Cara Menulis Surat Rekomendasi

Jika seseorang—siswa atau mantan siswa, kolega, pekerja magang, karyawan, atau anak didik—meminta Anda untuk menulis surat rekomendasi kepada mereka, luangkan waktu sejenak untuk bangga pada diri sendiri. Anda telah memberikan pengaruh pada mereka, dan mereka cukup memercayai Anda sehingga meminta Anda membantu mereka maju dalam karier, pendidikan, atau lainnya.

Setelah Anda memberi tepukan pada diri Anda sendiri, mulailah menulis surat rekomendasi yang akan membuat mereka menonjol sebagai kandidat ideal untuk posisi yang mereka cari. Itulah kunci menulis surat rekomendasi yang efektif: Tidak cukup hanya menyatakan bahwa mereka adalah orang hebat; Anda perlu menunjukkan bahwa mereka akan menjadi aset bagi perusahaan, sekolah, atau program yang mereka lamar.

Apa itu surat rekomendasi?

Surat rekomendasi adalah kesaksian jujur ​​​​tentang seseorang yang merekomendasikan mereka untuk peran tertentu, hibah, atau penerimaan dalam suatu program. Meskipun tujuannya adalah untuk menampilkan subjek surat sebaik mungkin, Anda perlu menyajikan informasi dalam cara yang faktual.

Jenis surat rekomendasi

Ada beberapa alasan umum yang berbeda mengapa seseorang meminta surat rekomendasi. Tujuannya sama untuk setiap surat rekomendasi: untuk menampilkan kandidat yang cocok untuk posisi atau program yang mereka cari. Namun topik yang tepat untuk dibahas dalam surat Anda berbeda-beda di setiap jenisnya.

Surat rekomendasi akademis

Jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi untuk seorang siswa, surat Anda harus berbicara secara spesifik tentang kinerja akademis merekasertakarakter yang membuat mereka menjadi kandidat kuat untuk mendapatkan tempat dalam program atau hibah yang mereka cari. Ada berbagai skenario penerapan di mana siswa mungkin meminta surat rekomendasi:

• Perguruan tinggi sarjana
• Program akademik tertentu dalam suatu perguruan tinggi, seperti program kehormatan atau jurusan tertentu
• Sekolah pascasarjana, kedokteran, atau hukum
• Hibah atau beasiswa
• Magang atau fellowship

Kapan pun memungkinkan, sesuaikan surat rekomendasi Anda dengan institusi atau program tertentu tempat siswa tersebut ingin diterima.

Surat rekomendasi profesional

Surat rekomendasi profesional adalah jenis surat rekomendasi lain yang cukup umum. Banyak kandidat meminta mantan pemberi kerja dan mentor untuk membantu mereka dalam mencari pekerjaan dengan merekomendasikan posisi mereka.

Berikut perbedaan utama antara surat rekomendasi akademis dan surat rekomendasi profesional: Dalam surat rekomendasi profesional, fokusnya harus hampir secara eksklusif pada kinerja profesional kandidat dan kesesuaian untuk peran spesifik yang mereka cari.

Referensi sewa rumah

Jenis surat rekomendasi lainnya adalah untuk persewaan rumah. Seringkali, tuan tanah meminta calon penyewa untuk memberikan rekomendasi dari tuan tanah sebelumnya tentang pengalaman mereka dengan penyewa. Jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi seperti ini, ingatlah kekhawatiran pemilik rumah baru dan soroti pengalaman yang membuat hubungan Anda dengan penyewa menjadi positif, seperti ketepatan waktu mereka dalam membayar sewa dan kepedulian mereka terhadap properti tersebut. milik.

Format surat rekomendasi

Surat rekomendasi Anda tidak boleh lebih dari satu halaman. Jaga agar panjangnya kira-kira sama dengan surat lamaran : beberapa paragraf yang rapat dan terfokus yang mengungkapkan maksud Anda tanpa basa-basi.

