Cara menulis email undangan wawancara

Diterbitkan: 2022-03-22

Mengirim email undangan wawancara merupakan langkah menarik dalam proses rekrutmen. Mungkin tergoda untuk mengambil jalan keluar yang mudah dan menggunakan template email undangan wawancara – tetapi jangan. Menginvestasikan waktu untuk membuat email pribadi yang mengundang seseorang untuk wawancara akan menguntungkan merek dan bisnis Anda.

Email undangan wawancara memberi kandidat gambaran tentang cara Anda bekerja. Mereka adalah kesempatan untuk menjual perusahaan Anda dan mempromosikan peran tersebut. Dalam industri yang kompetitif, di mana lowongan jauh lebih banyak daripada kandidat, email undangan wawancara yang ditulis dengan baik dapat membedakan antara mengisi lowongan dan tidak.

Karena wawancara video menjadi norma, email wawancara Anda perlu melakukan lebih dari sekadar menyatakan tanggal dan waktu. Anda harus menyertakan waktu, detail teknis, informasi tugas, dan bahkan saran tentang aturan berpakaian. Lalai

Dalam panduan kami, kami menjelaskan cara menulis email undangan wawancara yang sempurna untuk bisnis apa pun dengan bantuan templat kami.

Apa itu email undangan wawancara?

Email undangan wawancara dipersonalisasi dan korespondensi profesional dikirim ke kandidat, meminta mereka untuk bergabung dengan Anda dalam diskusi formal tentang peran tersebut.

Anda mungkin mengundang kandidat untuk wawancara telepon, konferensi video, atau wawancara fisik. Selama proses rekrutmen, Anda dapat mengundang satu kandidat untuk ketiganya.

Tidak ada aturan mendasar tentang format email wawancara. Mereka bisa sesingkat beberapa kalimat atau deskripsi panjang dari proses wawancara.

Hal yang penting adalah bahwa penerima harus memiliki setiap informasi yang mereka butuhkan untuk memutuskan apakah akan menyetujui wawancara dan apa yang perlu mereka lakukan untuk mempersiapkannya.

Anda juga memiliki kewajiban hukum untuk memastikan bahwa setiap pencari kerja dapat menghadiri wawancara – ini mungkin termasuk harus beradaptasi dengan persyaratan pencari kerja.

Mengapa email penjadwalan wawancara sangat penting di era Zoom

Sebagian besar wawancara dilakukan secara langsung di masa lalu, tetapi pandemi telah mengubah cara rekrutmen dilakukan.

Zoom, Skype, dan Microsoft Teams adalah cara yang semakin populer untuk mewawancarai kandidat potensial. Selama tahap awal pandemi, wawancara video melonjak 67% karena organisasi mencari cara baru untuk melibatkan kandidat potensial.

Saat ini, wawancara video adalah bagian penting dari proses rekrutmen dan akan tetap ada. Dua pertiga perekrut berencana untuk melanjutkan orientasi virtual setelah Covid, lapor People Management.

Mengatur konferensi video menambah kompleksitas proses, dengan kandidat yang membutuhkan lebih banyak informasi daripada hanya waktu dan tempat.

Serta waktu dan tanggal, datang dari informasi lain yang diwawancarai akan membutuhkan meliputi:

Detail login untuk konferensi video
Tautan kalender
Waktu mulai dan waktu berakhir (termasuk rincian zona waktu Anda, untuk pekerja jarak jauh atau kandidat luar negeri)
Garis besar diskusi
Detail tentang siapa yang akan hadir dalam diskusi
Aturan berbusana
Jika Anda meminta mereka untuk menyampaikan presentasi, perincian tentang perangkat lunak yang sesuai
Rencana cadangan jika teknologi tidak berfungsi

Pentingnya undangan wawancara yang bijaksana

Setiap korespondensi yang dikirim bisnis Anda harus profesional, tetapi penting dengan email undangan wawancara. Undangan wawancara yang positif, pribadi, dan profesional memberi kandidat wawasan tentang cara Anda bekerja.

Undangan wawancara sangat penting bagi kandidat eksekutif dan mereka yang memiliki pekerjaan terampil dengan permintaan tinggi. Di sektor tertentu, seperti kedokteran, industri kreatif, dan pengajaran, ada lebih banyak lowongan daripada kandidat, yang berarti Anda harus menginvestasikan upaya untuk menarik kandidat terbaik.

