7 Langkah yang Harus Dilakukan untuk Mengintegrasikan AI Generatif di Tempat Kerja

AI Generatif (gen AI) adalah gangguan terbesar di tempat kerja sejak hadirnya internet dan tidak ada jalan untuk kembali lagi. Bahkan pada tahap awal, ini merevolusi pekerjaan kantor dengan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas secara turbo dengan mengotomatiskan tugas sehari-hari, analisis data, personalisasi pengalaman pelanggan, dan banyak lagi. Oleh karena itu, gen AI memberikan peluang penting bagi dunia usaha untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Panduan ini menyoroti manfaat penerapan gen AI di tempat kerja dan menawarkan pendekatan langsung untuk mengintegrasikan teknologi revolusioner ini ke dalam alur kerja Anda.

Apa yang dimaksud dengan gen AI di tempat kerja?

Gen AI adalah istilah umum untuk kecerdasan buatan generatif yang memanfaatkan pembelajaran mesin untuk menganalisis informasi dan pola yang ada dan menghasilkan data kreatif yang benar-benar baru dalam bentuk teks, gambar, musik, atau kode.

Gen AI di tempat kerja menyederhanakan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya dengan mengotomatiskan tugas yang berulang, pembuatan konten, dan analisis data. Penggunaan gen AI dapat membebaskan karyawan untuk fokus pada upaya yang lebih strategis dan kreatif.

Untuk mendapatkan gambaran betapa berharganya penerapan gen AI bagi bisnis Anda, pertimbangkan beberapa kegunaannya: Anda dapat memintanya untuk menghasilkan copywriting, postingan blog, surat penjualan, atau tanggapan terhadap pertanyaan pelanggan; membuat laporan berdasarkan data; mengatur jadwal; menyalin rekaman; menerjemahkan dokumen dan email untuk komunikasi multibahasa; menyiapkan perkiraan keuangan; dan banyak lagi.

Memulai adopsi gen AI di tempat kerja relatif mudah, namun tidak bebas tantangan. Bergantung pada ukuran dan kebutuhan perusahaan Anda, Anda harus menavigasi kompleksitas teknis, etika, organisasi, dan penerimaan manusia saat Anda mengadopsi gen AI ke dalam alur kerja Anda, yang semuanya akan kami bahas nanti di artikel ini.

Peran gen AI yang saling melengkapi dalam fungsi komunikasi bisnis

Gen AI unggul dalam mengotomatiskan tugas-tugas rutin, sehingga menghemat waktu dan sumber daya yang berharga sehingga tim dapat fokus pada pemikiran tingkat tinggi, kreativitas, pengambilan keputusan strategis, dan membangun hubungan yang tulus dengan pemangku kepentingan.

Selain itu, analitik canggihnya memberikan akses terhadap wawasan berbasis data yang dapat menginformasikan keputusan komunikasi, mempersonalisasi pesan untuk khalayak tertentu, dan mengukur efektivitas kampanye.

Jika tim Anda memanfaatkan kekuatan gen AI sambil berfokus pada keahlian unik mereka, kombinasi tersebut pada akhirnya akan menghasilkan fungsi komunikasi bisnis yang lebih berdampak dan sukses.

Baca selengkapnya:Laporan Komunikasi Bisnis Grammarly

Fungsi dan tugas komunikasi praktis yang dapat dibantu oleh gen AI

Meskipun kami baru mulai memahami sejauh mana kemampuan gen AI, berbagai departemen bisnis dapat merasakan manfaat nyata saat ini. Berikut ini beberapa di antaranya:

Bagaimana gen AI dapat membantu pemasaran

Analisis data Gen AI jauh melampaui kemampuan sebelumnya, memungkinkan tim pemasaran menggunakannya untuk mengungkap pola tersembunyi dalam data konsumen yang luas, mengidentifikasi preferensi konsumen, memprediksi perilaku, mengelompokkan audiens lebih jauh, dan memandu arah kampanye pemasaran secara real-time. Mereka juga dapat menggunakan pembelajarannya untuk membuat konten pemasaran yang sangat dipersonalisasi, melacak metrik kinerja kampanye, dan menyempurnakan serta memperkuat pesan berdasarkan data kinerja.

