Panduan Menulis Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan—kita semua telah mempelajarinya untuk mencari pasangan yang cocok, tetapi banyak dari mereka dapat meninggalkan kita dengan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Dengan lebih dari 25 juta pekerjaan yang saat ini terdaftar di situs karir Indeed saja, struktur dan isi deskripsi pekerjaan Anda lebih penting dari sebelumnya.

Deskripsi pekerjaan sangat penting untuk proses perekrutan. Deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik harus menarik kandidat yang memenuhi syarat, memberi tahu mereka tentang perusahaan dan peran yang mereka lamar, dan menetapkan harapan untuk tahun pertama karyawan tersebut.

Menulis deskripsi pekerjaan yang akurat dan efektif mungkin memakan waktu, tetapi mempelajari cara menyusunnya dengan benar sepadan dengan usaha. Dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang cara menulis deskripsi pekerjaan yang kuat yang memberi kandidat ide yang jelas tentang apa yang Anda cari dari seorang karyawan.

Apa itu deskripsi pekerjaan?

Deskripsi pekerjaan adalah garis besar yang jelas dan ringkas tentang tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan dari suatu pekerjaan. Pada dasarnya, deskripsi pekerjaan adalah iklan terperinci untuk posisi terbuka.

Tujuan dari deskripsi pekerjaan adalah untuk menarik kandidat yang memenuhi syarat ke perusahaan atau organisasi Anda. Deskripsi pekerjaan dimaksudkan untuk menetapkan harapan yang jelas, memandu wawancara, dan menjawab pertanyaan, Apa yang dilakukan seseorang dalam peran ini?

Apa yang harus termasuk dalam deskripsi pekerjaan?

Deskripsi pekerjaan harus cukup singkat untuk menarik perhatian kandidat tetapi cukup panjang untuk memberikan gambaran yang jelas tentang peran dan harapan yang menyertainya. Umumnya, deskripsi pekerjaan yang terdiri dari 300 hingga 660 kata memiliki performa terbaik di sebagian besar mesin pencari papan pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan Anda harus cukup deskriptif sehingga kandidat memahami jika mereka memenuhi syarat untuk peran terbuka Anda. Ini harus mencakup jenis pekerjaan tertentu, bagaimana pekerjaan itu akan diselesaikan, keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu, dan tujuan pekerjaan yang berkaitan dengan misi dan tujuan organisasi.

Struktur deskripsi pekerjaan

Sebagian besar pemberi kerja menggunakan templat deskripsi pekerjaan standar. Mengikuti struktur ini membantu platform pekerjaan mengindeks pekerjaan Anda sehingga muncul dalam pencarian. Ini juga memberi kandidat kemampuan untuk dengan cepat menilai apakah suatu pekerjaan cocok untuk mereka.

Judul

Judul adalah deskripsi singkat, satu hingga empat kata tentang pekerjaan yang mencerminkan konten, tujuan, dan ruang lingkupnya. Itu harus mematuhi judul pekerjaan standar industri dengan peran serupa.

Perusahaan

Berikan satu paragraf tentang misi, budaya, dan manfaat perusahaan Anda dan apa yang membuat perusahaan Anda unik. Paragraf ini juga harus menyertakan judul orang yang menjadi laporan posisi tersebut.

Ringkasan

Ringkasan adalah paragraf tiga sampai empat kalimat yang memberikan gambaran tingkat tinggi tentang peran dan ruang lingkup tanggung jawabnya. Anda juga dapat memasukkan lokasi dan tujuan pekerjaan dalam ringkasan.

tanggung jawab

Jangan bingung dengan kualifikasi, ini adalah daftar semua tugas yang terperinci namun ringkas untuk peran terbuka. Setiap fungsi pengawasan dan keuangan dapat dicantumkan di sini juga.

Kualifikasi

Persyaratan keterampilan dan tingkat kemahiran yang diharapkan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut membentuk bagian kualifikasi. Persyaratan hard skill, soft skill , tingkat pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman kerja sebelumnya dapat dicantumkan dalam poin-poin.

Kompensasi dan keuntungan

Meskipun tidak wajib, kandidat lebih suka jika perusahaan memasukkan kisaran gaji dan informasi tentang tunjangan dalam deskripsi pekerjaan.