Sebuah studi baru-baru ini tentang perekrutan dalam profesi medis menemukan bahwa "mempromosikan hubungan pribadi dengan masing-masing kandidat" adalah dasar untuk perekrutan yang sukses di era digital. Email yang ditulis dengan baik, dipersonalisasi, dan profesional dapat meningkatkan persepsi bisnis Anda di antara para pencari kerja dan mendorong mereka untuk menghadiri wawancara.

Ada kebutuhan finansial juga. Pakar rekrutmen Glassdoor memperkirakan biayanya lebih dari $4.000 dan membutuhkan 27,5 hari untuk merekrut karyawan baru. Jika surat undangan email Anda gagal menghasilkan balasan apa pun, Anda bisa kehilangan uang secara signifikan.

"Mengapa saya tidak bisa mengirim undangan kalender ke kandidat?" Anda mungkin bertanya. Meskipun mungkin menggoda, Anda harus menahan keinginan itu. Pemberitahuan kalender bersifat impersonal dan tidak profesional. Anda dapat mengirim undangan kalender setelah pelamar Anda menerima, tetapi jangan menjadikannya kontak pertama yang Anda miliki dengan calon rekrutan. Sebaliknya, tulis email untuk menjadwalkan wawancara.

Format email untuk mengundang kandidat untuk wawancara

Hal pertama yang pertama, email undangan wawancara memiliki tujuan dan strukturnya. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang etiket email profesional di panduan mendalam kami. Namun, Anda harus memiliki format yang sedikit berbeda dalam surat undangan Anda. Anda akan ingin memberikan 'siapa, apa, kapan, dan di mana' wawancara.

Kami telah mempelajari undangan email dari beberapa perusahaan terkemuka dunia, dan mereka memiliki tujuh kesamaan.

Terima kasih pelamar untuk melamar
Undang mereka untuk wawancara
Berikan semua detail penting
Beri tahu mereka siapa yang akan hadir
Dorong mereka untuk terhubung dan mengonfirmasi
Tanyakan apakah mereka memiliki persyaratan khusus
Akhiri dengan antusias

1. Terima kasih kepada pemohon

Itu selalu positif untuk berterima kasih kepada pelamar atas upaya yang telah mereka lakukan dalam melamar posisi Anda.

2. Undang mereka untuk wawancara

Beri tahu pelamar bahwa mereka telah berhasil pada tahap pertama (atau tahap kedua atau ketiga, jika sesuai) dan bahwa Anda mengundang mereka untuk wawancara. Jadilah spesifik tentang jenis wawancara, apakah itu wawancara telepon, wawancara video, atau pertemuan fisik.

3. Berikan semua detail penting

Pemohon Anda perlu mengetahui tanggal dan waktu wawancara, tetapi mereka mungkin perlu mengetahui detail tambahan. Anda harus memberikan informasi tentang tugas apa pun yang Anda minta mereka lakukan, termasuk presentasi. Berikan informasi tentang durasi wawancara dan, jika Anda mau, perincian tentang struktur wawancara – apakah itu wawancara panel, diskusi 1-ke-1, atau presentasi, misalnya. Pastikan Anda tidak meninggalkan apa pun.

4. Beri tahu mereka siapa yang akan hadir

Ini sopan untuk memberitahu pencari kerja yang akan hadir selama wawancara. Pemohon dapat mempersiapkan diri dengan melakukan beberapa penelitian.

5. Dorong mereka untuk terhubung dan mengonfirmasi

Jelaskan kepada pencari kerja bahwa Anda membutuhkan balasan. Anda dapat memberikan tenggat waktu untuk semua tanggapan, terutama jika Anda memiliki daftar cadangan calon narasumber lainnya. Tawarkan opsi untuk mengirim email atau menelepon.

6. Tanyakan apakah mereka memiliki persyaratan khusus

Anda memiliki kewajiban hukum untuk memastikan bahwa perekrutan Anda adil, jadi tanyakan kepada pelamar apakah mereka memiliki persyaratan khusus yang mungkin perlu Anda penuhi.

7. Akhiri dengan antusias

Akhiri email Anda secara positif dan penuh semangat. Ini bisa menjadi awal dari sesuatu yang istimewa.

Cara mengundang kandidat untuk wawancara melalui email

Misalkan Anda telah membaca kerangka kerja kami untuk membuat email profesional yang sempurna. Dalam hal ini, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana itu diterjemahkan ke dalam email undangan wawancara? Mari kita lihat format email yang cocok untuk mengundang kandidat untuk wawancara. Inilah semua yang perlu Anda sertakan.

