Panduan Menulis Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan—kita semua telah menelitinya untuk mencari pasangan yang cocok, namun banyak di antaranya yang meninggalkan kita dengan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Dengan lebih dari 25 juta pekerjaan yang saat ini terdaftar di situs karir Indeed saja, struktur dan isi deskripsi pekerjaan Anda menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Deskripsi pekerjaan sangat penting untuk proses perekrutan. Deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik harus menarik kandidat yang memenuhi syarat, memberi tahu mereka tentang perusahaan dan peran yang mereka lamar, dan menetapkan ekspektasi untuk tahun pertama karyawan tersebut.

Menulis deskripsi pekerjaan yang akurat dan efektif mungkin memakan waktu, namun mempelajari cara menyusun deskripsi pekerjaan dengan benar akan sepadan dengan usaha yang dilakukan. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang cara menulis deskripsi pekerjaan yang kuat yang memberikan gambaran jelas kepada kandidat tentang apa yang Anda cari dari seorang karyawan.

Apa itu deskripsi pekerjaan?

Deskripsi pekerjaan adalah garis besar yang jelas dan ringkas tentang tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan suatu pekerjaan. Pada dasarnya, deskripsi pekerjaan adalah iklan rinci untuk suatu posisi terbuka.

Tujuan dari deskripsi pekerjaan adalah untuk menarik kandidat yang memenuhi syarat ke perusahaan atau organisasi Anda. Deskripsi pekerjaan dimaksudkan untuk menetapkan ekspektasi yang jelas, memandu wawancara, dan menjawab pertanyaan, Apa yang dilakukan seseorang dalam peran ini?

Apa yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan?

Deskripsi pekerjaan harus cukup singkat untuk menarik perhatian kandidat, namun cukup panjang untuk memberikan gambaran yang jelas tentang peran dan harapan yang menyertainya. Secara umum, deskripsi pekerjaan yang terdiri dari 300 hingga 660 kata memiliki kinerja terbaik di sebagian besar mesin pencari papan pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan Anda harus cukup deskriptif sehingga kandidat memahami apakah mereka memenuhi syarat untuk peran terbuka Anda. Hal ini harus mencakup jenis pekerjaan tertentu, bagaimana pekerjaan tersebut akan diselesaikan, keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, dan tujuan pekerjaan yang berkaitan dengan misi dan tujuan organisasi.

Struktur deskripsi pekerjaan

Sebagian besar pemberi kerja menggunakan templat deskripsi pekerjaan standar. Mengikuti struktur ini membantu platform ketenagakerjaan mengindeks pekerjaan Anda sehingga muncul dalam pencarian. Hal ini juga memberikan kandidat kemampuan untuk menilai dengan cepat apakah suatu pekerjaan cocok untuk mereka.

Judul

Judul adalah deskripsi singkat satu hingga empat kata tentang pekerjaan yang mencerminkan konten, tujuan, dan ruang lingkupnya. Ini harus mematuhi jabatan standar industri dengan peran serupa.

Perusahaan

Berikan satu paragraf tentang misi, budaya, dan manfaat perusahaan Anda serta apa yang membuat perusahaan Anda unik. Paragraf ini juga harus mencantumkan judul orang yang diberi laporan posisi tersebut.

Ringkasan

Ringkasannya berupa paragraf tiga hingga empat kalimat yang memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang peran dan cakupan tanggung jawabnya. Anda juga dapat memasukkan lokasi dan tujuan pekerjaan dalam ringkasan.

Tanggung jawab

Jangan bingung dengan kualifikasi, ini adalah daftar semua tugas untuk peran terbuka yang terperinci namun ringkas. Fungsi pengawasan dan keuangan apa pun juga dapat dicantumkan di sini.

Kualifikasi

Persyaratan keterampilan dan tingkat kemahiran yang diharapkanyang diperlukanuntuk posisi tersebut membentuk bagian kualifikasi. Persyaratan hard skill, soft skill , tingkat pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman kerja sebelumnya dapat dicantumkan dalam poin-poin.

Kompensasi dan tunjangan

Meskipun tidak wajib, kandidat lebih memilih jika perusahaan menyertakan kisaran gaji dan informasi tentang tunjangan dalam deskripsi pekerjaan.

