Apakah Multitasking Sebenarnya Membuat Anda Lebih Produktif?

Di tempat kerja, multitasking adalah keterampilan yang sering dipuji dan bahkan mungkin didorong. Anda bahkan mungkin telah mengidentifikasi diri Anda sebagai multi-tasker yang kuat di resume sebelumnya. Multitasking adalah ide yang menarik karena membuat Anda merasa seperti Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

“[Orang-orang] berpikir multitasking dengan sukses adalah suatu kehormatan—tetapi kenyataannya, itu membuat Anda bodoh,” kata Wendy Ellin, ahli strategi produktivitas tempat kerja dan penulis buku terlaris #1, Working From Home…How's That Working Untuk kamu?

“Anda mengalami kekacauan dan membuang waktu beberapa menit untuk mencari tahu di mana Anda berhenti mengerjakan proyek ini ketika Anda mengalihkan perhatian Anda ke panggilan telepon atau email itu, dan itu hanya membuat Anda mundur alih-alih membuat Anda maju,” kata Ellin.

Meskipun multitasking mungkin efektif dalam beberapa situasi, itu mungkin tidak ideal di lingkungan tempat kerja.

Kekurangan multitasking

Studi telah menemukan bahwa multitasking sebenarnya mengurangi efisiensi dan produktivitas. Berikut adalah risiko multitasking.

1 Ini menurunkan IQ Anda

Menurut sebuah studi multitasking oleh University of London, Ellin tidak salah tentang efeknya pada otak Anda. Ditemukan bahwa peserta yang melakukan banyak tugas sambil mengerjakan tugas kognitif mengalami penurunan IQ—beberapa peserta pria IQ turun sebanyak lima belas poin.

“Ketika Anda mencoba melakukan percakapan yang koheren saat membuat email, itu tidak berhasil. Salah satunya menderita,” kata Ellin. "Otak Anda membutuhkan kekuatan penuh untuk keduanya, dan tidak dapat bekerja atas nama kedua tugas seefektif satu."

2 Ini membutuhkan biaya peralihan

American Psychological Association mengatakan bahwa beralih di antara tugas mengakibatkan hilangnya produktivitas dan efisiensi. Ini karena apa yang disebut, "biaya peralihan." Dibutuhkan waktu otak untuk memproses akhir dari satu tugas, dan memindahkan persneling ke tugas lain. Biaya peralihan mungkin kecil pada awalnya, tetapi bertambah saat Anda melakukan banyak tugas sepanjang hari.

“Dibutuhkan enam puluh empat detik untuk memulihkan pikiran Anda setelah diinterupsi oleh email,” kata Ellin. Kalikan itu dengan lima puluh kali sehari dan Anda lebih dari membuang-buang waktu lima puluh menit hanya dari berhenti dan memulai sepanjang hari.

3 Ini mengarah pada kualitas kerja yang buruk

Baik Anda ditarik dari tugas pertama Anda oleh rekan kerja, pesan obrolan, atau tugas tak terduga yang diletakkan di meja Anda, multitasking tidak memungkinkan Anda untuk memberikan 100 persen fokus Anda untuk menghasilkan hasil berkualitas tinggi.

Ketika otak Anda terus-menerus beralih di antara lebih dari satu tugas—dan mengeluarkan biaya pemrosesan di antaranya—kesalahan kemungkinan akan terjadi.

Ketika multitasking mungkin efektif

Dalam situasi tertentu, Anda mungkin menemukan bahwa multitasking memungkinkan Anda mencapai hasil yang diinginkan, secara bersamaan. Mungkin sedikit lebih efektif ketika dua tugas sederhana dilakukan sekaligus.

"Ketika Anda tidak menggunakan bagian otak yang sama untuk kedua tugas, itu akan berhasil," kata Ellin. “[Sebuah] contoh adalah berbicara dengan seseorang di telepon sambil berjalan di atas treadmill.”

Namun, multitasking saat melakukan tugas kognitif (yaitu tugas yang mengharuskan Anda untuk memperoleh, mengatur, dan mempelajari informasi baru) di tempat kerja akan membawa masalah.

Strategi untuk mengelola banyak tugas

Jika Anda menghadapi banyak tugas dan membutuhkan cara alternatif untuk mendekatinya tanpa multitasking, berikut adalah beberapa ide dari Ellin dan pakar produktivitas lainnya:

• Tulis daftar tugas. Setiap daftar tugas hanya boleh menyertakan tugas untuk hari itu—bukan untuk waktu dekat.
• Simpan daftar pendek. “ Letakkan hanya 3-5 hal dalam daftar yang ingin Anda selesaikan. Tidak ingin, tidak harus melakukan, tetapi berniat untuk menyelesaikan. Lebih dari itu adalah hadiah,” kata Ellin.
• Mengidentifikasi tugas-tugas prioritas tinggi. Tentukan dulu tugas mana yang paling penting atau mendesak yang perlu Anda perhatikan. Tanyakan tenggat waktu kepada supervisor atau manajer Anda dan diskusikan tugas mana yang layak untuk difokuskan, jika perlu.
• Blok waktu. Jadwalkan blok sesi kerja tanpa gangguan selama 90 menit. “Jangan ditahan—jangan angkat telepon, periksa email, atau Facebook, fokus saja pada satu proyek yang sedang Anda kerjakan.”

Siapkan hadiah. Hadiahi diri Anda sendiri untuk menyelesaikan tugas, seperti berjalan kaki 30 menit di luar, secangkir kopi sore, atau istirahat meditasi 20 menit, saran Ellin.