Bagaimana gen AI dapat membantu sumber daya manusia

Tim SDM dapat menyederhanakan akuisisi bakat dengan menggunakan gen AI untuk memindai papan pekerjaan, mengotomatiskan penyaringan resume dan wawancara awal, serta menyusun pesan penjangkauan yang dipersonalisasi. Dengan data pembelajaran yang cukup, hal ini juga dapat membantu memprediksi kebutuhan perekrutan Anda di masa depan dan mengidentifikasi kandidat internal untuk promosi berdasarkan keahlian, pencapaian, dan aspirasi mereka.

Gen AI juga dapat berguna dalam menganalisis keterlibatan karyawan; gunakan untuk mengevaluasi survei, melacak komunikasi internal, mengidentifikasi tren sentimen, dan mengungkap potensi pemutusan hubungan atau area yang perlu ditingkatkan.

Bagaimana gen AI dapat membantu layanan pelanggan

Jika Anda pernah menggunakan chatbot, Anda pasti tahu bahwa gen AI telah mengubah layanan pelanggan. Namun, mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti menjawab FAQ dan menjadwalkan janji temu hanyalah awal dari bagaimana gen AI dapat meningkatkan dan menyederhanakan layanan pelanggan. Hal ini juga dapat menganalisis umpan balik pelanggan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, menandai kemungkinan eskalasi sebelum menjadi masalah nyata, dan menyarankan solusi potensial, sehingga memberikan peluang bagi tim Anda untuk lebih berdaya dan proaktif dalam layanan pelanggan mereka.

Baca selengkapnya:Pelajari tentang solusi penulisan gen AI Grammarly untuk tim pemasaran, sumber daya manusia, dan dukungan pelanggan.

7 langkah untuk mengintegrasikan gen AI ke tempat kerja.

Tidak dapat disangkal lagi manfaat transformasi gen AI dalam bisnis. Yang kurang jelas adalah bagaimana mengintegrasikan gen AI ke dalam sistem dan alur kerja Anda yang sudah ada dengan lancar. Tujuh langkah ini memetakan jalannya:

1 Nilai kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.

Transisi paling lancar untuk mengintegrasikan gen AI ke dalam alur kerja perusahaan Anda dimulai dengan menyusun rencana yang jelas dan menyeluruh. Setiap divisi di perusahaan Anda mungkin memiliki tantangan dan tujuan komunikasi bisnis yang dapat memanfaatkan gen AI untuk peningkatan produktivitas. Integrasikan semua pemangku kepentingan dan kemudian lakukan analisis menyeluruh terhadap proses Anda, identifikasi di mana gen AI akan bermanfaat.

2 Bangun tim integrasi gen AI.

Perencanaan yang komprehensif sangat penting ketika mengintegrasikan gen AI ke tempat kerja, dan Anda memerlukan tim dengan beragam keahlian untuk memastikan rencana yang menyeluruh dan menyeluruh. Profesional TI sangat penting karena mereka memahami infrastruktur teknis Anda dan dapat memberikan integrasi yang lancar. Ilmuwan data menghadirkan kecakapan analitik dan dapat mengevaluasi cara Anda menafsirkan informasi dan mengekstrak wawasan berharga dari alat gen AI. Kepala departemen terkait yang memiliki wawasan mendalam tentang proses bisnis dan kebutuhan manusia dapat memberikan panduan dalam menggunakan aplikasi gen AI dengan cara yang bermakna di seluruh organisasi Anda.

Peran tim integrasi gen AI Anda tidak boleh berhenti pada konseptualisasi. Disatukan oleh visi bersama, para pakar TI, ilmu data, dan departemen terkait harus menjadi pelindung generasi AI Anda, yang mengawasi kinerja, kesehatan, etika, dan dampak.

3 Didik dan latih tim Anda.

Mendidik karyawan tentang gen AI dan manfaatnya sangat penting untuk mendorong penerimaan, pemahaman, dan kolaborasi, terutama mengingat meningkatnya kekhawatiran mengenai gen AI yang menggantikan pekerjaan manusia. Transparansi dan demistifikasi adalah kuncinya bahkan sebelum Anda mulai menerapkan gen AI ke dalam aktivitas sehari-hari.

Jelaskan kepada seluruh anggota staf Anda bagaimana gen AI akan digunakan, atasi kekhawatiran mengenai perpindahan pekerjaan, tekankan sifat kolaboratif dari kemitraan manusia-AI, dan uraikan manfaat dari otomatisasi tugas-tugas sehari-hari dan memberikan kebebasan kepada karyawan untuk melakukan hal-hal yang lebih strategis dan kreatif.