Cara menulis deskripsi pekerjaan dalam 8 langkah

Menulis deskripsi pekerjaan bisa terasa menakutkan. Ikuti proses langkah demi langkah ini agar tetap sederhana. Berharap untuk menulis draf pertama dan merevisinya sebelum Anda mempostingnya.

1 Judul pekerjaan

Mengikuti nomenklatur standar untuk jabatan memungkinkan pekerjaan Anda ditemukan dalam pencarian dan mengurangi kebingungan di antara kandidat. Daripada menggunakan jargon internal untuk tingkat pekerjaan dan jabatan, pertahankan tingkat pekerjaan standar dan bahasa yang sederhana. Misalnya, “Pengembang Perangkat Lunak Tingkat IV” harus menjadi “Pengembang Perangkat Lunak Senior”, dan “Ilmuwan Data Tingkat I” harus menjadi “Ilmuwan Data Junior”. Daripada “Genius”, gunakan “Spesialis Dukungan Teknis”. Daripada “Anggota Pemeran”, gunakan “Rekan Penjualan”.

2 Deskripsi perusahaan

Kandidat ingin tahu banyak tentang di mana mereka akan bekerja dan bagaimana mereka akan bekerja. Jelaskan misi dan budaya perusahaan Anda, ukuran organisasi Anda, dan apa yang membuat perusahaan Anda unik.

3 Paragraf ringkasan

Paragraf ini hanyalah gambaran umum pekerjaan. Sertakan paragraf singkat tentang tanggung jawab sehari-hari, bagaimana peran tersebut cocok dengan organisasi Anda, peluang pertumbuhan, dan dengan siapa peran tersebut akan diajak berkolaborasi.

4 Daftar tanggung jawab

Pertama, tuliskan setiap tanggung jawab yang dapat Anda pikirkan untuk peran ini. Kemudian potong daftar lengkapnya menjadi tujuh hingga sepuluh tanggung jawab utama, dan tambahkan tanggung jawab tersebut ke deskripsi pekerjaan Anda berdasarkan tingkat kepentingannya.Untuk setiap tanggung jawab tuliskan mengapa dan bagaimana tugas tersebut akan dilaksanakan.

Tanggung jawab untuk mencakup:

• Tugas unik untuk organisasi Anda
• Aktivitas sehari-hari dari posisi tersebut
• Tanggung jawab keuangan, jika ada
• Tanggung jawab pengawasan
• Mempekerjakan dan memberhentikan
• Mendisiplinkan
• Menugaskan pekerjaan
• Pelatihan
• Memberikan evaluasi kinerja

5 Daftar kualifikasi pekerjaan

Mulailah dengan membuat daftar semua kualifikasi yang harus dimiliki oleh kandidat ideal Anda.

Kualifikasi mungkin termasuk:

• Persyaratan keterampilan, meliputi hard skill dan soft skill
• Pendidikan
• Pengalaman kerja sebelumnya
• Sertifikasi
• Pengalaman bertahun-tahun
• Keterampilan teknis
• Harapan komunikasi dan pemecahan masalah
• Ciri-ciri kepribadian yang Anda harapkan dari seorang kandidat

Kemudian tambahkan tingkat pengetahuan yang diharapkan ke keterampilan teknis apa pun.

Tingkatan pengetahuannya adalah:

• Pengetahuan kerjaberarti kandidat memahami prinsip dasar dan terminologi serta dapat memecahkan masalah sederhana.
• Pengetahuan umumberarti mereka dapat melakukan sebagian besar pekerjaan dalam situasi tertentu dan memiliki pemahaman komprehensif tentang situasi standar.
• Pengetahuan menyeluruhmelibatkan pemahaman yang memadai tentang keterampilan dengan kemampuan untuk memecahkan masalah yang tidak biasa dan khas serta memberi nasihat tentang hal-hal teknis.
• Pengetahuan yang komprehensifadalah memiliki penguasaan keterampilan secara utuh.

Terakhir, bagilah keterampilan menjadi dua kategori: harus dimiliki dan bagus untuk dimiliki. Keterampilan yang harus dimiliki sangat penting untuk posisi tersebut. Keterampilan yang bagus untuk dimiliki akan bermanfaat bagi calon karyawan, namun bisa diajarkan di tempat kerja atau tidak penting.