Dari segi nada, surat rekomendasi harus profesional. Tulislah dengan nada yang sama seperti yang Anda gunakan untuk menulis email ke kontak profesional atau surat referensi . Nadanya tidak boleh sama formalnya dengan yang Anda gunakan untuk sebuah tulisan akademis, tetapi juga tidak boleh menunjukkan keakraban dengan penerimanya atau dibaca seperti surat biasa. Menggunakan nada yang tidak pantas untuk surat rekomendasi Anda dapat berdampak buruk pada orang yang Anda rekomendasikan, jadi pastikan nada Anda tepat .

Dalam kebanyakan kasus, surat rekomendasi Anda harus mengikuti format berikut:

Salam

Di baris pertama surat Anda, sapalah penerimanya secara langsung. Jangan mencoba menjadi kreatif di sini; ucapan sederhana “Yang Terhormat Bapak/Ibu/Ibu/Ibu/Mx./Dr. ____” adalah pilihan terbaik. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, awali surat Anda dengan “Kepada pihak yang berkepentingan.”

Perkenalan

Pada baris berikutnya, sebutkan dengan jelas nama kandidat dan posisi yang Anda rekomendasikan. Anda juga dapat memperkenalkan diri Anda di bagian ini. Berikut adalah beberapa contoh baris perkenalan yang efektif:

“Saya menulis surat ini untuk merekomendasikan[nama depan dan belakang Kandidat]agar dapat diterima di[nama Universitas]. Saya merasa senang mengajar[Kandidat]selama tiga tahun terakhir di[Nama SMA].”

“Dengan senang hati saya merekomendasikan[nama depan dan belakang Kandidat]untuk posisi Copywriter dengan[Nama Agensi].[Kandidat]dan saya telah bekerja bersama di[Perusahaan]selama enam tahun terakhir.”

Ringkasan

Di bagian ini, nyatakan dengan jelas atribut yang menjadikan kandidat tersebut pilihan ideal untuk posisi yang mereka cari. Tergantung pada jenis rekomendasi yang Anda buat, rekomendasi ini bisa berupa gabungan antara ciri-ciri kepribadian dan keterampilan, atau bisa juga terfokus pada keterampilan dan pencapaian kandidat.

Anekdot pribadi

Uraikan sifat-sifat yang Anda diskusikan dalam ikhtisar Anda dengan cerita pribadi yang menyoroti sifat dan keterampilan kandidat. Buatlah sespesifik mungkin di sini—jika ada proyek tertentu yang dipimpin oleh kandidat atau ada statistik yang dapat Anda bagikan tentang pekerjaan mereka, sertakan mereka di sini.

Pernyataan penutup

Akhiri surat Anda dengan pernyataan yang mengulangi rekomendasi Anda. Pernyataan ini dapat berupa testimoni pribadi, seperti contoh berikut:

“Setelah menyewakan kepada[Kandidat]selama dua tahun terakhir, saya dengan yakin dapat merekomendasikan dia sebagai penyewa yang bertanggung jawab dan teliti.”

Tanda tangan

Selesaikan surat Anda dengan tanda tangan.

Sama seperti tanda tangan email profesional, tanda tangan surat rekomendasi Anda harus menyertakan lebih dari nama Anda. Meskipun Anda mungkin menyebutkan hubungan Anda dengan kandidat dalam surat Anda, sertakan gelar profesional Anda di bawah nama Anda.

Penerima surat mungkin ingin menghubungi Anda untuk mendiskusikan kandidat lebih lanjut, jadi permudah mereka menghubungi Anda dengan menyertakan informasi kontak Anda di tanda tangan. Biasanya, nomor telepon dan alamat email adalah pilihan terbaik untuk disertakan, bersamaan dengan jam kerja Anda.

Tips yang perlu diingat saat Anda menulis surat rekomendasi

Jaga agar tetap relevan

Mungkin kandidat tersebut menyelamatkan satu keluarga domba dari kandang yang terbakar. Itu heroik dan menggemaskan, tapi kecuali mereka melamar pekerjaan di pemadam kebakaran peternakan setempat, itu mungkin tidak relevan dengan surat Anda.