1. Gunakan nama orang tersebut

Anda harus mempersonalisasi korespondensi email Anda, jadi Anda harus menggunakan nama orang yang diwawancarai. Email tidak seformal surat, jadi boleh saja menggunakan nama depan. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang cara memulai email profesional, lihat blog mendalam kami.

2. Ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah melamar

Sedikit terima kasih sangat membantu. Berterima kasih kepada calon orang yang Anda wawancarai adalah cara positif untuk memulai email, jadi pastikan Anda melakukannya.

3. Undang mereka untuk wawancara

Sangat mudah untuk menggunakan nada resmi saat menulis undangan wawancara, tetapi jangan lakukan. Gunakan suara aktif saat memberi tahu kandidat bahwa Anda telah memilih mereka untuk wawancara. Apakah Anda meninjau setiap aplikasi atau tidak, Anda mewakili organisasi, jadi tulislah seperti itu.

4. Berikan detail penting

Ingat siapa, apa, kapan, dan di mana. Sertakan semuanya dalam email apa pun untuk mengundang kandidat terpilih untuk wawancara. Waktu, tanggal, lokasi, dan proses adalah informasi penting yang tidak boleh Anda lewatkan.

5. Beri tahu pelamar siapa yang akan mewawancarai mereka

Adalah profesional untuk memberi tahu orang-orang yang akan mewawancarai mereka. Ini memungkinkan mereka untuk melakukan penelitian latar belakang, termasuk memeriksa profil perusahaan dan profil LinkedIn. Sebelum mengirim email wawancara, beri tahu rekan yang disebutkan namanya dalam pesan.

6. Dorong mereka untuk terhubung dan mengonfirmasi

Pastikan bahwa pemohon mengkonfirmasi kehadiran mereka. Beri mereka tanggal konfirmasi jika Anda mau. Anda dapat mengirim email pengingat beberapa hari sebelum tenggat waktu jika Anda mau.

7. Tanyakan apakah mereka memiliki persyaratan khusus

Anda memiliki kewajiban hukum dan moral untuk memastikan bahwa semua pelamar memiliki kesempatan yang adil dan setara untuk menghadiri wawancara. Dengan mengakui hal ini dan mendorong pelamar untuk menghubungi Anda, Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan proses yang transparan dan terbuka.

8. Akhiri secara profesional

Kami telah menulis blog terperinci tentang praktik terbaik untuk mengakhiri email profesional, termasuk persetujuan terbaik untuk situasi apa pun, termasuk yang paling formal. Ini akan memberi Anda lebih banyak wawasan tentang cara mengakhiri email untuk kandidat dengan cara terbaik.

9. Koreksi emailnya

Tidak ada yang lebih buruk daripada email yang ditulis dengan buruk kepada seorang kandidat. Jadi pastikan untuk memeriksa ulang email Anda untuk mengundang kandidat terpilih untuk wawancara jika ada kesalahan tata bahasa atau ejaan sebelum menekan 'kirim'.

Contoh email undangan wawancara

Berikut adalah beberapa contoh template email undangan wawancara yang mungkin berguna bagi Anda.

Wawancara telepon

Yang ini relatif formal dan memberikan semua detail yang diperlukan dalam email undangan wawancara kepada seorang kandidat.

[email protected]

Aplikasi Anda untuk posisi Direktur Produk

Stefanus yang terhormat,

Terima kasih telah melamar posisi Product Director. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara telepon awal dengan CEO kami, David Jones.

Panggilan tersebut dijadwalkan berlangsung antara pukul 9 - 10 pagi PST pada 17 Juni 2021.

Ini adalah diskusi informal untuk menilai kesesuaian Anda untuk peran tersebut. Ini juga menawarkan Anda kesempatan untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki tentang posisi tersebut.

Jika Anda dapat mengonfirmasi apakah Anda ingin menerima undangan kami sebelum 1 Juni, itu akan sangat dihargai. Ketika Anda telah mengkonfirmasi kehadiran Anda, saya akan mengirimkan undangan kalender dengan semua informasi yang Anda butuhkan.

Terima kasih sekali lagi atas aplikasi Anda, dan saya berharap untuk menerima balasan Anda.

Sungguh-sungguh,
Mil

Wawancara video

Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, konferensi video dan email wawancara online perlu menyertakan detail spesifik untuk pencari kerja. Berikut adalah contoh template email wawancara video.

[email protected]

Aplikasi Anda untuk posisi Direktur Keuangan

Margareth yang terhormat,

Terima kasih telah melamar posisi Direktur Keuangan. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara Zoom dengan tim kreatif kami.