Cara menulis deskripsi pekerjaan dalam 8 langkah

Menulis deskripsi pekerjaan bisa terasa menakutkan. Ikuti proses langkah demi langkah ini untuk membuatnya tetap sederhana. Berharap untuk menulis draf pertama dan merevisinya sebelum Anda mempostingnya.

1 Judul pekerjaan

Mengikuti nomenklatur standar untuk jabatan pekerjaan memungkinkan pekerjaan Anda ditemukan dalam pencarian dan mengurangi kebingungan di antara kandidat. Alih-alih menggunakan jargon internal untuk tingkat pekerjaan dan jabatan, tetap berpegang pada tingkat pekerjaan standar dan bahasa yang sederhana. Misalnya, "Pengembang Perangkat Lunak Tingkat IV" harus menjadi "Pengembang Perangkat Lunak Senior", dan "Ilmuwan Data Tingkat I" harus menjadi "Ilmuwan Data Junior". Alih-alih "Genius", gunakan "Spesialis Dukungan Teknis". Alih-alih "Anggota Pemeran", gunakan "Rekanan Penjualan."

2 Deskripsi perusahaan

Kandidat ingin tahu sebanyak mungkin tentang di mana mereka akan bekerja dan bagaimana mereka akan bekerja. Jelaskan misi dan budaya perusahaan Anda, ukuran organisasi Anda, dan apa yang membuat perusahaan Anda unik.

3 Ringkasan paragraf

Paragraf ini hanyalah ikhtisar pekerjaan. Sertakan paragraf singkat tentang tanggung jawab harian, bagaimana peran tersebut cocok dengan organisasi Anda, peluang pertumbuhan, dan dengan siapa peran ini akan berkolaborasi di dalam perusahaan.

4 Daftar tanggung jawab

Pertama, tuliskan setiap tanggung jawab yang dapat Anda pikirkan untuk peran ini. Kemudian potong daftar lengkap menjadi tujuh hingga sepuluh tanggung jawab utama, dan tambahkan ke deskripsi pekerjaan Anda dalam urutan kepentingan . Untuk setiap tanggung jawab, tuliskan mengapa dan bagaimana tugas akan dilakukan.

Tanggung jawab untuk menyertakan:

• Tugas unik untuk organisasi Anda
• Aktivitas posisi sehari-hari
• Tanggung jawab keuangan, jika ada
• Tanggung jawab pengawasan
• Mempekerjakan dan memberhentikan
• Disiplin
• Menugaskan pekerjaan
• Pelatihan
• Memberikan evaluasi kinerja

5 Daftar kualifikasi pekerjaan

Mulailah dengan membuat daftar semua kualifikasi yang harus dimiliki kandidat ideal Anda.

Kualifikasi dapat mencakup:

• Persyaratan keterampilan, termasuk keterampilan keras dan keterampilan lunak
• Pendidikan
• Pengalaman kerja sebelumnya
• Sertifikasi
• Tahun-Tahun Pengalaman
• Keterampilan teknis
• Harapan komunikasi dan pemecahan masalah
• Ciri-ciri kepribadian yang Anda harapkan dari seorang kandidat

Kemudian tambahkan tingkat pengetahuan yang diharapkan ke keterampilan teknis apa pun.

tingkat pengetahuan adalah:

• Pengetahuan kerja berarti kandidat memahami prinsip-prinsip dasar dan terminologi dan dapat memecahkan masalah sederhana.
• Pengetahuan umum berarti mereka dapat melakukan sebagian besar pekerjaan dalam situasi khusus dan memiliki pemahaman yang komprehensif tentang situasi standar.
• Pengetahuan menyeluruh melibatkan pemahaman yang cukup tentang keterampilan dengan kemampuan untuk memecahkan masalah yang tidak biasa dan khas dan memberi nasihat tentang hal-hal teknis.
• Pengetahuan yang komprehensif adalah memiliki penguasaan keterampilan yang lengkap.

Terakhir, bagilah keterampilan menjadi dua kategori: must-have dan nice to have. Keterampilan yang harus dimiliki sangat penting untuk posisi tersebut. Keterampilan yang bagus untuk dimiliki akan bermanfaat bagi karyawan masa depan tetapi dapat diajarkan di tempat kerja atau tidak penting.

