Cara Menulis Surat Rekomendasi

Jika seseorang—seorang siswa atau mantan siswa, kolega, magang, karyawan, atau mentee—meminta Anda untuk menulis surat rekomendasi kepada mereka, luangkan waktu sejenak untuk bangga pada diri sendiri. Anda telah memberi dampak pada mereka, dan mereka cukup memercayai Anda untuk meminta Anda membantu mereka maju dalam karier, pendidikan, atau lainnya.

Setelah Anda memberi tepukan pada diri sendiri, mulailah menulis jenis surat rekomendasi yang akan membuat mereka menonjol sebagai kandidat ideal untuk posisi yang mereka cari. Itulah kunci untuk menulis surat rekomendasi yang efektif: Tidak cukup untuk menyatakan bahwa mereka adalah orang yang hebat; Anda perlu menunjukkan bahwa mereka akan menjadi aset bagi perusahaan, sekolah, atau program yang mereka lamar.

Apa itu surat rekomendasi?

Surat rekomendasi adalah kesaksian jujur ​​tentang seseorang yang merekomendasikan mereka untuk peran tertentu, hibah, atau penerimaan ke dalam suatu program. Meskipun tujuannya adalah untuk menyajikan subjek surat dengan sebaik mungkin, Anda perlu menyajikan informasi dengan cara yang faktual.

Jenis surat rekomendasi

Ada beberapa alasan umum yang berbeda mengapa seseorang mungkin meminta surat rekomendasi. Tujuannya sama untuk setiap surat rekomendasi: untuk menampilkan kandidat sebagai pasangan yang ideal untuk posisi atau program yang mereka cari. Tetapi topik yang tepat untuk dibahas dalam surat Anda bervariasi di antara berbagai jenis.

Surat rekomendasi akademik

Jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi untuk seorang siswa, surat Anda harus berbicara secara khusus tentang kinerja akademis mereka serta sifat-sifat karakter yang membuat mereka menjadi kandidat kuat untuk posisi dalam program atau hibah yang mereka cari. Ada berbagai skenario aplikasi di mana seorang siswa mungkin meminta surat rekomendasi:

• perguruan tinggi sarjana
• Program akademik tertentu dalam perguruan tinggi, seperti program kehormatan atau jurusan tertentu
• Lulusan, kedokteran, atau sekolah hukum
• Hibah atau beasiswa
• Magang atau persekutuan

Jika memungkinkan, sesuaikan surat rekomendasi Anda dengan institusi atau program tertentu tempat siswa tersebut mencari penerimaan.

Surat rekomendasi profesional

Surat rekomendasi profesional adalah jenis surat rekomendasi lain yang cukup umum. Banyak kandidat meminta mantan majikan dan mentor untuk membantu mereka mencari pekerjaan dengan merekomendasikan mereka untuk posisi.

Inilah perbedaan utama antara surat rekomendasi akademis dan surat profesional: Dalam surat rekomendasi profesional, fokusnya harus hampir secara eksklusif pada kinerja profesional kandidat dan kesesuaian untuk peran spesifik yang mereka cari.

Referensi sewa rumah

Jenis surat rekomendasi lainnya adalah untuk persewaan rumah. Seringkali, tuan tanah meminta calon penyewa untuk rekomendasi dari tuan tanah sebelumnya tentang pengalaman mereka dengan penyewa. Jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi jenis ini, ingatlah kekhawatiran pemilik baru dan soroti pengalaman yang membuat hubungan Anda dengan penyewa menjadi positif, seperti ketepatan mereka dalam membayar sewa dan perhatian yang mereka ambil dari Properti.

Format surat rekomendasi

Surat rekomendasi Anda tidak boleh lebih dari satu halaman. Pertahankan panjangnya kira-kira sama dengan surat pengantar : beberapa paragraf padat dan terfokus yang mengungkapkan maksud Anda tanpa basa-basi.