Sama seperti surat lamaran, surat rekomendasi Anda harus ringkas. Ini harus menyoroti alasan utama mengapa kandidat tersebut adalah pilihan ideal untuk posisi yang mereka cari, dan rincian apa pun yang Anda pilih untuk disertakan harus mendukung alasan tersebut. Mendiskusikan karakter kandidat dapat membantu, namun menghubungkannya dengan kesesuaian mereka untuk peran yang mereka cari—jika mereka melamar ke sekolah perawat, mendiskusikan komitmen mereka terhadap etika adalah hal yang penting untuk disertakan. Jika permohonannya adalah hibah untuk melakukan penelitian arkeologi, pastikan Anda menyebutkan proyek penelitian yang mereka dirikan saat bekerja dengan Anda.

Sertakan anekdot, fakta, dan statistik spesifik

Semakin banyak fakta spesifik yang Anda miliki tentang pekerjaan kandidat, surat rekomendasi Anda akan semakin menarik. Misalnya, jika Anda menulis surat untuk kolega yang mencari posisi pemasaran digital, sebutkan tingkat konversi spesifik yang mereka capai saat bekerja dengan Anda. Demikian pula, jika Anda merekomendasikan seorang siswa sekolah menengah ke universitas, pastikan Anda menyertakan anekdot tentang kinerja mereka dalam tugas tertentu dan/atau kegiatan ekstrakurikuler dalam surat Anda.

Gunakan nada yang positif, ramah, namun profesional

Seperti yang kami sebutkan di atas, nada yang tepat untuk surat rekomendasi adalah nada yang profesional, namun mudah didekati. Hubungan Anda dengan kandidat dan rasa hormat Anda terhadap mereka harus terlihat jelas dalam nada tulisan Anda.

Jika Anda tidak bisa menulis surat rekomendasi yang efektif, jangan lakukan itu

Anda mungkin berada dalam situasi di mana Anda tidak bisa menulis surat rekomendasi yang jujur ​​dan efektif untuk seseorang yang memintanya. Hal ini mungkin terjadi karena Anda tidak cukup mengenal orang tersebut atau pekerjaannya, atau mungkin karena Anda menganggap pekerjaannya kurang memuaskan atau tidak memuaskan.

Apa pun kasusnya, cara profesional untuk menolak permintaan tersebut adalah dengan memberi tahu mereka bahwa Anda tidak cukup memahami pekerjaan mereka untuk mendiskusikannya secara efektif, atau tidak yakin Anda adalah orang terbaik untuk menulis surat rekomendasi kepada mereka. Tergantung pada situasinya, Anda dapat mengarahkan mereka ke orang lain di organisasi Anda yang lebih memahami pekerjaan mereka dan dengan demikian lebih mampu menulis surat rekomendasi yang efektif. Jika hal ini tidak memungkinkan, cukup beri tahu mereka bahwa Anda tidak dapat menulis surat rekomendasi kepada mereka dan berhenti di situ. Ini bukan waktunya untuk merendahkan karya mereka atau memberi tahu mereka mengapa Anda tidak terkesan dengan karya tersebut.

Kesalahan yang harus dihindari

Generalisasi

Lihatlah dua testimoni ini:

“ Luis adalah murid yang hebat. Dia sangat cerdas dan pekerja keras, dan karena sifat-sifat ini, saya tahu dia akan berhasil di Universitas Rutgers.”

“Saat dia mengambil kelas Kimia I dan Kimia II, Luis secara konsisten memberikan 100 persen dalam tugasnya. Dia menunjukkan kecerdasan bawaan dan dedikasinya terhadap tugas sekolah melalui tanggapannya yang bijaksana dan sering kali kreatif terhadap pertanyaan dan tugas yang berpikir kritis. Karena semangat, dorongan, dan kapasitasnya untuk menangani tugas kuliah yang ketat, saya yakin dia akan sukses di Rutgers University.”

Pada contoh kedua, penulis surat membahas kursus spesifik yang diambil Luis dan bagaimana dia bekerja keras dalam kursus tersebut. Ada banyak mahasiswa hebat di luar sana (dan mereka juga mendaftar untuk sejumlah tempat di universitas yang terbatas), jadi surat Anda harus menyampaikan dengan tepat apayang membuat kandidat tersebut menjadi pilihan ideal.