6 Kompensasi dan manfaat

Memasukkan kompensasi dan tunjangan adalah bagian opsional dari deskripsi pekerjaan. Namun, lebih dari separuh kandidat dalam satu survei menyatakan bahwa mereka jarang melihat deskripsi pekerjaan yang menyertakan informasi gaji. Rentang gaji membantu pekerjaan Anda menonjol. Menurut survei yang sama, pencari kerja mengatakan bahwa kompensasi adalah bagian terpenting dari deskripsi pekerjaan.

Kompensasi bisa berupa kisaran gaji. Beberapa perusahaan juga menunjukkan apakah posisi tersebut memenuhi syarat untuk bonus apa pun. Tunjangan dan manfaat harus ditulis sebagai daftar berpoin.

Keuntungan dan keuntungan teratas:

• Cuti berbayar
• Cuti keluarga
• Penitipan anak
• 401 (k) atau perencanaan pensiun
• Program kesehatan
• Asuransi kesehatan, gigi, jiwa, dan penglihatan
• Jam fleksibel
• Di kantor, jarak jauh, atau hybrid
• Gaji set-up kantor rumah
• Camilan di kantor, sarapan, makan siang, atau kopi
• Penggantian biaya kuliah atau program bantuan pinjaman mahasiswa
• Pengembangan karir
• Kantor ramah anjing

7 Lainnya

Anda mungkin ingin memasukkan informasi tambahan di atas dan di luar garis besar standar. Anda dapat memasukkan item-item ini di akhir deskripsi pekerjaan Anda, tetapi tetap singkat.

Item opsional yang mungkin ingin Anda sertakan:

• Lingkungan kerja, seperti kantor atau di luar ruangan
• Potensi paparan bahaya seperti bahan berbahaya, suara keras, atau panas atau dingin yang ekstrem
• Persyaratan fisik penting, seperti memanjat, berdiri, membungkuk, atau mengetik
• Persyaratan upaya fisik seperti mengangkat dan berat maksimum yang ditentukan yang diharapkan dapat diangkat oleh karyawan
• Shift kerja atau ekspektasi jadwal yang tidak biasa seperti bekerja di akhir pekan, malam hari, atau shift on-call
• Persyaratan perjalanan
• Detail terkait tim

8 Edit deskripsi pekerjaan Anda

Pastikan untuk meluangkan waktu untuk mengedit dan mengoreksi deskripsi pekerjaan Anda sebelum Anda mempostingnya. Periksa kesalahan tata bahasa dan ejaan , sederhanakan kalimat sebanyak mungkin, dan periksa kembali apakah Anda telah menyertakan semua elemen yang diperlukan.

6 hal yang harus dihindari dalam deskripsi pekerjaan

Jika Anda ingin deskripsi pekerjaan Anda dilihat oleh kandidat yang memenuhi syarat, ada baiknya Anda menghindari kesalahan umum ini. Cobalah kiat-kiat ini untuk meningkatkan keterbacaan, kejelasan, dan kekhususan.

1 Deskripsi pekerjaan kepadatan tinggi

Deskripsi pekerjaan yang padat sulit dibaca dan dapat mengakibatkan kandidat yang memenuhi syarat meninggalkan halaman bahkan sebelum mereka melamar. Sertakan hanya kegiatan penting, dan hindari menyebutkan tugas yang hanya sesekali. Tidak termasuk tugas yang mungkin ditambahkan di masa mendatang. Tetap ringkas akan meningkatkan pemahaman kandidat.

2 Tanggung jawab yang tidak jelas

Hindari ambiguitas dalam deskripsi pekerjaan Anda. Jika Anda menggunakan kata kerja tindakan, jelaskan bagaimana posisi mengeksekusi kata kerja tersebut. Coba ikuti kata kerja dengan kata by dan kemudian perinci operasi yang dilakukan untuk menjalankan tugas itu.

Misalnya, alih-alih menulis "Membantu manajer pemasaran," tulis "Bantu manajer pemasaran dengan perencanaan konten dengan meneliti kata kunci, memantau kinerja blog, dan menjadwalkan topik."