Kemudian, setelah Anda memiliki rencana dan teknologi, perkenalkan pelatihan karyawan tentang gen AI. Langkah ini tidak hanya akan membekali tim Anda dengan keterampilan untuk memanfaatkan alat-alat baru secara efektif, menavigasi proses yang didorong oleh AI, dan beradaptasi dengan alur kerja yang terus berkembang, namun juga akan memastikan penerapan yang lebih lancar.

4 Pilih alat dan teknologi AI generasi yang tepat.

Memilih alat dan teknologi yang tepat memastikan Anda mendapatkan ROI optimal dari inovasi gen AI di tempat kerja saat ini dan di masa depan. Melakukan penelitian mendalam terhadap platform dan alat AI generasi yang tersedia. Jelajahi berbagai opsi dan kumpulkan informasi tentang fungsinya, industri target, dan studi kasusnya. Carilah solusi yang selaras dengan kebutuhan dan tujuan spesifik Anda. Selain itu, pertimbangkan aspek teknis seperti kemampuan untuk menyesuaikan dengan bisnis Anda dan kebutuhannya di masa depan, kemudahan penggunaan, kemudahan integrasi ke dalam sistem yang ada, kekuatan keamanan data, dan dukungan jika Anda menemui kesulitan. Anda mungkin juga ingin menganalisis biaya setiap alat terhadap ROI yang diharapkan. Terakhir, sebelum Anda berkomitmen, pertimbangkan untuk melibatkan konsultan gen AI dan menjalankan program percontohan untuk menguji kinerja dan kesesuaian.

Baca selengkapnya:Bagaimana setiap karyawan ModMed menghemat 158 ​​jam lebih per tahun dengan Grammarly

5 Mengembangkan strategi data.

Efektivitas gen AI bergantung pada kualitas datanya. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memiliki strategi data yang kuat sebagai bagian dari peningkatan teknologi gen AI dalam bisnis Anda, termasuk spesialis data untuk membantu Anda merumuskan dan melaksanakan strategi data Anda. Di antara banyak pertimbangan penting tersebut adalah audit dan pembersihan data untuk memastikan keakuratan dan keadilan fondasi data Anda, akses tanpa batas ke data yang disimpan di lokasi terpusat, keamanan untuk menghindari pelanggaran dan akses tidak sah, transparansi dalam pengumpulan data dan privasi pengguna, serta catatan yang jelas. asal data, penggunaan, dan pembuangan untuk audibilitas dan kepatuhan.

6 Memantau dan mengevaluasi kinerja gen AI.

Seperti sistem vital lainnya, pemantauan gen AI di tempat kerja sangatlah penting. Sejajarkan kesuksesan dengan metrik dan KPI yang jelas, namun jangan hanya mengandalkan angka. Kumpulkan umpan balik kualitatif untuk mengidentifikasi potensi bias atau masalah. Kemudian, analisis temuannya dan adaptasi. Dengan terus memantau, mengukur, dan menyempurnakan, Anda memastikan gen AI bekerja untuk Anda, mendorong peningkatan yang nyata dan dapat dipercaya.

7 Memastikan kepatuhan dan standar etika.

Gen AI adalah terobosan baru yang berani, dan peraturan serta praktik terbaik akan terus berkembang. Oleh karena itu, Anda harus mematuhi, memantau, dan memperbarui pedoman penggunaan AI gen yang sah dan bertanggung jawab. Untuk menghindari dilema etika, Anda harus memahami peraturan, transparan mengenai penggunaan data, memastikan pengawasan manusia, memprioritaskan keamanan, merangkul kolaborasi manusia-AI, dan secara aktif melawan bias dalam algoritme dengan melakukan audit dan pembaruan rutin. Untuk memastikan Anda terus mengikuti perkembangan, pertimbangkan untuk menunjuk pejabat atau komite etika generasi AI yang berdedikasi untuk memperjuangkan kepatuhan, memantau bias, dan memastikan pengembangan generasi AI yang bertanggung jawab.

Baca selengkapnya:Pendekatan Grammarly terhadap pengembangan AI yang bertanggung jawab

Mengatasi tantangan dalam integrasi gen AI

Meskipun gen AI menjanjikan transformasi yang menarik, integrasinya dapat menemui kendala. Berikut adalah beberapa hal yang harus direncanakan, yang semuanya dapat diatasi dengan rencana integrasi yang konkrit, seperti dijelaskan di atas.