Wawancara dijadwalkan berlangsung antara pukul 9 - 10 pagi PST pada 17 Juni 2021.

Kami ingin Anda mempersiapkan presentasi 5 menit tentang "Nilai branding pada tahun 2021". Anda dapat menemukan petunjuk rinci dalam lampiran dengan email ini. Saya bebas membawa contoh bahan yang telah Anda buat jika Anda mau.

Jika Anda dapat mengonfirmasi apakah Anda ingin menerima undangan kami sebelum 1 Juni, itu akan sangat dihargai.

Saya akan memberikan undangan Zoom dengan semua informasi login yang Anda butuhkan. Saya juga akan memberikan nomor telekonferensi jika Anda mengalami masalah teknis pada hari itu.

Sekali lagi, terima kasih telah melamar posisi yang menarik ini, dan saya berharap dapat menerima balasan Anda.

Sungguh-sungguh,
Lukas

Wawancara pertama

Surat wawancara pertama biasanya formal dan pendek. Dengan memberikan informasi kepada kandidat tentang proses sejak awal, Anda dapat mengurangi kecemasan yang mungkin mereka rasakan. Ini juga memungkinkan mereka untuk mempersiapkan diri, yang diharapkan dapat diterjemahkan menjadi pertukaran yang lebih bermakna selama wawancara itu sendiri. Anda juga dapat mendasarkan email undangan wawancara kedua pada template ini.

[email protected]

Aplikasi Anda untuk posisi Pemimpin Tim Klinis

Deepak yang terhormat,

Terima kasih telah melamar posisi Ketua Tim Klinis. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara antara pukul 14:00 dan 15:30 PST pada tanggal 18 Juli 2021.

Wawancara akan berlangsung di Rumah Sakit Royal Marsden. Anda akan diwawancarai oleh panel yang dipimpin oleh Dr. Sarah Johnson, Pemimpin Klinis, dan anggota dewan kami.

Kami akan meminta Anda untuk berbicara kepada kami melalui contoh bagaimana Anda telah meningkatkan perawatan pasien dalam peran sebelumnya selama wawancara. Kami tidak mengharapkan Anda untuk menyiapkan presentasi, tetapi jangan ragu untuk membawa materi apa pun yang telah Anda buat jika Anda mau.

Jika Anda ingin hadir, harap konfirmasikan kepada saya secara tertulis sebelum 12 Juli 2021. Jika Anda memiliki persyaratan atau bantuan khusus, beri tahu saya sebelumnya.

Kami berharap dapat segera mendengar kabar dari Anda dan bertemu dengan Anda di bulan Juli.

Sungguh-sungguh,
jessica

Wawancara terakhir

Wawancara terakhir adalah kesempatan terakhir Anda untuk menilai kandidat dan mengukur kecocokan mereka untuk peran tersebut. Jika ada elemen dari pengalaman mereka yang ingin Anda jelajahi, jelaskan secara eksplisit. Beri kandidat kesempatan untuk mengekspresikan diri dan membuat Anda terkesan. Jika Anda ingin memberikan umpan balik, biasanya lebih baik datang dari manajer perekrutan. Berikut contoh email undangan wawancara akhir.

[email protected]

Aplikasi Anda untuk posisi Paralegal

Ivy yang terhormat,

Kami terkesan dengan penampilan dan presentasi Anda pada wawancara sebelumnya. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara terakhir. Setelah tahap proses ini, kami akan membuat keputusan.

Dalam wawancara Anda sebelumnya, kami merasa Anda memiliki kekuatan dalam dasar-dasar hukum. Namun, kami pikir Anda tidak memberikan detail yang cukup tentang spesifikasi hukum kasus. Sebelum kita memasuki wawancara terstruktur formal, kami ingin memberi Anda kesempatan untuk berbicara kepada kami melalui pengalaman dan pandangan Anda. Kami kemudian akan mengajukan beberapa pertanyaan kepada Anda.

Wawancara dijadwalkan berlangsung antara pukul 09:00 - 10:30 PST pada 1 Agustus 2021. Jika Anda ingin hadir, harap konfirmasikan dengan saya secara tertulis.

Saya, dan panel wawancara lainnya, berharap dapat bertemu dengan Anda lagi.

Salam Hormat,
Lauren

Jika Anda masih kesulitan menemukan kata yang tepat untuk email undangan wawancara, daftarlah di Flowrite – aplikasi ini mengubah urutan kata menjadi email yang jelas, konsisten, dan menarik. Jika Anda ingin menjadi yang pertama merasakan masa depan menulis, minta akses sekarang.