Dari segi nada, surat rekomendasi harus profesional. Tulis dengan nada yang sama dengan yang Anda gunakan untuk menulis email ke kontak profesional atau surat referensi . Seharusnya tidak dalam nada formal yang sama yang akan Anda gunakan untuk sebuah tulisan akademis, tetapi juga tidak boleh mengasumsikan keakraban dengan penerimanya atau dibaca seperti surat biasa. Menggunakan nada yang tidak pantas untuk surat rekomendasi Anda dapat berdampak buruk pada orang yang Anda rekomendasikan, jadi pastikan nada Anda tepat .

Dalam kebanyakan kasus, surat rekomendasi Anda harus mengikuti format berikut:

Salam

Di baris pertama surat Anda, sapalah penerimanya secara langsung. Jangan mencoba untuk menjadi kreatif di sini; sederhana “Yang Terhormat Bapak/Ibu/Ibu/Mx./Dr. ____” adalah pilihan terbaik. Jika Anda tidak tahu nama penerimanya, awali surat Anda dengan “Kepada siapa yang berkepentingan.”

pengantar

Di baris berikutnya, sebutkan dengan jelas nama kandidat dan posisi yang Anda rekomendasikan. Anda juga dapat memperkenalkan diri di bagian ini. Berikut adalah beberapa contoh kalimat pengantar yang efektif:

• “Saya menulis untuk merekomendasikan [nama depan dan belakang Kandidat] untuk diterima di [nama Universitas] . Saya merasa senang mengajar [Calon] selama tiga tahun terakhir di [nama SMA] .”
• “Dengan senang hati saya merekomendasikan [Nama depan dan belakang Kandidat] untuk posisi Copywriter dengan [Nama Agensi] . [Kandidat] dan saya telah bekerja bersama di [Perusahaan] selama enam tahun terakhir.”

Ringkasan

Di bagian ini, nyatakan dengan jelas atribut yang menjadikan kandidat pilihan ideal untuk posisi yang mereka cari. Bergantung pada jenis rekomendasi yang Anda buat, ini bisa berupa perpaduan antara sifat dan keterampilan kepribadian, atau bisa juga terfokus pada keterampilan dan pencapaian kandidat.

anekdot pribadi

Uraikan ciri-ciri yang Anda diskusikan dalam ikhtisar Anda dengan kisah-kisah pribadi yang menyoroti sifat dan keterampilan kandidat. Sespesifik mungkin di sini—jika ada proyek tertentu di mana kandidat memimpin atau ada statistik yang dapat Anda bagikan tentang pekerjaan mereka, sertakan di sini.

Pernyataan penutup

Akhiri surat Anda dengan pernyataan yang mengulangi rekomendasi Anda. Pernyataan ini dapat mencakup kesaksian pribadi, seperti contoh berikut:

“Setelah menyewa ke [Calon] selama dua tahun terakhir, saya yakin dapat merekomendasikan dia sebagai penyewa yang bertanggung jawab dan teliti.”

Tanda tangan

Selesaikan surat Anda dengan tanda tangan.

Sama seperti tanda tangan email profesional, tanda tangan surat rekomendasi Anda harus menyertakan lebih dari nama Anda. Meskipun Anda mungkin menyebutkan hubungan Anda dengan kandidat dalam surat Anda, sertakan gelar profesional Anda di bawah nama Anda.

Penerima surat mungkin ingin menghubungi Anda untuk mendiskusikan kandidat lebih lanjut, jadi permudah mereka untuk menghubungi Anda dengan menyertakan informasi kontak Anda di tanda tangan Anda. Biasanya, nomor telepon dan alamat email adalah pilihan terbaik untuk disertakan, bersama dengan jam kerja Anda.

Kiat yang perlu diingat saat Anda menulis surat rekomendasi

Tetap relevan

Mungkin kandidat menyelamatkan keluarga domba dari gudang yang terbakar. Itu heroik dan menggemaskan, tetapi kecuali mereka melamar pekerjaan di pemadam kebakaran ternak setempat, itu mungkin tidak relevan dengan surat Anda.