Tantangan teknologi

Teknologi baru membawa tantangan baru yang belum terselesaikan secara sistematis. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Kualitas dan bias data dapat menjadi masalah karena algoritme dapat memperkuat bias yang ada dalam data pelatihan, sehingga menyebabkan hasil yang diskriminatif.
• Model Gen AI tidak menjelaskan secara pasti bagaimana mereka mengambil keputusan dan menghasilkan keluaran, sehingga menimbulkan masalah seputar kepercayaan dan etika.
• Keamanan dan privasi sangat penting karena sistem generasi AI berpotensi mengekspos data sensitif jika tidak ada perlindungan yang kuat.
• Keahlian teknis diperlukan untuk mengintegrasikan gen AI ke dalam infrastruktur dan praktik tempat kerja yang ada.

Tantangan etika

Beberapa masalah teknis yang disebutkan di atas juga merupakan masalah etika. Salah satu contohnya adalah potensi bias dalam data pelatihan dan, akibatnya, keluarannya. Ketidakjelasan asal muasal pengambilan keputusan dan keluaran gen AI adalah hal lain yang menimbulkan pertanyaan tentang akuntabilitas dan potensi manipulasi data. Melindungi privasi dan data juga merupakan hal yang penting secara etis. Saat Anda menavigasi dunia wawasan yang dihasilkan oleh gen AI, bersikaplah transparan tentang pengumpulan, penggunaan, dan praktik penyimpanan data serta integrasikan pertimbangan privasi ke dalam setiap langkah pengembangan dan penerapan gen AI. Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan model AI generasi sumber terbuka, yang datanya tetap terdesentralisasi dan pertimbangan privasi tetap melekat dalam proses pengembangan.

Tantangan organisasi

Meskipun gen AI praktis bersifat plug-and-play untuk individu, hal ini jauh lebih rumit di tempat kerja. Anda dapat menghindari banyak tantangan implementasi yang tidak perlu dengan menyelaraskan kemampuan gen AI dengan tujuan dan struktur bisnis Anda untuk menentukan cara dan tempat terbaik untuk menyesuaikannya dengan infrastruktur dan alur kerja yang ada. Selain itu, penting untuk membuat rencana dan struktur implementasi sehingga ada proses untuk tim Anda dan Anda dapat mengevaluasi kesenjangan keterampilan dan bakat. Terakhir, kepatuhan terhadap peraturan dan pertimbangan hukum harus dieksplorasi, karena gen AI menimbulkan banyak pertanyaan tentang privasi data, bias, dan akuntabilitas.

Tantangan penerimaan staf

Mungkin yang paling penting ketika menghadapi tantangan gen AI di tempat kerja Anda adalah ketidakpercayaan, ketakutan akan perpindahan pekerjaan, dan kurangnya pengawasan dan kendali manusia. Demi keselamatan dan stabilitas, gen AI dimaksudkan sebagai alat yang memberdayakan, bukan pengganti karyawan. Menerapkan tindakan demonstratif untuk menggarisbawahi komitmen Anda terhadap pekerja manusia akan membantu menumbuhkan rasa percaya diri, kepercayaan, dan keamanan pada staf Anda. Selain itu, rencanakan untuk melatih kembali atau meningkatkan keterampilan tenaga kerja Anda saat gen AI menjalankan tugas yang saat ini dilakukan oleh tim Anda, menumbuhkan budaya kreasi bersama dan kepemilikan bersama dengan melibatkan karyawan dalam pengembangan gen AI, dan berinvestasi dalam program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dan masa depan. buktikan karir mereka.

FAQ Gen AI di Tempat Kerja

Apa manfaat utama mengintegrasikan gen AI ke dalam tempat kerja?

Gen AI merevolusi pekerjaan kantor dengan mengotomatiskan tugas yang berulang, memberikan wawasan berharga melalui analisis, komunikasi yang sangat personal, dan meningkatkan proses pengambilan keputusan.

Bagaimana cara menentukan apakah bisnis saya siap untuk integrasi gen AI?

Nilai apakah bisnis Anda memiliki tujuan jelas yang dapat dicapai oleh gen AI.

Mengapa pelatihan tenaga kerja penting dalam integrasi AI?

Pelatihan memastikan bahwa karyawan memahami kemampuan gen AI, siap bekerja bersama alat gen AI, dan memercayai serta menerima evolusi gen AI yang tak terelakkan di tempat kerja.