3 Redundansi

Hemat waktu Anda dan kandidat Anda dengan menghindari redundansi. Pindai deskripsi pekerjaan Anda setelah Anda menulis draf pertama dan cari kata-kata atau tanggung jawab yang berulang. Jika Anda bisa, coba gabungkan tugas-tugas terkait di bagian tanggung jawab atau kualifikasi.

4 jargon

Jika ragu, selalu gunakan cara yang lebih sederhana untuk mengatakan sesuatu. Selain itu, buat bahasa dalam deskripsi pekerjaan Anda seinklusif mungkin. Untuk membuat deskripsi pekerjaan Anda inklusif, hindari menggunakan kata ganti gender dan jangan memasukkan istilah internal perusahaan.

5 Kualifikasi yang tidak akurat

Sebaiknya sertakan hanya keterampilan minimum yang diperlukan untuk posisi tersebut. Mencantumkan harapan yang tidak masuk akal mungkin memberi Anda kandidat yang memenuhi syarat yang tidak cocok untuk jangka panjang untuk pembukaan.

6 Bahasa yang dilarang

Komisi Kesempatan Kerja Setara AS mengatur aspek tertentu dari proses ketenagakerjaan . Sebelum memposting deskripsi pekerjaan Anda, pelajari persyaratan ini. Hindari semua pernyataan yang mengacu pada usia, jenis kelamin, agama, dan status perkawinan.

Contoh deskripsi pekerjaan

Contoh 1: Penulis Teknis Senior

Penulis Teknis Senior

Lokasi: San Francisco

Tentang perusahaan:

Kami adalah startup e-commerce yang berkembang pesat dengan kantor pusat di Seattle, San Francisco, dan Boston. Kami percaya bahwa budaya adalah produk dari kepemimpinan yang berempati dan tujuan yang sama. Perusahaan kami adalah tempat di mana semua orang merasa mereka milik. Kami mengutamakan keragaman, otonomi, dan dukungan saat kami berkembang.

Tentang pekerjaan:

Posisi ini penuh waktu dan membutuhkan bekerja di kantor San Francisco kami setidaknya tiga hari per minggu. Sebagai Penulis Teknis Senior , Anda akan menulis dokumentasi yang akurat, menarik, dan mudah digunakan yang mematuhi panduan gaya perusahaan kami. Anda juga akan bertanggung jawab atas dokumentasi yang digunakan oleh pengembang eksternal. Penulis Teknis Senior melapor kepada Insinyur Hubungan Pengembang dan bekerja dengan tim teknik, manajemen produk, jaminan kualitas (QA), pemasaran, dan pengalaman pengguna (UX).

Tanggung jawab:

• Mengkoordinasikan kolaborasi tim penulisan teknis dengan teknik, QA, manajemen produk, dan tim internal lainnya untuk merencanakan, meneliti, menulis, dan merevisi dokumentasi seperti ikhtisar, tutorial, petunjuk pemasangan dan konfigurasi, materi pelatihan, dan petunjuk API
• Berkolaborasi dengan penulis lain untuk mendokumentasikan rangkaian aplikasi dan produk e-commerce perusahaan
• Menulis untuk berbagai jenis pembaca termasuk pengguna akhir nonteknis, pemrogram, administrator sistem, dan integrator
• Menetapkan dan menegakkan kebijakan, prosedur, dan panduan gaya tim
• Mengawasi pengeditan rekan dan ulasan produksi

Kualifikasi minimal:

• Keterampilan menulis dan mengedit teknis yang komprehensif
• Keahlian analitis yang komprehensif
• Kemampuan menyeluruh untuk beroperasi di lingkungan yang serba cepat dengan persyaratan dan prioritas proyek yang terus berkembang
• Gelar sarjana dalam komunikasi teknis, gelar sarjana terkait, atau setidaknya lima tahun pengalaman dalam menulis dokumentasi untuk perangkat lunak berbasis web
• Keterampilan komunikasi dan kerja tim secara umum
• Inisiatif dalam berkonsultasi dengan ahli materi pelajaran dari tim teknik, dukungan, dan manajemen produk
• Portofolio karya dan/atau contoh tulisan

Kualifikasi yang disukai:

