Tingkatkan Keterampilan Menulis Profesional: 12 Tips Teratas yang Terbukti

Apakah Anda seorang pemula atau seorang penulis berpengalaman, tips ini akan membantu Anda meningkatkan keterampilan menulis profesional.

Saya menulis ebook singkat untuk kampanye pemasaran selama tahun pertama saya sebagai copywriter profesional. Saya mengirim ebook ke tim untuk ditinjau. Editor mengatakan ebook itu bagus, tetapi dia bertanya, "Bisakah Anda membuatnya terdengar kurang formal dan kering?"

Dia khawatir ebook itu terlalu sulit untuk dipahami dan kebanyakan pembaca akan melewatkannya. Kami menulis ulang dan mengedit ebook agar lebih mudah dan menarik untuk dibaca, dan hasilnya menghasilkan ribuan prospek.

Banyak penulis bisnis baru membuat kesalahan dengan menganggap penulisan profesional harus terlalu formal dan menggunakan bahasa yang rumit. Tulisan profesional yang baik adalah tulisan yang jelas, ringkas, dan menarik. Ini mengikuti gaya konsisten yang berbicara dengan tepat dan langsung kepada pembaca. Jika Anda tidak yakin bagaimana memulainya, cobalah tips ini.

Tips Teratas Untuk Meningkatkan Keterampilan Menulis Profesional

1. Periksa Ejaan dan Tata Bahasa

Cara termudah untuk menulis sesuatu yang terdengar profesional adalah meluangkan beberapa menit ekstra untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa pekerjaan Anda. Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan atau tata bahasa di dalam aplikasi pilihan Anda juga. Alih-alih, salin dan tempel tulisan ke aplikasi lain dan ubah fontnya. Tentu, ini merupakan langkah ekstra, tetapi Anda akan melihat beberapa masalah tambahan.

Juga, ingatlah bahwa aturan berbagai pemeriksa ejaan dan pemeriksa tata bahasa berbeda-beda menurut sistem operasi dan terkadang aplikasi, jadi terserah Anda, sebagai calon penulis yang baik, untuk memutuskan apa yang harus diperbaiki atau diabaikan.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk memastikan bahwa Anda telah menyetel preferensi bahasa Inggris dari aplikasi yang dimaksud ke wilayah yang Anda tulis, misalnya, Inggris Inggris, Inggris Amerika, Inggris Kanada, dll. Perbedaan halus ada di antara semua variasi ini , tetapi mereka dapat secara radikal mengubah persepsi sebuah tulisan.

2. Baca Pekerjaan Anda Dengan Keras

Membaca tulisan Anda dengan keras dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan keterampilan menulis profesional Anda. Saat bercerita, Anda menjadi lebih sadar akan ritme, tempo, dan aliran saat membaca sebuah karya dengan lantang. Proses ini membantu mengidentifikasi ungkapan canggung, struktur kalimat, dan masalah lain yang mungkin tidak terlihat saat membaca dalam hati. Ini membantu dengan pengeditan sendiri dan revisi yang diperlukan untuk meningkatkan kejelasan dan keterbacaan suatu karya.

Anda dapat membaca pembukaan kasus bisnis, surat lamaran, atau bahkan email penting. Pertimbangkan untuk merekam diri Anda sendiri dengan dictaphone atau perekam suara. Dengan begitu, Anda dapat mendengarkan kembali narasi Anda dan mengidentifikasi lebih banyak masalah. Dengarkan kata dan frasa yang sulit diucapkan atau gagal menyampaikan pesan yang dimaksud.

3. Gunakan Pemeriksa Tata Bahasa Khusus

Pemeriksa ejaan dan tata bahasa dasar berguna, tetapi pemeriksa tata bahasa khusus seperti Grammarly menemukan dan memperbaiki kesalahan tata bahasa tambahan, kesalahan ejaan, dan masalah lainnya. Anda dapat menggunakan plugin untuk alat ini yang berfungsi langsung di Outlook, Word, dan aplikasi penulisan profesional lainnya.

Mereka harus memberikan konteks di balik kemungkinan kesalahan dengan contoh. Dengan begitu, seorang penulis yang baik dapat memperbaiki pekerjaannya dan meningkatkan pengetahuan tata bahasa Inggris mereka dengan melakukan daripada hanya membaca. Ingatlah bahwa terserah Anda, penulis, untuk memutuskan apa yang akan diterima atau ditolak tergantung pada audiens Anda, panduan gaya, dan nada karya. Baca panduan kami untuk pemeriksa tata bahasa terbaik.

Menariknya, Grammarly mengutip penelitian yang mengklaim bahwa penggunanya sering meningkatkan keterampilan pergantian verbal menggunakan alat tersebut selama beberapa waktu. Mereka secara tidak sadar belajar mendengarkan kutukan dan tingkah laku verbal yang membingungkan pembaca.

4. Pelajari Cara Mengoreksi

Tidak ada yang meneriakkan tulisan tidak profesional kepada rekan kerja seperti email bisnis, kasus bisnis, atau presentasi yang penuh dengan kesalahan ketik. Proofreading melibatkan meninjau dan memeriksa tulisan Anda untuk kesalahan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan gaya.

