5 Alternatif Lebih Baik untuk “Saya Harap Email Ini Menemukan Anda Dengan Baik”

Hai, yang di sana! Saya harap Anda baik-baik saja.

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik.

Saya harap Anda mengalami minggu yang menyenangkan.

Saya harap semuanya baik-baik saja.

Siapa pun yang mendapat banyak email akrab dengan klasik "Saya harap Anda baik-baik saja" dan keluarga frase yang terkait. Ini adalah email yang setara dengan obrolan ringan. Dan seperti obrolan ringan, frasa ini bisa menjadi sedikit berulang jika Anda terlalu sering mengandalkannya.

Sebagai seorang pengusaha, editor, dan profesional PR, saya memperkirakan bahwa saya telah mengirim setidaknya 73.000 email bisnis selama dua puluh tahun terakhir. (Perkiraan yang agak konservatif, pada saat itu.) Saya telah melihat banyak pesan "Saya harap Anda baik-baik saja" di kotak masuk saya. Saya telah mengirim beberapa juga (kami semua melakukannya, dari waktu ke waktu!). Berikut adalah lima alternatif favorit saya untuk salam di mana-mana.

1 Tidak ada sama sekali

Aplikasi email Boomerang melakukan studi data dan menemukan bahwa email yang panjangnya antara tujuh puluh lima dan seratus kata memiliki tingkat respons terbaik. Meskipun tingkat respons berkurang perlahan setelah itu, bicaralah dengan orang yang sibuk dan mereka akan memberi tahu Anda bahwa mereka lebih suka email yang singkat dan langsung ke intinya. Tunjukkan bahwa Anda menghargai waktu penerima dengan mulai berbisnis sejak awal.

2 Sesuatu yang pribadi

Dalam pekerjaan saya sebagai editor, saya memiliki orang-orang yang mengikuti saya di Twitter atau Facebook, mengomentari dan membagikan setiap artikel yang saya terbitkan. Dan, ketika saya merasa telah mendapatkan penggemar, saya akan menerima surat dari mereka yang meminta saya untuk menerima posting blog tamu atau melakukan semacam pertukaran konten lintas promosi. Harus saya akui, saya mengagumi dedikasi mereka untuk mengenal saya, bahkan jika itu datang dengan motif tersembunyi. Dan jika mereka melontarkan sesuatu yang mencerminkan pengetahuan yang mereka peroleh tentang gaya saya dan topik yang saya pedulikan, kemungkinan besar itu akan menjadi sesuatu yang dapat saya gunakan.

Jika Anda menulis email berisiko tinggi yang perlu mendapatkan hasil, tidak ada salahnya untuk melakukan pekerjaan rumah Anda. Anda tidak harus menguntit seseorang di media sosial, tetapi melakukan sedikit riset bisa sangat membantu. Sertakan satu atau dua kalimat pada pembukaan email Anda untuk menunjukkan bahwa Anda familiar dengan karya penerima, seperti ini:

Ada beberapa peringatan di sini. Pertama, jangan gunakan pembuka yang dipersonalisasi kecuali benar-benar berhubungan dengan topik yang Anda tulis. Akan canggung untuk memberi selamat kepada seseorang atas publikasi novel terbaru mereka jika Anda menulis untuk menawarkan mereka kesepakatan tentang asuransi jiwa. (Kecuali mungkin mereka menulis misteri pembunuhan. Mungkin ada kaitan di sana.) Dan juga, jangan membuat pesan Anda terlalu pribadi. Mengatakan Anda membaca artikel adalah satu hal, tetapi menyebutkan foto liburan pantai yang Anda lihat di Instagram akan terasa menyeramkan.

3 "Saya tahu Anda sibuk, jadi saya akan singkat."

Saya suka pembuka ini. Itu, dan jumlah paragraf dalam email yang saya lihat di depan saya, memberi tahu saya bahwa pengirim menghargai waktu saya dan berusaha untuk menjaga semuanya tetap singkat dan manis.

Hanya ada satu aturan dengan pembuka ini—jika Anda akan menggunakannya, sebaiknya Anda benar-benar singkat. Jangan berjanji untuk membuatnya singkat dan kemudian melanjutkan paragraf demi paragraf. Pengirim mungkin bertanya-tanya apakah Anda benar-benar tahu definisi singkat.

4 “Kami bertemu di ______.”

Jika Anda pernah bertemu penerima sebelumnya, tidak ada salahnya untuk mengatakannya. Mungkin Anda terhubung sebentar di sebuah konferensi. Bahkan jika si penerima tampaknya tidak mungkin mengingatnya, fakta bahwa Anda memang ingat akan sangat membantu dalam membangun hubungan baik.

Sekali lagi, pendekatan ini bekerja paling baik jika pertemuan Anda sebelumnya relevan dengan topik yang ada. Jika Anda bertemu di konferensi dan bertukar kata tentang strategi pemasaran, dan Anda mengirim email sekarang untuk meminta penerima meninjau aplikasi baru Anda untuk pemasar, Anda menghubungkan titik yang tepat. Namun, itu tidak akan terjadi jika Anda hanya bertemu satu sama lain di kedai kopi dan mengobrol ringan tentang cuaca.

5 Sedikit obrolan ringan

Jika Anda benar-benar berpikir pembuka obrolan ringan paling cocok untuk audiens Anda, putarlah. Tetapi jika Anda mencari alternatif untuk "Saya harap semuanya baik-baik saja," atau "Saya harap Anda baik-baik saja," pertimbangkan sesuatu yang sedikit lebih pribadi:

Semakin akrab Anda dengan penerima, bahkan jika Anda mengenal satu sama lain hanya melalui pertukaran email, semakin baik ini bekerja.

Menurut pendapat saya, aturan komunikasi email yang paling penting adalah ini: jangan dipaksakan. Jika Anda berusaha terlalu keras untuk menjadi orang yang menarik atau pintar, penerima Anda hampir selalu akan melihat melalui upaya Anda. Ketika saya menulis email, bahkan jika itu untuk kampanye email massal, saya selalu memikirkan penerima yang saya tuju dan persona mereka. Saya tersenyum saat menulis (serius, ini sedikit menyeramkan) dan menulis seolah-olah saya sedang melakukan percakapan tatap muka dengan mereka.