6 Kompensasi dan tunjangan

Menyertakan kompensasi dan tunjangan merupakan bagian opsional dari deskripsi pekerjaan. Namun, lebih dari separuh kandidat dalam sebuah survei menyatakan mereka jarang melihat deskripsi pekerjaan yang menyertakan informasi gaji. Kisaran gaji membantu pekerjaan Anda menonjol. Menurut survei yang sama, pencari kerja mengatakan bahwa kompensasi adalah bagian terpenting dari deskripsi pekerjaan.

Kompensasi dapat berupa kisaran gaji. Beberapa perusahaan juga menunjukkan apakah posisi tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan bonus. Keuntungan dan keuntungan harus ditulis dalam bentuk daftar poin.

Fasilitas dan manfaat utama:

• Waktu istirahat yang dibayar
• Cuti keluarga
• Penitipan anak
• 401(k) atau perencanaan pensiun
• Program kesehatan
• Asuransi kesehatan, gigi, jiwa, dan penglihatan
• Jam fleksibel
• Di kantor, jarak jauh, atau hybrid
• Gaji pengaturan rumah kantor
• Makanan ringan di kantor, sarapan, makan siang, atau kopi
• Penggantian biaya sekolah atau program bantuan pinjaman mahasiswa
• Pengembangan karir
• Kantor ramah anjing

7 Lainnya

Anda mungkin ingin memasukkan informasi tambahan di atas dan di luar kerangka standar. Anda dapat memasukkan item-item ini di akhir deskripsi pekerjaan Anda, namun tetap singkat.

Item opsional yang mungkin ingin Anda sertakan:

• Lingkungan kerja, seperti kantor atau di luar ruangan
• Potensi paparan bahaya seperti bahan berbahaya, suara keras, atau panas atau dingin ekstrem
• Persyaratan fisik penting, seperti memanjat, berdiri, membungkuk, atau mengetik
• Persyaratan upaya fisik seperti mengangkat dan beban maksimum tertentu yang diharapkan dapat diangkat oleh karyawan
• Kerja shift atau ekspektasi jadwal yang tidak biasa seperti bekerja di akhir pekan, malam hari, atau shift on-call
• Persyaratan perjalanan
• Detail terkait tim

8 Edit deskripsi pekerjaan Anda

Pastikan untuk meluangkan waktu untuk mengedit dan mengoreksi deskripsi pekerjaan Anda sebelum Anda mempostingnya. Periksa kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan , sederhanakan kalimat sebanyak mungkin, dan periksa kembali apakah Anda telah menyertakan semua elemen yang diperlukan.

6 hal yang harus dihindari dalam deskripsi pekerjaan

Jika Anda ingin deskripsi pekerjaan Anda dilihat oleh kandidat yang memenuhi syarat, ada baiknya menghindari kesalahan umum berikut. Cobalah tips berikut untuk meningkatkan keterbacaan, kejelasan, dan spesifisitas.

1 Deskripsi pekerjaan dengan kepadatan tinggi

Deskripsi pekerjaan yang padat sulit dibaca dan dapat mengakibatkan kandidat yang memenuhi syarat meninggalkan halaman tersebut bahkan sebelum mereka melamar. Cantumkan aktivitas penting saja, dan hindari menyebutkan tugas yang hanya sesekali. Jangan sertakan tugas yang mungkin ditambahkan di kemudian hari. Tetap ringkas akan meningkatkan pemahaman kandidat.

2 Tanggung jawab yang tidak jelas

Hindari bersikap ambigu dalam deskripsi pekerjaan Anda. Jika Anda menggunakan kata kerja tindakan, jelaskanbagaimanaposisi mengeksekusi kata kerja tersebut. Coba ikuti kata kerja dengan katabydan kemudian merinci operasi yang dilakukan untuk menjalankan tugas itu.

Misalnya, daripada menulis “Bantu manajer pemasaran”, tulislah “Bantu manajer pemasaran dengan perencanaan konten dengan meneliti kata kunci, memantau kinerja blog, dan menjadwalkan topik.”

