

[Salam pribadi Anda] [return date] [reason] Saya akan berada jauh dari kantor sampai [tanggal kembali] [alasan] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Jika permintaan Anda mendesak, silakan hubungi [nama rekan kerja + jabatan mereka] [email, telepon, dll.] Jika tidak, saya akan kembali kepada Anda secepat mungkin ketika saya kembali.

[Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Pemikat kecil

[Salam pribadi Anda] Terima kasih atas pesan Anda! [reason] [return date] . [alasan] [tanggal kembali] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Saya akan dengan senang hati menanggapi pesan Anda ketika saya kembali, tetapi jika Anda membutuhkan bantuan mendesak, jangan ragu untuk menghubungi [nama rekan kerja + jabatan mereka] [email, telepon, dll.] Sekali lagi terima kasih, dan maaf atas ketidaknyamanannya!

[Penutupan dan tanda tangan pribadi Anda]

Kiat untuk menulis pesan di luar kantor

Jangan terlalu banyak mengungkapkan

Pesan di luar kantor lebih baik jika cepat dan tepat sasaran. Terlalu banyak berbagi tentang rencana liburan atau kehidupan pribadi Anda tidak hanya tidak profesional, tetapi juga dapat mengasingkan rekan kerja Anda yang masih bekerja. Adapun rincian medis. . . kurang itu lebih.

Detail yang berlebihan juga mempersulit pembaca untuk menemukan informasi yang perlu diketahui, seperti email kontak atau tanggal Anda kembali. Mengungkapkan terlalu banyak informasi juga merupakan masalah keamanan: Anda tidak ingin menyiarkan detail pribadi apa pun untuk dilihat orang asing, seperti Anda berada jauh dari rumah.

Tidak apa-apa untuk tidak jelas dengan email di luar kantor—bahkan, itu lebih disukai. Anda dapat dengan mudah mengatakan bahwa Anda sedang “berlibur” atau “sakit” tanpa menjelaskan lebih jauh.

Berikan pesan Anda lebih banyak polesan

Bayangkan membuat kesalahan ketik pada pesan di luar kantor Anda. Sekarang bayangkan satu kesalahan ketik dilihat oleh lusinan orang yang berbeda, terkadang berulang kali jika mereka mencoba Anda berkali-kali.

Grammarly memastikan Anda menangkap semua kesalahan Anda sebelum mengirim pesan apa pun, terutama yang memiliki audiens yang lebih luas. Saran penulisan kami akan menangkap semua kesalahan ketik Anda saat Anda menulis dan menawarkan umpan balik.

Selain itu, pendeteksi nada kami dapat mengidentifikasi bagaimana tulisan Anda muncul, seperti "percaya diri", "menuduh", atau bahkan "egosentris". Ini membantu Anda menyesuaikan kembali pilihan kata Anda atau tetap pada jalurnya, tergantung pada bagaimana Anda ingin tulisan Anda terasa.

Unduh Grammarly sekarang untuk meningkatkan kualitas semua email Anda, termasuk pesan di luar kantor.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2017 oleh Karen Hertzberg. Ini telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.