Sama seperti surat lamaran, surat rekomendasi Anda harus ringkas. Itu harus menyoroti alasan utama mengapa kandidat adalah pilihan ideal untuk posisi yang mereka cari, dan detail apa pun yang Anda pilih untuk disertakan harus mendukung alasan ini. Mendiskusikan karakter kandidat dapat membantu, tetapi mengaitkannya dengan kesesuaian mereka untuk peran yang mereka cari—jika mereka melamar sekolah perawat, mendiskusikan komitmen mereka terhadap etika merupakan detail penting untuk disertakan. Jika permohonan hibah untuk melakukan penelitian arkeologi, pastikan Anda menyebutkan proyek penelitian yang mereka pimpin saat bekerja dengan Anda.

Sertakan anekdot, fakta, dan statistik tertentu

Semakin banyak fakta spesifik yang Anda miliki tentang pekerjaan kandidat, semakin menarik surat rekomendasi Anda. Misalnya, jika Anda menulis surat untuk kolega yang mencari posisi pemasaran digital, sebutkan tingkat konversi spesifik yang mereka capai saat bekerja dengan Anda. Demikian pula, jika Anda merekomendasikan siswa sekolah menengah ke universitas, pastikan Anda menyertakan anekdot tentang kinerja mereka pada tugas tertentu dan/atau kegiatan ekstrakurikuler dalam surat Anda.

Gunakan nada positif, ramah, namun profesional

Seperti yang kami sebutkan di atas, nada yang tepat untuk surat rekomendasi adalah nada yang profesional, namun mudah didekati. Hubungan Anda dengan kandidat dan perhatian Anda terhadap mereka harus terlihat dalam nada tulisan Anda.

Jika Anda tidak dapat menulis surat rekomendasi yang efektif, jangan

Anda mungkin menemukan diri Anda dalam situasi di mana Anda tidak dapat menulis surat rekomendasi yang jujur ​​dan efektif untuk seseorang yang memintanya. Ini mungkin karena Anda tidak mengenal orang itu atau pekerjaannya dengan cukup baik, atau bisa jadi Anda merasa pekerjaannya kurang memuaskan atau tidak memuaskan.

Dalam kedua kasus tersebut, cara profesional untuk menolak permintaan adalah dengan memberi tahu mereka bahwa Anda tidak cukup akrab dengan pekerjaan mereka untuk membahasnya secara efektif, atau tidak percaya Anda akan menjadi orang terbaik untuk menulis surat rekomendasi kepada mereka. Bergantung pada situasinya, Anda dapat mengarahkan mereka ke orang lain di organisasi Anda yang lebih mengenal pekerjaan mereka dan dengan demikian lebih mampu menulis surat rekomendasi yang efektif. Jika ini tidak memungkinkan, cukup beri tahu mereka bahwa Anda tidak dapat menulis surat rekomendasi kepada mereka dan biarkan saja. Ini bukan waktunya untuk merendahkan pekerjaan mereka atau memberi tahu mereka mengapa Anda tidak terkesan dengannya.

Kesalahan yang harus dihindari

Generalisasi

Simak dua testimoni berikut ini:

• “Luis adalah murid yang hebat. Dia sangat cerdas dan pekerja keras, dan karena sifat-sifat ini, saya tahu dia akan berhasil di Universitas Rutgers.”
• “Ketika dia mengambil kelas Chem I dan Chem II saya, Luis secara konsisten memasukkan 100 persen ke dalam tugasnya. Dia menunjukkan kecerdasan bawaan dan dedikasinya untuk tugas sekolahnya melalui tanggapannya yang bijaksana dan seringkali kreatif terhadap pertanyaan dan tugas berpikir kritis. Karena semangat, dorongan, dan kapasitasnya untuk menangani tugas kuliah yang ketat, saya tahu dia akan berhasil di Universitas Rutgers.”

Dalam contoh kedua, penulis surat membahas kursus khusus yang diambil Luis dan bagaimana dia bekerja keras dalam kursus itu. Ada banyak siswa hebat di luar sana (dan mereka melamar untuk jumlah universitas yang sama), jadi penting agar surat Anda mengomunikasikan dengan tepat apa yang membuat kandidat menjadi pilihan ideal.

hiperbola

Sama seperti Anda tidak boleh mengirim tulisan umum tentang pencapaian kandidat, hindari membumbuinya. Bandingkan dua contoh ini:

• “Tidak ada yang pernah menjadi tenaga penjualan yang lebih baik daripada Alicia.”
• “Alicia melebihi angka penjualan yang diproyeksikan setiap kuartal.”