• Pengalaman umum dengan dokumentasi untuk Ruby on Rails, MySQL, Memcached, dan Redis
• Perhatian terhadap detail dengan mata yang kreatif
• Kemampuan untuk dengan ramah dan efisien menanggapi umpan balik tentang karya yang diterbitkan dari pelanggan dan staf internal
• Semangat untuk mempelajari keterampilan baru dan berkembang bersama tim
• Kemampuan untuk berkembang dalam lingkungan kerja yang kolaboratif
• Pengetahuan umum tentang perangkat lunak penerbitan dokumentasi

Kompensasi dan keuntungan

• Kisaran kompensasi: $68,000 – $100,000
• Program bantuan karyawan (EAP)
• Cuti orang tua berbayar
• Keuntungan pensiun
• Waktu liburan fleksibel
• Manfaat komuter
• Akun pengeluaran gaya hidup
• Asuransi jiwa dan AD&D
• Asuransi disabilitas
• Manfaat kesehatan yang komprehensif

Aplikasi Anda harus mencakup hal-hal berikut:

• Tautan ke portofolio Anda dan pekerjaan apa pun yang telah Anda pimpin dalam tim
• Resume Anda atau profil LinkedIn

Contoh 2: Ilmuwan Data

Ilmuwan Data

Lokasi: Terpencil

Tentang perusahaan:

Lima tahun lalu, kami mendirikan perusahaan biotek di New York. Kami membangun teknologi AI untuk diagnosis dini penyakit secara online. Perusahaan kami memiliki empat puluh anggota tim dari sepuluh negara. Semua komunikasi dalam bahasa Inggris. Kami bertujuan untuk menumbuhkan ekosistem yang kreatif, inovatif, dan beragam.

Data kami memperkirakan bahwa kami dapat memperpanjang hidup hingga dua puluh tahun dan memperlambat penuaan dengan mendeteksi penyakit lebih awal. Kami telah menerima tiga penghargaan aplikasi seluler sebagai salah satu dari dua puluh startup kesehatan teratas. Kami telah merilis aplikasi web, aplikasi untuk iOS, dan akan segera diluncurkan di Android. Dalam satu bulan, kami menerima lebih dari 10.000 unduhan aplikasi seluler.

Tanggung jawab pekerjaan:

• Buat model prediktif untuk rekayasa dengan mengevaluasi dan mengembangkan metode komputasi yang mendekode fitur biofisik dari kumpulan data yang disediakan
• Kembangkan dan terapkan mesin yang kompleks dan solusi pembelajaran mendalam untuk kumpulan data kepemilikan dan publik
• Optimalkan alur kerja saat ini melalui kueri data dan ekstraksi fitur termasuk modifikasi afinitas, rekayasa reaktivitas silang, optimasi multi-parametrik, prediksi dan mitigasi risiko kewajiban, rekayasa antibodi multi-spesifik, dan desain antibodi de novo
• Bekerja dengan tim ilmuwan dan insinyur data untuk mengidentifikasi dan mengurangi masalah sambil mempertahankan, mengoptimalkan, dan mengembangkan aplikasi seluler

Kualifikasi minimal:

• Gelar sarjana dalam ilmu data dan biologi, gelar sarjana terkait, atau pengalaman lebih dari lima tahun dengan pembelajaran mesin dan bioteknologi
• Pengetahuan menyeluruh tentang Swift, Kotlin, HTML, Python 3.9, Django, scikit-learn, panda, NumPy, dan PyTorch
• Setidaknya satu tahun pengalaman dengan pengembangan aplikasi seluler dan pembelajaran mesin

Pengalaman yang disukai:

• Pengetahuan umum tentang RIB, Scrapy, Bs4, XGBoost, LightGBM, Hyperopt, dan CatBoost
• Pengetahuan kerja tentang back-end, front-end, ilmu data, dan visi komputer

Kompensasi dan keuntungan:

• Kisaran gaji: $75.000 – $120.000
• Asuransi kesehatan yang komprehensif
• Gaji set-up kantor rumah
• Komputer perusahaan disediakan
• Bonus cryptocurrency opsional
• 401(k) program pertandingan
• Program visa AS untuk anggota tim yang telah bekerja lebih dari setahun