Ini juga melibatkan pencarian ketidakkonsistenan atau ketidakakuratan dalam laporan, artikel, atau jenis tulisan profesional lainnya. Perangkat lunak tidak dapat mengetahui apakah Anda salah mengetik nama produk atau terminologi perusahaan.

Saat mengoreksi dokumen bisnis, periksa kesalahan tata bahasa dan ejaan yang biasa terjadi. Kemudian periksa kembali kesalahan yang lebih kecil seperti kesalahan ejaan nama, angka yang salah, atau terminologi khusus untuk bisnis atau audiens. Kesalahan ini dapat merusak kredibilitas pesan Anda.

5. Periksa Skor Keterbacaan

Sebelum menekan kirim, kirim, atau terbitkan, luangkan beberapa menit untuk Mengidentifikasi skor membaca sebuah tulisan. Anda dapat mencetak karya menggunakan pemeriksa tata bahasa atau alat keterbacaan online. Idealnya, tulisan bisnis yang baik ditulis untuk tingkat kelas delapan.

Penulis pemula bersembunyi di balik kalimat yang panjang, kata-kata yang rumit, dan kalimat pasif karena mereka merasa sulit menyunting sendiri atau takut kedengarannya tidak canggih. Namun, penulis profesional bertujuan untuk menulis sesuatu sejelas dan sesingkat mungkin, menggunakan kata dan frasa yang sama dengan pembacanya.

Meskipun demikian, ada beberapa pengecualian. Seorang penulis akademis atau teknis mungkin harus menggunakan istilah akademis atau jargon teknis, yang menurunkan skor keterbacaan sebuah tulisan. Tapi mereka masih bisa mencari cara untuk menyederhanakan kalimat kikuk dan pergantian kalimat yang canggung. Pelajari cara meningkatkan skor keterbacaan Anda.

6. Berlatih Menulis untuk Web

Menulis untuk menulis web adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterampilan Anda karena mendorong klarifikasi pemikiran Anda tentang suatu topik dan mengembangkan praktik menulis. Ini juga mempromosikan karya penerbitan yang mudah dibaca. Itu membutuhkan komunikasi pesan Anda secara efektif dan ringkas-semua keterampilan penting untuk penulisan bisnis. Ini juga tidak seperti menulis fiksi sastra atau prosa.

Pertimbangkan untuk menulis postingan blog di LinkedIn. Anda harus menulis judul yang bagus dan membaginya dengan sub-judul, jeda baris, dan teknik pemformatan lainnya. Judul menarik perhatian pembaca, dan teknik pemformatan itu akan menahannya. Ketrampilan ini diterjemahkan dengan cukup mudah untuk menulis ringkasan kasus bisnis atau email, yaitu, Anda memerlukan baris subjek yang bagus, petunjuk masuk, dan ringkasan yang dapat dipindai.

7. Perhatikan Instance dari Passive Voice

Kalimat pasif menjelaskan kapan objek kalimat menjadi subjek, dan subjek dihilangkan atau diubah menjadi objek. Dengan kata lain, sebuah kalimat berfokus pada tindakan daripada orang yang melakukannya. Baca panduan kami untuk suara pasif untuk mempelajari lebih lanjut.

Misalnya, "Memo seluruh perusahaan ditulis oleh CEO" adalah contoh kalimat pasif, sedangkan "CEO menulis memo seluruh perusahaan" ditulis dengan suara aktif.

Meskipun tidak ada yang salah dengan menulis dengan suara pasif, terkadang sulit untuk dipahami dan hampir selalu membosankan untuk dibaca. Ini juga kurang menarik dibandingkan suara aktif. Perhatikan kata kerja yang diakhiri dengan "ed" atau kalimat pasif dan tulis ulang sesuai dengan itu. Pemeriksa tata bahasa dapat membantu Anda menemukan kutu tertulis ini.

Beberapa pengecualian ada jika penulis dengan sengaja tidak ingin mengaitkan tindakan dengan seseorang. Misalnya, menggunakan kalimat pasif dalam penulisan teknis, akademik, dan hukum kadang-kadang lebih tepat daripada mengaitkan suatu tindakan dengan individu, misalnya, memperkenalkan kesalahan.

8. Fokus pada Pilihan Kata

Kata-kata yang Anda pilih untuk email bisnis dan tulisan lainnya berdampak pada seberapa baik pembaca menerima pesan Anda. Mereka menentukan apakah tulisan Anda jelas, ringkas, efektif atau membingungkan, tidak jelas, atau tidak efektif.

Untuk penulisan bisnis, pilih kata-kata yang tepat, deskriptif, dan sesuai untuk audiens dan tujuan Anda. Hindari penyingkatan, pemendekan, atau penulisan ulang nama atau istilah produk saat menulis tentang terminologi perusahaan, kecuali jika itu adalah praktik umum.

Jika Anda ragu, baca atau minta panduan gaya perusahaan. Beberapa bisnis kecil mungkin kekurangan satu. Jika demikian, periksa versi yang diterima secara luas seperti panduan gaya Associated Press.