Dalam contoh pertama, bahkan jika itu benar, lebih mirip deskripsi karakter buku komik daripada kesaksian karya orang yang sebenarnya. Menggunakan hiperbola dalam surat rekomendasi Anda merusak kredibilitasnya, yang dapat merusak kemungkinan kandidat untuk diterima atau dipekerjakan.

Tidak memperkenalkan diri

Dalam surat Anda, Anda secara pribadi menjamin kandidat. Agar vouching tersebut memiliki dampak, orang yang membaca surat Anda perlu mengetahui siapa Anda dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk merekomendasikan kandidat tersebut. Pengenalan singkat dan satu atau dua kalimat tentang hubungan Anda dengan kandidat sudah cukup.

Contoh surat rekomendasi

Anda dapat menemukan contoh surat rekomendasi yang bagus di seluruh internet. Cukup cari jenis surat yang Anda tulis dan Anda akan menemukan banyak contoh surat yang berfungsi.

Lihatlah surat rekomendasi akademik ini .

Di dalamnya, seorang mantan supervisor membahas kebugaran kandidat untuk program sekolah pascasarjana. Ini adalah poin penting untuk diingat—bahkan jika Anda mengenal kandidat dalam lingkungan profesional, wawasan Anda tentang pekerjaan mereka bisa sama berharganya dengan rekomendasi kontak akademis ketika mereka melamar ke perguruan tinggi atau sekolah pascasarjana.

Berikut adalah contoh surat rekomendasi profesional.

Lihat bagaimana surat ini membuat kandidatnya menonjol dengan membahas contoh-contoh spesifik di mana dia pergi di atas dan di luar? Jika Anda memiliki anekdot semacam itu untuk dibagikan, sertakan dalam surat Anda.

Surat rekomendasi FAQ

Apa itu surat rekomendasi?

Surat rekomendasi adalah kesaksian tertulis tentang kemampuan, pencapaian, dan kapasitas individu untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.

Bagaimana saya harus memulai surat rekomendasi?

Mulailah surat rekomendasi Anda dengan salam yang mengakui pembaca surat itu. Bila memungkinkan, sapa mereka dengan nama. Jika hal ini tidak memungkinkan, gunakan sapaan formal dan profesional seperti “Kepada siapa yang berkepentingan.”

Apa yang harus dimasukkan ke dalam surat rekomendasi?

Surat rekomendasi harus mencakup hal-hal berikut:

• Pengenalan yang menyebutkan nama kandidat dan posisi yang mereka cari
• Pernyataan yang jelas tentang hubungan Anda dengan kandidat
• Testimoni jujur ​​dari karya mereka
• Rekomendasi yang jelas dari kandidat
• Tanda tangan yang menyertakan informasi kontak Anda

Bagaimana saya harus mengakhiri surat rekomendasi?

Akhiri surat rekomendasi Anda dengan tanda tangan yang menyertakan jabatan dan informasi kontak Anda. Dengan menyertakan ini, pembaca surat dapat dengan mudah menghubungi Anda untuk membahas kandidat secara lebih rinci.

Tulis dengan percaya diri saat Anda merekomendasikan yang terbaik

Bahkan surat rekomendasi yang paling cemerlang pun akan membuat subjeknya terlihat seperti kandidat yang buruk jika dipenuhi dengan kesalahan ejaan dan tata bahasa. Sebelum Anda mengirim surat Anda ke subjeknya (atau calon supervisor baru mereka), mintalah Grammarly memeriksanya sekali lagi untuk mengetahui kesalahan yang mungkin Anda lewatkan dan berikan saran yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat rekomendasi yang lebih efektif.

Artikel ini awalnya ditulis oleh Kimberly Joki pada tahun 2017. Sudah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.