Hiperbola

Sama seperti Anda tidak boleh mengirimkan tulisan umum tentang pencapaian kandidat, hindari membumbuinya. Bandingkan dua contoh ini:

“Tidak ada seorang pun yang menjadi penjual yang lebih baik daripada Alicia.”

“Alicia melampaui angka penjualan yang diproyeksikannya setiap kuartal.”

Pada contoh pertama, meskipun benar, bacaannya lebih seperti deskripsi karakter buku komik daripada kesaksian karya orang sebenarnya. Penggunaan hiperbola dalam surat rekomendasi Anda akan melemahkan kredibilitasnya, sehingga dapat mengurangi peluang kandidat untuk diterima atau dipekerjakan.

Tidak memperkenalkan diri

Dalam surat Anda, Anda secara pribadi menjamin kandidat tersebut. Agar jaminan tersebut mempunyai dampak, orang yang membaca surat Anda perlu mengetahui siapa Anda dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk merekomendasikan kandidat tersebut. Perkenalan singkat dan satu atau dua kalimat tentang hubungan Anda dengan kandidat sudah cukup.

Contoh surat rekomendasi

Anda dapat menemukan contoh surat rekomendasi yang bagus di seluruh internet. Cukup cari jenis surat yang Anda tulis dan Anda akan menemukan banyak contoh surat yang berhasil.

Lihatlah surat rekomendasi akademis ini .

Di dalamnya, seorang mantan supervisor membahas kesesuaian kandidat untuk program sekolah pascasarjana. Ini adalah poin penting untuk diingat—bahkan jika Anda mengenal kandidat tersebut dari lingkungan profesional, wawasan Anda terhadap pekerjaan mereka bisa sama berharganya dengan rekomendasi kontak akademis ketika mereka mendaftar ke perguruan tinggi atau sekolah pascasarjana.

Berikut adalah contoh surat rekomendasi profesional .

Lihat bagaimana surat ini membuat kandidatnya menonjol dengan membahas contoh-contoh spesifik yang telah ia lakukan lebih jauh lagi? Jika Anda memiliki anekdot seperti itu untuk dibagikan, sertakan dalam surat Anda.

FAQ surat rekomendasi

Apa itu surat rekomendasi?

Surat rekomendasi adalah kesaksian tertulis tentang kemampuan, pencapaian, dan kapasitas seseorang untuk terus berkembang.

Bagaimana cara memulai surat rekomendasi?

Mulailah surat rekomendasi Anda dengan salam yang mengakui pembaca surat tersebut. Jika memungkinkan, sapalah mereka dengan namanya. Jika hal ini tidak memungkinkan, gunakan sapaan formal dan profesional seperti “Kepada pihak yang berkepentingan.”

Apa yang harus dimasukkan dalam surat rekomendasi?

Surat rekomendasi harus mencakup hal-hal berikut:

• Pengenalan yang menyebutkan nama kandidat dan posisi yang dicari
• Pernyataan yang jelas tentang hubungan Anda dengan kandidat
• Kesaksian jujur ​​atas pekerjaan mereka
• Rekomendasi yang jelas dari kandidat
• Tanda tangan yang menyertakan informasi kontak Anda

Bagaimana saya harus mengakhiri surat rekomendasi?

Akhiri surat rekomendasi Anda dengan tanda tangan yang menyertakan jabatan dan informasi kontak Anda. Dengan menyertakan hal-hal tersebut, pembaca surat dapat dengan mudah menghubungi Anda untuk mendiskusikan kandidat secara lebih rinci.

Tulislah dengan percaya diri saat Anda merekomendasikan yang terbaik

Bahkan surat rekomendasi yang paling cemerlang pun akan membuat subjeknya terlihat seperti kandidat yang buruk jika penuh dengan kesalahan ejaan dan tata bahasa. Sebelum Anda mengirimkan surat Anda ke subjeknya (atau calon penyelia baru mereka), mintalah Grammarly memeriksanya sekali lagi untuk mengetahui kesalahan apa pun yang mungkin Anda lewatkan dan berikan saran yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat rekomendasi yang lebih efektif.

Artikel ini awalnya ditulis oleh Kimberly Joki pada tahun 2017. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.