Ingatlah bahwa arti kata, dan atau bunyinya, sangat bervariasi berdasarkan geografi dan budaya. Ini salah satu contohnya. Di Irlandia, kata "craic" berarti bersenang-senang. Namun, di Amerika Serikat, kata "crack" mengacu pada obat kelas A. Kedua kata tersebut diucapkan sama tetapi memiliki arti yang sangat berbeda!

9. Baca Buku Tata Bahasa

Penulis yang baik menyimpan beberapa buku tata bahasa terbaik di dekat meja atau kantor mereka. Pertama, mereka akan memperluas kosakata Anda. Anda dapat memilih kata yang tepat untuk mengekspresikan pikiran dan ide Anda secara efektif. Buku tata bahasa yang baik juga akan membantu Anda memahami bagaimana kata-kata digunakan dalam konteks dengan contoh. Menghindari kesalahan tata bahasa yang umum akan membuat tulisan Anda lebih profesional dan terpoles.

Selain itu, mempelajari aturan tata bahasa dan struktur kalimat—banyak dari buku ini menarik contoh dari berbagai jenis media—akan membantu Anda menulis kalimat yang jelas dan ringkas. Saya sangat suka memasangkan buku tata bahasa yang bagus dengan alat seperti Grammarly karena memungkinkan saya untuk belajar sambil melakukan, yaitu, saya dapat melihat bagaimana aturan tata bahasa berlaku untuk tulisan profesional yang sedang saya kerjakan.

10. Dahulukan Pembaca Anda

Penulisan profesional yang hebat tidak menyia-nyiakan waktu pembaca. Itu berbicara langsung kepada mereka dan menjelaskan bagaimana apa yang perlu mereka ketahui. Pertimbangkan surat lamaran pekerjaan. Banyak pelamar baru mengoceh untuk beberapa paragraf tentang siapa mereka dan apa yang mereka lakukan. Tapi penulis surat pengantar yang hebat meringkas ini dalam satu atau dua kalimat dan kemudian dengan cepat menjelaskan bagaimana mereka membantu manajer perekrutan atau bisnis mencapai tujuannya. yaitu, surat itu tentang peran, bukan kandidat.

Prinsip penulisan yang sama berlaku untuk komunikasi yang efektif dalam bisnis. Prioritaskan pelanggan atau pembaca Anda daripada mengoceh tentang siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.

11. Ikuti Kursus Menulis

Kursus menulis yang baik adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterampilan menulis profesional Anda. Anda dapat mempelajari tentang unsur-unsur tulisan, seperti struktur, nada, suara, dan gaya. Anda juga dapat mendiskusikan berbagai jenis tulisan, seperti tulisan persuasif, deskriptif, dan naratif, dan bagaimana menerapkan gaya ini ke karya yang berbeda.

Kursus menulis yang baik mencakup teknik dan praktik terbaik, seperti mengatur pemikiran Anda, membuat garis besar, merevisi pekerjaan Anda, dan mengembangkan proses penulisan. Ini juga membantu untuk berjejaring dengan penulis profesional lainnya dan menerima umpan balik dari rekan-rekan.

Saya menghadiri lokakarya menulis yang berlangsung sepuluh minggu. Selama setiap sesi, kami saling mengkritik karya masing-masing dan memberikan umpan balik. Saya menemukan umpan balik ini sangat berharga.

Tidak semua profesional memiliki waktu untuk lokakarya penulisan kreatif secara langsung. Anda masih dapat mengambil kursus pada waktu Anda sendiri. Malcolm Gladwell bahkan mengajarkan Masterclass yang cocok untuk mereka yang menulis nonfiksi. Baca ulasan Kelas Master Malcolm Gladwell kami.

12. Baca Tulisan Hebat

Dengan memaparkan diri Anda pada tulisan berkualitas tinggi, Anda dapat mempelajari bagaimana penulis profesional menggunakan bahasa untuk membuat karya yang berdampak dan berkesan.

Anda dapat mempelajari cara menulis proposal bisnis yang efektif, postingan blog yang menarik, atau siaran pers yang persuasif dengan membaca contoh jenis tulisan ini.

Namun, jangan berhenti di situ. Pertimbangkan bagaimana penulis menggunakan bahasa deskriptif, menyusun kalimat mereka, dan membangun argumen. Analisis bagaimana mereka menggunakan ritme, kecepatan, dan nada untuk melibatkan pembaca. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat menerapkan teknik ini pada pekerjaan Anda.

Membaca tulisan yang baik dapat membantu Anda mengembangkan pandangan kritis, memungkinkan Anda mengidentifikasi apa yang berhasil dan tidak berhasil dalam tulisan orang lain dan menerapkan pengetahuan itu pada tulisan Anda. Mulailah dengan membaca buku-buku bisnis populer oleh orang-orang seperti Malcolm Gladwell dan juga buku panduan oleh guru penulis nonfiksi populer seperti Stein On Writing oleh Sol Stein dan Draft No.4 oleh John McPhee.