3 Redundansi

Hemat waktu Anda dan kandidat Anda dengan menghindari redundansi. Telusuri deskripsi pekerjaan Anda setelah Anda menulis draf pertama dan carilah kata-kata atau tanggung jawab yang berulang. Jika bisa, coba gabungkan tugas-tugas terkait di bagian tanggung jawab atau kualifikasi.

4 jargon

Jika ragu, selalu gunakan cara yang lebih sederhana untuk mengungkapkan sesuatu. Selain itu, buatlah bahasa dalam deskripsi pekerjaan Anda seinklusif mungkin. Untuk membuat deskripsi pekerjaan Anda inklusif, hindari penggunaan kata ganti gender dan jangan memasukkan istilah internal perusahaan.

5 Kualifikasi yang tidak akurat

Yang terbaik adalah memasukkan hanya keterampilanminimumyang diperlukan untuk posisi tersebut. Mencantumkan ekspektasi yang tidak masuk akal mungkin memberi Anda kandidat yang terlalu berkualifikasi namun tidak cocok dalam jangka panjang untuk lowongan tersebut.

6 Bahasa yang dilarang

Komisi Kesetaraan Kesempatan Kerja (Equal Employment Opportunity Commission) di AS mengatur aspek-aspek tertentu dalam proses ketenagakerjaan . Sebelum memposting deskripsi pekerjaan Anda, pelajari persyaratan ini. Hindari semua pernyataan yang mengacu pada usia, jenis kelamin, agama, dan status perkawinan.

Contoh deskripsi pekerjaan

Contoh 1: Penulis Teknis Senior

Penulis Teknis Senior

Lokasi:San Fransisco

Tentang perusahaan:

Kami adalah startup e-commerce yang berkembang pesat dengan kantor pusat di Seattle, San Francisco, dan Boston. Kami percaya bahwa budaya adalah produk dari kepemimpinan yang berempati dan tujuan bersama. Perusahaan kami adalah tempat di mana semua orang merasa menjadi bagiannya. Kami mengutamakan keberagaman, otonomi, dan dukungan saat kami meningkatkan skala.

Tentang pekerjaan:

Posisi ini penuh waktu dan mengharuskan bekerja di kantor kami di San Francisco setidaknya tiga hari seminggu. Sebagai Penulis Teknis Senior , Anda akan menulis dokumentasi yang akurat, menarik, dan mudah digunakan yang mematuhi panduan gaya perusahaan kami. Anda juga akan bertanggung jawab atas dokumentasi yang digunakan oleh pengembang eksternal. Penulis Teknis Senior melapor kepada Insinyur Hubungan Pengembang dan bekerja dengan tim teknik, manajemen produk, jaminan kualitas (QA), pemasaran, dan pengalaman pengguna (UX).

Tanggung jawab:

• Mengkoordinasikan kolaborasi tim penulisan teknis dengan teknik, QA, manajemen produk, dan tim internal lainnya untuk merencanakan, meneliti, menulis, dan merevisi dokumentasi seperti ikhtisar, tutorial, instruksi instalasi dan konfigurasi, materi pelatihan, dan instruksi API
• Berkolaborasi dengan penulis lain untuk mendokumentasikan rangkaian aplikasi dan produk e-niaga perusahaan
• Menulis untuk berbagai jenis pembaca termasuk pengguna akhir nonteknis, pemrogram, administrator sistem, dan integrator
• Menetapkan dan menegakkan kebijakan, prosedur, dan panduan gaya tim
• Mengawasi pengeditan rekan dan tinjauan produksi

Kualifikasi minimal:

• Keterampilan menulis dan mengedit teknis yang komprehensif
• Keterampilan analitis yang komprehensif
• Kemampuan menyeluruh untuk beroperasi dalam lingkungan yang bergerak cepat dengan persyaratan dan prioritas proyek yang terus berubah
• Gelar sarjana dalam komunikasi teknis, gelar sarjana terkait, atau setidaknya lima tahun pengalaman dalam menulis dokumentasi untuk perangkat lunak berbasis web
• Keterampilan komunikasi umum dan kerja tim
• Inisiatif dalam berkonsultasi dengan para ahli di bidangnya dari tim teknik, dukungan, dan manajemen produk
• Portofolio karya dan/atau contoh tulisan

Kualifikasi yang diutamakan:

• Pengalaman umum dengan dokumentasi untuk Ruby on Rails, MySQL, Memcached, dan Redis
• Perhatian terhadap detail dengan mata kreatif
• Kemampuan untuk menanggapi umpan balik atas karya yang diterbitkan dari pelanggan dan staf internal dengan ramah dan efisien
• Semangat untuk mempelajari keterampilan baru dan berkembang bersama tim
• Kemampuan untuk berkembang dalam lingkungan kerja kolaboratif
• Pengetahuan umum tentang perangkat lunak penerbitan dokumentasi

Kompensasi dan Manfaat

• Kisaran kompensasi: $68.000 – $100.000
• Program bantuan karyawan (EAP)
• Cuti orang tua berbayar
• Manfaat pensiun
• Waktu liburan yang fleksibel
• Manfaat komuter
• Akun pengeluaran gaya hidup
• Asuransi jiwa dan AD&D
• Asuransi disabilitas
• Manfaat kesehatan yang komprehensif

Permohonan Anda harus mencakup hal-hal berikut:

• Tautan ke portofolio Anda dan pekerjaan apa pun yang telah Anda lalui dalam tim
• Resume atau profil LinkedIn Anda

Contoh 2: Ilmuwan Data

Ilmuwan Data

Lokasi:Terpencil

Tentang perusahaan:

Lima tahun lalu, kami mendirikan perusahaan bioteknologi di New York. Kami membangun teknologi AI untuk diagnosis dini penyakit secara online. Perusahaan kami memiliki empat puluh anggota tim dari sepuluh negara. Semua komunikasi dalam bahasa Inggris. Kami bertujuan untuk menumbuhkan ekosistem yang kreatif, inovatif, dan beragam.

Data kami memperkirakan kita dapat memperpanjang umur hingga dua puluh tahun dan memperlambat penuaan dengan mendeteksi penyakit lebih awal. Kami telah menerima tiga penghargaan aplikasi seluler sebagai salah satu dari dua puluh startup kesehatan terbaik. Kami telah merilis aplikasi web, aplikasi untuk iOS, dan segera diluncurkan di Android. Dalam satu bulan, kami menerima lebih dari 10.000 unduhan aplikasi seluler.

Tanggung jawab pekerjaan:

• Membuat model prediktif untuk teknik dengan mengevaluasi dan mengembangkan metode komputasi yang menguraikan fitur biofisik dari kumpulan data yang disediakan
• Mengembangkan dan menerapkan solusi mesin yang kompleks dan pembelajaran mendalam pada kumpulan data milik dan publik
• Optimalkan alur kerja saat ini melalui kueri data dan ekstraksi fitur termasuk modifikasi afinitas, rekayasa reaktivitas silang, optimalisasi multiparametrik, prediksi dan mitigasi risiko tanggung jawab, rekayasa antibodi multispesifik, dan desain antibodi de novo
• Bekerja sama dengan tim ilmuwan dan insinyur data untuk mengidentifikasi dan memitigasi masalah sekaligus memelihara, mengoptimalkan, dan mengembangkan aplikasi seluler

Kualifikasi minimal:

• Gelar sarjana dalam ilmu data dan biologi, gelar sarjana terkait, atau pengalaman lima+ tahun dengan pembelajaran mesin dan bioteknologi
• Pengetahuan menyeluruh tentang Swift, Kotlin, HTML, Python 3.9, Django, scikit-learn, pandas, NumPy, dan PyTorch
• Setidaknya satu tahun pengalaman dengan pengembangan aplikasi seluler dan pembelajaran mesin

Pengalaman yang disukai:

• Pengetahuan umum tentang RIB, Scrapy, Bs4, XGBoost, LightGBM, Hyperopt, dan CatBoost
• Pengetahuan kerja tentang back-end, front-end, ilmu data, dan visi komputer

Kompensasi dan manfaat:

• Kisaran gaji: $75.000 – $120.000
• Asuransi kesehatan yang komprehensif
• Gaji pengaturan rumah kantor
• Komputer perusahaan disediakan
• Bonus mata uang kripto opsional
• Program pertandingan 401(k).
• Program visa AS untuk anggota tim yang telah bekerja lebih dari setahun